持續(xù)溝通提升績(jī)效的口才技巧
如果沒有考核表格，我們一樣也可以做績(jī)效管理，一樣可以改善員工的績(jī)效，渠道就是經(jīng)理和員工之間高效的績(jī)效溝通，目標(biāo)是改善員工的績(jī)效，進(jìn)而改善企業(yè)的績(jī)效。下面是小編為大家收集關(guān)于持續(xù)溝通提升績(jī)效的口才技巧，歡迎借鑒參考。
一、及時(shí)反饋考評(píng)結(jié)果
及時(shí)向被考評(píng)者反饋考評(píng)結(jié)果信息是每一位考評(píng)者的責(zé)任和義務(wù)，也是績(jī)效溝通的重要步驟要求。我們要求各考評(píng)者在考評(píng)結(jié)束后一周內(nèi)及時(shí)(一般為每月10日左右，最遲每月15日前)將考評(píng)結(jié)果反饋給被考評(píng)者。具體反饋一般由直接考評(píng)者負(fù)責(zé)執(zhí)行，例如總監(jiān)負(fù)責(zé)對(duì)直屬經(jīng)理、主管的反饋，經(jīng)理、主管負(fù)責(zé)對(duì)直屬崗位人員的反饋。反饋內(nèi)容包括考評(píng)表(指標(biāo)得分)、考評(píng)總得分、績(jī)效等級(jí)、績(jī)效工資差額、績(jī)效面談?dòng)涗浀刃畔ⅰ?/p>
二、全面績(jī)效面談
我們調(diào)查過被考評(píng)者對(duì)績(jī)效面談的看法，訪談中發(fā)現(xiàn)每一位被考評(píng)者都希望能與上司進(jìn)行績(jī)效溝通，特別是當(dāng)月績(jī)效與往期相比變化較大時(shí)。訪談中我們還注意到希望績(jī)效溝通與職務(wù)高低無關(guān)，普通職員是這樣，主管、經(jīng)理是這樣，總監(jiān)也是這樣。
有績(jī)效考評(píng)，就有績(jī)效面談。
從去年5月份開始推行的績(jī)效面談為績(jī)效溝通管理工作打下了較好的基礎(chǔ)。今年隨著績(jī)效考評(píng)軟件系統(tǒng)的上線，我們公司開始強(qiáng)制推行全面績(jī)效面談——將績(jī)效面談?dòng)涗洷硖砑拥娇荚u(píng)軟件系統(tǒng)中，如果考評(píng)者沒有完成績(jī)效面談?dòng)涗?，則無法完成考評(píng)操作?？?jī)效面談的很多內(nèi)容都相當(dāng)于定性考評(píng)，與客觀的量化數(shù)據(jù)一起就構(gòu)成了比較完整的績(jī)效考評(píng)結(jié)果，統(tǒng)一保存在績(jī)效考評(píng)軟件系統(tǒng)中，可供歷史查詢。隨著時(shí)間的推移，這些都將成為公司重要的人力資源資料信息。
三、重點(diǎn)溝通輔導(dǎo)
我們公司要求各部門必須對(duì)當(dāng)月績(jī)效等級(jí)被評(píng)為C/D的員工進(jìn)行重點(diǎn)溝通輔導(dǎo)，并要求完成紙質(zhì)檔溝通輔導(dǎo)記錄——《績(jī)效改進(jìn)輔導(dǎo)跟蹤表》。
《績(jī)效改進(jìn)輔導(dǎo)跟蹤表》的主體部分有四項(xiàng)：① 績(jī)效現(xiàn)狀描述;② 改進(jìn)建議/輔導(dǎo)安排;③ 改進(jìn)承諾與計(jì)劃;④ 跟進(jìn)評(píng)估。其中前兩項(xiàng)由考評(píng)者填寫并簽名確認(rèn)，第三項(xiàng)由被考評(píng)者填寫并簽名確認(rèn)，第四項(xiàng)由人力行政部負(fù)責(zé)跟進(jìn)。
這張表是在績(jī)效管理實(shí)操中多次修改完成設(shè)計(jì)的，符合現(xiàn)階段的使用要求。其中第三項(xiàng)是亮點(diǎn)，由被考評(píng)者填寫“改進(jìn)承諾與計(jì)劃”并簽名確認(rèn)，一方面可以避免考評(píng)者完全按自己的思路從表頭填到表尾，另一方面可以激發(fā)員工的自主管理意識(shí)，借助員工承諾管理的力量。
四、管理制度建設(shè)
公司《績(jī)效管理制度》中有多項(xiàng)條款都是指向績(jī)效溝通管理的，今年我們還特別推出了《績(jī)效溝通輔導(dǎo)管理辦法》，專門對(duì)績(jī)效溝通管理進(jìn)行規(guī)范和控制。隨著績(jī)效溝通體系的初步建立，我們公司的績(jī)效溝通管理工作將不斷向前推進(jìn)，下一步的工作思路和工作方向：
