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淺談企業(yè)人事檔案在人力資源管理中的重要性
1 人事檔案在企業(yè)管理中的重要性
1.1 材料的真實性、可靠性。企業(yè)要做到知人善任、選賢舉能、知人善用，深挖每個員工的潛力，發(fā)揮他們在所擅長崗位上的最大效能。除組織直接派人考察外，還必須通過查閱人事檔案進行全面了解，主要內(nèi)容包括：進取精神，道德品質(zhì)，各項特點，工作經(jīng)歷，特長、成績與貢獻等等。從而為企業(yè)進行干部任免、調(diào)配、考察提供真實可靠有效的資料，選到合適人選，為企業(yè)創(chuàng)造更大的效益。
1.2 人事檔案為企業(yè)的一些重大決策提供了必要的依據(jù)。像人力資源規(guī)劃，也叫人力資源計劃，是組織擁有一定質(zhì)量和必要數(shù)量的人力，求得人員需求量和人員擁有量之間的相互匹配，如：新組建項目班子領(lǐng)導及員工之間的合理搭配。人力資源管理部門就可以充分查閱人事檔案，做出相應的決策，從而保證企業(yè)決策和人力資源規(guī)劃的科學化、合理化，詳盡了解領(lǐng)導及員工的業(yè)績、素質(zhì)、能力等進行綜合分析。
1.3“人、檔統(tǒng)一”的管理原則。提高人力資源使用效率和使用價值，實現(xiàn)人與物相結(jié)合的重要途徑就是合理人力資源配置。人力資源并不是靜止的，人事檔案也不是固定保存在某一機關(guān)的組織、人事、勞動部門，它會隨著時間的推移，出現(xiàn)人員流動、崗位變化等情況，隨著人員的流動而不斷傳遞，“檔隨人走”是人事檔案的動態(tài)特征。
謹防防發(fā)生“有檔無人”或“有人無檔”的現(xiàn)象，影響人力資源部門對員工的了解、培養(yǎng)和使用。從而使人力資源得到最佳的配置，使人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間合理流動。
2 人事檔案利用的現(xiàn)狀和困惑
雖然人事檔案在企業(yè)管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用，但是在現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理中的應用情況卻并不盡如人意。主要表現(xiàn)為人事檔案在逐漸被淡化，企業(yè)在選人、用人、育人、留人等方面不再看重人事檔案，究其原因可歸納為以下幾點：
2.1 企業(yè)改革帶來一系列變化，如流動人員增加，外聘技術(shù)人員增加，使用期相對較短，而這些人缺少人事檔案，這就給企業(yè)識才、留才帶來了不便，反映這部分人的工作能力、業(yè)績、培訓方面的材料幾乎空白。
2.2 人事檔案意識淡薄。論文格式我國的人事檔案不注重檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量，填寫表格時隨心所欲，大約是在五年之內(nèi)才整理一次，材料中的數(shù)據(jù)不盡一致，履歷材料中，入黨時間、年齡不一致，鑒定材料滿是優(yōu)點。還有就是重要材料不能及時歸檔，人力資源管理部門無法從這些人事檔案中獲取到有價值的信息，造成反映當事人近期動態(tài)情況的材料不全面。
2.3 人事檔案內(nèi)容真?zhèn)舞b別。近幾年，人事檔案個人信息失真現(xiàn)象出現(xiàn)比較頻繁，面對真假難辨的信息，如：假職稱、假工齡、假學歷等，檔案管理人員只能被動接收信息，往往很難進行有效的鑒定工作。而虛假的信息導致人事部門無法正確對職工做出評價。
2.4 管理水平的高低。人事檔案管理水平的高低直接影響人事檔案作用的發(fā)揮，人事檔案材料齊全，內(nèi)容充實，整理科學，制度健全，并在提供利用方面，始終保持優(yōu)質(zhì)服務狀態(tài)，他發(fā)揮的效益就顯著。反之，管理不善，材料殘缺，內(nèi)容老化，零散雜亂，利用事無處查尋，或不能提供一個人的全貌，那么人事檔案的作用只能是潛在因素。所以我們必須努力提高管理水平加速實現(xiàn)管理科學化，手段現(xiàn)代化，以便使人事檔案的作用，能全面為企業(yè)發(fā)揮其作用。
