淺談高校的接待禮儀
接待工作直接影響到高校的形象和聲譽(yù)，應(yīng)慎重對(duì)待。以禮待客時(shí)應(yīng)遵循熱情、真誠(chéng)、平等、適度等原則。下文學(xué)習(xí)啦小編為大家從接待人員的形象塑造、迎送的基本禮儀、接待的禮賓次序及交談的禮儀細(xì)節(jié)等方面闡述了高校的接待禮儀。
高校接待客人時(shí)應(yīng)遵循的原則
熱情原則
《論語(yǔ)》中孔夫子的一句“有朋自遠(yuǎn)方來(lái)，不亦樂(lè)乎”的名言，道盡了交際活動(dòng)中待人接物的奧秘。接待活動(dòng)最忌冷漠相待，不“歡”而迎，不如不迎。有一位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)邀參加某高校舉行的一個(gè)慶典活動(dòng)，在大門(mén)口受到門(mén)衛(wèi)的阻擋，好不容易進(jìn)去以后，連問(wèn)幾個(gè)人都沒(méi)能找到會(huì)議地點(diǎn)，雖然后來(lái)他找到了會(huì)場(chǎng)，并被安排在主席臺(tái)上的顯眼位置，這位領(lǐng)導(dǎo)卻一直都沒(méi)能有個(gè)好心情，這所學(xué)校給他留下的印象就可想而知了。任何人到任何地方，恐怕最不愿意見(jiàn)到的就是冷遇，因此任何客人來(lái)訪時(shí)都應(yīng)熱情歡迎。
真誠(chéng)原則
在接待工作中務(wù)必以誠(chéng)待人，誠(chéng)心誠(chéng)意，言行一致，表里如一，只有如此，待客時(shí)所表達(dá)的對(duì)客人的尊敬與友好，才會(huì)更好地被對(duì)方所理解和接受。切不可僅把禮儀的運(yùn)用作為一種道具，當(dāng)時(shí)一個(gè)樣，事后又是一個(gè)樣，在具體操作禮儀規(guī)范時(shí)口是心非，言行不一，弄虛作假，這樣一旦被人察覺(jué)，定會(huì)事與愿違，引起別人極大的反感和憎惡。
平等原則
平等待人是人際交往中的美德，高校接待人員對(duì)任何交往對(duì)象都應(yīng)一視同仁，給予同等程度的禮遇。不論是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，還是普通群眾;不論是資深學(xué)者，還是一般學(xué)子;不論是熟悉的，還是不熟悉的;也不論是外國(guó)人，還是中國(guó)人，都要以禮相待。厚此薄彼，區(qū)別對(duì)待，是接待工作的大忌。
適度原則
在接待工作中，一定要注意把握分寸，用心得體，運(yùn)用禮儀時(shí)假如做得過(guò)了頭，或者做得不到位，都不能恰當(dāng)?shù)乇磉_(dá)敬人之意。這需要從以下兩方面來(lái)把握。一是熱情有度，接待人員在熱情友好地對(duì)待來(lái)賓時(shí)，不宜對(duì)別人表現(xiàn)得過(guò)于關(guān)心，要以不妨礙別人，不給別人添麻煩，不干涉對(duì)方私生活為限，與外賓交往應(yīng)酬時(shí)，務(wù)必要注意保持與雙方關(guān)系相適應(yīng)的距離。二是舉止有度，接待人員要對(duì)自己的舉止動(dòng)作時(shí)時(shí)撿點(diǎn)，既不要因自己動(dòng)作過(guò)分隨意而失敬于人，也不要因機(jī)械地遵從禮儀要求，而束手束腳，拘謹(jǐn)呆板，讓人感到別扭、難受。
高校接待工作要真正做到恰到好處、文明高雅，只有時(shí)時(shí)學(xué)習(xí)，積極實(shí)踐，勤于總結(jié)，除此之外別無(wú)他途。
高校接待工作的禮儀規(guī)范
維護(hù)接待人員的良好形象
在高校的接待活動(dòng)中，每一個(gè)接待人員的衣著發(fā)式、舉手投足、態(tài)度表情無(wú)形中都展示了他對(duì)交往對(duì)象的重視程度，也將影響到他所在學(xué)校的形象和聲譽(yù)，因此，高校工作人員應(yīng)自覺(jué)維護(hù)良好的個(gè)人形象。
