基于系統(tǒng)效率的高校圖書館管理論文
基于系統(tǒng)效率的高校圖書館管理論文
館員的管理是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作,首先要做好崗位的設(shè)置,做到按需設(shè)崗,競(jìng)聘上崗。真正打破用人唯親,不論資排輩,做到人盡其才。
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基于系統(tǒng)效率的高校圖書館管理
引言
系統(tǒng)是由相互作用、相互依存具有不同功能的要素組成的有機(jī)體。系統(tǒng)一般都具有輸入、存貯、處理、輸出、控制等功能。它的職能是按照單位或企業(yè)的目標(biāo)進(jìn)行計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制。一個(gè)系統(tǒng)一般由許多子系統(tǒng)組成。系統(tǒng)效率是指在一個(gè)體系中,不同的神經(jīng)元(個(gè)體)通過互為共享信息,提升體系在單位時(shí)間內(nèi)的整體反應(yīng)速度[1]。要提高系統(tǒng)效率必須減少體系的內(nèi)耗,加強(qiáng)體系與環(huán)境的協(xié)調(diào)。一個(gè)單位的系統(tǒng)效率高,則體現(xiàn)這個(gè)單位的管理水平高;相反,一個(gè)單位的系統(tǒng)效率低,則說明這個(gè)單位的管理有不到位的地方。
一、高校圖書館管理中存在的主要弊端
一個(gè)高校圖書館也是一個(gè)系統(tǒng)。一般高校圖書館由館長、副館長、部主任、室主任和館員這樣的層次結(jié)構(gòu)組成。這種組成結(jié)構(gòu)具有一定的合理和科學(xué)性,便于圖書館功能的劃分,便于指令的上傳下達(dá),在高校圖書館界也具有廣泛的代表性。似乎在沒有找到一種更好的管理模式之前,由于習(xí)慣性思維的影響,也大多樂意接受原來的結(jié)構(gòu)模式。但目前在高校圖書館管理中還是存在一些問題和弊端,主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。
(一)館員的積極性不高
時(shí)下大多數(shù)高校圖書館工作人員的收入分為工資和津貼兩大塊,但這兩大塊基本上不與實(shí)際工作業(yè)績或者很少與實(shí)際工作業(yè)績掛鉤。“薪酬即管理”。純粹靠精神鼓勵(lì)來刺激和調(diào)動(dòng)工作人員的積極性,其作用是十分有限的。在大家都樂意做好人的背景下,時(shí)下能站出來說實(shí)話、依實(shí)情的人越來越少,這種不良風(fēng)氣在嚴(yán)重阻礙和影響好的分配制度的建立和實(shí)施。如果干多干少、干好干壞一個(gè)樣,干與不干也差不多,誰會(huì)長期去自覺多干?壞的東西得不到有效制止,好的也會(huì)慢慢學(xué)壞。這種局面是非??膳碌?。在一個(gè)館里如果上班只要來了就算,甚至不來也算;分配講的是級(jí)別和職稱,不與實(shí)際工作相關(guān)。
時(shí)間久了,積極性高的館員也會(huì)變得消極。在一個(gè)部門內(nèi),關(guān)系好的可互相包庇、護(hù)短。上級(jí)檢查的來了,沒來上班也幫忙編造假原因,關(guān)鍵是領(lǐng)導(dǎo)也不去查明實(shí)情。其實(shí),大家也意識(shí)到這種分配制度不科學(xué)。有的也嘗試在圖書館內(nèi)部建立一種新的津貼分配方案,但是很少能真正落實(shí)。其主要原因是缺乏配套的細(xì)分制度,缺乏保證分配制度落實(shí)的細(xì)則,也缺乏平時(shí)的監(jiān)督機(jī)制。這樣就不了了之,都抱著“多一事不如少一事”的心態(tài),管好自己的“三畝七分地”。這樣的格局,館員的積極性不高也是情理之中的事了。
(二)各部門的協(xié)調(diào)性不強(qiáng)
一個(gè)高校圖書館大多分為很多部門,有采編部、流通閱覽部、情報(bào)咨詢部、系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)部、資源建設(shè)部和辦公室等部門。各個(gè)部設(shè)部主任和室主任,室里面再由館員組成。這種結(jié)構(gòu)便于對(duì)外開展讀者服務(wù)工作,便于圖書館功能的實(shí)施。但是,各個(gè)部門、各個(gè)室之間的交流很少,甚至沒有交流。本部門基本不知道其他部門在干什么,做了什么工作,有些什么新的服務(wù)。這種狀況既不利于整體工作的開展,也影響大家相互學(xué)習(xí)和促進(jìn)。其實(shí)有的新型服務(wù)需要多部門協(xié)同、合作解決。
