會展現(xiàn)場管理論文
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會展的現(xiàn)場管理是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，是會展經(jīng)濟(jì)管理中非常重要的部分。下面是學(xué)習(xí)啦小編整理的會展現(xiàn)場管理論文，希望你能從中得到感悟!
會展現(xiàn)場管理論文篇一
淺論會展現(xiàn)場服務(wù)與管理
[摘要]會展的現(xiàn)場服務(wù)與管理是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，是會展經(jīng)濟(jì)管理中非常重要的部分。在具體會展中，可從布展階段、開展階段及撤展階段的一些基本環(huán)節(jié)來了解會展現(xiàn)場服務(wù)與管理的主要內(nèi)容，通過具體細(xì)節(jié)的管理提高其現(xiàn)場管理的執(zhí)行能力。
[關(guān)鍵詞]會展服務(wù);現(xiàn)場管理;細(xì)節(jié)管理
[中圖分類號]J024 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1005-3115(2012)24-0099-02
在當(dāng)今社會，隨著越來越多的汽車展、服裝展、藝術(shù)品展等會展活動的出現(xiàn)，會展或展會已經(jīng)是人們生活中一項(xiàng)熟悉的社會活動。所謂會展并不是孤立的“會”、“展”或展覽 ，而是將展覽與會議、各類貿(mào)易賽事、旅游、藝術(shù)節(jié)等節(jié)事活動相結(jié)合。廣義的會展現(xiàn)場包括展覽、會議、節(jié)事活動等在內(nèi)的全部有形場所和設(shè)施，以及全部相關(guān)無形要素在現(xiàn)場的集合。一個會展項(xiàng)目是否成功，從某種意義上來講取決于該會展項(xiàng)目現(xiàn)場管理是否科學(xué)有效。①展會現(xiàn)場管理是辦展機(jī)構(gòu)對展會現(xiàn)場實(shí)施的總體管理，時間上從布展到開展直至撤展結(jié)束。由于現(xiàn)場管理通常是集中在一個較短的時間段，所以，各種事務(wù)顯得集中、眾多和繁瑣。因此，現(xiàn)場管理和服務(wù)顯得尤為重要。②展會現(xiàn)場的地點(diǎn)以主辦方開始啟用后的場館為主，也包括其他相關(guān)涉及的場所，如運(yùn)輸拆卸場地等。服務(wù)與管理包括進(jìn)場布置到展覽結(jié)束撤館結(jié)束這段時間，展覽主辦方對參展商、搭建商、運(yùn)輸商等各類服務(wù)商在內(nèi)的各實(shí)施單位在現(xiàn)場按原有計劃進(jìn)行有序的協(xié)調(diào)、監(jiān)督和管理，以及對參展商、觀眾在現(xiàn)場所發(fā)生的一切需求所進(jìn)行的協(xié)調(diào)服務(wù)和管理，包含會展活動的開(閉)幕、展場管理、觀眾登記、布展、撤展及相關(guān)活動計劃等主要內(nèi)容。
會展現(xiàn)場管理的原則是：第一，盡量利用服務(wù)鏈外包服務(wù)，進(jìn)行監(jiān)控; 第二，指定專人在專門時間負(fù)責(zé)專項(xiàng)工作，明確分工，分清職責(zé)，責(zé)任到人; 第三，對于重點(diǎn)工作，實(shí)行雙重核查制度;第四，對重要環(huán)節(jié)，負(fù)責(zé)人應(yīng)及早提出注意問題，實(shí)時監(jiān)督;第五，重視對臨時人員的短期培訓(xùn)。會展現(xiàn)場服務(wù)與管理對成功辦好一屆展覽會至關(guān)重要，現(xiàn)場管理做得不好會影響專業(yè)觀眾和參展商對展覽會的滿意程度，直至影響整個展覽會的品質(zhì)。
一、展會布展階段的管理
會展的布展階段為會展現(xiàn)場管理的前期工作，具體包括展臺搭建的管理、展位展品運(yùn)輸?shù)墓芾?、參展商布展管理、現(xiàn)場保潔與安保等工作。展臺搭建的管理主要是督促和協(xié)調(diào)主場搭建商和主場運(yùn)輸商相互之間的配合，共同討論和預(yù)防展臺搭建、展品運(yùn)輸過程中可能出現(xiàn)的問題，以保證布展的順利進(jìn)行。布展的時間通常是三天左右，最短的可能只有一天，甚至更短。在這么短的時間內(nèi)完成繁重的搭建任務(wù)，除了要有科學(xué)化的搭建技術(shù)，更為關(guān)鍵的是做好配合和協(xié)調(diào)事宜，監(jiān)控好整體工作的進(jìn)程。根據(jù)場館、場地做出平面圖紙，并在圖紙上劃分各展區(qū)、展位。將圖紙內(nèi)容與各參展商溝通，以展位價格、品牌影響力、對人流的吸引力等為參數(shù)綜合權(quán)衡各參展商目標(biāo)展位與實(shí)際情況的差距，并最終確認(rèn)圖紙展位。
