辦公室接待禮儀知識
辦公室接待禮儀知識
辦公室是一個人員云集，體現(xiàn)職場專業(yè)性與效率的辦公場所，辦公室禮儀代表著一個企業(yè)的企業(yè)文化，體現(xiàn)著員工的精神面貌和良好的職業(yè)素質(zhì)，能夠贏得大多數(shù)人的尊重和好感，下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的辦公室接待禮儀知識，希望能夠幫到大家哦!
辦公室接待禮儀知識
1.接待人員要注意接待室的布置，接待室要清潔、整齊、美觀，讓客人走進來以后覺得這里的工作有條不紊，充滿生機。接待來訪的地方要準備好座位、茶水，還應(yīng)有一部電話，有條件的話還應(yīng)有復(fù)印設(shè)備、電腦等。
2.接待人員接待禮儀的基本要素是“誠心”。待人接物應(yīng)熱情開朗、溫存有禮、舉止大方而靈活，避免“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”的儀表舉止。
3.不要和客人爭著說話，應(yīng)讓客人先說，然后發(fā)言;特殊情況要發(fā)言的，應(yīng)說：對不起，我能打斷一下嗎?
4.與客人談話時距離要適中。太近，給人鬼鬼祟祟的感覺;太遠，又給人一種冷漠疏遠、不夠熱情的感覺。
5.向客人介紹人或物品時應(yīng)該掌心向上，同時說話要清晰明白。
來訪者接待
前臺在崗位上一般是坐著的。但遇到有訪客來時，應(yīng)立即起身，面朝向來訪者點頭、微笑致意：“您好，請問您找一位?”、“有預(yù)約嗎”。知道找誰，并確認是預(yù)約之后，請來訪者稍等，立即幫其聯(lián)系。如果要找的人正在忙，可以請其稍等，用規(guī)范的儀態(tài)引領(lǐng)來訪者入座倒水。如果等了很長時間，訪客要找的人還在忙，要關(guān)照一下來訪者并說向其說明，不要扔在那里不管。
如果來訪者要找的沒有出來接，讓其自己過去，前臺接待應(yīng)該用規(guī)范的手勢指引如何去，或者帶來訪者去。如果來訪者要找的人的辦公室門即使是開著的，也要先敲門，獲得許可后再請來訪者進入，為來訪者倒好茶后，前臺就要返回崗位。當然，如果前臺只有一位的話，直接指引來訪者就行了。
如果來訪者知道找誰，但沒有預(yù)約，辦公室前臺要打電話問問，告訴相關(guān)同事或領(lǐng)導(dǎo)助理/秘書，×××單位的×××來訪，不知道是不是方便接待。出于對來訪者的禮貌和方便拒絕時的得體處理，即使是要找的同事或者領(lǐng)導(dǎo)親自接，都可以當作是其他人接的電話，再詢問。這樣在來訪者聽來，即使電話那頭沒有答應(yīng)接待，也不是他要找的人直接拒絕的，為一下步的處理留下了余地。
日常接待是辦公室接待工作中一項頻繁而重要的工作，它代表著一個單位的形象，也反映著辦公室人員的職業(yè)素養(yǎng)。因此辦公室人員掌握必備的日常接待禮儀，是辦公室工作重要的組成部分。
(一)迎賓禮節(jié)。迎賓禮儀是辦公室日常接待的重要工作。正確的迎賓工作，除了熱情和真誠，禮儀常識必不可少。迎來送往，是日常接待工作的主要方面。
1.辦公室日常迎賓。秘書在辦公室接待來訪的客人，既有預(yù)先約定的，也有臨時無約的“不速之客”。不管是有約的還是無約的，秘書都應(yīng)熱情地以禮相待。
當來賓若是熟悉且依約前來的，秘書可親切地與其握手并禮貌地將其引到事先安排好的會談地點。對首次到訪的來賓，不管有約無約，秘書都應(yīng)誠懇地進行自我介紹，然后或確認或恭敬而禮貌地詢問來賓身份，并與其握手致意，必要時可與來賓禮貌地交換名片。對有約的、重要的，或是遠道而來的來賓，為了表示鄭重、尊敬和熱情、友好，主人(多數(shù)是秘書)應(yīng)提前到達預(yù)先約定的地點或本單位的大門口、辦公樓下恭候來賓。當來賓乘坐的車輛駛近時，應(yīng)面帶微笑，揮手招呼致意，以示“我們在此已經(jīng)恭候多時了，歡迎您的光臨”之意。
2.辦公室之外迎賓。有時，秘書必須陪同或代表領(lǐng)導(dǎo)到機場、碼頭、車站等交通場所迎接來賓，或在接待活動地迎接來賓，這相對于辦公室日常迎接來說，程序更為復(fù)雜些，禮儀禮節(jié)要求也更為講究。迎賓時，主人應(yīng)提前到達迎接地點。來賓到達后，主人應(yīng)上前熱情地招呼、問候，然后或自我介紹，或互相介紹，或交換名片。如果與來賓是初次見面，秘書可事先準備好寫有如“歡迎XX公司XX先生一行”之類醒目文字的接站牌。
對重要的來賓，可在交通場所或特定的地方舉行一定的歡迎儀式。必要時，要安排迎賓線，即在迎賓時，為了表示隆重，同時也便于主客雙方相互致意，主方人員列隊迎接來賓。迎賓線可安排在門內(nèi)，也可安排在門外，但一定要面向來賓方向。迎賓線的迎接人員要按職務(wù)的高低排列，排列方式可是“一字式”或“雁字式”。
歡迎重要來賓時，有時還要安排送花。送花時，一般宜選擇代表“友誼、喜悅、歡迎”花語的花卉，如玫瑰、蘭花、紫羅蘭等。如果是接待外賓，送花時，一定要尊重來賓所在國對花的禁忌風(fēng)俗。一般來說，以紅色花系或紫色花系為佳，忌用黃色花卉和菊花、杜鵑花、石竹花。來賓所在國的國花一般都會受歡迎。在數(shù)目上，西方人送花一般是單數(shù)，但不能送13朵。
(二)送賓禮節(jié)。俗話說：“出迎三步，身送七步。”這是迎送客人的最基本禮節(jié)。送別客人時，秘書應(yīng)根據(jù)實際情況，將客人送至辦公室(或接待室)門口，或送至電梯口，或送至單位的大門口等，與客人握手道別，必要時還要為客人打開車門。送別時一定要注意的是，不管送到哪里，都要面帶微笑，揮手目送客人遠去。握手道別時，主人一般不宜先伸手，以免給人造成“逐客”的誤會。
重要的訪問應(yīng)當舉行一定的歡送儀式，歡送儀式可在交通場所或特定的地方舉行。必要時，要安排送賓線，即在送賓時，為了表示隆重，同時也便于主客雙方相互話別，主方人員列隊送別來賓。送賓線的人數(shù)及安排與迎賓類似。同時，有時還可安排送花。送別時，可用芍藥花、胭脂花等，也可加楊柳、杉枝表示祝福和惜別，同迎接時送花一樣，也要注意有關(guān)的禁忌。
辦公室接電話禮儀
一、及時接聽
如果電話鈴聲一響起，就應(yīng)立即放下收頭的事去接聽。如果接聽不及時，就會反映出一個人散漫的態(tài)度，而且應(yīng)該親自接聽電話，輕易不要讓他人代勞，尤其是不要讓小孩干代接。