秘書溝通交談禮儀
秘書最常用的就是溝通禮儀了，那么你知道溝通禮儀有那么規(guī)范嗎?下面小編給大家介紹關(guān)于秘書溝通禮儀的相關(guān)資料，希望對(duì)您有所幫助。
秘書溝通禮儀
(1)語(yǔ)言與話題的選擇
在對(duì)外交往中，選用的語(yǔ)言是有講究的。
在正式的官方活動(dòng)中：需要使用本國(guó)的國(guó)語(yǔ)，以體現(xiàn)國(guó)家主權(quán)的尊嚴(yán)。
在非官方的商務(wù)活動(dòng)中：可以使用國(guó)際通用的語(yǔ)言或是雙方都懂的語(yǔ)言，或者配備翻譯。
話題的選擇，不僅僅是技巧問題、禮儀問題，有時(shí)甚至可以成為政治問題，以致造成外交方面的糾紛，所以務(wù)必要小心.
以下的話題，是應(yīng)該避開的：
①政治話題。
②個(gè)人隱私問題。
③非議他人
④庸俗下流的話題。
(2)談話的態(tài)度
在對(duì)外交往中，我們總會(huì)發(fā)現(xiàn)雙方的觀點(diǎn)、處理問題的方法有許多不同之處。
在談話態(tài)度上表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
①誠(chéng)懇坦率。
②明確直率。
③堅(jiān)持原則。
(3)聲音與語(yǔ)氣
在涉外工作中，秘書特別要注意控制自己的音量。中國(guó)人說話的聲音一般比較大。但在國(guó)際禮儀中，以說話聲音適度為有修養(yǎng)。
所謂的適度：是以能讓參加者聽清而不影響其他的人為準(zhǔn)，這樣的音量相對(duì)于中國(guó)人來(lái)說是偏低的。
另外，語(yǔ)氣很重要：
一方面語(yǔ)氣要體現(xiàn)禮貌，多用謙詞敬語(yǔ);
另一方面，不論對(duì)方單位規(guī)模多大、多么著名，己方也要不卑不亢，不能曲意奉承、委曲求全，以至于丟失了自己的人格和國(guó)格。
(4)傾聽者的禮貌
作為傾聽的一方，相對(duì)比較被動(dòng)。
傾聽者應(yīng)該學(xué)會(huì)從談話中獲得有益的信息。
作為傾聽者，要和說話者有眼光上的交流和語(yǔ)言上的呼應(yīng)。
五、姿態(tài)舉止的禮節(jié)
1.正確的站姿、坐姿、行姿
正確的站、坐、行姿態(tài)是其他禮節(jié)的基礎(chǔ)，是舉止正派的表現(xiàn)。
正確的站姿關(guān)鍵要把腰挺直，收腹、挺胸、收臀;頭要正，要有向上頂?shù)母杏X，目光平視前方，雙臂自然下垂;腿要并攏，腳后跟要貼緊，腳尖微微外撇。
男性的腿可以分開一點(diǎn)。不可以靠著墻或門框站著，這樣容易讓人覺得散漫、懶惰甚至不正派。從上身看，正確的行姿要基本像站立一樣挺拔，重心略向前傾，雙臂自然擺動(dòng)，雙眼目視前方，頭要端正。步幅可以根據(jù)個(gè)人的身高來(lái)調(diào)整，身高腿長(zhǎng)，步幅就大，個(gè)子矮小，步幅就小。另外，服裝也影響行姿，女性穿裙裝，走路忌諱八字腳、駝背含胸。
在公務(wù)場(chǎng)合、涉外場(chǎng)合，坐姿一定要端正。正確的坐姿是：
落座輕穩(wěn)，坐下后不松懈。特別是坐沙發(fā)時(shí)，不能像抽去骨頭似的堆在那里;雙肩平正放松，兩手自然放于腿上，也可以一臂彎曲放在沙發(fā)扶手上，掌心向下。
男性雙腿可以分開約一拳的距離，女性腿要并攏，絕不能叉開腿坐，特別是在穿短裙時(shí)更要注意;也可以雙腿斜向一方，雙腳交叉，雙膝靠攏。
在一般場(chǎng)合下，蹺腿是可以的，但不能抖腿，更不能把鞋挑在腳尖上。在比較嚴(yán)肅的場(chǎng)合，坐椅子面積的三分之二就可以了。如果對(duì)方是很重要的客人，與之談話時(shí)，身體可以略略向前傾，而不要靠椅子背。