參展商報到之前，主辦方應(yīng)督促好兩項(xiàng)工作：一是按圖紙做好展臺區(qū)域的地線劃分，標(biāo)明展臺號;二是按照圖紙搭好現(xiàn)場服務(wù)辦公的場所，比如組委會辦公室，或主辦方、主場搭建商、主場運(yùn)輸商的聯(lián)合辦公地點(diǎn)，提前安排好各單位人員、各種器材和資料等到位。③ 確保產(chǎn)品運(yùn)輸安全是展品運(yùn)輸與管理的關(guān)鍵，應(yīng)嚴(yán)格按照展前制定的物流計劃分區(qū)域?qū)嵤┱蛊返木臀还ぷ?。主場運(yùn)輸商可通過展品代理(通關(guān)、驗(yàn)收、運(yùn)輸?shù)?提前掌握大部分展品資料，尤其是進(jìn)館的時間進(jìn)度，協(xié)調(diào)運(yùn)輸、搭建、參展商之間的工作。展品進(jìn)入場館后其包裝箱的堆放與管理常被忽略，往往成為現(xiàn)場管理的盲區(qū)。參展商布展管理的第一項(xiàng)主要工作就是接待參展商報到，這是參展商對主辦方現(xiàn)場服務(wù)的第一印象，一定要引起主辦方各現(xiàn)場工作人員的重視。熱情、周到的接待服務(wù)是會展現(xiàn)場服務(wù)與管理良好的開端。主辦方工作人員協(xié)助參展商了解與展會相關(guān)的各類服務(wù)信息和規(guī)定。一般大部分參展商都能在規(guī)定的時間內(nèi)完成布展，但也有個別參展商或展品由于交通等因素推遲到達(dá)展會現(xiàn)場，這就需要主辦方提前計劃好展會開幕以后參展商和展品進(jìn)入場館的臨時通道，并要求主場搭建、主場運(yùn)輸、場館方的工作人員提前就位，協(xié)助參展商盡快參展?，F(xiàn)場保潔與安保工作是展會現(xiàn)場不可缺失的一部分，保潔分別由場館方、主場搭建商分工負(fù)責(zé)。其中，展會場地內(nèi)公共區(qū)域的清潔工作由場館方負(fù)責(zé)，如通道、廁所、餐廳等。展會期間的安全保衛(wèi)工作主要是防止可疑人員進(jìn)入展會、防止展品丟失和被盜，展會消防安全保護(hù)以及協(xié)助參展商進(jìn)出的一些安全保衛(wèi)方面的工作等。展會期間的安保工作若不到位，將會直接影響展會的聲譽(yù)度。
二、 會展開展階段的管理
開幕式是會展正式開始的標(biāo)志，舉辦開幕式的主要目的是制造氣氛、擴(kuò)大影響、提高展會的知名度、吸引更多的觀眾來參展。開幕式是參展商和觀眾對展會的第一印象，是主辦方向公眾展示會展規(guī)模和實(shí)力的大好機(jī)會。隨著會展業(yè)的發(fā)展，會展行業(yè)之間特別是同類題材的展會間競爭越來越激烈，一個成功的展會開幕式不僅可以增強(qiáng)參展商和觀眾對展會的信心，還可以提高業(yè)界和大眾對展會的關(guān)注程度，擴(kuò)大展會的影響和品牌形象宣傳④。通常來說，開幕式籌劃的主要工作有確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)人名單、開幕式嘉賓的入場名單、開幕的時間、開幕現(xiàn)場布置、禮儀、現(xiàn)場樂隊(duì)等內(nèi)容。要確保開幕式的萬無一失，在開幕主辦方一定要進(jìn)行周密的安排和確認(rèn)，各部門對于開幕式主要流程進(jìn)行預(yù)演，開幕當(dāng)天提前到場，委派專人核查所有的設(shè)備和設(shè)施，并做好隨時應(yīng)對突發(fā)事件的準(zhǔn)備。⑤