比如:在圖書館開辟學(xué)科化信息共享空間服務(wù),用戶往往需要集成式、研究型的集約性服務(wù),通??恳粋€(gè)部門很難解決問題。每個(gè)人很難是通才,一個(gè)人智慧的不足,只有靠其他人的智慧來彌補(bǔ)。那種各部門老死不相往來,單打獨(dú)干是行不通的?,F(xiàn)在往往是這樣的,從一個(gè)部門調(diào)人到另一個(gè)部門也是很難的事。往往是各部門人不相通,事不相通。這樣的格局肯定不利于圖書館的整體發(fā)展和服務(wù)工作的開展。
(三)內(nèi)部資源的共享不夠
圖書館的重要職能之一就是要促進(jìn)信息交流和信息資源的共享。館員一方面在做著傳播知識(shí)信息的工作,但另一方面又在有意無意干著阻礙內(nèi)部信息資源共享的事情。館內(nèi)資源共享不夠主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面:
第一,工作經(jīng)驗(yàn)和工作程序共享不夠。每個(gè)部門、每個(gè)館員自身的經(jīng)驗(yàn)和工作訣竅,只有自己內(nèi)部或自己本人知道,別的部門和個(gè)人一般是不清楚的。這些經(jīng)驗(yàn)和訣竅往往是很重要的資源,對(duì)促進(jìn)圖書館工作,提高系統(tǒng)效率有至關(guān)重要的作用。但是這樣重要的資源,要么只記在每個(gè)人的心里,要么即便形成了文字也不會(huì)公開。這樣就會(huì)嚴(yán)重影響圖書館工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和交流,也會(huì)制約整體的工作效率。
第二,館員外出參觀學(xué)習(xí)所得資源共享不夠。由于經(jīng)費(fèi)的限制,重要的圖書情報(bào)學(xué)術(shù)會(huì)議、培訓(xùn),館里只能派一兩個(gè)人參加。但是派出去的人所獲得的外部信息資源,只有他們自己知道。館里其他人有的根本不知道這些事情,要想獲得這些信息基本上是不可能的事。從外部得到的這些信息資源也非常重要,一般能反映當(dāng)今圖書情報(bào)理論和工作的動(dòng)態(tài)??上н@樣寶貴的資源沒有得到應(yīng)有的交流和保存,無疑是巨大的浪費(fèi),對(duì)圖書館工作是不利的。第三,館領(lǐng)導(dǎo)、部主任和館員的信息不對(duì)稱。由于每一個(gè)層面接觸的對(duì)象和機(jī)會(huì)不一樣,這就從客觀造成了信息的不對(duì)稱。再加上主觀因素的影響,這種不對(duì)稱性會(huì)更加明顯。館領(lǐng)導(dǎo)從學(xué)校獲得的信息,往往不會(huì)全面地和部主任傳達(dá),部主任在館里得到的信息也同樣不會(huì)全面地向館員傳達(dá)。這樣自然就會(huì)造成“政令不通”的局面。
相反,部主任從館員那里得到的信息,也不會(huì)全面地向館領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),館領(lǐng)導(dǎo)也不會(huì)全面地向?qū)W校匯報(bào)。當(dāng)然有些信息是不必要匯報(bào)的,但也不排除有很多“當(dāng)報(bào)不報(bào)”的情況。于是就造成了所謂的“下面不知道上面要干什么,上面不知道下面干了什么”,這肯定不利于圖書館工作的開展,不利于工作效率的提高。
二、高校圖書館管理的系統(tǒng)要素
高校圖書館的管理就是要怎么樣把所包含的要素進(jìn)行有序的優(yōu)化組織,充分發(fā)揮其效能,促進(jìn)圖書館各項(xiàng)工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。高校圖書館管理所包含的要素很多,主要包括:資源的管理、讀者的管理和館員的管理。