1、增加考評(píng)結(jié)果自動(dòng)反饋系統(tǒng)
目前由考評(píng)者負(fù)責(zé)向直屬崗位人員反饋考評(píng)結(jié)果信息，這是主要的反饋渠道，我們擬在這個(gè)基礎(chǔ)上增加系統(tǒng)自動(dòng)反饋渠道。自動(dòng)反饋有兩種實(shí)現(xiàn)方案：一是通過考評(píng)軟件系統(tǒng)與內(nèi)部郵件系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，考評(píng)操作完成后，考評(píng)系統(tǒng)自動(dòng)將績(jī)效考評(píng)結(jié)果信息發(fā)送到對(duì)應(yīng)的被考評(píng)者郵箱;二是為每一位被考評(píng)者安裝績(jī)效考評(píng)軟件系統(tǒng)，員工可以自己登錄查詢當(dāng)月績(jī)效考評(píng)結(jié)果信息和歷史考評(píng)記錄信息。具體方案將與公司IT溝通后確定，預(yù)計(jì)從明年上半年可以開始實(shí)施。
2、將績(jī)效溝通輔導(dǎo)納入考評(píng)范疇
目前我們公司的績(jī)效溝通工作由人力行政部主導(dǎo)推進(jìn)，一般通過控制績(jī)效溝通輔導(dǎo)記錄和抽樣回訪的方式來進(jìn)行監(jiān)督管理。以后隨著績(jī)效溝通工作的進(jìn)一步推進(jìn)和細(xì)化，可以考慮將績(jī)效溝通輔導(dǎo)直接納入考評(píng)范疇，對(duì)績(jī)效溝通輔導(dǎo)工作執(zhí)行較好的考評(píng)者進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)績(jī)效溝通輔導(dǎo)工作未執(zhí)行到位的考評(píng)者視情況進(jìn)行懲罰。這項(xiàng)考評(píng)(績(jī)效溝通輔導(dǎo)執(zhí)行情況獎(jiǎng)懲的執(zhí)行)前期由人力行政部負(fù)責(zé)，當(dāng)形成一定氛圍后可直接交由各部門負(fù)責(zé)。
當(dāng)然除了推出管理措施外，我們也將組織更多的溝通輔導(dǎo)技巧方面的交流培訓(xùn)。相信公司績(jī)效溝通體系的不斷完善，將直接推動(dòng)持續(xù)有效的績(jī)效溝通輔導(dǎo)，激勵(lì)員工改進(jìn)績(jī)效，從而促進(jìn)公司績(jī)效的提升。
我把績(jī)效管理中的溝通歸納為“3+1”的對(duì)話過程，所謂“3+1”，即把績(jī)效管理看成是一個(gè)分三步走的對(duì)話過程，外加一個(gè)控制過程，三步走的對(duì)話過程包括對(duì)話績(jī)效目標(biāo)、對(duì)話績(jī)效輔導(dǎo)和對(duì)話績(jī)效評(píng)估，控制過程是記錄的績(jī)效，建立員工業(yè)績(jī)檔案。通過這三個(gè)過程的對(duì)話，使管理者和員工對(duì)績(jī)效考核的指標(biāo)以及指標(biāo)的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成一致。
設(shè)定考核目標(biāo)
在績(jī)效周期內(nèi)，管理者作為員工的績(jī)效合作伙伴和輔導(dǎo)員對(duì)員工進(jìn)行有效的績(jī)效輔導(dǎo)，與員工開展持續(xù)的對(duì)話溝通，幫助員工正確認(rèn)識(shí)工作當(dāng)中存在的障礙和困難，為員工提供資源支持，對(duì)員工進(jìn)行適時(shí)的指導(dǎo)，并把自己對(duì)員工績(jī)效的建議和看法告訴員工。讓員工感覺到管理者是作為支持者和幫助者的身份與自己對(duì)話的，使員工從內(nèi)心愿意接受管理者的指導(dǎo)，愿意做出改變，為達(dá)成績(jī)效目標(biāo)而積極工作，并主動(dòng)與管理者溝通，尋求管理者的支持。這樣，在管理者和員工的共同努力下，員工的績(jī)效目標(biāo)會(huì)朝好的方向發(fā)展，最終實(shí)現(xiàn)和超越這些目標(biāo)。
與員工做績(jī)效考核面談
