淺談文書檔案管理基礎論文
淺談文書檔案管理基礎論文
文書檔案管理作為檔案管理的重要組成部分，隨著我國社會的不斷發(fā)展，而越來越受到人們的關注。下面是學習啦小編為大家整理的文書檔案管理論文，供大家參考。
文書檔案管理論文篇一：《淺析文書檔案管理》
【摘 要】隨著社會的發(fā)展進步，在管理工作中新理念、新技術的逐步推廣和普及，文書檔案成為綜合檔案里的重要組成部分，它的管理模式和方法也將發(fā)生進一步的變化，而提高文書檔案的計算機數(shù)據(jù)化處理以及快速準確的利用文書檔案信息，更高水平地顯示文檔一體化的優(yōu)越性和科學性，是新時期文書檔案管理工作的不懈要求。因此，在實際工作中，我們要嚴格實行文書處理工作的規(guī)范化、標準化，尤其是要推動文書檔案工作的電子化進程，呈現(xiàn)檔案事業(yè)不斷發(fā)展的前景。
【關鍵詞】管理;文書檔案
一、文書檔案工作的現(xiàn)狀
1、到目前為止，許多單位的文秘工作與檔案工作還在實行分塊管理制度，這種體制從某種程度上是拉大了文秘工作與檔案工作的距離。負責文秘工作的人員檔案意識淡薄，只考慮當前的工作，而檔案工作人員墨守成規(guī)也很少考慮文秘工作，從而二者在銜接過程中出現(xiàn)了諸多不規(guī)范的現(xiàn)象，這也直接影響了文書檔案的建檔質量。
2、在日常的文書檔案歸檔管理中，會出現(xiàn)不同程度的影響文書規(guī)范立卷和規(guī)范歸檔的情況。如歸檔時出現(xiàn)原稿或修改稿的缺失現(xiàn)象;文件偶用鉛筆撰寫或標注，不經(jīng)過復印就直接用原件歸檔，短期內(nèi)字跡容易變得模糊不清，影響了檔案的質量和存檔價值;紙張規(guī)格不達標，大小16開紙混用現(xiàn)象較多，文件大小不一致，造成裝訂中發(fā)生掉頁、漏頁、壓字等問題，使檔案的美觀性和完整性都受到一定影響;文件歸檔不及時，時有漏歸，棄檔問題也相對嚴重，而相近公文重復與立卷組合無序也是一重大問題。
3、在辦公過程中，現(xiàn)行的手工文件處理方式已經(jīng)運行多年，并且也有一套完善的制度和方法，機關工作人員也習慣了這種文件處理模式，從而我們大部分的文書檔案工作仍然在沿用傳統(tǒng)的檔案管理手段與方式。雖然有些單位使用了計算機，部分也實現(xiàn)了網(wǎng)絡化，但是網(wǎng)絡上并沒有多少可以傳輸?shù)奈臅鴻n案信息，難以達到傳輸?shù)母咄炕途W(wǎng)絡化。利用計算機進行文書處理，尤其是實現(xiàn)文書電子化歸檔還需要一個過程。
二、文書檔案工作的改革措施
隨著檔案改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，而文件和檔案數(shù)量越來越多，也給保管和提供利用帶來了一定的困難。只有實現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。因此，文書檔案管理現(xiàn)代化進程勢在必行，我們要加大力度，創(chuàng)造條件改革現(xiàn)行的文書檔案管理工作。
(一)爭取領導支持
領導對文檔工作不夠重視，大多都是因為缺乏檔案意識，認為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。而要實現(xiàn)文檔一體化必須要上下達成共識才能實現(xiàn)，所以要采取積極有效的措施，通過大力宣傳，轉變領導及辦公人員的觀念，從而使現(xiàn)代文檔工作有一個便捷的信息化平臺。因此，文檔人員要勤向領導匯報文書和檔案工作情況，使領導受觸動、受啟發(fā);要及時為領導提供相關的文件材料，為領導提供檔案利用信息，努力做好檔案服務工作，使領導逐漸認識到文書檔案工作的重要性。只有這樣，檔案信息化管理工作才能得到領導的大力支持，從而給予更多的資金投入，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應的軟硬件，為文書檔案信息化創(chuàng)造條件，使檔案信息管理工作順利進行。