第一，注意儀表的整潔、大方。高校工作人員應(yīng)保持良好的個(gè)人衛(wèi)生，男子不蓄須，不留長(zhǎng)發(fā)，女子不宜妝扮濃重，不宜染彩色頭發(fā)。接待人員的服飾宜莊重、明快、大方，一般來(lái)講男士著西裝，穿皮鞋最為得體，要注意保持服裝的挺括、清潔。女士最合適的服裝當(dāng)數(shù)西服套裙，也可以穿旗袍、有領(lǐng)有袖的連衣裙和各式套裝，要注意裙子不能太短，短于膝蓋則不雅，不能穿過(guò)透過(guò)露的服裝，也不宜穿露腳跟、腳趾的鞋，因女性的腳跟腳趾是不宜輕易示人的。
第二，注意舉止莊重、態(tài)度溫和。高校工作人員要認(rèn)真練習(xí)文明優(yōu)雅的舉止動(dòng)作，努力做到“站有站相，坐有坐相”盡量改正諸如摳鼻子、挖耳朵、剔牙齒、隨地吐痰、亂扔煙蒂等不文明的舉止動(dòng)作。對(duì)于來(lái)訪的客人無(wú)論是否熟悉，都應(yīng)熱情相迎，親切招呼，表情應(yīng)友好自然，接待來(lái)賓時(shí)表情過(guò)度夸張或冷漠嚴(yán)肅都是失禮的。
第三，保持辦公室、會(huì)客室整潔、優(yōu)雅的環(huán)境。高校辦公室和會(huì)客室的環(huán)境在一定程度上體現(xiàn)了高校工作人員的素質(zhì)，也是學(xué)校形象的一個(gè)重要方面。為了讓客人有一個(gè)良好的第一印象，平時(shí)工作人員就應(yīng)將辦公室收拾得干凈、整潔一些，準(zhǔn)備充足的茶、水和干凈的水具，以免“不速之客”突然光臨時(shí)手忙腳亂，無(wú)地自容。會(huì)客室的布置應(yīng)考慮到充足的光線，溫馨的色彩，適宜的溫濕度和較為寧?kù)o的環(huán)境等因素，室內(nèi)的裝飾、點(diǎn)綴應(yīng)體現(xiàn)出主人較高的藝術(shù)品味和審美情趣，要能使客人產(chǎn)生愉快的審美感覺(jué)。
高校注重迎送的基本禮儀
迎來(lái)送往是常見(jiàn)的交際禮節(jié)，一個(gè)熱情周到的迎接禮儀能使來(lái)賓一踏入被訪問(wèn)地就能形成良好的第一印象，一個(gè)圓滿的送別形式又能使客人鞏固在訪問(wèn)中形成的良好印象，留下一個(gè)溫馨美好的回憶，從而更好地促進(jìn)雙方的合作。
當(dāng)客人來(lái)訪時(shí)，辦公室工作人員應(yīng)立即放下手中的工作，微笑相迎，熱情招呼問(wèn)候，請(qǐng)客人坐下，待客人說(shuō)明來(lái)意后，根據(jù)具體情況做安排，也可請(qǐng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人一同接待，切不可在客人進(jìn)門(mén)后不理不睬，不讓座，一味忙自己的工作，態(tài)度生硬，三言?xún)烧Z(yǔ)就把人家打發(fā)走了，這是很失禮的。
以茶敬客是待客之際必不可少的一項(xiàng)重要禮儀。客人入座后即可向客人獻(xiàn)茶，一般由學(xué)校接待人員或秘書(shū)為來(lái)客上茶，接待重要客人時(shí)，則由本校在場(chǎng)的職位最高者親自上茶。上茶時(shí)先要檢查茶杯是否沖洗干凈，是否有茶垢，如用一次性水杯也要檢查杯子是否漏水。沏泡的茶水要濃淡適中，量度適宜，通常說(shuō)“淺茶滿酒”就是要求茶水不要倒?jié)M杯，應(yīng)當(dāng)斟到杯深的三分之二處，不然就有厭客或逐客之嫌。敬茶時(shí)將茶杯放在托盤(pán)上端出，先將托盤(pán)放在客人附近的桌子上，然后一手拿著茶杯的杯托，一手附在杯托附近，從客人的左后側(cè)或右后側(cè)雙手將茶杯遞上去，放在客人右手上方，盡量不要從客人正前方上茶。注意不要用手捏住杯口，否則顯得極不衛(wèi)生，也不禮貌。 給客人敬茶時(shí)，上茶的先后順序要慎重對(duì)待，一般先給客人上茶，再給本校的人上茶;先給領(lǐng)導(dǎo)上茶，再給隨行人員上茶;先給長(zhǎng)輩上茶，再給晚輩上茶。 當(dāng)客人告辭時(shí)。接待人員要起身熱情相送，根據(jù)客人的身份、地位和背景，具體確定送至辦公室門(mén)口，還是大樓大廳門(mén)口。
