各位人事行政經(jīng)理:

大家早上好！

很高興參加三季度人力資源工作會(huì)議，再次與大家見面。應(yīng)金總、人力資源部李部長(zhǎng)之邀，今天就公司經(jīng)營(yíng)管理中“默默無聞”的行政管理工作與大家進(jìn)行交流、分享。

“默默無聞”并非說我們行政管理的工作不重要，這樣形容大家應(yīng)該很清楚，它不同于業(yè)務(wù)部門直觀的業(yè)績(jī)指標(biāo)，行政工作是貫穿日常管理始終，是一個(gè)展示窗口，它是通過我們不斷的深入細(xì)致的工作與努力，在管理細(xì)節(jié)中得以體現(xiàn)。正因如此，行政管理工作作為保障、服務(wù)于公司運(yùn)營(yíng)的重要組成部分，在保證公司正常的經(jīng)營(yíng)運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，始終扮演極其重要的角色。

而在座的人事行政經(jīng)理正是擔(dān)負(fù)起公司行政管理重要角色的人，我今天想要跟大家談到的正是目前各公司行政管理工作中需要加強(qiáng)的三個(gè)方面。

一、內(nèi)部信息傳遞

信息是公司內(nèi)部數(shù)據(jù)和事實(shí)的綜合表現(xiàn)，是管理中必須注重的，也是支持公司領(lǐng)導(dǎo)的決定或者決策的依據(jù)。而信息正是來源于我們所展開的溝通工作。

公司內(nèi)部信息簡(jiǎn)單來說，分為4個(gè)部分：

1、公司業(yè)務(wù)部門管理運(yùn)營(yíng)產(chǎn)生的信息

這部分信息主要通過業(yè)務(wù)部門編寫的各項(xiàng)業(yè)務(wù)報(bào)表，以書面或會(huì)議形式對(duì)口上報(bào)，帶有單一性；

2、對(duì)公司業(yè)務(wù)監(jiān)控所產(chǎn)生的信息

通過對(duì)公司業(yè)務(wù)管理的監(jiān)督與控制，從我們自身、人事行政管理的角度去觀察、發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)；

3、突發(fā)事件（失誤）所產(chǎn)生的信息

一次工作失誤、一次工作事故，或者一個(gè)小小的錯(cuò)誤，這些都是問題累積到一定程度而突然爆發(fā)的。正因如此，往往會(huì)對(duì)我們的正常工作造成極大困擾，更可能造成公司管理上的缺失。這是需要我們重點(diǎn)關(guān)注的信息，一旦發(fā)生必須及時(shí)上報(bào)，控制事態(tài)的進(jìn)一步發(fā)展，弄清楚原因，并在事后做好總結(jié)，避免類似情況再次的發(fā)生。

4、重大事件（好的成績(jī)或經(jīng)驗(yàn)）所產(chǎn)生的信息

這是公司企業(yè)文化的重要組成部分，是公司所倡導(dǎo)的價(jià)值觀的最直觀的反映，我們對(duì)此類信息應(yīng)該深入挖掘加以共享，樹立正確的標(biāo)竿。

這4個(gè)部分的信息在我們工作中大家都有所涉及，但從以往信息報(bào)送來看，各個(gè)公司上報(bào)信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性不夠好，有的公司報(bào)喜不報(bào)憂，誤導(dǎo)公司最高決策層的現(xiàn)象仍然不可避免。

作為公司管理的中樞機(jī)構(gòu)，人事行政部應(yīng)主動(dòng)收集公司。各項(xiàng)管理信息，進(jìn)行篩選、分析，從而為領(lǐng)導(dǎo)提供確實(shí)有效的決策參考依據(jù)。當(dāng)然，這就需要我們?cè)诠九c員工、公司與上級(jí)管理機(jī)構(gòu)之間先建立起一個(gè)良好的溝通渠道，確立正確的內(nèi)部溝通方式及方法，明確內(nèi)部溝通的責(zé)任及渠道（由下而上－匯報(bào)、投訴；由上而下－任務(wù)、發(fā)布；橫向傳遞－各部門、各崗位之間），有效地匯總各種信息。

只有在建立規(guī)范、統(tǒng)一的信息收集標(biāo)準(zhǔn)，掌握了確實(shí)的信息來源后，才能保證信息傳輸?shù)募皶r(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，有效地整合和共享信息資源，實(shí)現(xiàn)信息聯(lián)動(dòng)。

二、后勤服務(wù)保障

后勤管理重在服務(wù)保障，不僅需要服務(wù)于客戶，也要服務(wù)于員工，還要肩負(fù)起保障公司人員財(cái)產(chǎn)安全的重任。從20__年武漢地區(qū)第一家子公司開業(yè)至今，集團(tuán)公司在武漢地區(qū)共有子公司9個(gè)，而各公司的后勤工作一直是行政管理重點(diǎn)關(guān)注的部分。

從保潔服務(wù)外包到現(xiàn)在推行的食堂外包，集團(tuán)公司旨在建立由市場(chǎng)提供服務(wù)，公司自主選擇，員工監(jiān)督管理的新型社會(huì)化管理模式，從而達(dá)到降低管理成本，提升后勤管理質(zhì)量的目的。即推行經(jīng)營(yíng)社會(huì)化，服務(wù)精細(xì)化；做到日常管理規(guī)范化，衛(wèi)生監(jiān)督制度化。這樣既能減輕公司的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，提高服務(wù)質(zhì)量，又能確保員工的飲食、衛(wèi)生及安全，對(duì)提高公司后勤服務(wù)管理起到積極的作用。

現(xiàn)在各子公司的各種職能部門都很健全－“麻雀雖小，五臟俱全”，可是人均效益卻不高，例如公司的后勤服務(wù)工作主要是由保安、食堂等部分組成，其創(chuàng)造價(jià)值的能力相對(duì)較低，是一塊經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中的短板，然而又是公司日常運(yùn)作中不可缺少的。傳統(tǒng)的管理方式，通常采取加強(qiáng)管理和提高效率的方法，雖然能夠獲得一定的成效，但是沒有明顯的提高。但如果我們運(yùn)用消除“浪費(fèi)”的思想來看待這個(gè)問題，就可以提出一個(gè)新的思路和方法來。

既然是“浪費(fèi)”，當(dāng)然要努力消除，不斷地壓縮部分后勤的規(guī)模。所以結(jié)合自身情況，把部分職能外包給專業(yè)公司，不僅可以獲得專業(yè)公司提供的更加專業(yè)和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，利用專業(yè)外包公司的規(guī)?；?yīng)，從而減少低效資產(chǎn)，提高管理效率，降低運(yùn)營(yíng)成本，提升公司的競(jìng)爭(zhēng)力。