(二)實現(xiàn)文秘工作與檔案工作的一體化
文秘人員的頭腦中必須要有檔案意識，要站在對歷史負責高度上來保證檔案的質量，來減少檔案部門的工作程序，避免無謂的重復勞動，從而使文檔工作流程科學化、合理化。對辦理完畢的文件材料，應由文秘人員集中統(tǒng)一保管，及時整理歸檔，從而使文件的立卷工作日常化。文秘人員要努力克服畏難情緒，積極創(chuàng)造條件，早日實現(xiàn)文秘工作與檔案工作的一體化，從而提高文書檔案質量。
(三)規(guī)范檔案的基礎工作
在文書檔案管理的實際工作中，要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料，具體問題具體分析， 以減少檔案管理中的重復度和信息繁冗度，提高檔案利用的效率和效果。在歸檔工作中，既要掌握重點，分清主次，嚴把全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，從而提高檔案利用價值。建立好全宗卷的案卷目錄，按照檔案管理要求進行科學的分類、整理、編目，對到期的檔案及時進行鑒定、銷毀。同時，各單位可以根據(jù)自身的具體情況制定總的和分步的計劃并逐步實現(xiàn)，使檔案管理工作不斷完善。
(四)促進檔案信息化建設
紙質檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，因而要促使檔案信息化建設加快發(fā)展，在實現(xiàn)了辦公自動化的同時，促使文書檔案信息化建設邁入一個新的臺階。將文書檔案通過網(wǎng)絡融合為一體，實現(xiàn)真正意義上的信息資源共享。以往利用者必須到檔案室才能利用，而網(wǎng)絡化建成后，利用者可以在自己的辦公室對檔案數(shù)據(jù)庫進行瀏覽、訪問。將掃描的文件及電子文件直接與系統(tǒng)掛接，利用者不僅可以查閱所需的信息，還可以下載原件，不必再到檔案室閱覽，從而提高了檔案檢索利用服務質量。而新的文書檔案劇增，檔案信息化管理迫在眉睫。各檔案部門應抓住機遇，加大投入，配齊硬件設備和檔案管理軟件。在管理手段上，要積極參與單位辦公自動化系統(tǒng)的設計與建設，密切結合本單位辦公系統(tǒng)與信息管理工作的實際，提出檔案管理方面的要求和建設，科學推動電子文件歸檔工作。
(五)提高檔案人員的檔案信息化素質
檔案管理工作者的知識水平和整體素質直接影響到檔案工作的方方面面。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文檔工作人員在業(yè)務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高的要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以，必須對文檔人員進行在職教育培訓，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術，又能熟悉文檔專業(yè)知識的人才。而文檔管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。
建立文書檔案管理信息系統(tǒng)是檔案的發(fā)展需要，是檔案管理工作中的一個飛躍。要努力實現(xiàn)裝備技術現(xiàn)代化，積極運用網(wǎng)絡等先進技術和手段，進一步提高技術含量和水平，使文書檔案管理手段由舊變新，將文書檔案管理從手工勞動中擺脫出來，實現(xiàn)檔案管理人員對這些檔案資料的自動管理，同時又能滿足利用者的自動查詢，這樣即節(jié)省了人力又保護了檔案原件。而電子文件與紙質文件相比，所涉及的問題更為廣泛、受到的制約因素更多，僅僅依靠檔案部門是難以完成的。因此，各檔案部門、計算機與信息管理部門要各司其職、各揚所長。
參考文獻：
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[4]傅榮校.檔案管理現(xiàn)代化―檔案管理中技術革命進程的動態(tài)審視.浙江大學出版社.