從事檔案管理的人員既不能獲得企業(yè)領(lǐng)導的重視，也不能獲得同職稱的同等待遇，又不能得到應有的價值肯定。所以，在企業(yè)機構(gòu)撤并、人員裁減等工作中，首當其沖的就是檔案部門和檔案管理人員。長期下來，檔案人員逐漸減少，管理工作水平日益下降，整體管理工作逐步弱化甚至惡化。
3 提高人事檔案管理在企業(yè)管理中的作用
經(jīng)濟全球化時代信息和知識的發(fā)展、更新是飛速的，企業(yè)人事檔案管理工作必須轉(zhuǎn)變觀念，轉(zhuǎn)變服務模式，把檔案工作延伸到經(jīng)濟建設(shè)的最前沿。
3.1 及時增加人事檔案的內(nèi)容。在傳統(tǒng)人事檔案的基礎(chǔ)上應增加一些著重反映個人科技水平、業(yè)務能力、素質(zhì)及個人性格特征、興趣愛好等個性化的材料。使人事檔案更全面反映一個人在企業(yè)發(fā)展過程中的成長歷程，同時也為人力資源部門考核考察企業(yè)后備人才提供第一手的資料。
3.2 維護人事檔案的準確、完整與安全。人事檔案是開展人力資源工作的依據(jù)，而材料的準確性是能否發(fā)揮依據(jù)作用的前提，人事檔案在人力資源工作中的地位與作用，決定了它的內(nèi)容必須準確可靠。人事檔案管理工作應在原有基礎(chǔ)上進行清查、核對人員信息，擴展存檔范圍，將個人可公開信息分類儲備，建立企業(yè)人才數(shù)據(jù)庫。這些數(shù)據(jù)庫由專人動態(tài)管理，及時更新個人信息。對于企業(yè)較為重要的人員(如高管、專業(yè)技術(shù)人員)應更為詳盡地收集其個人信息。
3.3 加強人事檔案的時效性。人事檔案應根據(jù)時代的變化及現(xiàn)實情況的需要，加強人事檔案的動態(tài)性管理，及時收集最新的變化資料，使人事檔案的信息得到及時更新，方便人力資源管理部門了解和認識一個人的全部實際情況，包括歷史的和現(xiàn)在的。
3.4 合理開發(fā)人事檔案信息資源為現(xiàn)代企業(yè)服務。人事檔案工作者要從信息資源角度看待人事檔案，人事檔案工作就是人力資源信息管理工作，用信息管理的理論創(chuàng)新人事檔案工作，加強檔案信息的綜合分析研究和深度開發(fā)利用，實現(xiàn)人事檔案工作從簡單管理服務向研究開發(fā)服務的轉(zhuǎn)變，把人事檔案管理建設(shè)成為干部工作、人力資源工作，人才工作的信息庫和參謀部。同時，人事檔案在信息開發(fā)利用中必須保護個人的隱私與權(quán)力不受侵犯，該利用的利用，不得濫用或擴散人事檔案中的數(shù)據(jù)信息。
人事檔案管理的問題一直倍受人力資源管理部門的關(guān)注和重視，但受到各種因素的影響，致使人事檔案在管理上存在不同程度上的影響和制約，從而得不到更好的發(fā)展，造成檔案的材料不齊全，從而給人力資源管理帶來了不可估量的損失。因此，要牢牢抓住改革帶來的一切機遇，認清改革是加速人事檔案工作的大趨勢。樹立創(chuàng)新觀念，人才信息觀念和效益觀念，從而進一步推動人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學化，把量化觀念、管理觀念、責任觀念、效益觀念有機結(jié)合起來，充分發(fā)揮人事檔案在人力資源管理中的重要性。
淺談煤礦企業(yè)人力資源成本管理
市場中任何一家企業(yè)的管理核心都是人，目標是賺取最大的利潤。因此，人力資源投入與產(chǎn)出的較量成為每一家企業(yè)必須重視的內(nèi)容。自今年 5 月份以來，短短數(shù)月，我國煤炭市場形勢驟然劇變。煤炭市場凸顯庫存增加、市場滯銷、價格下行、貨款回收遲緩等問題。這一系列問題驟然成為煤礦企業(yè)面臨的新挑戰(zhàn)。在如此的背景下，如何有效控制人力資源成本成為急需要解決的問題。
