記賬憑證作為會計分錄的載體，是證明會計信息系統(tǒng)對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行賬務(wù)處理的憑證。下面學(xué)習(xí)啦小編來告訴你登記記賬憑證的方法，希望能幫到你。

　　登記記賬憑證的方法

　　“通用轉(zhuǎn)賬”也稱自動轉(zhuǎn)賬，主要用于數(shù)據(jù)來源有一定規(guī)律、在一定時期重復(fù)使用的轉(zhuǎn)賬憑證的制作。系統(tǒng)根據(jù)用戶定義的數(shù)據(jù)來源、轉(zhuǎn)賬方向等內(nèi)容自動生成會計憑證。

　　1、設(shè)置通用轉(zhuǎn)賬憑證

　　1)進(jìn)入通用轉(zhuǎn)賬列表，單擊“編輯”按鈕(或單擊鼠標(biāo)右鍵)，選擇“新增”，出現(xiàn)“通用轉(zhuǎn)賬憑證”窗口。

　　2)首先輸入“轉(zhuǎn)賬名稱”(轉(zhuǎn)賬名稱不能重復(fù)).

　　3)選擇執(zhí)行周期，根據(jù)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)賬周期設(shè)置，系統(tǒng)分為每月一次、每年一次。 如果轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)一個期間可能進(jìn)行幾次轉(zhuǎn)賬，或轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)可能幾個期間才進(jìn)行一次轉(zhuǎn)賬，對于這類沒有時間規(guī)律的轉(zhuǎn)賬，就可以不設(shè)置執(zhí)行周期。 高級應(yīng)用：系統(tǒng)在進(jìn)行最后一個期間的期末結(jié)賬時，系統(tǒng)將會自動檢查該年度所有的執(zhí)行周期為“每年一次”的通用轉(zhuǎn)賬是否全部已經(jīng)執(zhí)行，如果沒有全部執(zhí)行，系統(tǒng)將會中止期末結(jié)賬。

　　4)選擇相應(yīng)的憑證模板，再根據(jù)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)內(nèi)容選擇憑證類型，在“附單據(jù)”處輸入附件張數(shù)。

　　5)在“摘要”處輸入該張通用轉(zhuǎn)賬憑證摘要內(nèi)容。

　　6)選擇科目：首先確定生成憑證時該筆分錄的數(shù)據(jù)方向和科目性質(zhì);選擇本次取數(shù)公式的幣種(若科目無外幣核算，系統(tǒng)默認(rèn)為本位幣且不能選擇幣種); 科目：根據(jù)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容來確定通用轉(zhuǎn)賬憑證的轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入科目。轉(zhuǎn)出科目即源數(shù)據(jù)科目，轉(zhuǎn)入科目即目標(biāo)數(shù)據(jù)科目。 系統(tǒng)允許轉(zhuǎn)出科目是一個非末級的科目;如果轉(zhuǎn)入科目是一個非末級科目時，您應(yīng)當(dāng)檢查轉(zhuǎn)入科目的結(jié)構(gòu)與轉(zhuǎn)出科目的結(jié)構(gòu)是否完全相同，如果不是完全相同，應(yīng)當(dāng)將該筆轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)拆分為多個分錄來實現(xiàn)數(shù)據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)，否則系統(tǒng)無法進(jìn)行自動轉(zhuǎn)賬。 高級應(yīng)用：若轉(zhuǎn)出和轉(zhuǎn)入科目均為非末級科目，系統(tǒng)要求兩個科目的結(jié)構(gòu)必須相同。即這兩個科目的輔助核算相同，并且下級科目的個數(shù)、層數(shù)、編碼、輔助核算也相同。

　　7)方向：指通用轉(zhuǎn)賬憑證分錄的數(shù)據(jù)方向，您應(yīng)當(dāng)根據(jù)科目的轉(zhuǎn)賬內(nèi)容設(shè)置;若為借方，則生成轉(zhuǎn)賬憑證時此筆分錄的數(shù)據(jù)在借方。