文書檔案管理論文篇二：《淺談企業(yè)文書檔案管理》
【摘 要】文書檔案管理是高校管理向制度化、規(guī)范化、科學化方向發(fā)展的重要標志，是不斷提高校管理水平的需要，因此，做好文書檔案管理工作具有十分重要的意義。本文就如何加強文書檔案管理進行了探討。
【關鍵詞】文書檔案;管理;原則;措施
文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領導決策、基本建設、研究開發(fā)等方面過程和成果。隨著改革形勢的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應日趨發(fā)展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題。
一、文書檔案管理的工作原則
(一)確定收集檔案的原則
1.全面收集。檔案的價值和作用不能只是從本位出發(fā)來決定是否有保存的必要性，而要從更宏觀的角度來考慮，從全面的觀點出發(fā)，從政治、經(jīng)濟、科學文化等方面全面衡量它的作用，既要看它的現(xiàn)實價值，又要看它是否有社會價值和史料價值。檔案是歷史的記錄，也是歷史的產(chǎn)物，它是在一定的歷史條件下形成的，它的產(chǎn)生總是和一定的歷史條件相聯(lián)系。所以在鑒定檔案的價值時，必須運用歷史唯物主義的觀點和方法，堅持史存原則，將檔案放在特定的背景和歷史條件下去判斷它的價值，根據(jù)檔案產(chǎn)生的歷史條件、時代背景，并結合現(xiàn)實來考慮檔案的價值。
2.準確、符合事實。做好企業(yè)文書檔案收集工作，必須堅持實事求是的原則，要深入有關部門反復校對，校正材料出處，對原始材料進行科學的歸納、整理、分析，去偽存真。同時要有選擇，根據(jù)企業(yè)管理和工作的需要，從檔案材料中選擇對企業(yè)工作有現(xiàn)實指導意義，有具體實用價值，且?guī)в幸欢ㄒ?guī)律性的東西收集匯總和歸類匯編。堅持實事求是的原則，不能以個別領導人的好惡和意志去改寫眾人公認的客觀事實，特別是企業(yè)大事記、歷年機構變化情況等有較高的借鑒與保存價值，一定要尊重事實和保持檔案原有的歷史風貌，確保信息資料的準確性。
3.長遠發(fā)展利用。在鑒定檔案價值、確定收集檔案時，既要看到檔案在現(xiàn)實中的作用，又要預見到未來工作中的作用，因為社會在不斷進步，事業(yè)在不斷發(fā)展，檔案的價值也會隨之發(fā)生變化。不僅要看到眼前，而且要透過文件預測到它的潛在作用。
(二)實現(xiàn)信息化管理的原則
1.快捷。企業(yè)文書檔案應用計算機管理的目標是利用現(xiàn)代化手段、以全新的管理理念處理文書檔案信息，為企業(yè)提供安全、及時、準確、全面的信息，提高工作效率。
2.方便實用。當前采用的計算機管理技術使得系統(tǒng)在一定的時期具有先進性，而不被淘汰。要簡化程序，使用方便，符合企業(yè)文書檔案的應用要求，符合檔案系統(tǒng)規(guī)范。使用成熟的商品化軟件，與辦公自動化軟件能夠有效地接口，不能形成信息孤島。
3.確保信息安全。文書檔案信息內(nèi)容有一定的保密要求，因此，必須處理好信息保密和信息共享之間的矛盾，規(guī)定用戶權限，涉密文件須經(jīng)加密處理。涉密單位檔案的網(wǎng)絡可以組成一個單獨的局域網(wǎng)與企業(yè)網(wǎng)連接，但必須與國際互聯(lián)網(wǎng)維持物理斷開形式，從而維護涉密信息的安全。
二、加強文書檔案管理的措施
(一)高度重視文書檔案的管理工作
1.積極主動做好檔案工作的宣傳匯報，采取靈活多樣的形式向領導和員工宣傳《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》等檔案法律法規(guī)，不斷提高相關領導及其他工作人員對檔案工作的認識，努力爭取其對檔案工作的重視、理解、關心和支持，力爭使檔案工作能夠納入到單位的總體工作規(guī)劃和年度工作重點中，完善檔案管理設施，提升其規(guī)范化、信息化、現(xiàn)代化發(fā)展水平。改變被動提供有關檔案工作資料的工作方式，主動參與領導決策需要，提高檔案服務的主觀能動性與前瞻性。
