“外交無小事”,接待作為外交工作的重要組成部分,是展示公司形象,反映企業(yè)精神、企業(yè)文化的一項重要內(nèi)容,為了規(guī)范接待工作,達到誠迎公司客人,讓客人有賓至如歸的感覺,參照公司《######》,特對辦公室接待工作的程序細化如下:
1、接車安排:
接到客人來訪通知后,辦公室應(yīng)在客人來的前一天,確定接車時間、地點、客人的聯(lián)系方式,負責(zé)接車司機必須提前半小時到達接車地點。若客人為首次來司,需打印好接車牌。(負責(zé)人:######)
2、住宿安排:
辦公室根據(jù)客人需要,安排入住地點,預(yù)定房間,為便于備查,并將預(yù)定的時間、房號和對方工作人員姓名作詳細的記錄。若當(dāng)天確定不了房號,由需在客人來訪的前一天確定房號,并告知接車司機。若住公司客房,需對客房的衛(wèi)生、水電及用具等檢查,將客房鑰匙交前門保安或駕駛員處。(負責(zé)人:######)
3、根據(jù)接待規(guī)程,在客人到訪公司前一天掛好歡迎橫幅或歡迎站牌,同時要求保安、清潔人員做好相應(yīng)工作。(負責(zé)人:###############)
4、會議期間安排:
(1)辦公室應(yīng)在客人來的前一天備好相關(guān)資料、鮮花、水果、茶葉、礦泉水、咖啡、筆、紙等,打印好會議列席人員的席位牌,茶杯、礦泉水、筆、紙要擺放整齊,成一條直線,筆頭方向放置一致,每人放8張紙。若屬國外客人,則席位牌對應(yīng)客人的一面打上英文名,另一面打上中文名。
(2)客人開會時的加水間隔時間為15~25~30(分鐘),加水一般以茶杯7分滿為標準。
(3)若同一批客人有幾天會議,則需更換水果品種。
(4)若客人中途參觀工廠等離開會議室,則需清洗茶杯和煙缸。
(負責(zé)人:######)
5、就餐安排:
食堂根據(jù)辦公室通知確定來訪客人人數(shù)、飲食口味等要求備好茶葉、酒水等安排就餐,注意餐廳、餐具及個人衛(wèi)生,做到微笑、細致服務(wù)。(負責(zé)人:######)
6、返程安排:
根據(jù)客人需要,幫客人預(yù)定好機票或火車票,并送至出發(fā)地點,由送車司機或保安將酒店或公司客房鑰匙負責(zé)收回。(負責(zé)人:######)