第一,資源的管理。高校圖書館的資源既包括紙質(zhì)的資源,也包括電子、網(wǎng)絡(luò)的資源;既包括引進(jìn)的數(shù)據(jù)庫資源,也包括自建的數(shù)據(jù)庫資源;既包括內(nèi)部的資源,也包括外部獲得的資源;既包括信息資源,也包括設(shè)備資源等等。這些資源,要進(jìn)行優(yōu)化組合,充分發(fā)揮各自的效能和整體的功效,必須針對(duì)每一種資源,建立相應(yīng)的管理制度,建立詳細(xì)、科學(xué)的運(yùn)營機(jī)制。對(duì)這些資源的前期采購的調(diào)研、采購的操作和資源后期的管理,都要進(jìn)行充分的論證。不能采取“拍腦袋”的方式,想當(dāng)然的省事辦法。每種資源都有各自的特點(diǎn),只有針對(duì)性地對(duì)這些資源進(jìn)行科學(xué)管理,才能發(fā)揮好它們應(yīng)有的作用。
第二,讀者的管理。沒有讀者和用戶,高校圖書館就沒有存在的必要,讀者是圖書館管理的重要對(duì)象。高校圖書館目前尚未向社會(huì)大開放之前,其讀者基本上由大學(xué)生和教職工組成。高校圖書館的讀者其文化和專業(yè)水平相對(duì)較高,其獲取資源有許多共性的方面。對(duì)讀者的管理,主要是做好讀者,特別是新生讀者的入館教育培訓(xùn),做好讀者的專題培訓(xùn),專題培訓(xùn)包括專門數(shù)據(jù)庫的使用培訓(xùn)和用戶情報(bào)素質(zhì)的培訓(xùn)。在做好讀者培訓(xùn)工作的同時(shí),平時(shí)還要加強(qiáng)與讀者的溝通,建立與讀者全面的交流機(jī)制。E-mail、電話、現(xiàn)場(chǎng)和QQ等,這些都是可以嘗試的交流方式。做好教育、交流的同時(shí),也要加強(qiáng)讀者的調(diào)查,及時(shí)了解讀者的需求信息,并重視讀者的需求和意見,提升圖書館的服務(wù)水平和質(zhì)量。
第三,館員的管理。館員在整個(gè)圖書館系統(tǒng)中起了很重要的作用,把館員管好了,其他事情也就迎刃而解。館員的管理是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作,首先要做好崗位的設(shè)置,做到按需設(shè)崗,競(jìng)聘上崗。真正打破用人唯親,不論資排輩,做到人盡其才。設(shè)崗、用人都要充分發(fā)揮集體的智慧,發(fā)揚(yáng)民主的作風(fēng)。用對(duì)了人,還要做好考核工作。館員是不是按照崗位的要求保質(zhì)保量完成了工作,完成情況怎么樣,這就需要平時(shí)加強(qiáng)監(jiān)管。平時(shí)的檢查要和考核結(jié)合,要切實(shí)和業(yè)績、津貼掛鉤。這些制度大家來定,定好就要嚴(yán)格按照?qǐng)?zhí)行,只有這樣,大家的積極性才會(huì)調(diào)動(dòng)起來。
三、怎樣提升高校圖書館管理的系統(tǒng)效率
(一)建立健全高校圖書館管理制度
制度不健全,系統(tǒng)就無法正常運(yùn)轉(zhuǎn)。我國的《圖書館法》還在醞釀之中,圖書館界也缺乏統(tǒng)一的協(xié)會(huì)來規(guī)范圖書館工作和圖書館活動(dòng),圖書館工作也沒有統(tǒng)一的資格論證,缺失統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)[2]。這樣給圖書館工作帶來不利的局勢(shì),影響著圖書館管理的效率。但每一個(gè)高校圖書館還是可以根據(jù)自身的情況,建立健全制度以保證其有效運(yùn)行的。這些制度應(yīng)詳盡、全面,一般包括:借閱制度、采訪制度、檢索制度、典藏制度、人事制度和經(jīng)費(fèi)制度等[3]。各個(gè)館還可以根據(jù)自身的情況制定一些可行的制度。
制定制度時(shí),一定要保證制度的科學(xué)性、系統(tǒng)性和連續(xù)性。制定好了制度,還要保證制度的有效實(shí)施。不能制度是制度,實(shí)行的又是另一套,否則,制度就失去了威嚴(yán)性。更不能出現(xiàn)“人大于制度”的情況,制度如沒有落實(shí)、執(zhí)行,必須有公開解釋的原因。另外,要加強(qiáng)監(jiān)控設(shè)備的添置。對(duì)館員和讀者的大眾行為進(jìn)行有效監(jiān)管,出現(xiàn)了爭議可以調(diào)用視頻進(jìn)行調(diào)查、取證。
(二)建立良好的信用體系
