一、準確

　　(一)認真辨析詞義

　　西方有作家說，要表現(xiàn)一個事物，只有一個名詞是準確的;要描繪一種狀態(tài)，只有一個形容詞是準確的;要說明一個動作，只有一個動詞是準確的。寫作的主要工作之一，就是找到這一個準確的名詞、形容詞、動詞。這話對于文學創(chuàng)作來說未必適用，因為文學語言不循常規(guī)，而作家的創(chuàng)造性語言又因其個性和素質(zhì)的差異各有特色，很難說哪個詞語是絕對準確的。這話用于公文寫作，倒是比較確切的。

　　在漢語中，有大量的意義相同或相近的詞匯，稱為同義詞或近義詞。其實，即使是同義詞，細細分辨起來還是有些微妙的差異。譬如，“優(yōu)異”、“優(yōu)秀”、“優(yōu)良”，這三個詞粗看相近，細看則有程度的區(qū)別。“鼓舞”、“鼓動”、“煽動”，從動作的方向和力度上看并無差異，但感情色彩卻很不相同。寫作公文，必須在詞語的細微差別和感情色彩上仔細斟酌。

　　(二)講究語法和邏輯

　　公文寫作語言的規(guī)范性，體現(xiàn)在句子上就是造句合乎語法規(guī)則、合乎邏輯。

　　首先，句子成份要完整。漢語構(gòu)句有主、謂、賓、定、狀、補六種句子成份，其中主語、謂語、賓語是主干成份，定語、狀語、補語是輔助句子成份。對于每一個句子來說，主干成份也不是必不要少的，但是省略有省略的規(guī)則，不能任意省略和無故殘缺。例如：“廠領導的做法，受到了全廠職工的熱烈歡迎。對他們聯(lián)系群眾、實事求是的作風給以很高評價。”后一個句子就殘缺句子成份。誰給以評價?少了主語，違反了語法規(guī)則，意義也不明白了。

　　其次，句子中詞語之間的搭配要恰當。詞語相互搭配在一起，必須符合事理和習慣，否則就是不通。如：“這種精神充滿了各個村莊，開遍了全鄉(xiāng)的各個角落。”精神無形，說它充滿了某一空間，已經(jīng)十分勉強，又說它開遍了各個角落，更是無稽之談。改成“精神文明之花開遍了全鄉(xiāng)”，才算通順。

　　其三，造句還要講究邏輯性。有些句子語法上沒有問題，卻出現(xiàn)了種屬概念并列、自相矛盾等邏輯錯誤。如：“他們加強了對團員和青年的思想教育。”團員是青年的一部分，團員和青年是不能相互并列的。“把所有農(nóng)產(chǎn)品都基本上納入了計劃軌道。”“所有”表示全部，“基本”表示不完全，它們表述的意義產(chǎn)生了矛盾，讀者不知道哪個詞語表達的意義是可信的，就會無所適從。

　　二、簡練

　　(一)用語精確，一以當十

　　在生活中我們都有這樣的體會：有時一兩個詞句，就能把要說的意思清楚完整地表達出來;有時，說了很多話，要表達的意思卻仍然不清楚。從理論上說，人類創(chuàng)造的成熟的語言，足以表達人類的常規(guī)的思想和情感，至于文學作品中那些復雜微妙的心境，有時只可意會、不可言傳，只能借形象曲折地加以表現(xiàn)，在公文寫作中是不常出現(xiàn)的。公文寫作中之所以有用語繁多意思仍不明白的情況，多半是由于用語不精確，只好增加語句去彌補，結(jié)果反而是“言愈多而理愈亂”。

　　(二)盡量使用短句

　　五四時期，現(xiàn)代漢語的書面語言還不成熟，不少作家借鑒歐化的句法來寫文章，句子寫得長長的，句子內(nèi)部的成份多多的，閱讀起來雖別有風味，讀者卻常常需要再三反復，才能弄明白句子復雜的含義。這種現(xiàn)象現(xiàn)在已經(jīng)很少了。還是著名作家老舍的做法值得肯定。他說，他寫文章，總喜歡寫短句子，七八個字一句，十個字左右一句。他認為，這樣寫，讀者好讀，意思也簡練明白。有人統(tǒng)計過他的名篇《濟南的冬天》，說其中超過11個字的句子只有6句，超過14個字的句子只有兩句。請看下面的文句：

