公司公文管理相關(guān)規(guī)定
公司公文管理相關(guān)規(guī)定
本管理規(guī)定適用于公司各類辦公文件的處理，如使用公司紅頭稿紙附件公文樣本，下面學(xué)習(xí)啦小編給大家介紹關(guān)于公司公文管理相關(guān)規(guī)定的相關(guān)資料，希望對您有所幫助。
公司公文管理相關(guān)規(guī)定如下
一、目的
為規(guī)范公司各類辦公文件的管理，提高工作效率，根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制定本管理制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司各類辦公文件的處理。
三、常用公文文種
1、公文包括決議、決定、命令、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要共計15個種類。
2、我公司用的公文種類有：通知、通報、報告、請示、函、紀(jì)要、決定等。 通知：適用于發(fā)布和傳達(dá)公司內(nèi)部事項;
通報：適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神和告知重要事項; 報告：適用于向上級單位匯報工作，反映情況，答復(fù)詢問;
請示：適用于向上級單位請求指示和批準(zhǔn);
函：適用于不相隸屬單位之間的商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項;
紀(jì)要：適用于記錄、傳達(dá)會議情況和議定事項;
決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員等。
3、公文保密等級分為：絕密、機(jī)密、秘密、一般文件。
四、版面要求
1、紙張尺寸：
公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4 型紙(210mm×297mm)，特殊形式的公文用紙，可根據(jù)實際需要確定。
2、版面頁邊距：上：2.8厘米，下2.8厘米，左2.5厘米，右2.5厘米。如使用公司紅頭稿紙(附件1《公文樣本》)。
2.1 字體和字號：如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字，特殊情況可以進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。
2.2 文字的顏色：如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。
2.3 裝訂：公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。
五、公文內(nèi)容要素劃分及格式要求
公文內(nèi)容要素分為版頭、主體、版記三部分。版頭指公文首頁紅色分隔線以上的部分;主體指公文首頁紅色分隔線(不含)以下、公文末頁首條分隔線(不含)以上的部分;版記則是指公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分記。
1、版頭：字體為仿宋，加粗，文字顏色為紅色;分隔線為2.5磅粗的直線。文字和分隔線均居中。
2、主體：從版頭下空一行開始編排，文字顏色為黑色，從左到右橫寫、橫排。正文行距為單倍行距，特殊情況可以進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。
2.1 標(biāo)題：一般用2號宋體字，加粗，編排于紅色分隔線下空一行的位置，分一行或多行居中排布;回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。
2.2 發(fā)文字號：一般用3號仿宋字，編排在標(biāo)題下方，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注;年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“[]”括入;發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位(即1不編為01)，在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字。
2.3 正文：一般用3號仿宋字，編排于發(fā)文字號下空一行的位置，每個自然段左空二字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。
2.4附件說明：如有附件，在正文下空一行，左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(如“附件：1. XXXXX”);附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。
2.5發(fā)文單位署名、成文日期和印章：一般距離正文(或附件說明)一行，發(fā)文單位一般向右對齊編排，成文日期居于發(fā)文單位之下，以發(fā)文單位為準(zhǔn)，居中編排。成文日期中的數(shù)字應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位(即1不編為01)。印章用紅色，要端正、居中下壓單位全稱和成文
日期，不得出現(xiàn)空白印章。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹率鹈⒂≌禄虺晌娜掌跁r，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。
2.6附注：如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。
2.7附件：附件應(yīng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題用2號宋體，加粗，居中編排。附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。
3、版記
3.1版記中的分隔線：版記中的分隔線與正文邊距等寬，分隔線用0.75磅直線。首條分隔線位于版記中的第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一頁的下邊緣重合。
3.2主送、抄送部門：一般用4號仿宋字，在印發(fā)日期之上、左空一字編排。“主送”“抄送”二字后加全角冒號和報送部門全稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個報送部門名稱后標(biāo)句號。既有主送部門又有抄送部門時，主送部門應(yīng)置于抄送部門之上一行，之間不加分隔線。
3.3印發(fā)單位和印發(fā)日期： 印發(fā)單位和印發(fā)日期一般用4號仿宋字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位(即1不編為01)，后加“印發(fā)”二字。版記中如有其他要素，應(yīng)將其與印發(fā)單位和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線隔開。
3.4頁碼：一般用4號宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，居中編排。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。
六、公文處理
1、收文處理
收文處理程序包括：登記、填寫《文件呈閱表》(附件11)、按照《收文流程》(附件12)進(jìn)行分送、承辦、催辦、答復(fù)、存檔等。
登記。公司所有公文均應(yīng)做好記錄。公司內(nèi)部公文，原則上對口受理;其他外部收文，如無明確目標(biāo)部門，則統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)處理。辦公室收文后，應(yīng)逐件清
點，核對無誤后，填寫《文件呈閱表》，做好編號。
分送。根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要，確定公文的分送范圍，將公文與《文件呈閱表》一并交由公司領(lǐng)導(dǎo)批示。
承辦。按照公司領(lǐng)導(dǎo)的最終批示，將公文及時送達(dá)承辦部門辦理;需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文還需明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應(yīng)及時辦理，有辦理時限要求的應(yīng)在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。
催辦和答復(fù)。收文部門要及時了解公文辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期處理完畢，緊急公文可由專人負(fù)責(zé)催辦。對公文的辦理結(jié)果，收文部門應(yīng)及時答復(fù)來文單位。
存檔。收文流轉(zhuǎn)結(jié)束后，由辦公室歸檔，以確保文檔的完整。
任何部門和個人收到公文，應(yīng)及時送辦公室按規(guī)定程序辦理。
2、發(fā)文處理
發(fā)文處理程序包括：擬稿、填寫《公文稿紙》(附件9)、按照《發(fā)文流程》(附件10)分別由承辦部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)會簽、總經(jīng)理批示、辦公室人員編寫文號、用英分發(fā)、存檔等。
擬稿，按照職能分工原則，由主要承辦部門負(fù)責(zé)，涉及到兩個或兩個以上部門的，由主辦部門和協(xié)辦部門商議草擬。
分送：擬稿人草擬好公文，并填寫《公文稿紙》，首先交由部門負(fù)責(zé)人審核簽字;之后交由分管領(lǐng)導(dǎo)會簽;最后報總經(jīng)理批示。
修改：如公文在審核、會簽過程中，需要做重大修改，應(yīng)注明具體修改意見，并交由承辦部門重新進(jìn)行公文的流轉(zhuǎn)審核程序。
公司所有公文統(tǒng)一由辦公室進(jìn)行編號、用英分發(fā)和存檔，有領(lǐng)導(dǎo)指示的，還應(yīng)附批復(fù)件。
七、會簽權(quán)限
1.以部門名義行文的公文，由各部門負(fù)責(zé)人簽發(fā);
2.以公司名義行文的公文，由分管副總經(jīng)理簽發(fā);
3.涉及全局性的重要公文，需由總經(jīng)理批示簽發(fā)。
八、保密規(guī)定
1.未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文不得分發(fā);
2.已簽發(fā)的保密文件應(yīng)由專職人員統(tǒng)一收發(fā)、歸檔和銷毀，內(nèi)容不得泄漏和外傳。
3.已歸檔的公文，如需查閱，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行借閱。
九、附則
1.本制度細(xì)則由辦公室負(fù)責(zé)修訂、解釋。
2.本制度自簽字下發(fā)之日起開始執(zhí)行。
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