文秘需要具備的基礎(chǔ)能力

　　秘書人員的專業(yè)能力，主要是指語言文字應(yīng)用能力、組織能力、判斷能力、應(yīng)變能力和社交能力。有些特殊的秘書還需要掌握另外的技能。下面是學(xué)習(xí)啦小編為您精心整理的文秘需要具備的基礎(chǔ)能力。

　　篇一

　　文秘基礎(chǔ)：公文寫作

　　文秘是隨著科學(xué)與經(jīng)濟的高速發(fā)展，信息傳播的急劇膨脹，社會競爭日趨激烈而同時產(chǎn)生的一門新興現(xiàn)代科學(xué)管理專業(yè)。作為一種全球性職業(yè)，文秘工作也顯得越來越趨于現(xiàn)代化、科學(xué)化與專業(yè)化。它在輔助各級領(lǐng)導(dǎo)進行綜合管理、樹立企業(yè)形象、溝通內(nèi)外關(guān)系、處理信息的交流等方面發(fā)揮著越來越重要的作用。出國留學(xué)網(wǎng)小編為您提供文秘專業(yè)就業(yè)前景。

　　一、 指出下面文書中哪些屬于行政公文，事務(wù)文書與商務(wù)文書。

　　1、 行政公文

　　是在指行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務(wù)活動的主要工具，(通常被稱為通用公文，在經(jīng)濟、司法、企業(yè)、商務(wù)、科技等各行各業(yè)的日常工作中常用)

　　共有13種行政公文：

　　命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議記要。(決議屬黨委機關(guān)專用)

　　共有事務(wù)文書如下：

　　傳真稿、備忘錄、請柬、邀請信、賀信、感謝信、啟事、簡報、會議記要、計劃、總結(jié)、述取報告、講話稿、(這是機關(guān)、單位、團體和個人為處理日常事務(wù)所用公文)。

　　共有商務(wù)文書如下：

　　這是機關(guān)、單位、團體為處理商務(wù)業(yè)務(wù)所使用的文書，意白書、訂貨單、商品說明書、市場調(diào)查報告、招標書、投標書、合同、可行性研究報告。

　　二、 根據(jù)下面內(nèi)容，擬人寫一份公文，要求具有眉首、主體、版記。公文正文可略寫。

　　2006年6月30日，海天電器集團就做好安全保衛(wèi)工作事宜，給各公司下發(fā)了通知。發(fā)文字號是海天電[2006]79號。(注：我們要寫的公文是一份通用公文也屬于行政公文。

　　文種是通知。

　　通用公文的格式要素為(1)眉首、(2)主體、(3)版記三個部分。紅色反線以上的個要素統(tǒng)稱為眉首;紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間各要素統(tǒng)稱為主體;主題詞以下的各要素統(tǒng)稱為版記。

　　1、 眉首的各要素：(1)公文份數(shù)序號 (2)秘密等級 (3)保密期限 (4)緊急程度

　　(5) 發(fā)文機關(guān)標識 (6)發(fā)文字號 (7)簽發(fā)人 (8)線色反線

　　2、主體的各要素：(1)公文標題 (2)主送機關(guān) (3)正文 (4)附件

　　(5)成文日期 (6)印章和附注等

　　3、版記的各要素：(1)主題詞 (2)抄送機關(guān) (3)印發(fā)機關(guān) (4)印發(fā)日期

　　(5)版記中的反線等

　　因此該公文的格式應(yīng)為：

　　0000001 機密*一年

　　海天電器集團文件

　　海電[2006]79號

　　———————————————————————————————————————

　　關(guān)于海天集團就做好安全保工作的通知

　　各分公司：

　　為了...........