1 人力資源成本的定義
人力資源成本是通過計算的方法來反映企業(yè)組織內(nèi)人力資源管理和員工行為所引起的經(jīng)濟價值，即企業(yè)組織為了實現(xiàn)戰(zhàn)略目標獲得、開發(fā)、使用、流失、閑置人力資源所支出的各項費用的總和。
2 煤礦企業(yè)人力資源成本的表現(xiàn)
目前，人力資源成本有直接成本、間接成本等很多種分類方法。下面本文以產(chǎn)生人力資源成本的幾種來源來指出煤礦企業(yè)人力資源成本的一些重要表現(xiàn)。
2.1 獲得人力資源所產(chǎn)生的原始成本由于煤礦行業(yè)生產(chǎn)的特殊性，企業(yè)的生存與發(fā)展需要招募、選拔大量的煤礦生產(chǎn)系統(tǒng)專業(yè)人才。由此而帶來的一系列甄選、錄用、安置費用應全部計入人力資源原始成本。
2.2 開發(fā)人力資源所產(chǎn)生的追加成本?；谀壳暗陌踩a(chǎn)形勢，國家對于煤礦企業(yè)培訓的形式、門類、內(nèi)容、學時有很多嚴格的要求。包括崗前培訓、從業(yè)人員培訓、轉(zhuǎn)崗培訓、學歷素質(zhì)提升培訓、特殊作業(yè)工種培訓等等職工入職以后，單位提供的培訓所發(fā)生的一系列費用全部為企業(yè)人力資源追加成本。
2.3 使用人力資源所發(fā)生的使用成本。薪資總額占煤礦企業(yè)人力資源成本的很大一部分。另外，企業(yè)為職工提供的各類社會保障、辦公費用、獎勵、津貼、福利等都屬于使用過程中發(fā)生的成本。
2.4 流失人力資源所產(chǎn)生的離職、重置成本。由于煤礦生產(chǎn)環(huán)境的惡劣與地理位置的偏遠，煤礦企業(yè)人力資源的流失也需要值得關(guān)注。由于職工的離職而影響到某項職位的空缺，可能使某項工作或任務的完成受到不良影響，因此而造成的損失即為離職成本。同時，為了補填此崗位，重新物色合適的人選而發(fā)生的各種費用即為企業(yè)人力資源重置成本。
2.5 閑置人力資源而造成的沉沒成本。在很多情況下，煤礦企業(yè)人力資源并未得到有效配置。已經(jīng)投入的人力資源成本，因某些原因沒有加以有效地使用而閑置起來造成的損失即為企業(yè)的沉沒成本。
3 煤礦企業(yè)人力資源獲職、開發(fā)、使用現(xiàn)狀及存在向題
3.1 人力資源的獲取。
目前，煤礦企業(yè)獲取人力資源的主要途徑是從煤炭院校招聘大量專業(yè)技術(shù)人才。企業(yè)十分關(guān)注人才是否出色、學習是否優(yōu)秀，有的甚至不惜重金挖墻腳，或直接將畢業(yè)生吸收進來，或聘請教授顧問到企業(yè)來，以達到社會效益和經(jīng)濟效益的雙贏。這種做法往往并非適合本身情況。外聘職工文化背景不同，即使優(yōu)秀的人才如果不與本企業(yè)的特定環(huán)境結(jié)合在一起，其發(fā)揮的效能會大打折扣。而這部分人才背井離鄉(xiāng)，自身的歸屬感低，在企業(yè)中的離職率是最高的，企業(yè)將為高離職率付出職工的離職及重置成本，造成企業(yè)的巨大浪費。
3.2 人力資源的開發(fā)。
煤礦企業(yè)在人力資源的開發(fā)過程中形式有很多種。包括外培、內(nèi)培、素質(zhì)提升、技能提升等一系列開發(fā)過程中往往缺乏了實質(zhì)與結(jié)果的重視。為了培養(yǎng)對自己生產(chǎn)與管理的實用人才，許多煤礦通過一些人力資源開發(fā)方式方法的不斷翻新，在生產(chǎn)實踐中培養(yǎng)完成了很多專業(yè)人才。但這種辦法并未結(jié)合自身需求實際，忽視了人力資源開發(fā)是否適應企業(yè)目標績效，使得開發(fā)的結(jié)果不能達到人崗匹配的目標。人力資源開發(fā)投入變?yōu)榱似髽I(yè)的人力資源沉沒成本。
3.3 人力資源的使用。
