商務(wù)文秘知識(shí)介紹
商務(wù)文秘作為一種全球性的職業(yè)，商務(wù)文秘工作越來(lái)越趨于現(xiàn)代化、科學(xué)化和專業(yè)化，你知道哪些關(guān)于商務(wù)文秘的相關(guān)知識(shí)呢?下面學(xué)習(xí)啦小編給大家介紹關(guān)于商務(wù)文秘知識(shí)的相關(guān)資料，希望對(duì)您有所幫助。
商務(wù)文秘知識(shí)
商務(wù)秘書(shū)business secretary 指協(xié)助上司處理各類商業(yè)性事務(wù)，并且負(fù)責(zé)起草合同，聯(lián)絡(luò)客戶，收發(fā)函電，參與商務(wù)考察、商務(wù)洽談、商業(yè)談判、商業(yè)決策，以自己的專業(yè)知識(shí)和實(shí)際經(jīng)驗(yàn)為上同理清頭緒、分析利弊、提供意見(jiàn)、落實(shí)計(jì)劃、辦理具體業(yè)務(wù)，等等。
發(fā)展前景
隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，商務(wù)秘書(shū)人員以驚人的速度增長(zhǎng)。商務(wù)秘書(shū)已成為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下興起的社會(huì)職業(yè)群體，他們是商務(wù)活動(dòng)中重要的不可缺少的輔助力量。隨著我國(guó)改革開(kāi)放特別是中國(guó)加入世貿(mào)組織，對(duì)商務(wù)秘書(shū)人員的要求是越來(lái)越高，他們從官職型向職業(yè)型、復(fù)合多能型轉(zhuǎn)變。
卓有成效的為企業(yè)經(jīng)理層服務(wù)，高標(biāo)準(zhǔn)，高效率的完成本職工作。而目前全國(guó)大多數(shù)商務(wù)秘書(shū)人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專門的培訓(xùn)和考核，只能維持一般性的文秘工作職責(zé)。很多不具備現(xiàn)代商務(wù)秘書(shū)應(yīng)具有的素質(zhì)。為了培養(yǎng)具有現(xiàn)代秘書(shū)意識(shí)和技能，能適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要的秘書(shū)人才。為此中國(guó)商業(yè)聯(lián)合會(huì)從2003年開(kāi)始對(duì)全國(guó)商務(wù)秘書(shū)人員進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)和考核。
商務(wù)秘書(shū)要求是復(fù)合型人才，不僅要有企業(yè)管理、營(yíng)銷、人力資源方面的基本理論與知識(shí)，而且有商務(wù)公關(guān)、談判、外語(yǔ)、經(jīng)濟(jì)法規(guī)運(yùn)用的基本技能，能在涉外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易部門、外資企業(yè)及政府機(jī)構(gòu)和各種企業(yè)從事實(shí)際業(yè)務(wù)、管理、調(diào)研和宣傳策劃工作。
商務(wù)秘書(shū)工作內(nèi)容
崗位描述:
1.負(fù)責(zé)安排部門內(nèi)部會(huì)議，并且負(fù)責(zé)會(huì)議記錄以及會(huì)后的文字整理工作;
2.負(fù)責(zé)日常商務(wù)往來(lái)的文件翻譯工作及其他商務(wù)工作，代表公司與購(gòu)銷雙方聯(lián)絡(luò)。
3.維護(hù)與客戶的良好關(guān)系以及建立持久聯(lián)系，不斷拓寬現(xiàn)有客戶的產(chǎn)品渠道，豐富業(yè)務(wù)內(nèi)容。