　　特此通知。

　　海天電器集團

　　2006年6月30日

　　主題詞：安全 保衛(wèi) 通知

　　———————————————————————————————————————

　　抄送：集團各科室

　　———————————————————————————————————————

　　海天電器集團辦公室 2006年6月30日印發(fā)

　　三、 以擬寫工作總結(jié)為例，說說材料工作的4個環(huán)節(jié)。

　　第一個環(huán)節(jié)——材料的占有。在工作總結(jié)中主要是要收集做過什么成績，有什么樣的收獲，有什么經(jīng)驗和體會或教訓(xùn)，今后有什么打算和努力的方向等。

　　第二個環(huán)節(jié)——材料的鑒別。在工作總結(jié)中主要是要導(dǎo)找哪些是有價值的信息材料，可以放在工作總結(jié)之中，給人以學(xué)習(xí)，仿效或教訓(xùn)等。

　　第三個環(huán)節(jié)——材料的選用。(1)圍繞主題選擇材料，能夠有力地說明，突出主題的材料“放行”和主題無關(guān)的材料再生動也得忍痛割愛;(2)選擇典型材料：即具有廣泛代表性和強大說服力的，能深刻得揭示事物本質(zhì)的材料：(3)選擇真實準確的材料。即確有其事不是胡編的，準確可靠沒有任何的夸張;(4)選擇生動新穎的材料。即發(fā)現(xiàn)，挖掘不準人知的材料以及生動有趣的材料。

　　第四個環(huán)節(jié)——材料的使用。注意兩點：(1)恰當安排材料的先后順序。以工作總結(jié)為例，首先要有前言主要介紹基本情況、背景、交待什么時間內(nèi)、什么情況下、做了些什么工作、有何成績。第二主體，屬于總結(jié)的重點部分。如屬于匯報性總結(jié)，則主要寫回顧與思考;如屬于經(jīng)驗性總結(jié)，則主要寫做法與體會。第三結(jié)尾。以簡潔筆融概括全文，并展觀打算等?？傊偨Y(jié)寫法要宜于別人的思維習(xí)慣所接受。(2)確定材料的詳略程度：A根據(jù)主題的需要確定材料的詳略。對表現(xiàn)主題的骨干材料宜詳，中心材料宜詳、典型材料要詳，其他的宜略。B根據(jù)文體的特點確定材料的詳略。不同的文章體栽特點不同。公文的餓特點是直言“說”明，故說明部分詳寫，議論、敘述略寫;說理部分詳寫，引述略寫;敘事詳寫，議論，說明略寫。

　　四、 指出下面詞語各屬于應(yīng)用文書的哪類專用語言。

　　A根據(jù)`````特通告如;B、收悉;C、轉(zhuǎn)發(fā);D、特此專復(fù);E、關(guān)于;F、本部門;G、為了;H、會議認為;I、會議指出;J、不同意;K、原則同意;L、請予復(fù)函;M、請審閱;N、貫徹執(zhí)行;O、現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下。

　　應(yīng)用文書具有獨特的專用語言，常見的有以下8類：

　　1、 開頭用于，如以上中的“為了”、“關(guān)于”。

　　2、 承啟用語，如“根據(jù)`````特通告”“現(xiàn)見有關(guān)事項通知如下”。

　　3、 引述用語，如“收悉”。

　　4、 批轉(zhuǎn)用語，如“轉(zhuǎn)發(fā)”。

　　5、 稱謂用語，如“本部門”。

　　6、 經(jīng)辦用語，如“會議認為”“會議指出”“貫徹執(zhí)行”。

　　7、 表態(tài)用語，如“不同意”“原則同意”。

　　8、 結(jié)尾用語，如“請予復(fù)函”“請審閱”。

　　五、 為什么應(yīng)用文書較多運用敘述，議論和說明方式，而很少使用描寫，對話和抒情方式?

　　應(yīng)用文書以實用為目的，故很少使用描寫、對話、抒情，而較多運用敘述、議論、說明等方式，以陳述情況，闡述觀點或說明問題。

　　(敘述六要素：時間、地點、人物、事件、原因、結(jié)果。議論文三要素：論點、論據(jù)、論證，每一段完整的議論都由三要素構(gòu)成。分為立論與反論，說明的方法有3種：一是定義和表述，二是分類和比較，三是數(shù)字和圖表。)

　　篇二

　　文秘基礎(chǔ)：溝通能力

　　一、 文秘工作為什么要重視溝通技能?