2.手勢(shì)的運(yùn)用
適當(dāng)?shù)剡\(yùn)用手勢(shì)有助于表達(dá)自己的想法，但頻率不可以過高，幅度不宜過大。在涉外場(chǎng)合中，還要看交往對(duì)象。
英國(guó)人較為拘謹(jǐn)，舉止較為沉穩(wěn)，幅度小;
美國(guó)人大多性格外向，手勢(shì)幅度相對(duì)大。
特別需要注意的是：我們的一些習(xí)慣性的手勢(shì)，在涉外場(chǎng)合最好不要用，以免引起誤解或造成失禮。
指示的手勢(shì)應(yīng)該使用右手，四指并攏，大拇指自然張開來(lái)指點(diǎn)遠(yuǎn)處的事物或人。要指出近處文件中的某行字，可以使用右手食指。與阿拉伯國(guó)家或者印度人打交道時(shí)，一定不要使用左手做這些事情，因?yàn)樗麄冋J(rèn)為左手不干凈，用左手是對(duì)他人的冒犯。
表示勝利和成功時(shí)：右手食指、中指向外伸出，構(gòu)成一個(gè)英文字母“V”字，用以表示勝利。運(yùn)用這一手勢(shì)時(shí)，一定要使掌心向外。
表示事情順利時(shí)：有些人愛用右手的拇指和食指做成一個(gè)圈，其余三個(gè)手指伸出，表示“OK”，一切順利，在美國(guó)可以這樣示意;在日本則表示錢;而在南美洲的巴西，則表示非常下流的意思。
指點(diǎn)自己不要使用右手食指或者大拇指，這樣會(huì)顯得很粗俗。在與外賓談話當(dāng)中，若涉及自己時(shí)，可以伸出右手，手指并攏，手掌朝向身體，輕輕按在左胸前，這樣既文明又顯出自尊自信的內(nèi)在修養(yǎng)。
當(dāng)然手勢(shì)的運(yùn)用也要因人、因場(chǎng)合而定。秘書自己要處理好，在必要時(shí)也要提醒領(lǐng)導(dǎo)。
1)伸食指以食指指人，很多東方國(guó)家認(rèn)為是不禮貌的，在西方國(guó)家則認(rèn)為這是批評(píng)、嫌惡被指之人，在我國(guó)，卻只是指一下罷了。彎曲食指，我國(guó)表示“9”，到了美國(guó)就成了召喚人了。豎起食指，除了像我國(guó)習(xí)慣可以表示“1”以外，法國(guó)人以此表示“請(qǐng)求提出問題”，緬甸人以此表示“拜托”，新加坡人以此強(qiáng)調(diào)重要性，在澳大利亞，卻表示“再來(lái)一杯啤酒”。
2)伸拇指翹起拇指，可表贊揚(yáng)之意，亦可表“為首”、“為大”。但在澳大利亞，這有惡意罵人的含義，意大利人又以此表數(shù)字“尸，而英國(guó)人則表示他想搭車。
3)其他指勢(shì)豎起二指呈“V”型，我國(guó)表示“2”，英語(yǔ)國(guó)家表“成功”、“勝利”;但手心向內(nèi)的豎起二指卻是侮蔑性的。拇指食指曲成圓圈，掌心向外，再豎起另外三指，便是“OK”手勢(shì)，這在美國(guó)表示同意首肯，在法國(guó)表示“o”，在印度表示正確，在泰國(guó)表示“沒問題”，在日本、韓國(guó)表示金錢，在巴西表示引誘女人，在突尼斯表示傻瓜、無(wú)用。此外，表“5”以上，“10”以內(nèi)的數(shù)，外國(guó)人不用一只手比劃，當(dāng)然也不明白我國(guó)用一只手表示的這些意思。
4)左手在許多地方，人們認(rèn)為左手是不干凈的，因此必須以右手為尊，右手為貴。不能以左手收受禮物、遞接?xùn)|西，不能以左手吃飯。在印度、泰國(guó)、印尼、阿拉伯國(guó)家和一些非洲國(guó)家都如此。