觀眾是展會的主體，專業(yè)觀眾是參展商的上帝，同時也可能是潛在的參展商。因此，做好觀眾登記工作非常重要。為了更好地了解觀眾結(jié)構(gòu)，就必須掌握與觀眾有關(guān)的精確數(shù)據(jù)。首先，觀眾注冊和登記處應(yīng)有顯著標(biāo)志，便于觀眾及時找到并辦理現(xiàn)場注冊手續(xù)?，F(xiàn)場要安排專人指引、咨詢和維持秩序。其次，為避免排隊(duì)擁擠，要有足夠的登記臺和填表臺。最后，觀眾登記時，信息要及時收集和匯總，當(dāng)天登記的數(shù)據(jù)要在閉館后送至主辦方現(xiàn)場辦公室，并錄入電腦?，F(xiàn)場數(shù)據(jù)收集主要包括專業(yè)觀眾信息和參展商的信息，參展商的數(shù)據(jù)對展會項(xiàng)目的發(fā)展是至關(guān)重要的。主辦方在開展期間，應(yīng)為參展商和觀眾提供完善的服務(wù)，例如現(xiàn)場設(shè)立咨詢臺解決參展商和觀眾提出的相關(guān)問題，要求咨詢處的工作人員必須要對展會的各個環(huán)節(jié)非常清楚，能夠自主解決問題，幫助客戶聯(lián)系到相關(guān)的負(fù)責(zé)人解決問題。 在會展期間，開展的其他與會展主題相關(guān)的活動主要有論壇、會議、表演、比賽等，這些活動能起到活躍會展現(xiàn)場氣氛、完善會展功能的作用，主辦方、行業(yè)協(xié)會、 參展商都可能是這些活動的主辦者。在會展開展階段應(yīng)在細(xì)節(jié)管理的基礎(chǔ)上推行問題管理法，要求會展的每位工作人員通過細(xì)節(jié)管理及時解決工作中遇到和發(fā)現(xiàn)的問題，并在工作結(jié)束后對問題的改進(jìn)情況進(jìn)行總結(jié)，以提高會展的管理水平和服務(wù)質(zhì)量。
三、展會撤展階段的管理
會展結(jié)束的標(biāo)志是撤展會議的召開。一般在撤展前一天上午召開會議，商討撤展的各個環(huán)節(jié)，明確各單位的職責(zé)，尤其要決定撤展的具體時間，依次為停止觀眾登記的時間、停止觀眾入場的時間、觀眾清場的時間、斷電的時間、開出門證的時間、開啟貨物通道的時間、閉館的時間等。撤展前一天下午，辦展機(jī)構(gòu)就可以把有關(guān)情況以書面形式通知各參展商，以利于其安排第二天的工作。具體工作包括撤除展臺;協(xié)助參展商順利退還展具，協(xié)助參展商妥善處理展品;做好展場清潔，加強(qiáng)安全和消防保衛(wèi)工作及時處理撤展留下的大量垃圾;全場斷電后，查看展場的電表讀數(shù)以便結(jié)賬;核對并確認(rèn)現(xiàn)場費(fèi)用的清單， 約定時間結(jié)清費(fèi)用;將主辦方的所有現(xiàn)場資料和設(shè)備等整理后運(yùn)出展場。會展結(jié)束后，主辦方通過會展中遇到的新、老問題進(jìn)行總結(jié)并提出解決方案或建議，為以后的工作提供借鑒。
四、展會中的細(xì)節(jié)管理
在管理學(xué)中細(xì)節(jié)管理強(qiáng)調(diào)的是一個系統(tǒng)問題。首先，各個管理層的員工必須各司其職，盡心盡力地完成工作要求;其次，對工作要進(jìn)行深挖掘，也就是說每位管理人員對待自己的工作必須從小事做起、做好，才能做好大事⑥。對于會展行業(yè)的工作人員來說，細(xì)節(jié)管理是非常具有現(xiàn)實(shí)意義的管理理念。在會展中，只有讓參展商和觀眾感受到真心實(shí)意的微笑，會展的現(xiàn)場服務(wù)才算是成功的。提供良好的服務(wù)就必須要足夠細(xì)心，足夠細(xì)心就需要每一位會展現(xiàn)場管理人員秉承細(xì)節(jié)管理的要求，在工作中注意細(xì)節(jié)。所以，在做現(xiàn)場管理工作時，先把各個場館、現(xiàn)場客服的各個環(huán)節(jié)分成若干工作塊，再把每個工作塊細(xì)分，最后把細(xì)分后的工作責(zé)任到人，就能使看似龐大紛亂的展會工作變得有條不紊。會展行業(yè)的性質(zhì)決定了服務(wù)是生命，而現(xiàn)場管理工作更是服務(wù)中的服務(wù)，務(wù)必要從每一個細(xì)節(jié)做起。同樣，建立一個完善的展會制度，在細(xì)節(jié)上下功夫是必不可少的，只有制度足夠細(xì)化才能指導(dǎo)工作，使會展行業(yè)得以更好更快地發(fā)展。
[注 釋]
?、俟?jié)事活動現(xiàn)場管理的基本內(nèi)容[DB/OL].
②③④張曉娟：《會展概論》，東北財經(jīng)大學(xué)出版社2008年版。
?、荽鞴馊ⅠR聰玲：《節(jié)事活動策劃與組織管理》，中國勞動社會出版社2007年版。
?、蘩璐杭t：《會展案例分析》，大連理工大學(xué)出版社2010年版。
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