　　8)性質(zhì)：系統(tǒng)分為轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入兩類，決定數(shù)據(jù)的來源及去向，也決定了系統(tǒng)取數(shù)的先后順序和公式定義位置：系統(tǒng)先將性質(zhì)為轉(zhuǎn)出的分錄的數(shù)據(jù)取出，然后將取出的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)到性質(zhì)為轉(zhuǎn)入的分錄。 系統(tǒng)要求一張通用轉(zhuǎn)賬憑證必須有轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入分錄;一張通用轉(zhuǎn)賬憑證可以有多筆轉(zhuǎn)出分錄，但只能有一筆轉(zhuǎn)入分錄。如果性質(zhì)為“轉(zhuǎn)入”的分錄中的科目是非末級科目時，系統(tǒng)只允許有一筆性質(zhì)為“轉(zhuǎn)出”的分錄。

　　9)公式：根據(jù)科目輔助核算屬性，將光標(biāo)移至需定義公式欄目(原幣公式、本幣公式、數(shù)量公式)。公式的定義與電子表取數(shù)相同，參見電子表取數(shù)。 高級應(yīng)用：

　　a、 若將一個非末級科目轉(zhuǎn)入一個末級科目，在設(shè)置取數(shù)公式時，科目必須為“當(dāng)前科目”，即在“通用轉(zhuǎn)賬憑證”分錄中所指定的轉(zhuǎn)出科目。實際上，分錄中指定的科目決定了產(chǎn)生憑證時所生成的分錄數(shù)，比如551科目下有551-01、551-02、551-03三個明細(xì)科目，如果在“通用轉(zhuǎn)賬憑證”分錄中指定轉(zhuǎn)出科目為551，系統(tǒng)就會自動產(chǎn)生三筆分錄，分別對應(yīng)三個明細(xì)科目(因為憑證中所涉及到的科目必須是明細(xì)科目)，而每個分錄具體的數(shù)據(jù)，取決于在取數(shù)公式中所確

　　定的科目。如果在取數(shù)公式中將科目定為“當(dāng)前科目”，系統(tǒng)會取出所指定的各個明細(xì)科目的有關(guān)數(shù)據(jù)(如期末余額)，并依次填入對應(yīng)的三筆明細(xì)科目分錄中，即“當(dāng)前科目”是一個可以變化的科目，系統(tǒng)會根據(jù)憑證產(chǎn)生時的具體情況進(jìn)行調(diào)整，分別變成551-01、551-02等各個明細(xì)科目。如果在取數(shù)公式中將科目定為551，系統(tǒng)仍然會產(chǎn)生三筆明細(xì)科目分錄，但各個分錄的數(shù)據(jù)被確定為總賬科目551的數(shù)據(jù)。

　　b、 若將一個非末級科目轉(zhuǎn)入一個與其結(jié)構(gòu)完全相同的轉(zhuǎn)入科目，將非末級科目設(shè)置為轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入科目，在設(shè)計轉(zhuǎn)出科目的取數(shù)公式時，科目設(shè)為“當(dāng)前科目”，如果轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入科目有輔助核算時，在取數(shù)條件中，還應(yīng)當(dāng)將部門和單位設(shè)為“當(dāng)前部門”和“當(dāng)前單位”。系統(tǒng)在生成記賬憑證時，將轉(zhuǎn)出科目的每個明細(xì)科目的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)到轉(zhuǎn)入科目的相應(yīng)明細(xì)的科目。

　　10)單擊“預(yù)覽憑證”按鈕，在有數(shù)據(jù)的情況下，可以即時查看本張通用轉(zhuǎn)賬憑證生成的記賬憑證。

　　2、執(zhí)行通用轉(zhuǎn)賬 設(shè)置通用轉(zhuǎn)賬憑證后，應(yīng)根據(jù)轉(zhuǎn)賬周期進(jìn)行執(zhí)行有關(guān)的轉(zhuǎn)賬操作，才能得到所需憑證。

