打電話(huà)的禮儀和技巧
打電話(huà)的禮儀和技巧
現(xiàn)代社會(huì)使用手機(jī)已經(jīng)是普遍現(xiàn)象了，很多時(shí)候老師們會(huì)發(fā)現(xiàn)我們的同學(xué)經(jīng)常會(huì)在不恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候聯(lián)系老師，現(xiàn)在就讓我們看看如何能夠在合理的時(shí)間打有效的電話(huà)。下面是小編給大家搜集整理的打電話(huà)的禮儀和技巧。
打電話(huà)的禮儀
不論你是打電話(huà)的一方或是接電話(huà)的一方，在電話(huà)接通的那一刻，請(qǐng)記住第一句話(huà)應(yīng)該是“喂，您好”
假如你接到的是一個(gè)陌生的號(hào)碼，那么你應(yīng)該主動(dòng)問(wèn)一句“請(qǐng)問(wèn)您找誰(shuí)?”或者“請(qǐng)問(wèn)您是哪里(哪位)”。而撥打電話(huà)的人，則應(yīng)該主動(dòng)自保家門(mén)“我是XX，麻煩您幫我找XX接電話(huà)好嗎”
在打電話(huà)的過(guò)程中，雙方應(yīng)全神貫注地聽(tīng)或說(shuō)，不要三心二意，比如手里在不停地轉(zhuǎn)筆發(fā)出啪啪聲，或者是不停地和旁邊的人說(shuō)上幾句閑話(huà)，這都是很不禮貌的。如果是對(duì)方需要你做記錄或是查找物品資料的，就另當(dāng)別論
如果你是撥出電話(huà)的一方，倘若通話(huà)在毫無(wú)預(yù)示的前提下突然中斷，比如信號(hào)不好，或是手機(jī)沒(méi)電，那么你都應(yīng)該在處理完這些原因之后馬上再打回給對(duì)方，并說(shuō)明理由，表示歉意
不論哪一方在通話(huà)過(guò)程中突然有緊急事情必須去辦，都應(yīng)告知對(duì)方“不好意思，我現(xiàn)在有事，一會(huì)兒我給您打過(guò)去”，并且一定要說(shuō)到做到，等到忙完回來(lái)，就要主動(dòng)給對(duì)方致電。
轉(zhuǎn)接電話(huà)的禮儀技巧
轉(zhuǎn)接電話(huà)拿著話(huà)筒和放下話(huà)筒一個(gè)樣
很多人在拿著話(huà)筒時(shí)，通常會(huì)比較注意自己的語(yǔ)言，會(huì)說(shuō)“您找哪位?請(qǐng)您稍等?！狈畔码娫?huà)找人時(shí)，往往忘了對(duì)方也能聽(tīng)見(jiàn)，變得隨心所欲，就像前面案例中所說(shuō)的，變成了“是個(gè)男的”，或者說(shuō)“一個(gè)有外地口音的人”，“一個(gè)聲音挺嬌的小姑娘”。當(dāng)對(duì)方在電話(huà)里聽(tīng)到這些形容方式時(shí)，會(huì)感到不愉快。因此轉(zhuǎn)接時(shí)，要同樣用客氣的方式叫人，或者應(yīng)該用手捂上話(huà)筒，注意隔音。
做好電話(huà)記錄
如果對(duì)方要找的人不在，要盡量做好電話(huà)記錄工作。記錄內(nèi)容包括什么人、什么時(shí)間打的電話(huà)、大概是要說(shuō)什么事(如果對(duì)方不愿意不必強(qiáng)問(wèn))、對(duì)方有什么要求(一看到字條馬上回電話(huà)，還是晚上再打電話(huà)等)。通常很多人在轉(zhuǎn)接電話(huà)時(shí)不予記錄或者記錄得非常簡(jiǎn)單，只有一個(gè)姓和一個(gè)電話(huà)號(hào)碼，這樣對(duì)方要找的人工作繁忙的話(huà)，這種電話(huà)可能得不到及時(shí)回復(fù)。
