撥打電話時(shí)的注意事項(xiàng)有哪些
撥打電話時(shí)的注意事項(xiàng)有哪些
當(dāng)我們撥打電話時(shí)需要考慮對(duì)方是否在忙碌。還有其他很多注意事項(xiàng)。下面是學(xué)習(xí)啦小編給大家搜集整理的撥打電話時(shí)的注意事項(xiàng)文章內(nèi)容。希望可以幫助到大家!
撥打電話時(shí)的注意事項(xiàng)
當(dāng)我們撥打電話時(shí)需要考慮對(duì)方是否在忙碌。如果對(duì)方有重要的事情應(yīng)顧及對(duì)方，迅速地講出自己的目的，以免讓對(duì)方著急。當(dāng)然，如果是打給很親近的人，一般總是會(huì)從閑聊開始?？墒?，企業(yè)電話應(yīng)力求簡(jiǎn)潔，把事情說清楚即可。如果要進(jìn)一步閑聊，也必須把正事說完，判斷對(duì)方的情形允許之后再進(jìn)行。
通常我們?cè)谟^看電視談?wù)摃r(shí)事時(shí)，談?wù)撜呖偸钦f：“關(guān)于這個(gè)問題，我們有三種看法，第一是……”或者“今天的主題有兩點(diǎn)，首先是……"像這樣。然而撥打電話也一樣。首先應(yīng)把要談?wù)摰囊c(diǎn)告訴對(duì)方，說明有幾個(gè)問題，再深入加以討論。采用這種說法，會(huì)令對(duì)方清楚知道要談?wù)撃膸准虑椋⑶铱梢灶A(yù)測(cè)話題將會(huì)如何展開。
而在公司被上司要求對(duì)目前所負(fù)責(zé)的工作提出匯報(bào)時(shí)，不僅要轉(zhuǎn)達(dá)內(nèi)容，也要注意傳達(dá)的順序。電話匯報(bào)也是一樣，在必要的寒喧結(jié)束之后，就開門見山地說：“為了某件事情，想與您商量一下……"或者“有幾件事情想和您匯報(bào)一下……"。要準(zhǔn)確地將事情傳達(dá)給別人，使對(duì)方了解自己匯報(bào)的內(nèi)容。也就是一開頭就把事情談?wù)摰囊c(diǎn)告知對(duì)方。然后再針對(duì)問題分別加以討論。如果很唐突地從細(xì)節(jié)處開始談起，會(huì)常令對(duì)方抓不住話題的方向，造成在電話中說了一些沒有必要的誤解。
所以在撥打電話時(shí)為了不讓對(duì)方產(chǎn)生誤解，并能順利地了解自己想說的內(nèi)容，一定要注意說話的順序。最初是“重要事項(xiàng)”，接下來是“補(bǔ)充說明”，最后再把重要事項(xiàng)重復(fù)一遍，如此便不至于有所失誤了。
撥打電話時(shí)的禮儀常識(shí)
1、隨時(shí)記錄
在手邊放有紙和鉛筆，隨時(shí)記下你所聽到的信息。如果你沒做好準(zhǔn)備，而不得不請(qǐng)求對(duì)方重復(fù)，這樣會(huì)使對(duì)方感到你心不在焉、沒有認(rèn)真聽他說話。
2、自報(bào)家門
一拿起電話就應(yīng)清晰說出自己的全名，有時(shí)也有必要說出自己所在單位的名稱。同樣，一旦對(duì)方說出其姓名，你可以在談話中不時(shí)地稱呼對(duì)方的姓名。
3、轉(zhuǎn)入正題
當(dāng)你接聽電話時(shí)，不要“哼哼哈哈”地拖延時(shí)間，而應(yīng)立即做出反應(yīng)。一個(gè)好的開場(chǎng)白可能是：“您需要我做什么?”當(dāng)你覺出對(duì)方有意拖延時(shí)間，你應(yīng)立即說：“真不巧!我正要參加一個(gè)會(huì)議，不得不在5分鐘后趕到會(huì)場(chǎng)。”這樣說會(huì)防止你們談?wù)摬槐匾默嵤?，加速商?wù)談話的進(jìn)展。
4、避免將電話轉(zhuǎn)給他人
自己接的電話盡量自己處理，只有在萬不得已的情況下才能轉(zhuǎn)給他人。這時(shí)，你應(yīng)該向?qū)Ψ浇忉屢幌略?，并?qǐng)求對(duì)方原諒。例如，你可以說：“某某會(huì)處理好這件事的，請(qǐng)他和您通話好嗎?”在你作出這種決定之前，應(yīng)當(dāng)確定地方愿意你將電話轉(zhuǎn)給他人。例如，你可以說：“對(duì)于這件事，我們很快會(huì)派人跟您聯(lián)系的。”
5、避免電話中止時(shí)間過長(zhǎng)
如果你在接電話時(shí)不得不中止電話而查閱一些資料，應(yīng)當(dāng)動(dòng)作迅速。你還可以有禮貌地向?qū)Ψ秸f：“您是稍候片刻，還是過一會(huì)兒我再給您打過去?”
讓對(duì)方等候時(shí)，你可以按下等候鍵。如果你的電話沒有等候鍵，就把話筒輕輕地放在桌子上。如果查閱資料的時(shí)間超過你所預(yù)料的時(shí)間，你可以每隔一會(huì)兒拿起電話向?qū)Ψ秸f明你的進(jìn)展。如，你可以說：“某某，我已經(jīng)快替您找完了，請(qǐng)您再稍候片刻。”當(dāng)你查找完畢，重新拿起電話時(shí)，可以說：“對(duì)不起，讓您久等了”，以引起對(duì)方的注意。
對(duì)于接電話的人來講，當(dāng)需要查閱資料而有禮貌地請(qǐng)對(duì)方稍等片刻，這是可以令對(duì)方接受的。如果有人在你正在通話時(shí)打進(jìn)電話，你可以選擇合適的詞語讓你通話的人稍候。然后拿起另一部電話說：“你能否稍等?我正在接聽一個(gè)電話。”如果打來電話的人只是有一些小事，便可以當(dāng)即回絕，然后迅即轉(zhuǎn)向第一個(gè)電話，而這個(gè)人也會(huì)意識(shí)到你很忙而加速你們的討論。
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