迎接遠(yuǎn)道而來(lái)的客人，接待工作更要認(rèn)真負(fù)責(zé)，禮儀周全，首先得知客人來(lái)訪應(yīng)盡快弄清來(lái)賓情況，以確定迎送規(guī)格，內(nèi)容包括來(lái)賓單位、人數(shù)、姓名、性別、身份、民族、飲食習(xí)慣、抵達(dá)日期、乘坐何種交通工具、車(chē)次航班等。其次，要安排好迎賓工作，學(xué)校應(yīng)組織級(jí)別相當(dāng)?shù)娜藛T前往迎接，若級(jí)別相當(dāng)?shù)念I(lǐng)導(dǎo)因故不能前往，應(yīng)委托相應(yīng)的有關(guān)人員進(jìn)行迎接，并向?qū)Ψ秸f(shuō)明原因，表示歉意，以示尊重。迎接人員要提前到達(dá)車(chē)站、機(jī)場(chǎng)或碼頭迎候客人的到來(lái)，如果客人已經(jīng)到達(dá)車(chē)站、機(jī)場(chǎng)或碼頭，而迎接人員尚未到達(dá)，那是十分失禮的。如果來(lái)賓系貴賓，則應(yīng)當(dāng)安排獻(xiàn)花儀式，獻(xiàn)花時(shí)必須選用鮮花，并注意保持鮮花的整潔、鮮艷，忌用菊花、杜鵑花、石竹花和黃色的花。獻(xiàn)花通常安排在賓主見(jiàn)面和相互介紹完畢之后由少年兒童或青年女教師將花獻(xiàn)上，并向來(lái)賓行禮。第三，妥善安排來(lái)賓的日常生活，無(wú)論何種接待，事先應(yīng)當(dāng)根據(jù)來(lái)賓的身份和地位，以及人數(shù)、性別聯(lián)系好賓館或招待所和迎接的車(chē)輛。住宿安排要盡量合乎公務(wù)出差的住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，要根據(jù)來(lái)賓的飲食習(xí)慣和有關(guān)規(guī)定安排好伙食標(biāo)準(zhǔn)與進(jìn)餐方式，如系外賓或少數(shù)民族客人，一定要根據(jù)客人所在國(guó)家或民族的生活、飲食禁忌給予妥善安排。客人抵達(dá)住處后，一般不要馬上安排活動(dòng)，接待人員大體告知來(lái)賓有關(guān)的活動(dòng)安排時(shí)間及接待部門(mén)和人員的電話后即可離開(kāi)，要給客人留一些休息、更衣的時(shí)間。第四，做好送別工作，一般說(shuō)來(lái)，主要的迎候人員都應(yīng)參加送別活動(dòng)，如果來(lái)賓是貴賓，還應(yīng)視具體情況，舉行專(zhuān)門(mén)歡送儀式。送行人員可直接前往來(lái)賓下榻處話別，與來(lái)賓一起乘車(chē)到達(dá)機(jī)場(chǎng)、車(chē)站或碼頭，來(lái)賓在上飛機(jī)、輪船或火車(chē)之前，送行人員應(yīng)按照身份和職務(wù)的高低一一與來(lái)賓握手告別。在來(lái)賓登上飛機(jī)、輪船和火車(chē)之時(shí)，送行人員應(yīng)向來(lái)賓揮手致意，待他們?cè)谝曇袄锵Ш螅托腥藛T方可離去，如送行人員有事不能等候很長(zhǎng)時(shí)間，應(yīng)向客人說(shuō)明原因，并表示歉意。
高校熟知接待的禮賓次序
高校接待人員在接待來(lái)自不同的單位，不同地區(qū)，不同國(guó)家的團(tuán)體或個(gè)人時(shí)，需要要按照約俗成的方式或國(guó)際慣例排列其尊卑先后的順序與位次，并且據(jù)此給予對(duì)方相應(yīng)的禮遇，這就是人們通常所講的禮賓次序或禮賓序列。妥善安排位次是接待活動(dòng)中相當(dāng)重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，體現(xiàn)對(duì)來(lái)賓的尊重與敬意。社交場(chǎng)合排座次的五大規(guī)則是：面門(mén)為上、居中為上、以右為上、前排為上、以遠(yuǎn)為上。