　　溝通是人與人之間產(chǎn)生活力的源泉，也是人群行程凝聚力的基礎(chǔ)。溝通的效果和溝通對象的理解以及參與溝通的態(tài)度，程度緊密相聯(lián)。所以學(xué)會與人良好的溝通能力是秘書最基礎(chǔ)也是最重要的技巧之一。

　　二、 溝通的基本要素和過程

　　1、 有效溝通的基本要素：首先要有效溝通的前提，比如相互尊重、相互理解。 然后是把握溝通的關(guān)鍵，比如有效傾聽、構(gòu)建良好的傾聽環(huán)境、克服傾聽的障礙、實現(xiàn)有效傾聽的準備、提問要分清類別和適用的問題形式、自信地提出要求、學(xué)會禮貌拒絕等等。

　　2、 有效溝通有哪些原則原則：

　　A、“7C”原則 (1)可信賴性(彼此信賴)

　　(2)保證溝通計劃與溝通環(huán)境的一致性

　　(3)內(nèi)容(準備好進行溝通的信息內(nèi)容)

　　(4)明確性(簡單明了的語言)

　　(5)連貫性(不要忽視補充新的信息內(nèi)容，對客戶進行必要的跟進，聯(lián)系)

　　(6)渠道(盡量選擇已經(jīng)有的，客戶習(xí)慣用，熟練使用的信息溝通渠道)

　　(7)準確判斷接受能力(對方的接受能力了解后有針對性地表達信息)

　　B、用心去聽，不要在乎對方的表達方式(這是避免沖突的重要條件)

　　C、積極去想，分析出弦外之音(限于一些復(fù)雜的因素影響，有些溝通目標不會被直接表達出來，這就需要我們?nèi)ダ頃?

　　3、 有效溝通的目標：(1)說明事物(2)表達情感(3)建立聯(lián)系(4)和諧工作環(huán)境

　　4、 有效溝通的過程：(1)做好溝通前的準備(明確自己的目標，對方的背景)(2)確認對方的需求(3)正確地闡述自己的觀點(4)關(guān)注對方的反應(yīng)(5)實施有效的提問(6)積極、認真地傾聽(7)及時確認，應(yīng)對(反饋)(8)適時進行總結(jié)。以上1和4是本題的答案其它為了解或補充可以可以不答。

　　5、 需要溝通的工作關(guān)系：(1)與客戶溝通)(2)與同事溝通(3)與上司溝通

　　三、 說明秘書溝通的方法和技巧

　　1、 及時明確溝通對象(用以下兩個方法來幫助自己：一是熟悉制作和使用必要的溝通記錄工具;二是恰當詢問回使已有的信息更具有針對性)

　　2、 了解溝通對象的行為習(xí)慣和工作風(fēng)格

　　3、 正確選擇溝通渠道(面談、書面、會議、演講、電子媒介等)

　　技巧：面對面談話的技巧——禮貌，盡快記住對方的基本情況語言精簡明白、互動、投機和諧。

　　書面溝通技巧——充分利用協(xié)作技巧來豐富自己的書面內(nèi)容。

　　會議溝通技巧——友善、資料完善、尊重與會代表并感謝光臨。

　　演講溝通技巧——注意話題，調(diào)整好的心情，短少精干，注意語言魅力和藝術(shù)，注意開場和結(jié)尾。

　　電子媒介溝通技巧——了解最新電子媒介的優(yōu)勢，使用各種載體時注意文字的應(yīng)用不能讓私人私公司的秘密在網(wǎng)上傳播。

　　篇三

　　文秘基礎(chǔ)：寫作能力

　　文秘的專業(yè)知識就是寫文，辦會，辦事。寫文就是要撰寫文章，各類文種的寫作，比如說：請示，批復(fù)，報告，通知，通告，意見，合同等等。辦會就是要完善組織各類會議。辦事就是有一定辦公室能力。

　　一個稱職的秘書，必須具有運算、規(guī)劃、策劃和執(zhí)行能力。文字的表達是最重要的，也是文秘工作的基礎(chǔ)和重中之重?？梢赃@么說，絕佳的文字表達能力，是文秘“看家”的本領(lǐng)。