2.科學技術特別是信息技術的迅猛發(fā)展對檔案工作提出了更高的要求，相關干部要積極接受新知識、學習新業(yè)務，主動學習信息技術、現(xiàn)代管理等相關知識，堅持素質教育、終生教育的理念，不斷確定新的學習目標、任務和要求，掌握和提高應用新型技術工具的能力和水平，努力成為具有出色管理才能、技術先進的復合型人才，為他人提供方便、快捷、高效的服務。
3.搞好文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接。檔案的前身是文件，文件質量與檔案質量密切相關，只有建立在文書部門規(guī)范處理文件基礎上，才能提高檔案管理水平。文書人員要建立較強的檔案意識，做好文書材料的立卷歸檔。在文件處理中，要時刻注意檔案整理工作，實現(xiàn)文書、檔案工作一體化。
4.要求及時、準確處理文件，及時登記收發(fā)文件，發(fā)現(xiàn)文件缺少要及時查找。特別是對一些賬外材料的處理，應注意及時收集領導報告、會議材料等，保證文件材料的完整性和實效性。此外，要強化“文書部門立卷”工作，這也是《中華人民共和國檔案法》已明確的一個基本制度。《國家行政機關公文處理辦法》也有規(guī)定，公文辦理完畢后，由文書部門或業(yè)務部門負責“及時整理(立卷)、歸檔”。
(二)加強文書檔案資料的全面收集
1.健全規(guī)章制度。檔案管理人員要認真學習《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》等相關法律法規(guī)，不斷增強檔案管理意識，進一步完善必要的檔案工作制度，落實責任制，為檔案的收集、整理、保管等制訂一系列有效辦法和制度，及時收集原始檔案，并理順歸檔程序，防止檔案的散失，為日后提供利用打好基礎。
2.加強催收。在工作中常出現(xiàn)由于其他工作事務，而忘記及時返還文件的現(xiàn)象，此時為確保檔案不遺失，應該進行催收。
3.加強檔案收集的廣度和深度。無論是專職檔案管理人員，還是兼職檔案管理人員，都要加強專業(yè)知識的積累，擴大檔案收集范圍，完善檔案收藏結構，特別要加強對重要會議、重大歷史事件、重要藝術成果、企業(yè)發(fā)展建設成績、杰出人物及事跡、社會活動、建設工程、科研項目等檔案的建設與管理。在檔案收集中，要突出單位及各部門特色，增加收集的門類，廣泛及時地收集有價值、有特色的檔案資料。注意增加信息收集渠道，提高資料鑒別能力，注意發(fā)現(xiàn)有保存價值的資料。
4.加強部門之間協(xié)作，做好文書檔案的收集工作。檔案員必須做到“三勤”：①嘴勤，即經(jīng)常主動了解業(yè)務部門開展的新工作;②腳勤，即與業(yè)務部門加強聯(lián)系與交流，以及時獲取有關信息;③腦勤，即根據(jù)單位的工作實際，思考檔案如何圍繞單位的中心工作，如何做好收集利用服務工作[2]?？傊訌娕c各部門的協(xié)調與溝通，保證檔案收集信息渠道的通暢，著重收集能夠揭示一個單位發(fā)展階段的資料，為開展實際工作和科學研究服務提高參考信息，切實發(fā)揮檔案部門在經(jīng)濟社會發(fā)展中的參謀依據(jù)作用。
5.年終歸檔。年終時，要根據(jù)文檔登記表，檢查是否有缺漏文件，如有缺漏務必補齊。因此，平時就應該注意收集、查閱相關的檔案資料，根據(jù)預立卷制度將檔案資料整理齊全，按照時間順序或文件的內(nèi)容歸檔，可起到事半功倍的作用。
6.按收發(fā)文的不同種類分別進行登記。以收文為例，收文登記本不得與其他記錄本混用，需單獨使用一個記錄本;一般來文為紅頭文件的要列明收文日期、收文號、機密等級(一般可省略)、來文單位、來文文件號、文件標題、每一來文數(shù)量;如果是傳真，應在備注欄注明何時收到，如果有專人送交，應注明由何單位、何人在何時送交;按文件內(nèi)容、緊急情況準確記錄文件，最后分別交各主管領導閱示，如需在單位內(nèi)進行宣傳、辦理，應對承辦單位、收件人、辦理完畢后的歸檔時間做出相關記錄，以便全程跟蹤、催辦、督辦;做好備案登記，依據(jù)工作需要，每季度或半年做一次備案，可根據(jù)記錄內(nèi)容進行打印，避免因筆體不同而造成難以辨認。年終時，將做好的備案表裝訂成冊，即形成一本檔案明細賬。
