電子郵件，又稱電子函件或電子信函，它是利用電子計算機所組成的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，不僅安全保密、節(jié)省時間，又不受篇幅的限制，清晰度極高，而且還可以大大地降低通訊費用。
（一）使用電子郵件的優(yōu)點及缺點
１ ．優(yōu)點
（１）不用信紙和筆，用電腦就可以了。
（２）免費使用，免貼郵票，免投郵筒，直接成本只是使用電腦的電費和網(wǎng)費。
（３）安全性高，不用擔(dān)心信件遺失。
（４）沒有收信人人數(shù)的限制。
（５）速度快，一般情況下是即發(fā)即收。
２ ．缺點
（１）須有電腦，有使用場合的限制，最基本的條件是有一部電腦并且能上
網(wǎng)，收信人也要具備收信的能力。
（２）只能傳遞信息，無法傳遞有形的物體，無法取代傳統(tǒng)的包裹或貨物郵
遞。
（二）電子郵件的格式與內(nèi)容
（１）純文字格式：任何版本皆可收發(fā)，檔案小，但無法加入圖片、聲音等。
（２） Html 格式：可加入圖片、聲音等多媒體，還可變換字型、大小、位置、插入圖片，甚至超鏈接，要求IE 的版本在３ ．０ 版以上，且檔案較大。
（３）你可以把文件附加在E 唱mail 中。最好不要使用很大的附件，除非你知道收信人確實需要。
（三）收發(fā)電子郵件
收發(fā)電子郵件是人們利用網(wǎng)絡(luò)辦公最常見的手段，也是最重要的方式。在收發(fā)電子郵件的不同階段，大家務(wù)必要遵循一定規(guī)則。
１ ．撰寫與發(fā)送
電子郵件的撰寫與發(fā)送皆有一定規(guī)定和要求：
（１）為節(jié)約費用，在撰寫電子郵件時，尤其是在撰寫多個郵件時，應(yīng)在脫機狀態(tài)下撰寫，并將其保存于發(fā)件箱中。然后在準備發(fā)送時再連接網(wǎng)絡(luò)，一次性發(fā)送。
（２）利用網(wǎng)絡(luò)辦公時所撰寫的必須是公務(wù)郵件，不可損公肥私，將單位郵箱用做私人聯(lián)系途徑之用，不得將本單位郵箱地址告訴親朋好友。
（３）在地址板上撰寫時，應(yīng)準確無誤地鍵入對方郵箱地址，并應(yīng)簡短地寫上郵件主題，以使對方對所收到的信息先有所了解。
（４）在消息板上撰寫時，應(yīng)遵照普通信件或公文所用的格式和規(guī)則。郵件篇幅不可過長，以便收件人閱讀。
（５）郵件用語要禮貌規(guī)范，以示對對方的尊重。撰寫英文郵件時不可全部采用大寫字母，否則就像是發(fā)件人對收件人盛氣凌人的高聲叫喊。
（６）不可隨便發(fā)送無聊、無用的垃圾郵件，無端增加網(wǎng)絡(luò)的擁擠程度。
（７）要保守國家機密，不可發(fā)送涉及機密內(nèi)容的郵件，不得將本單位郵箱的密碼轉(zhuǎn)告他人。
２ ．接收與回復(fù)
接收與回復(fù)電子郵件時，通常應(yīng)注意以下幾點：
（１）應(yīng)當(dāng)定期打開收件箱，最好是每天都查看一下有無新郵件，以免遺漏或耽誤重要郵件的閱讀和回復(fù)。
（２）應(yīng)當(dāng)及時回復(fù)公務(wù)郵件。凡公務(wù)郵件，一般應(yīng)在收件當(dāng)天予以回復(fù)，以確保信息的及時交流和工作的順利開展。若涉及較難處理的問題，則可先電告發(fā)件人已經(jīng)收到郵件，再擇時另發(fā)郵件予以具體回復(fù)。
（３）若由于因公出差或其他原因而未能及時打開收件箱查閱和回復(fù)時，應(yīng)迅速補辦具體事宜，盡快回復(fù)，并向?qū)Ψ街虑浮?br/> （４）不要未經(jīng)他人同意向?qū)Ψ桨l(fā)送廣告郵件。
（５）發(fā)送較大郵件需要先對其進行必要的壓縮，以免占用他人信箱過多的空間。
（６）尊重隱私權(quán)，不要擅自轉(zhuǎn)發(fā)別人的私人郵件。