煤礦企業(yè)中有些崗位如財務、人事、培訓等部門任務是需要一定素質(zhì)能力才能完成的，但有些企業(yè)認為這些部門為非生產(chǎn)系統(tǒng)部門，不重要，隨意安排職工或一人兼多職，這必然會帶來很多的“返工”、“法律的風險”、“嚴重的失誤”，從而間接的提高了人力資源的使用成本。
還有些煤礦因為是“三班倒”作業(yè)，要求非一線部門職工延長工作時間、減少休假、加班加點工作。結(jié)果受影響的不僅僅是職工的工作情緒，工作能力和工作水平也因情緒受到限制，工作的效率和質(zhì)量下降，更不敢奢求工作的創(chuàng)造性。因此造成人力資源成本的巨大浪費。
4 煤礦企業(yè)如何有效控制人力成本
4.1 重視內(nèi)部人才的培養(yǎng)。
目前，大多數(shù)煤礦企業(yè)都與全國各高校有合作培養(yǎng)專業(yè)人才的項目，目標是直接引進各類生產(chǎn)系統(tǒng)高精尖人才。實際上煤礦企業(yè)更需要適用人才。高校專業(yè)知識的培訓固然重要，但學歷但不能代表能力。煤礦企業(yè)應該重視內(nèi)部人才的培養(yǎng)。各類生產(chǎn)礦井有各自的生產(chǎn)系統(tǒng)“大拿”，不要認為這些職工是“土豹子”。恰恰相反，這類職工才是企業(yè)人力資源開發(fā)培養(yǎng)的重點對象。這類職工才是企業(yè)的適用性人才。所以說，在選拔人才上不能只重學歷，大多數(shù)煤礦企業(yè)需要的人才需要自己逐步培養(yǎng)。
4.2 優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)。
目前大多數(shù)煤礦企業(yè)需要改變固有的組織框架結(jié)構(gòu)，除去“重疊”、“臃腫”的影子，減少無效部室，推行大部制，實行扁平式組織結(jié)構(gòu)，避免機構(gòu)職能的交叉。除此之外，要明確各部室職責范圍，嚴格執(zhí)行定員定編，保證各部室間工作協(xié)調(diào)，各崗位間工作流程銜接順暢，形成“凝聚”、“暢通”、“精簡”、“高效”的組織架構(gòu)，達到提高工作效率的目的。
4.3 控制人才流動率。
對于煤礦企業(yè)來講，人才隊伍的穩(wěn)定有利于人力資源成本的管控，煤炭生產(chǎn)流程中人才過快的流動會對安全生產(chǎn)工作及礦井事業(yè)的高效發(fā)展造成不穩(wěn)定因素。企業(yè)不斷的招聘、錄用、培訓要付出巨大的原始成本、離職成本及重置成本。除此之外，煤礦開采業(yè)本是高危行業(yè)，固定的熟練工有助于井下生產(chǎn)安全隱患的發(fā)現(xiàn)與解決。因此，企業(yè)還要考慮到因人員頻繁流動而造成的安全生產(chǎn)不穩(wěn)定因素，為此付出巨大的安全成本。這并不代表企業(yè)不允許出現(xiàn)正常的人才流動。隨著企業(yè)的發(fā)展，只有加強企業(yè)內(nèi)部文化建設(shè)，增加職工的歸屬感，保證人才流通渠道的暢通和合理的交流，才能實現(xiàn)人才的合理流動，達到專業(yè)技術(shù)人員優(yōu)化組合和科學配置的目標。
4.4 提升員工素質(zhì)。
企業(yè)要降低人力資源成本有兩種直接方法：一是裁員，二是降薪。目前煤礦企業(yè)機構(gòu)人員存在臃腫現(xiàn)象，加之市場低迷，精簡裁員必不可少，但是最重要的是提升職工的素質(zhì)，提高職工整體技能水平，這樣才能實現(xiàn)以人為本，提薪增效戰(zhàn)略，從而達到提高工作效率、充分調(diào)動職工能動性的目的。
5 結(jié)語
對于煤礦企業(yè)來說，人力資源管理已變?yōu)橐豁椫匾南到y(tǒng)工程。煤礦企業(yè)如何降低人力成本、確保礦井安全生產(chǎn)、實現(xiàn)戰(zhàn)略跨越目標是人力資源成本管控的重要任務之一。本文從服務煤礦企業(yè)管理出發(fā)，有效控制人力資本，從而達到提高煤礦企業(yè)競爭力的目的。
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