5)其他動(dòng)作我國(guó)年長(zhǎng)者撫摩小孩頭頂以表喜愛，而在佛教國(guó)家則萬(wàn)萬(wàn)不可。阿拉伯人喜歡觸摸對(duì)方，并聞對(duì)方的氣味。我國(guó)以點(diǎn)頭表同意，搖頭表否定，但在阿爾巴尼亞、保加利亞、尼泊爾等國(guó)恰好相反，點(diǎn)頭否定，搖頭才是肯定。日本人點(diǎn)頭不表同意，只表理解，而阿拉伯國(guó)家點(diǎn)頭只是禮貌而已。
雙臂交叉置于胸前，許多地區(qū)認(rèn)為既不雅觀亦無(wú)含義，而斐濟(jì)卻以這一身姿表示對(duì)說話者的傾聽和敬重。招呼飯店服務(wù)員，西班牙人吹口哨，非洲人敲打桌子，這在他們都是合乎禮儀的。
3.適當(dāng)?shù)谋砬?/p>
在涉外活動(dòng)中，秘書人員的待人態(tài)度和表情異常重要?？梢哉f，秘書是組織形象的代表，管理水平、人員素質(zhì)都會(huì)通過秘書的形象反映出來(lái)。
概括起來(lái)，主要有以下幾種情況：
①公務(wù)注視。在公務(wù)活動(dòng)中的嚴(yán)肅場(chǎng)合，目光應(yīng)該注視對(duì)方雙眼以上的額頭部位。
②社交注視。在社交場(chǎng)合，目光應(yīng)該注視對(duì)方雙眼以下、下顎以上的部位。
③親密注視。這種注視適用于親朋好友之間，或是戀人之間、夫妻之間，即目光注視對(duì)方的上半身。
場(chǎng)合越是嚴(yán)肅，目光就越是不能到處游動(dòng)，越要穩(wěn)定一些.
微笑的人使人感到和藹可親，可以信賴，讓人緊張的心理為之放松，所以，國(guó)外的單位都把微笑作為雇員接待顧客的重要禮節(jié)。
能夠微笑著接待來(lái)訪的客人，并不容易做到，這需要經(jīng)過一番訓(xùn)練或者磨煉才能做到，要控制自己的不良情緒，不以自己的喜好來(lái)對(duì)待客人。
4.進(jìn)餐禮節(jié)
(1)飲酒禮節(jié)
中餐餐桌上可以同時(shí)上啤酒、白酒、葡萄酒，西餐餐桌上只上葡萄酒。
中餐的禮節(jié)之一是向客人勸酒敬菜，客人喝得多，主人會(huì)覺得有面子。
西餐禮節(jié)是分餐制，主賓互相敬酒，但不勸酒。主人認(rèn)為客人喝多少酒是客人自己的事情，應(yīng)該尊重客人的選擇。這點(diǎn)上，充分體現(xiàn)了中西方文化的差異。
(2)中餐禮節(jié)
中餐最為重要的禮節(jié)是使用筷子的禮節(jié)。
有六個(gè)方面的禁忌應(yīng)予以注意：
第一忌諱把筷子插在飯碗里;
第二忌諱用筷子敲打餐具;
第三忌諱吸吮筷子后再去夾菜;
第四忌諱使用自己的筷子為客人夾菜;
第五忌諱夾菜時(shí)在盤中翻檢;
第六忌諱連續(xù)夾菜而不用飯。
建議在宴請(qǐng)外賓時(shí)，不要為他們夾菜，哪怕是使用公筷。為了表示熱情友好的禮節(jié)，可以向其介紹各種菜肴的做法、口味，隨其選擇。
中餐的湯很燙，和西餐完全不同。湯上來(lái)之后，應(yīng)該提醒外賓注意這一點(diǎn)。不能用嘴去吹涼或者使用勺子來(lái)回?cái)?。放在一邊稍微涼一涼即可?/p>
(3)西餐禮節(jié)
首先，要了解西餐的“4M原則”：第一：Menu，精美的菜單;第二：Mood，迷人的氣氛;第三：Music，動(dòng)人的音樂;第四：Manners，優(yōu)雅的禮節(jié)。西餐宴會(huì)自始至終要貫穿這"4M原則”
其次，要重點(diǎn)了解其中的第四個(gè)原則，即“優(yōu)雅的禮節(jié)”。西餐桌前的一舉一動(dòng)，都有講究的禮儀規(guī)范?，F(xiàn)簡(jiǎn)單介紹如下。