三、結語
文書檔案管理工作是企業(yè)管理工作的重要組成部分，它既是提高管理工作效率和質量的必要條件，也是維護歷史真實面貌的一項重要工作?？茖W規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個企業(yè)的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應有的貢獻。
文書檔案管理論文篇三：《如何加強文書檔案管理》
[摘 要]隨著我國經(jīng)濟水平的持續(xù)提升和事業(yè)單位整體水平的持續(xù)進步，新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作得到了越來越廣泛的關注。本文從闡述事業(yè)單位文書檔案管理工作中的問題入手，對新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作對策進行了分析。
[關鍵詞]文書檔案 管理
在我國事業(yè)單位的發(fā)展過程中文書檔案管理工作一直是其中重要的組成部分，而事業(yè)單位文書檔案管理工作的進行需要對于存在的問題進行有效的解決，因此在這一前提下對于新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作進行研究和分析就具有極為重要的現(xiàn)實意義。
一、單位文書檔案管理的特點
(一)文書檔案管理的重點是收集和保存
在一個單位的日常組織和運營過程中，要產(chǎn)生很多的檔案文件，這些檔案文件大多涉及到單位的人事關系、單位組織運營過程中的記載、單位日常文件、單位的書報以及相關物品的存檔檔案等。其在管理的過程中就是將這些東西用檔案記載的方式記錄下來，并且通過分類的方式存放在檔案管理室內(nèi)。所以，單位的文書檔案管理重點就是將各種資料收集起來，并且做出有效的歸類和記載，在此基礎上進行檔案的保存。文書檔案管理的重點也就放在了資料的收集和保存層面。所收集的資料要求要全面，并且針對檔案所作出的歸類要科學，方便人們的查閱。
(二)單位的文書檔案管理主要是文書工作
單位的文書工作主要包含了文件資料的收集、記載、歸類、整理以及存檔等工作。單位的文書工作的全過程也就是檔案從收集到整理保存的過程。但是，單位檔案的工作是在文書工作的基礎上對單位的檔案進行收集和整理保存的。所以文書工作就成為了單位檔案工作的基礎。檔案主要是來自于文書的工作，文書部門將單位組織和運營過程中的相關資料通過整理和保存，進行整理，定期的向單位的檔案部門提供歸檔。所以，單位的文書工作在很大程度上直接決定了單位檔案的質量。
二、單位文書檔案管理中存在的問題
(一)文書工作與檔案工作的銜接問題。
文書工作與檔案的管理工作有一定的聯(lián)系，但是兩者之間又有很大的區(qū)別。所以，在現(xiàn)實工作中，只有將單位的文書工作與單位的檔案管理工作相互結合，形成統(tǒng)一的管理整體，才能夠在實際工作中取得更好的效果。在實際工作中，大部分的單位都是將單位的文書工作與檔案管理工作分開進行。這樣的工作方式是一個比較科學有效的方式，但是在這樣的工作方式下，單位的文書工作與單位的檔案管理工作就產(chǎn)生了一定的距離。文書工作人員在工作的過程中不重視檔案管理的后期工作，而檔案的管理人員也很少會考慮文書工作的相關問題。這樣的話就使得單位的文書工作與檔案管理工作出現(xiàn)了更大的距離，使得相互之間的銜接存在比較大的漏洞，從而影響到了單位檔案工作的質量。
(二)文書檔案工作人員的缺乏。
當前，在實際工作中，單位的文書檔案工作人員一般情況下都是由別的部門工作人員兼任。這樣雖然在一定程度上節(jié)省了人力資源，并且也節(jié)省了開支。但是，文書檔案工作本身是一項比較專業(yè)性的工作，其要求文書檔案的工作人員能夠有比較好的專業(yè)基礎知識，要有一定的檔案管理知識和經(jīng)驗。所以，這樣的用人模式使得在單位的檔案工作中存在諸如檔案管理范圍不明確，檔案收集不及時、檔案的材料真?zhèn)尾幻鳌n案的分類出現(xiàn)錯誤等。這些問題主要是由于文書檔案的工作人員自身疏忽造成的，這也在一定程度上反映出了檔案文書檔案管理工作人員的自身素質問題。