　　1)在“通用轉(zhuǎn)賬列表”中選擇所需進(jìn)行執(zhí)行轉(zhuǎn)賬的通用轉(zhuǎn)賬憑證，可用鼠標(biāo)直接單擊所需通用轉(zhuǎn)賬憑證前的“選擇”欄，做上勾選標(biāo)志;或單擊“轉(zhuǎn)賬”按鈕，選擇“全部選擇”項，將所有通用轉(zhuǎn)賬憑證選中。

　　2)選擇轉(zhuǎn)賬憑證后，單擊“通用轉(zhuǎn)賬列表”左下角的“轉(zhuǎn)賬”按鈕，選擇“執(zhí)行轉(zhuǎn)賬” 菜單項，即可執(zhí)行轉(zhuǎn)賬。

　　3)轉(zhuǎn)賬成功后，系統(tǒng)自動根據(jù)通用轉(zhuǎn)賬憑證所定義的項目和公式生成記賬憑證，并在通用轉(zhuǎn)賬列表的“最近轉(zhuǎn)賬時間”及“執(zhí)行”欄填入當(dāng)前執(zhí)行轉(zhuǎn)賬的時間及執(zhí)行轉(zhuǎn)賬的操作員。

　　4)取消轉(zhuǎn)賬：在實際工作中，有時可能需要對已經(jīng)執(zhí)行轉(zhuǎn)賬的通用轉(zhuǎn)賬憑證進(jìn)行取消執(zhí)行操作，以便于系統(tǒng)自動刪除已經(jīng)生成的記賬憑證。在通用轉(zhuǎn)賬列表中，將需要取消轉(zhuǎn)賬的通用轉(zhuǎn)賬憑證作上選中標(biāo)志“√”;選擇“取消轉(zhuǎn)賬”項，系統(tǒng)自動刪除該通用轉(zhuǎn)賬憑證生成的對應(yīng)記賬憑證，并將通用轉(zhuǎn)賬憑證列表中的“最近轉(zhuǎn)賬時間”修復(fù)為上一次的轉(zhuǎn)賬時間，將“執(zhí)行”欄自動調(diào)整為上一次執(zhí)行轉(zhuǎn)賬的操作員。如果通過通用轉(zhuǎn)賬憑證生成的記賬憑證已經(jīng)復(fù)核或已經(jīng)記賬時，系統(tǒng)無法取消轉(zhuǎn)賬。

　　高級應(yīng)用：

　　a、 如果需要執(zhí)行轉(zhuǎn)賬的通用轉(zhuǎn)賬憑證的執(zhí)行周期是每期一次或每年一次時，系統(tǒng)將檢查該通用轉(zhuǎn)賬憑證在本期是否已經(jīng)執(zhí)行過轉(zhuǎn)賬，如果已經(jīng)執(zhí)行轉(zhuǎn)賬并且生成的記賬憑證已經(jīng)復(fù)核或記賬時，系統(tǒng)將提示并退出轉(zhuǎn)賬操作;如果生成的記賬憑證沒有復(fù)核，再次生成的憑證將覆蓋原有憑證。

　　b、 由于有多個通用轉(zhuǎn)賬憑證，全部選擇并同時執(zhí)行轉(zhuǎn)賬時，各轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)之間可能存在有轉(zhuǎn)賬先后順序，需要對轉(zhuǎn)賬憑證的執(zhí)行順序進(jìn)行調(diào)整。在“通用轉(zhuǎn)賬列表”窗口中的通用轉(zhuǎn)賬憑證的排列順序即為轉(zhuǎn)賬的順序，如果需要對某一通用轉(zhuǎn)賬憑證的轉(zhuǎn)賬順序進(jìn)行調(diào)整，先將藍(lán)色光條移到該通用轉(zhuǎn)賬憑證，然后單擊窗口右邊的上移按鈕或下移按鈕，移動該通用轉(zhuǎn)賬憑證在列表中的順序，即可調(diào)整通用轉(zhuǎn)賬的執(zhí)行順序。

　　記賬憑證的主要分類

　　按照適用的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)分類

　　一、記賬憑證按其適用的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，分為專用記賬憑證和通用記賬憑證兩類。

