秘書(shū)人員應(yīng)具備的交談禮儀修養(yǎng)
秘書(shū)人員應(yīng)具備的交談禮儀修養(yǎng)
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秘書(shū)人員應(yīng)具備的交談禮儀修養(yǎng)
(一)交談的態(tài)度
交談的態(tài)度要真誠(chéng)。美國(guó)總統(tǒng)林肯曾說(shuō)過(guò)：“真誠(chéng)是我待人的美學(xué)原則。”說(shuō)話(huà)要有誠(chéng)意。不論多么美妙的話(huà)語(yǔ)，如果缺乏了誠(chéng)意，也不過(guò)是花言巧語(yǔ)而已。巴金說(shuō)過(guò)：“文學(xué)的最高的技巧是無(wú)技巧。”巴金并非反對(duì)技巧，而是想強(qiáng)調(diào)，比起所謂技巧，真情實(shí)感更為重要。說(shuō)話(huà)也是一樣。我們?cè)吹皆S多“訥于言而敏于行”的君子，雖然話(huà)不多，但他君子的品行，一句兩句話(huà)就讓人信服和佩服了。所以無(wú)論你的口才如何，首先要真誠(chéng)、要有誠(chéng)意是非常重要的，這也是任何禮儀實(shí)施的首要的基本要求。
(二)交談的語(yǔ)言
對(duì)于紛繁復(fù)雜的眾多的地方方言系統(tǒng)，我們?yōu)榱烁玫販贤ê徒涣?，提出了一種規(guī)范化的語(yǔ)言，即普通話(huà)，所以秘書(shū)人員要想能與人更好地溝通交流，就必須具備較好的普通話(huà)水平。
(三)交談的聲音
對(duì)于交談的聲音，可從音量、語(yǔ)速和語(yǔ)調(diào)三個(gè)方面來(lái)闡述。
1、音量
秘書(shū)特別要注意控制自己的音量。在國(guó)際禮儀中，以說(shuō)話(huà)聲音適度為有修養(yǎng)。所謂的適度，就是以能讓交談對(duì)象聽(tīng)清而不影響其他的人為準(zhǔn)。聲調(diào)略低，是職業(yè)的需要，有利于建立良好的職業(yè)形象。
2、語(yǔ)速
交談中陳述意見(jiàn)要盡量做到平穩(wěn)中速。為了表達(dá)的需要，在特定的場(chǎng)合下，也可以通過(guò)改變語(yǔ)速來(lái)引起對(duì)方的注意，加強(qiáng)表達(dá)的效果。比如說(shuō)語(yǔ)速的變慢，以引起注意。不論何種語(yǔ)速都要以對(duì)方能夠聽(tīng)清為主，這也是對(duì)對(duì)方的尊重。
3、語(yǔ)調(diào)
秘書(shū)人員要根據(jù)不同的交際對(duì)象、交際場(chǎng)合，恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用不同的語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)進(jìn)行交談。如面對(duì)上司、長(zhǎng)者時(shí)，語(yǔ)氣要平和、謙恭，給對(duì)方以敬重感;面對(duì)同事、客人時(shí)，語(yǔ)氣要和緩、有禮;面對(duì)下屬時(shí)，語(yǔ)氣要親切、隨和。
(四)交談的表情
社交中最豐富多彩、最引人注目的體態(tài)語(yǔ)言就是面部表情。人們心中的感受往往首先借助面部表情向外擴(kuò)張。而在禮儀學(xué)中的表情禮儀是指人們對(duì)目光和笑容兩方面的禮儀規(guī)范。
微笑是社交場(chǎng)合中最富吸引力、最令人愉悅、也最有價(jià)值的面部表情。而目光禮儀根據(jù)目光注視的范圍劃分為公務(wù)注視區(qū)(額中至雙眼部的區(qū)域)、社交注視區(qū)(雙眼至下頜的區(qū)域)、親密注視區(qū)(雙眼至前胸的區(qū)域)三個(gè)區(qū)域，其中公務(wù)注視適于公務(wù)活動(dòng)中的秘書(shū)向上司匯報(bào)工作、與客戶(hù)談判、以及與同事討論問(wèn)題等正式、莊重的場(chǎng)合;社交注視適用于各種社交場(chǎng)合，這種目光親切友好，有利于營(yíng)造輕松和彬彬有禮的社交氣氛;親密注視區(qū)是具有親密關(guān)系的人在交談時(shí)采用的注視區(qū)。
當(dāng)然，不論是采用哪種注視區(qū)，都應(yīng)注意既注視對(duì)方，又不能盯著人家不放，使對(duì)方緊張。有時(shí)不妨把目光轉(zhuǎn)移一下，看看眼前的物件，如文件、桌上的水杯等，也可隨談話(huà)的內(nèi)容而轉(zhuǎn)移、變化，或點(diǎn)頭、或搖頭，表情自然過(guò)渡，這樣就較為輕松自在。