4.承辦具體合同談判以及合同簽定后的后續(xù)跟蹤事宜。
5.一人跟單到底，把合同執(zhí)行到最后。
崗位要求:
1.(根據(jù)單位具體情況而定)，大專及以上學(xué)歷，熟悉辦公自動(dòng)化。
2.善與人溝通，有較強(qiáng)談判能力。
3.性格細(xì)心嚴(yán)謹(jǐn)，穩(wěn)重塌實(shí)，有事業(yè)心。
4.有團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)和敬業(yè)精神。
國(guó)際商務(wù)秘書(shū)工作主要有以下幾個(gè)特點(diǎn)：
1.輔助性
在國(guó)際商務(wù)活動(dòng)中，秘書(shū)的全部活動(dòng)都必須在上司的授權(quán)和監(jiān)督之下。秘書(shū)在處理任何問(wèn)題時(shí)，都應(yīng)根據(jù)上司的意圖、指示來(lái)辦理，而不能代替上司做決定;秘書(shū)應(yīng)選擇適宜的時(shí)機(jī)和場(chǎng)合，通過(guò)提出意見(jiàn)、建議的方式提醒領(lǐng)導(dǎo)慎重決策;對(duì)上司一旦拍板決定的事項(xiàng)，秘書(shū)要毫無(wú)保留、不折不扣地貫徹執(zhí)行。
輔助性是國(guó)際商務(wù)秘書(shū)工作的基本屬性。秘書(shū)只有通過(guò)有效溝通，使自己好的建議、意見(jiàn)為領(lǐng)導(dǎo)所采納，并以上司的名義或組織的名義去貫徹執(zhí)行，才能真正地發(fā)揮補(bǔ)充作用。在許多企業(yè)中，上司是很愿意向秘書(shū)征求對(duì)各種問(wèn)題的意見(jiàn)的，因?yàn)槊貢?shū)掌握公司各方面的信息，與基層的員工聯(lián)系比較緊密，又身處公司的中樞部門，提出的意見(jiàn)和建議一般有一定的代表性。秘書(shū)的輔助性特點(diǎn)可以從以下兩個(gè)方面去認(rèn)識(shí)：
一是服務(wù)性，是指國(guó)際商務(wù)秘書(shū)的一切工作都是圍繞上司的工作展開(kāi)的。企業(yè)管理者在組織中具有計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制的基本職能，他們必須要考慮有關(guān)組織技術(shù)、規(guī)章
制度、經(jīng)濟(jì)目標(biāo)、社會(huì)態(tài)度、公眾需求等各方面的因素，因此他們的行為將側(cè)重在計(jì)劃、協(xié)調(diào)、溝通、監(jiān)督、激勵(lì)、評(píng)價(jià)等六個(gè)方面。在這些工作中，國(guó)際商務(wù)秘書(shū)應(yīng)追隨在上司左右。秘書(shū)要為上司的決策和管理提供服務(wù)，而且這種服務(wù)多側(cè)重于事務(wù)性工作。比如，上司要主持召開(kāi)一次會(huì)議，秘書(shū)要做的是會(huì)前準(zhǔn)備好材料，搜集上司講話所需要的信息，布置會(huì)場(chǎng)，召集與會(huì)人員，準(zhǔn)備會(huì)議場(chǎng)地，還包括會(huì)上的組織服務(wù)、會(huì)后的逐一催辦落實(shí)等，秘書(shū)應(yīng)靠自己全面的服務(wù)和輔助，使這次會(huì)議圓滿成功。
二是從屬性，是指國(guó)際商務(wù)秘書(shū)人員在處理任何問(wèn)題時(shí)，必須根據(jù)上司的意圖和要求處理，不能超越自己的職權(quán)范圍，遇事不能自作主張，自行其是。從屬性是由秘書(shū)的從屬地位決定的，秘書(shū)的從屬地位決定了秘書(shū)所做的一切都必須依上司的意圖行事。
2.中介性