　　如何提高文秘的寫作能力呢?具體說來，以下幾點很關(guān)鍵：

　　首先，要端正態(tài)度，培養(yǎng)興趣，主動地學(xué)好文秘寫作。

　　不管干什么事情，必須有正確的態(tài)度和濃厚的興趣，這樣才有動力，才樂于去干，并想方設(shè)法去把工作干好。學(xué)習(xí)文秘寫作也是如此。寫作，是一種復(fù)雜、精細的精神生產(chǎn)，是一項十分嚴肅而艱苦的創(chuàng)造性腦力勞動，決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。美國著名的未來學(xué)家約翰·奈斯比特在《大趨勢——改變我們生活的十個新方向》一書中指出：“在工業(yè)社會向信息社會過渡中，有五件‘最重要’的事情應(yīng)該記住，而其中的一件就是：在這個文字密集的社會里，我們比以往任何時候都更需要具備最基本的讀寫技能。這里所說的‘讀寫技能’，首先就是足以應(yīng)付日常工作和生活所需的寫作能力，也就是應(yīng)用寫作能力。”與此同時，我們還要培養(yǎng)學(xué)習(xí)文秘寫作的濃厚興趣，變被動為主動，變要我學(xué)為我要學(xué)。愛因斯坦說過：熱愛是最好的老師。對寫作有強烈的責任感和濃厚的興趣，熱愛寫作，熱愛到“忘我”、“癡迷”的程度，“衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴”，“每有會意，便欣然忘我”，樂此不疲，如饑似渴地去鉆研，廢寢忘食地去琢磨，持之以恒，這樣就一定會學(xué)得好，學(xué)得入門，就會不斷地取得進步。

　　其次，學(xué)習(xí)文秘寫作基礎(chǔ)知識，借鑒優(yōu)秀作品。

　　寫作有沒有規(guī)律可循、方法可求呢?我們的回答是肯定的。古人說：“寫作無秘雇作文有要道”，“定體則無，大體須有”，這種認識是符合辯證法的。我們所學(xué)的文秘寫作教材，就是前人文秘寫作經(jīng)驗的科學(xué)總結(jié)，就是揭示文秘寫作的一般規(guī)律、引導(dǎo)人們掌握文秘寫作方法和技巧的理論。

　　要提高文秘寫作能力，還應(yīng)有意識地選讀一些范文，以作借鑒。魯迅說過：“凡是已有定評的大作家，他的作品，全部就說明著‘應(yīng)該怎樣寫’。只是讀者很不容易看出，也就不能領(lǐng)悟。我們也應(yīng)認識到：讀書是讀他人之書，作文是作自己之文;借鑒只是從中汲取營養(yǎng)，經(jīng)消化后成為自己的東西;而不是生搬硬套，模仿抄襲，“依葫蘆畫瓢”。

　　最后，要勇于實踐，堅持多練習(xí)、多修改。

　　寫作是一種技能，技能的提高要靠實踐。實踐出真知。立足于多寫多練，這是提高寫作能力最有效的途徑。如果只讀不寫或少寫，那就會眼高手低，所學(xué)到的確良知識，將無用武之地，寫作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能補拙。只有勤學(xué)若練，堅持不懈，才會熟能生巧，運筆自如，真正學(xué)到本領(lǐng)。

　　作為文秘人員，多寫多練固然重要，但每次擬稿時，還要進行仔細的修改。多修改自己的文章也是提高文秘寫作能力的一個重要環(huán)節(jié)。多改符合人們認識客觀事物由淺入深、由片面到全面的規(guī)律，也是寫文章責任心強的一種表現(xiàn)。文章頻改，工夫自出。事實上，多一次認真修改，就多一份寫作的體驗，就多一項具體的收獲。作為稱職的秘書人員，要有高度的責任感，，養(yǎng)成修改文章的良好的良好習(xí)慣，虛心聽取領(lǐng)導(dǎo)和同志們的意見，克服怕人挑“刺”的思想，對每一篇文章反復(fù)推敲，精思細改，這樣寫作能力才能迅速地提高。