沒有信用,缺乏誠信,那么一個(gè)系統(tǒng)是不可能高效率運(yùn)轉(zhuǎn)的。一個(gè)單位的信用體系建立健全,則這個(gè)單位各方面就能順暢地開展工作。否則,要想保證一個(gè)單位的健康運(yùn)行幾乎是不可能的事。高校圖書館牽涉到讀者和館員,只有在讀者和館員之間建立良好的信用體系,圖書館才能夠高效運(yùn)轉(zhuǎn)。要在高校圖書館內(nèi)部建立良好的信用體系,可以從以下幾方面努力。
第一,要在圖書館營造良好的氛圍??稍趫D書館各種場(chǎng)合進(jìn)行大力宣傳,營造人人講信用,個(gè)個(gè)講誠信的好氣氛。如有必要,甚至可以與讀者和工作人員簽訂信用合同。講信用的,圖書館可給其相對(duì)應(yīng)的很多便利條件,相反不講信用或信用度低的享受的便利條件會(huì)少些。時(shí)間久了,大家會(huì)慢慢意識(shí)到講信用是好事,講規(guī)則是好事。讓大家能徹底改變觀念,講信用對(duì)個(gè)人和團(tuán)體都有益。要大大提高不講信用、不講規(guī)則所帶來的成本。
第二,領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮模范作用。在一個(gè)單位,領(lǐng)導(dǎo)的行為和決定往往能起很好的示范作用,如果領(lǐng)導(dǎo)講信用,大家自然效仿。領(lǐng)導(dǎo)在處理館里的事情時(shí)要切實(shí)遵守諾言,遵守制度、規(guī)則。不做凌駕在制度之上的事,不說不能兌現(xiàn)的話。特別在處理有關(guān)職工切身利益的事務(wù)時(shí),如津貼分配、考勤、考核等等,要尤其注意自己的規(guī)則意識(shí),要嚴(yán)格按既定的方案辦事。領(lǐng)導(dǎo)在處理讀者的事務(wù)也是一樣,要樹立講信用、講誠信的榜樣。領(lǐng)導(dǎo)做好了樣,職工也能跟上來,整個(gè)圖書館的信用體系就會(huì)慢慢建立起來。
(三)增強(qiáng)館員的文化責(zé)任意識(shí)
傳播知識(shí)、傳承文化是圖書館的職能,也是每一個(gè)館員的重要職責(zé)。如果高校圖書館的全體館員能夠明確自身的職責(zé),開展實(shí)際工作就容易多了。時(shí)下,電子媒介和網(wǎng)絡(luò)閱讀日益普及,但傳統(tǒng)的紙質(zhì)文獻(xiàn)閱讀也并沒有退出,閱讀文化呈現(xiàn)多種閱讀形式并存的業(yè)態(tài)。不同的文獻(xiàn)信息資源具有各自不同的優(yōu)勢(shì),利用各種資源的優(yōu)勢(shì),實(shí)現(xiàn)高效率的文獻(xiàn)服務(wù),是圖書館的文化責(zé)任。圖書館在文化全球化進(jìn)程中,不僅要推進(jìn)各民族文化交流,構(gòu)建多元化的文化格局。更要擔(dān)負(fù)起保存、傳承、弘揚(yáng)本土文化的責(zé)任,捍衛(wèi)民族文化的安全[4]。高校圖書館館員不僅要做好文化的整合、系統(tǒng)化工作,而且也要做好文化的增生、增殖工作。在實(shí)際工作中,要切實(shí)把傳播民族優(yōu)秀文化,弘揚(yáng)民族文化精神;傳播主流文化,充分發(fā)揮圖書館社會(huì)職能作用;傳播大眾文化,構(gòu)建和諧校園當(dāng)作自身的責(zé)任[5]。
(四)培養(yǎng)館員的制度意識(shí)
“沒有規(guī)矩不成方圓”。有了制度要靠大家維護(hù),大家都要有制度意識(shí)才會(huì)去遵守。制度意識(shí)也就是我們通常所說的有關(guān)圖書館制度的宣傳教育或思想政治工作。具體地說,它是用語言文字、畫面聲音、榜樣示范、參觀學(xué)習(xí)等方式向圖書館員傳輸正確的職業(yè)道德觀念和精神追求,曉之以理,動(dòng)之以情,使圖書館員明白什么是對(duì)錯(cuò)是非,什么必須要做,哪些是不能做的。
一個(gè)沒有制度約束的,不明是非對(duì)錯(cuò),不辨善惡美丑的行為主體,是不可能有好的行為方式的,即使沒有主觀故意也有可能因無知而違背服務(wù)精神[6]。大家都按制度辦事,自覺維護(hù)制度的威嚴(yán)性。只要館員學(xué)好制度,自覺遵守制度,圖書館就會(huì)像一臺(tái)機(jī)器一樣高速、正常運(yùn)轉(zhuǎn),整個(gè)圖書館的系統(tǒng)效率就會(huì)得到提升。
高校圖書館系統(tǒng)效率的提高,有賴于各方面共同努力,進(jìn)行持之以恒的訓(xùn)練和培訓(xùn),并通過反復(fù)的實(shí)踐和長期的摸索,從制度上、意識(shí)觀念上下功夫,才能取得有效的改進(jìn)。