國(guó)際商務(wù)秘書(shū)是處于決策部門與業(yè)務(wù)部門、本職能部門與其他職能部門、本公司和外公司之間位置上的輔助管理人員，起著承上啟下、聯(lián)系左右;溝通內(nèi)外的作用。國(guó)際商務(wù)秘書(shū)要清楚自己正是憑著所處的中介位置展開(kāi)各項(xiàng)工作的，因此必須要樹(shù)立中介的意識(shí)，正確地把握自己在工作中的位置，把工作過(guò)程視作發(fā)揮中介作用的過(guò)程。只要能真正起到橋梁、紐帶、媒介的作用，秘書(shū)工作就一定能卓有成效。
3.綜合性
秘書(shū)部門是綜合辦事部門，國(guó)際商務(wù)秘書(shū)的工作是為上司的各種國(guó)際商業(yè)事務(wù)工作服務(wù)的，因此國(guó)際商務(wù)秘書(shū)工作的內(nèi)容和活動(dòng)方式必然涉及國(guó)際商業(yè)事務(wù)工作的各個(gè)方面，內(nèi)容具體而繁雜，因而具有鮮明的綜合性。國(guó)際商務(wù)秘書(shū)工作的綜合性具體表現(xiàn)在全面性、多樣性和系統(tǒng)性三個(gè)方面。凡涉及企業(yè)工作運(yùn)轉(zhuǎn)的一切事務(wù)，秘書(shū)人員和秘書(shū)部門都有責(zé)任擔(dān)負(fù)起來(lái);涉及職能部門協(xié)調(diào)運(yùn)作的一切事務(wù)，包括由業(yè)務(wù)工作引起的各種事務(wù)，也是國(guó)際商務(wù)秘書(shū)應(yīng)自覺(jué)擔(dān)負(fù)起來(lái)的工作;對(duì)企業(yè)中出現(xiàn)的新問(wèn)題、新事務(wù)、新情況，需要協(xié)調(diào)和解決的問(wèn)題，秘書(shū)都要參與。因此，秘書(shū)工作的內(nèi)容是全面且多樣的。秘書(shū)工作的綜合性還表現(xiàn)在秘書(shū)要有條理地處理紛繁復(fù)雜的事務(wù)性工作，在綜合服務(wù)中完成輔助管理的職責(zé)。
4.機(jī)要性
機(jī)要性，是指秘書(shū)工作的機(jī)密性和重要性。國(guó)際商務(wù)秘書(shū)身處企業(yè)的決策者、管理者身邊，企業(yè)秘書(shū)部門最貼近企業(yè)的中樞部分，秘書(shū)工作的一個(gè)重要部分就是輔助上司進(jìn)行決策管理和開(kāi)展各種商務(wù)活動(dòng)，所以在秘書(shū)工作中有相當(dāng)?shù)膬?nèi)容屬上司的工作范圍。因?yàn)楣ぷ餍枰貢?shū)必須了解和掌握這些工作內(nèi)容，甚至在有些必要的場(chǎng)合，還要代替上司臨時(shí)實(shí)施管理和展開(kāi)商務(wù)活動(dòng)。
而且，在上司的工作中，相當(dāng)一部分內(nèi)容關(guān)系組織的重大決策和重要事項(xiàng)，由于辦理事務(wù)的需要，上司對(duì)秘書(shū)是不保密的，為了便于處理事務(wù)，秘書(shū)比別人知道組織的秘密會(huì)更多一些、更早一些，秘書(shū)還要負(fù)責(zé)保管組織的各種保密文件，這些都決定了秘書(shū)工作具有機(jī)要性。
另外，國(guó)際商務(wù)秘書(shū)的工作內(nèi)容涉及范圍廣，工作環(huán)境錯(cuò)綜復(fù)雜。對(duì)于國(guó)際商務(wù)秘書(shū)來(lái)說(shuō)，既需要對(duì)各方面的工作和情況了如指掌;又有必要明確哪些是需要自己知道的，哪些是
自己不必知道的。知道的內(nèi)容要守口如瓶，不必知道的，絕不好奇打聽(tīng)，自覺(jué)減少失密的可能。這也是秘書(shū)工作機(jī)要性的特點(diǎn)之一。在國(guó)際商務(wù)秘書(shū)工作中，涉及本企業(yè)商務(wù)貿(mào)易、經(jīng)濟(jì)技術(shù)、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、客戶資料以及組織決策管理等方面的信息，都需要做好保密。
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