確認(rèn)對(duì)方姓名身份盡量用褒義詞語(yǔ)
替人轉(zhuǎn)接電話(huà)，確認(rèn)對(duì)方姓名時(shí)，盡量要用褒義詞語(yǔ)。不要脫口而出，用習(xí)慣用語(yǔ)去確認(rèn)對(duì)方的姓名。比如“您姓孫，是孫子的孫嗎?”“您姓冷，是冷淡的冷嗎?”諸如此類(lèi)，讓對(duì)方聽(tīng)了感到不快。其實(shí)可以改成“是孫子兵法的孫嗎?”“是冷熱的冷嗎?”在記錄對(duì)方電話(huà)號(hào)碼時(shí)，則一定要重復(fù)，以免記錯(cuò)。
未經(jīng)要接電話(huà)者同意不要輕易將手機(jī)號(hào)碼告訴對(duì)方
轉(zhuǎn)接電話(huà)時(shí)，如果來(lái)電者要找的人不在，對(duì)方詢(xún)問(wèn)手機(jī)號(hào)碼時(shí)，轉(zhuǎn)接者一定要經(jīng)過(guò)要接電話(huà)者同意才能把手機(jī)號(hào)碼告訴對(duì)方。否則可能?chē)?yán)重干擾到要接電話(huà)者的工作或生活。
講究口德不亂傳閑話(huà)
如果轉(zhuǎn)接到了一個(gè)敏感人物的電話(huà)，比如大家懷疑某某跟某某有特殊關(guān)系，恰好某某打電話(huà)找某某時(shí)被你接到了，這種時(shí)候千萬(wàn)不要捕風(fēng)捉影，不要去轉(zhuǎn)告第三人“誰(shuí)給誰(shuí)來(lái)電話(huà)了”，更不能在旁邊偷聽(tīng)對(duì)方的電話(huà)內(nèi)容。不論是緋聞還是面對(duì)關(guān)系過(guò)于緊密的上下級(jí)，接電話(huà)者都不能妄自猜測(cè)，隨意傳播。就像案例中所說(shuō)的小飛的例子，隨意猜測(cè)傳播嚴(yán)重破壞了正常的人際關(guān)系。
打電話(huà)的禮儀和技巧
一、電話(huà)形象三要素：
1、時(shí)間和空間的選擇 2、通話(huà)的態(tài)度 3、通話(huà)的內(nèi)容
二、如何打電話(huà)給別人:
1、電話(huà)時(shí)間的選擇(早上7點(diǎn)之前，晚上10點(diǎn)之后，無(wú)關(guān)緊要的事情不要打電話(huà)給對(duì)方，如果有很緊急的事情也應(yīng)該說(shuō)一聲：抱歉，這么晚打擾了)
2、就餐時(shí)間切勿打電話(huà)，影響他人消化
3、節(jié)假日期間不是重要事情不要打電話(huà)，可以用短信、微信方式聯(lián)系
4、空間的選擇(地點(diǎn)選擇，不在公眾場(chǎng)合高聲談?wù)撾娫?huà)內(nèi)容，例如，會(huì)議中心、餐廳、商場(chǎng)、電影院)
5、電話(huà)長(zhǎng)度：(宜短不宜常)電話(huà)三分鐘原則、長(zhǎng)話(huà)短說(shuō)。
6、電話(huà)內(nèi)容挑重點(diǎn)說(shuō)，切忌讓別人猜你是誰(shuí)，任何一個(gè)有教養(yǎng)的人，他是尊重他人時(shí)間的人，時(shí)間是金錢(qián)、是生命、是效益，人的生命是由時(shí)間組成的，浪費(fèi)時(shí)間就是在浪費(fèi)別人的生命。
7、自我介紹很重要：報(bào)單位、報(bào)名稱(chēng)、報(bào)姓名
三、怎樣暗示別人可以?huà)祀娫?huà)了
1、重點(diǎn)內(nèi)容重復(fù)說(shuō)
四、打電話(huà)誰(shuí)先掛
1、地位高者先掛(長(zhǎng)輩、上級(jí))
2、平級(jí)情況，誰(shuí)先打的電話(huà)誰(shuí)先掛
五、接電話(huà)禮儀