如果以上四種基本要求可以歸為談話(huà)者所應(yīng)具備的形式要求的話(huà)，那么，下面我們就談話(huà)內(nèi)容的本身提出一個(gè)基本要求，即：
(五)交談的用語(yǔ)
要用禮貌用語(yǔ)。尤其秘書(shū)人員需要更有意識(shí)地多使用禮貌用語(yǔ)，而且要時(shí)時(shí)注意去運(yùn)用。這里舉一個(gè)例子。一個(gè)剛工作的秘書(shū)奉命接待一個(gè)公司客戶(hù)?？蛻?hù)來(lái)到公司大樓，秘書(shū)看見(jiàn)了，走上前就說(shuō);“陳先生，我們經(jīng)理叫你上去。”(設(shè)想一下如果你是那位陳先生，聽(tīng)到這句話(huà)會(huì)有何感想?)所以這位陳先生一聽(tīng)，心想：我又不是你下屬，憑什么你叫我上去我就上去。一氣之下就說(shuō)：“你們要想做生意，讓你們經(jīng)理去找我，要不想做就不必去了。”于是就以這樣的局面收?qǐng)?。試想如果那位秘?shū)當(dāng)時(shí)說(shuō)的是“請(qǐng)”字，就不會(huì)出這樣的尷尬了，所以要注重禮貌用語(yǔ)的時(shí)時(shí)運(yùn)用，秘書(shū)人員要以此作為一種職業(yè)養(yǎng)成。
秘書(shū)人員交談時(shí)應(yīng)具備的技巧
秘書(shū)人員在具備上述的交談的基本要求基礎(chǔ)之上，為了更好地遵循交談禮儀，還應(yīng)掌握一定的交談技巧，下述就從五個(gè)方面來(lái)闡述。
(一)選擇話(huà)題力求投機(jī)
交談是一種有來(lái)有往的雙邊或多邊的言語(yǔ)和情感的交流活動(dòng)。其中話(huà)題的選擇，不僅僅是技巧問(wèn)題、禮儀問(wèn)題，有時(shí)甚至可以成為政治問(wèn)題，以致造成外交方面的糾紛，所以務(wù)必要小心。因此，交談前選擇話(huà)題是首先必須把握的。話(huà)題的選擇分為有既定的主題和無(wú)既定的主題兩種情況。
1、有既定的主題
有既定的主題，即有事務(wù)交往雙方事先約定的主題。此時(shí)，談話(huà)內(nèi)容事先要
有準(zhǔn)備，如信息的收集、思路的整理，這樣才能提高效率。正式見(jiàn)面時(shí)應(yīng)開(kāi)門(mén)見(jiàn)山地向?qū)Ψ秸f(shuō)明來(lái)意或交談的目的，或是寒暄幾句后就較快地進(jìn)入正題。
2、無(wú)既定的主題
此時(shí)就需要尋找適合的談話(huà)內(nèi)容，這可從以下幾個(gè)方面來(lái)選擇。
(1)應(yīng)注意選擇的話(huà)題要取得與對(duì)象的共同感
從內(nèi)容上來(lái)看，選擇交談話(huà)題最好的辦法是就地取材，即按照當(dāng)時(shí)所處的環(huán)境覓取話(huà)題。例如出于社交的需要，秘書(shū)代替領(lǐng)導(dǎo)拜訪(fǎng)、看望他人時(shí)，就被拜訪(fǎng)者、被看望者所處的環(huán)境中的某樣物品，或稱(chēng)贊它，常常是最穩(wěn)當(dāng)、最得體的開(kāi)場(chǎng)白，由此可引出某方面的話(huà)題來(lái)。
(2)要談?wù)搶?duì)象感興趣的、熟悉的話(huà)題
交談時(shí)可向?qū)Ψ搅私庖恍┧煜さ?、感興趣的問(wèn)題，讓對(duì)方談他最熟悉、最感興趣的事情，表明你已機(jī)智地吸引了對(duì)方交談的興趣，話(huà)語(yǔ)才會(huì)綿綿不絕。
(3)要談?wù)搶?duì)象擅長(zhǎng)的主題
如和律師交談的時(shí)候，可以談?wù)劮煞矫娴脑?huà)題;在和從事某專(zhuān)業(yè)的人士交談時(shí)，可以談此專(zhuān)業(yè)的問(wèn)題。
此外，可以有一些公共的話(huà)題。比如當(dāng)前發(fā)生的社會(huì)事件、熱點(diǎn)問(wèn)題、最近熱播的影視劇、體育賽事、流行時(shí)尚等。
此外，秘書(shū)人員與人進(jìn)行事務(wù)交往時(shí)，雙方一般都是因公而談，所以有關(guān)個(gè)人隱私的內(nèi)容，如年齡、收入、婚戀、健康、個(gè)人經(jīng)歷、宗教信仰等，如果不是對(duì)方主動(dòng)提出來(lái)或是工作需要必須了解的內(nèi)容，就不要談?wù)摗Ａ硗馊绶亲h他人、趣味低級(jí)的話(huà)題、政治話(huà)題等，也是應(yīng)該避開(kāi)的。
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