　　設若單單是有陽光，那也算不了出奇。請閉上眼睛想：一個老城，有山有水，全在藍天底下，很暖和安適地睡著，只等春風來把它們喚醒，這是不是個理想的境界?老舍用這樣的短句，寫出了多么精致而優(yōu)美的文章!公文與文學雖然是不同質(zhì)的語言，但基本道理是相通的。為了做到簡練，不妨學學老舍。

　　(三)適當采用文言詞語

　　前面談到公文語言的模式化的時候，已經(jīng)談到公文對文言詞語的繼承問題。繼承文言詞語的一個主要原因，就是文言詞語比現(xiàn)代漢語更精練。例如“來函收悉”四個字，要換成“來信收到，內(nèi)容盡知”，文字多了一倍，意思卻一點也沒增加。而且這還不是真正的白話。要換成“你們的來信我們收到了，其中的內(nèi)容經(jīng)過閱讀都已明白了”，才是真正的白話，可那豈不是大煞風景?

　　運用文言詞語，要注意不得生吞活剝，食古不化，要適當、活用、自然、流暢。建國初期周恩來撰寫的一個指令，是活用文言詞語的典范：

　　查我國具有歷史文化價值之文物圖書，過去反動統(tǒng)治時代，往往官商勾結(jié)，盜運出口，致使我國文化遺產(chǎn)蒙受莫大損失。今反動政權(quán)業(yè)已推翻，海陸運輸均已暢通，為防止此項文物圖書繼續(xù)失散起見，特制定“禁止文物圖書出口暫行辦法”，隨令頒發(fā)，希即轉(zhuǎn)令所屬遵照辦理為要。

　　在這段文字中，古代文言和現(xiàn)代白話完美地結(jié)合在一起，簡潔明了，自然流暢，完全沒有一味因襲的陳腐氣。

　　三、質(zhì)樸

　　(一)不做作，不生造

　　大方、莊重、樸實，是公文語言的基本風格。公文語言忌諱華麗、造作、賣弄。魯迅先生在《答北斗雜志社問》中曾提出“不生造除自己之外，誰也不懂的形容詞之類”。毛澤東在《反對黨八股》中，也發(fā)表過類似的意見，說：“我們‘生造’的東西太多了，總之是‘誰也不懂’。”在當前的公文寫作實踐中，這種現(xiàn)象還沒有完全杜絕。

　　做作、生造的原因有兩個：一個是虛榮心導致的錯覺，以為語言越新異越能顯示作者的才華，于是生硬地造出一些自以為高超的新詞來，向別人炫耀。另一個原因是對詞語的運用還沒有達到得心應手的程度，對其含義還不能準確辨析。只要端正文風，刻苦學習，這些毛病并不難克服。

　　(二)不溢美，不虛飾 溢美、虛飾，也是公文語言的大忌。

　　例如，表揚一個醫(yī)生醫(yī)術高明，就說他是“當代華佗”;醫(yī)德高尚，就說他是“當代白求恩”。說某人工作刻苦，動不動就說他廢寢忘食，甚至說他連續(xù)幾天幾夜不合眼堅守在工作崗位上。這些溢美之辭既不真實，也不感人，效果往往適得其反。還有人熱衷于一些空洞輕浮的言辭，例如：“一把手親自抓，縣委委員人人抓，分管委員認真抓，主管部門直接抓，有關部門配合抓，村鎮(zhèn)黨委層層抓”，這些語言，也許它的作者還頗為得意，認為自己抓住了經(jīng)驗，寫出了文采。其實，這里面都是廢話，什么經(jīng)驗也沒有;虛飾之辭，也談不上文采。