1、鈴聲響不過(guò)三秒，超過(guò)三秒后接的電話(huà)說(shuō)一句：抱歉、久等了
2、不隨意找外人代接電話(huà)
3、及時(shí)接電話(huà)
如果打電話(huà)時(shí)候，座機(jī)響了，如果有外人在，可以暗示一下對(duì)方有人在，就不會(huì)說(shuō)有層次深度的內(nèi)容了。
六、移動(dòng)電話(huà)禮儀
1、安全使用(不用移動(dòng)電話(huà)傳輸重要消息)
2、文明使用(公共場(chǎng)合靜音)
3、規(guī)范使用(禮貌用語(yǔ))
4、適當(dāng)攜帶(一個(gè)人的社會(huì)地位與身上所掛的東西件數(shù)成反比)
總而言之，文明禮貌使用手機(jī)，會(huì)使你有效的進(jìn)行溝通，會(huì)使你恰到好處的獲得別人尊重，會(huì)使你獲得有效信息。
職場(chǎng)中打電話(huà)的禮儀
1.主動(dòng)自報(bào)單位名稱(chēng)或者姓名，別等對(duì)方詢(xún)問(wèn)時(shí)再回答。
無(wú)論是接電話(huà)，還是打電話(huà)，在電話(huà)接通時(shí)，都要先說(shuō)“您好，這里是XXX(單位名稱(chēng))”或者說(shuō)“您好!我是XXX”。
主動(dòng)自報(bào)單位名稱(chēng)或者姓名，能夠讓對(duì)方先明確你的身份，心理有所準(zhǔn)備。如果在電話(huà)接通時(shí)，你直接問(wèn)“請(qǐng)問(wèn)XXX在嗎?”無(wú)論對(duì)方是不是你要找的人，都會(huì)產(chǎn)生一種很唐突的感覺(jué)。
2.如果你是撥打電話(huà)的一方，在電話(huà)中斷時(shí)，要主動(dòng)回?fù)苓^(guò)去。
在打電話(huà)時(shí)，偶爾會(huì)發(fā)生電話(huà)中斷的情況，在電話(huà)中斷后，如果剛才你是撥打電話(huà)的一方，要主動(dòng)再撥過(guò)去。即使剛剛在電話(huà)里，主要的事情已經(jīng)交談結(jié)束，也要再撥過(guò)去說(shuō)明一下電話(huà)中斷的原因，如“信號(hào)不好……”，然后再向?qū)Ψ秸f(shuō)“再見(jiàn)”，也能體現(xiàn)出對(duì)對(duì)方的尊重和重視。
3.“請(qǐng)您稍等”時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)，通常不超過(guò)1分鐘。
當(dāng)對(duì)方要詢(xún)問(wèn)的信息你不清楚或不確定，需要查資料時(shí)，要先說(shuō)一句“請(qǐng)您稍等”。但是，讓對(duì)方等的時(shí)間不宜超過(guò)1分鐘。當(dāng)電話(huà)在1分鐘內(nèi)重新拿起時(shí)，要先向?qū)Ψ秸f(shuō)一句“很抱歉，讓您久等了”。
如果對(duì)方詢(xún)問(wèn)的信息你一時(shí)半會(huì)兒找不到，就要向?qū)Ψ秸f(shuō)明情況，讓對(duì)方先忙別的事情，而不是長(zhǎng)時(shí)間守在電話(huà)旁。如說(shuō)“不好意思，您要的數(shù)據(jù)或者資料，我這邊再確定一下，等會(huì)兒給您打過(guò)去”。如果讓對(duì)方長(zhǎng)時(shí)間守在電話(huà)旁，不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且，對(duì)方的心情也會(huì)受到影響。試想，你守著聽(tīng)筒卻聽(tīng)不到聲音，心情會(huì)不會(huì)變得煩躁?