(三)領導的重視程度不足。
文書檔案的管理工作，在當前大多數(shù)的單位中都是一項比較瑣碎的工作，同時也只是眾多辦公室職能中的一個小部分。大部分的領導對單位的檔案管理工作不夠重視。大部分領導的心中都認為檔案的管理工作只是一個比較簡單的工作，并且在單位的眾多職能部門中也只是一個次要的部門。所以，單位的檔案管理投入缺乏，使得單位的檔案不能發(fā)揮出應該有的作用來。
三、提高單位文書檔案管理水平的建議
(一)提高單位文書檔案管理工作的地位。
要想提高單位文書檔案管理工作的地位，首先就要求單位的領導必須要轉變傳統(tǒng)的思考模式，重視單位的文書檔案管理工作。同時，要從多個方面入手，有效的規(guī)范單位的文書檔案管理工作。同時，要加大對單位文書檔案管理工作的投入，引進相關的專業(yè)設備，著手對單位的文書檔案管理工作進行信息化改造。單位領導要對文書檔案管理工作進行重視，就必須要認識到文書檔案管理工作的重要作用。在決策的過程中要有效的參考文書檔案所保存的資料。只有這樣才能夠有效的提高單位文書檔案管理工作在單位中的作用。
(二)做好文書工作與檔案管理工作的銜接。
單位的文書工作是檔案管理工作的前提，如果兩者銜接不好的，將直接影響單位文書檔案管理工作的實際效果。所以，要做好文書工作與檔案管理工作的銜接，有效的將單位的文書工作與檔案管理工作統(tǒng)一起來。同時，要制定相關的規(guī)范，從細節(jié)處把握好文書工作與檔案管理工作。制定統(tǒng)一的工作標準和規(guī)范，尤其是對于檔案來講，文件的格式、文件的歸類、文件的整理標準等，都要制定一定的規(guī)范，只有在一定的規(guī)范下才能夠有效的將單位的文書工作與單位的檔案管理工作銜接起來。
(三)引進專業(yè)技術人才，做好培訓工作。
對于當前很多的單位來講，文書檔案管理工作沒有專門的工作人員，這無疑對單位的文書檔案管理工作十分的不利。所以，要加強對單位的文書檔案管理工作人才的引進。在引進人才的過程中，要注意選擇那些有一定的文書檔案管理基礎知識，并且具備了與單位相關的知識和技術的高素質人才。對于那些有專門文書檔案管理人員的單位來講，要通過定期的培訓和考核制度，有效的提高單位文書檔案管理工作人員的素質。同時，還要要求員工嚴格的遵守工作規(guī)范，對于文件資料的處理要嚴格的按照標準化流程進行處理。
(四)促進檔案信息化建設
紙質檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，因而要促使檔案信息化建設加快發(fā)展，在實現(xiàn)了辦公自動化的同時，促使文書檔案信息化建設邁入一個新的臺階。將文書檔案通過網(wǎng)絡融合為一體，實現(xiàn)真正意義上的信息資源共享。以往利用者必須到檔案室才能利用，而網(wǎng)絡化建成后，利用者可以在自己的辦公室對檔案數(shù)據(jù)庫進行瀏覽、訪問。將掃描的文件及電子文件直接與系統(tǒng)掛接，利用者不僅可以查閱所需的信息，還可以下載原件，不必再到檔案室閱覽，從而提高了檔案檢索利用服務質量。而新的文書檔案劇增，檔案信息化管理迫在眉睫。各檔案部門應抓住機遇，加大投入，配齊硬件設備和檔案管理軟件。在管理手段上，要積極參與單位辦公自動化系統(tǒng)的設計與建設，密切結合本單位辦公系統(tǒng)與信息管理工作的實際，提出檔案管理方面的要求和建設，科學推動電子文件歸檔工作。
結語：
隨著我國國民經(jīng)濟整體水平的持續(xù)提升和事業(yè)單位發(fā)展速度的持續(xù)加快，新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作得到了越來越多的重視。因此事業(yè)單位檔案管理人員應當對于工作中存在的問題有著清晰的了解，從而能夠在此基礎上通過實踐的摸索、提高來促進我國事業(yè)單位檔案管理整體水平的有效提升。
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