以往我國(guó)奉行左大右小的禮賓次序，從1992年開(kāi)始與國(guó)際接軌改為右大左小，前大后小，接見(jiàn)客人時(shí)是右賓左主，按職務(wù)高低各排一側(cè)。引導(dǎo)客人上下樓時(shí)，上樓客人走在前面，接待人員在后;下樓時(shí)接待人員走在前面，以保證客人的安全。與客人一起乘車(chē)時(shí)，應(yīng)先讓客人上車(chē)，接待人員為客人打開(kāi)車(chē)門(mén)，并用手擋住車(chē)蓬上框，以防客人的頭碰到車(chē)門(mén)上，下車(chē)時(shí)接待人員要先下車(chē)，幫助客人打開(kāi)車(chē)門(mén)，安全下車(chē)。通常乘坐小車(chē)時(shí)，主賓坐在后排臨右窗的位子，主人坐在其左臨窗的位子，陪同人員坐在司機(jī)右側(cè)位;如果負(fù)責(zé)接待的領(lǐng)導(dǎo)親自開(kāi)車(chē)，那他的前排右側(cè)位則為主賓位。當(dāng)然客人上車(chē)后不管坐在哪里都不算錯(cuò)，不必請(qǐng)他挪動(dòng)位置。在大型活動(dòng)或大型會(huì)議的接待中，禮賓次序的排列為：按照來(lái)賓的行政職務(wù)高低排序。如果來(lái)賓是組團(tuán)前來(lái)，則應(yīng)按照?qǐng)F(tuán)長(zhǎng)的具體地位來(lái)排列先后次序。主席臺(tái)座次排序規(guī)則是：前排高于后排、中央高于兩側(cè)、右邊高于左邊。
謹(jǐn)慎交談的禮儀細(xì)節(jié)
在大多數(shù)場(chǎng)合下，一所學(xué)校的文化水平和總體素質(zhì)往往體現(xiàn)在學(xué)校成員的談吐文明上，因此高校的接待人員在與客人交談時(shí)，僅憑自己的常規(guī)經(jīng)驗(yàn)肯定是不行的，還要掌握一些有關(guān)交談的禮儀規(guī)范。與人談話時(shí)，態(tài)度應(yīng)坦率誠(chéng)懇，親切友善寬容大度，與外國(guó)客人談話時(shí)，既要恭敬、禮貌，又要不卑不亢，落落大方。交談時(shí)應(yīng)選擇格調(diào)高雅、輕松愉快，雙方都感興趣的話題，盡量回避涉及對(duì)方弱點(diǎn)、短處和個(gè)人隱私的內(nèi)容，切不可飛短流長(zhǎng)地議論他人，與外國(guó)客人交談時(shí)，還要注意尊重對(duì)方國(guó)家的主權(quán)，談話內(nèi)容不宜涉及對(duì)方所在國(guó)家的政治和內(nèi)部事務(wù)。
當(dāng)自己講話時(shí)要注意謙恭禮貌，在不故作姿態(tài)的前提下，盡量多使用一些謙詞、敬語(yǔ)和禮貌用語(yǔ)，不可使用低級(jí)庸俗的語(yǔ)言，或者是對(duì)方根本聽(tīng)不懂的語(yǔ)言。同時(shí)還要注意實(shí)事求是，對(duì)不了解的事應(yīng)坦率講明，不要含糊回答，盡量使對(duì)方感到友善和誠(chéng)意。交談中要注意自己的眼神與手勢(shì)，談話時(shí)可用眼神輕輕注視對(duì)方的眼睛，并適當(dāng)改變視線，切不可直楞楞地盯住客人不放，或者舉目四顧，雙眼不敢看客人。交談中適當(dāng)?shù)赜檬謩?shì)表達(dá)自己的思想是必要的，但動(dòng)作不要過(guò)大，不能對(duì)客人指指點(diǎn)點(diǎn)，拉拉扯扯，拍拍打打。接待人員與客人講話時(shí)，無(wú)論是站還是坐身體都要朝向客人，與客人之間的距離要適度，既不能太近也不要太遠(yuǎn)，交談現(xiàn)場(chǎng)超過(guò)三人時(shí)，應(yīng)不時(shí)地與在場(chǎng)的所有人攀談幾句，切莫僅與一兩人交談而冷落了其他人。注意了以上細(xì)節(jié)就能使交談為接待工作增光添彩。
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