4.在電話(huà)鈴聲第三次響起前，接起電話(huà)。
當(dāng)你在忙別的事情，在電話(huà)鈴聲響了很久之后才接起時(shí)，記得向?qū)Ψ秸f(shuō)明情況，表達(dá)歉意。
5.養(yǎng)成左手接電話(huà)的習(xí)慣。
打電話(huà)時(shí)，要養(yǎng)成左手拿聽(tīng)筒，右手邊放著筆和紙，隨時(shí)做記錄的準(zhǔn)備。
倘若你習(xí)慣右手接電話(huà)，當(dāng)對(duì)方要告訴你需要記錄的信息時(shí)，比如電話(huà)號(hào)碼、QQ號(hào)、郵箱時(shí)，你要先將電話(huà)從右手換到左手，可能會(huì)錯(cuò)過(guò)信息，要對(duì)方再三重復(fù)，無(wú)形中浪費(fèi)了時(shí)間。
左手接打電話(huà)，是節(jié)約時(shí)間，提高辦事效率的好習(xí)慣。
6.在電話(huà)里談業(yè)務(wù)時(shí)，要提前約定時(shí)間，準(zhǔn)備資料。
在電話(huà)里談業(yè)務(wù)，雙方要提前約定好時(shí)間。在雙方都合適的時(shí)間內(nèi)交談，同時(shí)，也能提前準(zhǔn)備相關(guān)資料。如果沒(méi)有提前約定，可能電話(huà)打過(guò)去，對(duì)方正好在忙，難免唐突。而且，對(duì)方也沒(méi)有提前準(zhǔn)備相關(guān)資料，在交談的過(guò)程中，因?yàn)椴橘Y料也會(huì)浪費(fèi)時(shí)間。
7.養(yǎng)成讓對(duì)方先掛電話(huà)，自己后掛電話(huà)的習(xí)慣。
在交談完畢后，要養(yǎng)成讓對(duì)方先掛電話(huà)的習(xí)慣。尤其當(dāng)對(duì)方是客戶(hù)公司或者上司時(shí)，一定要等對(duì)方掛斷電話(huà)之后，自己再掛電話(huà)，這也是尊重對(duì)方的行為。
打電話(huà)、接電話(huà)的基本禮儀，不曉得會(huì)虧很多
一、電話(huà)鈴響兩遍就接，不要拖時(shí)間。
拿起呼筒第一句話(huà)先說(shuō)“您好”。如果電話(huà)鈴響過(guò)四遍后，拿起聽(tīng)筒應(yīng)向?qū)Ψ秸f(shuō)：“對(duì)不起，讓您久等了”，這是禮貌的表示，可消除久等心情的不快。如果電話(huà)內(nèi)容比較重要，應(yīng)做好電話(huà)記錄，包括單位名稱(chēng)、來(lái)電話(huà)人姓名、談話(huà)內(nèi)容，通話(huà)日期、時(shí)期和對(duì)方電話(huà)號(hào)碼等。
二、電話(huà)的開(kāi)頭語(yǔ)會(huì)直接影響顧客對(duì)你的態(tài)度、看法。
通電話(huà)時(shí)要注意盡量使用禮貌用詞，如“您好”、“請(qǐng)”、“謝謝”、“麻煩您”等等。打電話(huà)時(shí)，說(shuō)話(huà)態(tài)度要和藹，語(yǔ)言要清晰，即不裝腔作勢(shì)，也不嬌聲嬌氣。
三、打電話(huà)時(shí)，應(yīng)禮貌地詢(xún)問(wèn)
“現(xiàn)在說(shuō)話(huà)方便嗎”?要考慮對(duì)方的時(shí)間。一般往家中打電話(huà)，以晚餐以后或休息日下午為好，往辦公室打電話(huà)，以上午十點(diǎn)左右或下午上班以后為好，因?yàn)檫@些時(shí)間比較空閑，適宜談生意。
四、打電話(huà)、接電話(huà)時(shí)，如果對(duì)方?jīng)]有離開(kāi)，不要和他人談笑，也不要用手后住聽(tīng)筒與他人談話(huà)，如果不得已，要向?qū)Ψ降狼?，?qǐng)其稍候，或者過(guò)一會(huì)兒再與對(duì)方通電話(huà)。
五、對(duì)方要找的人不在時(shí)，不要隨便傳話(huà)以免不必要的麻煩，如必要，可記下其電話(huà)、姓名、以回電話(huà)。
六、要學(xué)會(huì)配合別人談話(huà)。
我們接電話(huà)時(shí)為了表示認(rèn)真聽(tīng)對(duì)方說(shuō)話(huà)，應(yīng)不斷地說(shuō)：“是，是”、“好，好吧”等，一定要用得恰到好處，否則會(huì)適得其反。要根據(jù)對(duì)方的身份、年齡、場(chǎng)合等具體情況，應(yīng)付方式各異。
七、掛電話(huà)前的禮貌也不應(yīng)忽視。
掛電話(huà)前，向?qū)Ψ秸f(shuō)聲：“請(qǐng)您多多指教”、“抱歉，在百忙中打擾您”等等，會(huì)給對(duì)方留下好印象。
八、辦公場(chǎng)合盡量不要打私人電話(huà)，若在辦公室里接到私人電話(huà)時(shí)，盡量縮短通話(huà)時(shí)間，以免影響其他人工作和損害自身的職業(yè)形象。
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