公司郵件書寫格式范文6篇
隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，越來越多的公司開始依靠電子郵件來進(jìn)行國(guó)際商務(wù)溝通和客戶服務(wù)。但是在實(shí)際商務(wù)運(yùn)做中，電子郵件寫作者往往困惑于如何使用電子郵件這一相對(duì)較新的媒介與來自不同文化背景的人進(jìn)行有效溝通。本文是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的公司郵件書寫格式范文，僅供參考。
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★拜訪客戶郵件★
★電子郵件正文格式★
★中文郵件通知★
公司郵件書寫格式簡(jiǎn)單篇：
1.稱呼：尊敬的某某某，(最好用職稱)
2.有正文，你要表達(dá)的意思用書面語(yǔ)來寫，用語(yǔ)氣敬辭，請(qǐng)，您，謝謝等，傳文件一定要用附件來上傳，并對(duì)附件進(jìn)行正確命名(以實(shí)際情況來命名，避免直接叫做新建文檔)，字體，四號(hào)，宋體。
3.有結(jié)束語(yǔ)，謝謝您，辛苦了等等，表達(dá)感激之情。
4.寫姓名和日期，留下聯(lián)系方式，以便及時(shí)聯(lián)系到本人。
公司郵件書寫格式詳細(xì)篇：
關(guān)于主題
主題要提綱挈領(lǐng)，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概括出整個(gè)郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。
1. 一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的。
2. 標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜過長(zhǎng)，不要讓outlook用~~~才能顯示完你的標(biāo)題。
3. 最好寫上來自___公司的郵件，以便對(duì)方一目了然又便于留存，時(shí)間可以不用注明，因?yàn)橐话愕泥]箱會(huì)自動(dòng)生成，寫了反而累贅。
4. 標(biāo)題要能真實(shí)反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如“王先生收”。也不要用胡亂無實(shí)際內(nèi)容的主題，例如：“嘿!”或是“收著!”。
5. 一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理。
6. 可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符(如“_、!”等)來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。
7. 回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE RE一大串。
8. 最最重要的一點(diǎn)，主題千萬不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。
關(guān)于稱呼與問候
1. 恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度
郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng);在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。
如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如“_經(jīng)理”;如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“_先生”、“小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對(duì)級(jí)別高于自已的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個(gè)“Dear ___”，顯得很熟絡(luò)。
關(guān)于格式，稱呼是第一行項(xiàng)格寫。
2. Email開頭結(jié)尾最好要有問候語(yǔ)
最簡(jiǎn)單的開頭寫一個(gè)“HI”，中文的寫個(gè)“你好”或者“您好”，開頭問候語(yǔ)是稱呼換行空兩格寫。
結(jié)尾常見的寫個(gè)Best Regards，中文的寫個(gè)“祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長(zhǎng)應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場(chǎng)合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“?！焙汀按酥隆睘榫o接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為換行頂格寫。
俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對(duì)方也能平靜的看待
正文
1. Email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順
若對(duì)方不認(rèn)識(shí)你，第一件應(yīng)當(dāng)說明的就是自已的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報(bào)的以示對(duì)對(duì)方的尊重，點(diǎn)名身份應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔扼要，最好是和本郵件以及對(duì)方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最后看。但也不可過多，有些聯(lián)系方式之類與正文無關(guān)的信息應(yīng)在簽名檔中表明。
Email正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說清楚事情;如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。
正文行文應(yīng)通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語(yǔ)句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐憎。
2. 注意Email的論述語(yǔ)氣
根據(jù)收件人與自已的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系;郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。
尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類的語(yǔ)句要經(jīng)常出現(xiàn)。
電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對(duì)別人意見的評(píng)論比須謹(jǐn)慎而客觀。“郵件門”就是深刻的教訓(xùn)。
3. Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。
如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不過長(zhǎng)，沒人有時(shí)間仔細(xì)看你沒分段的長(zhǎng)篇大論。
4. 一次郵件交待完整信息
最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會(huì)讓人很反感。
5. 盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查
這是對(duì)別人的尊重，也是自已態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開，如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。
在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自已仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯(cuò)誤。
6. 合理提示重要信息
不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱讀。
7. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述
對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會(huì)表?yè)P(yáng)你的體貼。
8. 不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用：)之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻，Business Email不是你的情書，所以：)之類的最好慎用。只用在某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場(chǎng)合。
附件
1. 如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件
2. 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理
3. 正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)
4. 附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件
5. 如果附件是特殊格式文件，應(yīng)在正文中說明打開方式，以免影響使用
6. 如果附件過大(不宜超過2MB)，應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送
語(yǔ)言的選擇和漢字編碼
1. 只在必要的時(shí)候才使用英文郵件
英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文郵件交;如果收件人是其他國(guó)家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。
2. 尊重對(duì)方的習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件
如果對(duì)方與你的郵件往來是采用中文，請(qǐng)不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他;如果對(duì)方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。
3. 對(duì)于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達(dá)水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。
4. 選擇便于閱讀的字號(hào)和字體
中文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體，英文就用Verdana或Arial字型，字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。
這是經(jīng)研究證明最適合在線閱讀的字號(hào)和字體。
不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對(duì)公務(wù)郵件。
不要為突出內(nèi)容而將字號(hào)設(shè)置過大，拉滾動(dòng)條是很麻煩的事情;也不要過小，費(fèi)神又傷眼睛。 結(jié)尾簽名
每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。
1. 簽名信息不宜過多
電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對(duì)方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會(huì)與你聯(lián)系。
引用一個(gè)短語(yǔ)作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號(hào)。但是要分清收件人對(duì)象與場(chǎng)合，切記一定要得體。
2. 不要只用一個(gè)簽名檔
對(duì)內(nèi)，對(duì)私，對(duì)熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡(jiǎn)化。對(duì)于正式的簽名檔會(huì)讓與對(duì)方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在outlook中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。
3. 簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡(jiǎn)體、繁體或英文，以免出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。
公司郵件書寫格式范文篇一：
尊敬的(王經(jīng)理)：
我是某大學(xué)張某，(個(gè)人情況介紹)，我的詳細(xì)簡(jiǎn)歷已經(jīng)以附件形式發(fā)送到您的郵箱，請(qǐng)您查收，期待您的回信，謝謝您，辛苦了。
我的聯(lián)系方式為：___________，qq：___________，郵箱：___________
此致，敬禮
張某
__年_月_日
公司郵件書寫格式范文篇二：
From: ___(你的名字)
ABC company (你的公司名)
Add:__,__(你的公司地址)
Tel.: +86-______
Fa_: +86-_____
E-mail: ______
Dear sir or madam,
how are you doing?
我們是某某公司的,我在___網(wǎng)上看到貴公司有生產(chǎn)和銷售____產(chǎn)品,這些產(chǎn)品正是我們目前急需采購(gòu)的東西(客人應(yīng)該有貨號(hào)什么的),你把客人的貨號(hào)告訴他,然后附上你們的要求..請(qǐng)對(duì)方給報(bào)價(jià)................Your quick reply will be appreciated!
Best regards
___(你的名字)
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