　　1)專用記賬憑證：用來專門記錄某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記賬憑證。專用憑證按其所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與現(xiàn)金和銀行存款的收付有無關(guān)系，又分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證三種。

　　a.收款憑證：用于記錄庫存現(xiàn)金和銀行存款收款業(yè)務(wù)的會計憑證。它是根據(jù)有關(guān)現(xiàn)金和銀行存款收入業(yè)務(wù)的原始憑證填制，是登記現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及有關(guān)明細(xì)賬和總賬等賬簿的依據(jù)，也是出納人員收訖款項的依據(jù)。

　　.付款憑證：用于記錄庫存現(xiàn)金和銀行存款付款業(yè)務(wù)的會計憑證。它是根據(jù)有關(guān)現(xiàn)金和銀行存款支付業(yè)務(wù)的原始憑證填制，是登記現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及有關(guān)明細(xì)賬和總賬等賬簿的依據(jù)，也是出納人員付訖款項的依據(jù)。

　　c.轉(zhuǎn)賬憑證：用于記錄不涉及庫存現(xiàn)金和銀行存款業(yè)務(wù)的會計憑證。它是根據(jù)有關(guān)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的原始憑證填制。轉(zhuǎn)賬憑證是登記總分類賬及有關(guān)明細(xì)分類賬的依據(jù)。

　　2)通用記賬憑證：用來記錄各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記賬憑證。

　　在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)比較簡單的經(jīng)濟(jì)單位，為了簡化憑證可以使用通用記賬憑證，記錄所發(fā)生的各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。

　　按照會計科目分類

　　二、記賬憑證按其包括的會計科目是否單一，分為復(fù)式記賬憑證和單式記賬憑證兩類。

　　1)復(fù)式憑證：又叫多科目憑證，將每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項所涉及的全部會計科目及其發(fā)生額均在同一張記賬憑證中反映的一種憑證。優(yōu)點：可以集中反映一項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的科目對應(yīng)關(guān)系，便于了解有關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的全貌減少憑證數(shù)量節(jié)約紙張等。缺點：不便于匯總計算每一個會計科目的發(fā)生額。

　　2).單式憑證：又叫單科目記賬憑證。每一張記賬憑證只填列經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項所涉及的一個會計科目及其金額的記賬憑證。

　　優(yōu)點：內(nèi)容單一，便于匯總計算每一會計科目的發(fā)生額，便于分工記賬。

　　缺點：制證工作量大，且不能再一張憑證上反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的全貌，內(nèi)容分散，也不便于查賬，還易出差錯。

　　按照是否匯總分類

　　三、記賬憑證按其是否經(jīng)過匯總，可以分為匯總記賬憑證和非匯總記賬憑證。

　　1)匯總記賬憑證：是根據(jù)同類記賬憑證定期加以匯總而重新編制的記賬憑證，目的是為了簡化登記總分類賬的手續(xù)。匯總的記賬憑證根據(jù)匯總方法的不同，可分為分類匯總和全部匯總兩種。

　　分類匯總憑證。分類匯總憑證是根據(jù)一定期間的記賬憑證按其種類分別匯總填制的。

　　全部匯總憑證。全部匯總憑證是根據(jù)一定期間的記賬憑證全部匯總填制的。

　　2)非匯總記賬憑證：是沒有經(jīng)過匯總的記賬憑證，前面介紹的收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證以及通用記賬憑證都是非匯總記賬憑證。

　　按照用途分類

　　四、記賬憑證按其用途不同可分為分錄記賬憑證、匯總記賬憑證和聯(lián)合記賬憑證。

　　1)分錄記賬憑證是直接根據(jù)原始憑證編制，載明會計科目、記賬方向和金額的憑證。

　　2)匯總記賬憑證是為了減輕登記的工作量，根據(jù)記賬憑證進(jìn)一步匯總而編制的用來登記總賬的一種記賬憑證。它可進(jìn)一步分為匯總記賬憑證和記賬憑證匯總表兩種形式。

　　3)聯(lián)合記賬憑證是指既有原始憑證或原始憑證匯總表的內(nèi)容，同時又具備記賬憑證內(nèi)容的憑證。