1)入席：赴西式宴會(huì)應(yīng)首先向女主人招呼握手，然后再轉(zhuǎn)向男主人，這是西方的習(xí)俗，顛倒了次序是失禮的。女主人的右邊是男主賓，男主人的右邊則是女主賓。男賓入席時(shí)如發(fā)現(xiàn)左邊有女賓時(shí)，應(yīng)替女賓拉開椅子，待其就座后，方可自己坐下，女賓此時(shí)也應(yīng)表示感謝。
西式宴會(huì)上一切以女主人的行動(dòng)為準(zhǔn)。女主人如起立迎客，或舉杯祝酒，大家都應(yīng)陪同起立、舉杯，以示禮節(jié)。
2)餐巾：餐巾是西餐特有的。入座后攤開餐巾或離座前收起餐巾，都要以主人為先。干杯、致詞，或中途要臨時(shí)離席，可將餐巾放在椅子上。宴會(huì)結(jié)束離席時(shí)，應(yīng)將餐巾大致折疊一下放在桌子上，表示不想再吃了。用餐中途可用餐巾輕輕擦去嘴邊和手上的油漬和臟物，女士要注意擦嘴時(shí)不要讓口紅弄臟餐巾。不能用餐巾來(lái)擦餐具和桌子。
餐巾的使用方法
當(dāng)作指揮信號(hào)。西餐的一個(gè)禮節(jié)是一切聽從女主人的安排.宴會(huì)開始的信息是女主人拿起餐巾，結(jié)束的信號(hào)是女主人拿起餐巾沾沾嘴，然后把餐巾放在桌上。
用來(lái)保護(hù)服裝。餐巾打開后對(duì)折，放于大腿上，用來(lái)保護(hù)服裝。不能圍在脖子上或塞在衣扣里。
餐巾只能用來(lái)擦嘴、擦手指尖，而不能用來(lái)擦臉和脖子。
3)刀叉的使用：西餐的餐具是刀、叉、勺。左手持叉，右手持刀或者勺。
刀叉不可以碰響餐具，不可以手持刀叉比比劃劃。
咖啡勺、茶勺只能用來(lái)攪拌，而不能用來(lái)盛咖啡或者茶來(lái)喝。刀叉是西餐中最主要的進(jìn)餐用具。習(xí)慣用法是左手持叉，右手握刀。歐洲式吃法是：左手用叉按住食物，右手將食指按在刀背上，用刀把食物切成小塊，再用左手握的叉子叉住切下的小塊食物送人口中，切下一小塊吃一小塊。美國(guó)式吃法稍有不同，即按上述方法將食物切成小塊后，將刀斜放在盤子上，騰出右手改持叉子將小塊食物送人口中，甚至可以將叉齒向上，把食物鏟著送人口中，然后，叉子再改用左手持，右手再持刀切割，周而復(fù)始。不論哪種方式，都必須切割一塊吃一塊，而不能將盤中食物先全部切碎，再持叉一塊接一塊吃。有的食物如用叉子可以分割，就不一定非用刀不可。
盤中的食物如需推移，應(yīng)用刀推移，必要時(shí)可用左手持刀推移。不能轉(zhuǎn)動(dòng)盤子以轉(zhuǎn)變食物堆放的方位。所有的食物，都要用叉子取食，切忌用刀叉著進(jìn)食。吃面條也是用叉，但要用叉卷起來(lái)送進(jìn)口，不可挑起來(lái)吃。刀、叉等餐具用畢后，要放置于盤碟上，不能放在碗內(nèi)。
刀叉取用的順序，按上菜的順序由外向內(nèi)取用，吃一道菜，用一副刀叉，用完后將刀叉并排放在盤中央，刀右叉左，叉面向上，湯匙把向著自己，表示用餐完畢，服務(wù)員見了會(huì)將餐具撤走。如有事暫離餐桌，可將湯匙斜放，刀叉交叉擺放在盤中或擺成八字形擱在盤邊，刀叉頭均朝外，這表示還沒有吃完，服務(wù)員就不會(huì)來(lái)撤去餐具。千萬(wàn)不要把刀叉并在一起橫放在盤子上，頭向左前方，刀刃對(duì)著自己或他人，這是西餐桌上的禁忌。
4)就餐：西餐的菜肴由左邊上，飲料由右邊上。大型宴會(huì)通常由服務(wù)員用大托盤托著菜肴至賓客面前，由賓客自己取食。賓客對(duì)每一道菜多少總要取一點(diǎn)，放人自己的盤中，盡量不要多取吃剩。西餐的上菜順序是：面包、湯、各類菜肴、甜點(diǎn)、水果、咖啡或紅茶。正式宴會(huì)的內(nèi)容可能更加豐富。
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