考核時(shí)間到來的時(shí)候，就可以進(jìn)行績(jī)效評(píng)估對(duì)話了，由于在制定績(jī)效目標(biāo)的時(shí)候以及績(jī)效周期內(nèi)，管理者與員工做了充分的溝通和對(duì)話，那么，績(jī)效考核就不再是一個(gè)困難的事情。管理者也不再單獨(dú)打分，而是與員工以對(duì)話的形式一起打分，與員工做績(jī)效考核面談，在面談中，管理者對(duì)員工上一績(jī)效內(nèi)好的表現(xiàn)進(jìn)行總結(jié)，并提出表揚(yáng)，激勵(lì)員工繼續(xù)努力。同時(shí)，管理者也應(yīng)該直接、具體地指出員工不好的表現(xiàn)，并征求員工的意見，看看自己的看法與員工的想法是否一致，如果不一致，那么繼續(xù)進(jìn)行深入溝通，直至雙方達(dá)成一致，最后管理者還應(yīng)對(duì)員工提出改進(jìn)意見，幫助員工制定績(jī)效改進(jìn)計(jì)劃，達(dá)到改善員工績(jī)效的目的。
觀察和記錄員工表現(xiàn)
另外，非常重要的一點(diǎn)是，績(jī)效考核應(yīng)以“沒有意外”為原則，即績(jī)效考核的時(shí)候，管理者和員工對(duì)一些考核指標(biāo)的完成情況以及員工的績(jī)效表現(xiàn)的看法應(yīng)該是一致的，至少不會(huì)出現(xiàn)較大的分歧，這是也保證績(jī)效考核結(jié)果公平的一個(gè)根本準(zhǔn)則，必須嚴(yán)格遵守。
那么，為了做好這一點(diǎn)，管理者就應(yīng)該在績(jī)效溝通中注意觀察和記錄員工的表現(xiàn)，形成員工業(yè)績(jī)檔案，這也是對(duì)績(jī)效管理的過程進(jìn)行控制的一個(gè)很好的手段。對(duì)員工好的績(jī)效表現(xiàn)和不好的績(jī)效表現(xiàn)都要記錄，尤其是不好的績(jī)效表現(xiàn)，在記錄的時(shí)候還要請(qǐng)員工簽字確認(rèn)，以免以后在考核的是否發(fā)生不必要的爭(zhēng)執(zhí)。
記錄員工績(jī)效的主要方法是關(guān)鍵事件法，即對(duì)員工績(jī)效有重大影響的事件進(jìn)行記錄。當(dāng)然除此之外，其他的一些方法也是很重要的，比如：工作總結(jié)、各類報(bào)表、分析報(bào)告等。記得北美著名績(jī)效管理專家羅卜特。巴克沃先生講過一個(gè)故事。有一次，某著名企業(yè)的人力資源總監(jiān)繪聲繪色地向他介紹企業(yè)引進(jìn)的績(jī)效管理軟件系統(tǒng)。憑借這套系統(tǒng)，績(jī)效目標(biāo)的設(shè)定由主管和員工通過電腦網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行。每當(dāng)考核的時(shí)候，績(jī)效考核也是全部通過電腦網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，主管只需要在電腦上填寫考核打分表，然后把表格發(fā)給員工，讓員工在考核表進(jìn)行電子簽名，再發(fā)回到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，就可以了。這樣節(jié)省了大量的時(shí)間，而且不受地域的限制，非常方便，非常受管理者的歡迎。
聽了這位總監(jiān)的講述，巴克沃說，“其實(shí)科技在給人帶來方便的同時(shí)，也在破壞一些東西，績(jī)效管理是員工與直接主管面談溝通的過程，在電腦上完成績(jī)效目標(biāo)的設(shè)定和績(jī)效考核的過程，使得員工和直接主管失去了面對(duì)面溝通的機(jī)會(huì)，使績(jī)效考核成為冷冰冰的工具，反而在相當(dāng)?shù)某潭壬辖档土丝?jī)效管理的效果。”
科技工具的使用往往幫助人們達(dá)到要求的最低標(biāo)準(zhǔn)，填寫表格僅僅是績(jī)效管理的手段之一，績(jī)效溝通才是管理應(yīng)該致力做好的重點(diǎn)工作。畢竟，填寫表格僅僅是績(jī)效管理的手段之一，并非全部?？?jī)效溝通才是管理應(yīng)該致力做好的重點(diǎn)工作。
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