有關(guān)電子檔案管理系統(tǒng)論文
檔案的收集整理占用到檔案工作中大部分的工作量,是電子檔案系統(tǒng)的核心模塊,能真正體現(xiàn)出電子檔案系統(tǒng)相比傳統(tǒng)手工檔案管理業(yè)務(wù)的優(yōu)勢(shì)。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的電子檔案管理系統(tǒng)論文，供大家參考。
電子檔案管理系統(tǒng)論文范文一：探索建立電子信息檔案管理系統(tǒng)
[摘 要]計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展讓不再丟失文件成為可能，利用電子信息管理文件和文檔已經(jīng)是各行業(yè)、各企業(yè)的日常基本工作，信息檔案的建立更是標(biāo)志著辦公自動(dòng)化的完成，但是與此同時(shí)利用電子平臺(tái)進(jìn)行檔案管理也存在一定的缺陷和風(fēng)險(xiǎn)。如何完善建立電子信息檔案管理系統(tǒng)，針對(duì)電子信息管理的弊端來采取一定的防范措施是一個(gè)值得探索的問題。
[關(guān)鍵詞]電子信息;檔案;管理
中圖分類號(hào)：TU855 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X(2015)17-0175-01
一、 電子信息檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)
符合規(guī)范性指的是在利用信息時(shí)，要遵循電子信息使用規(guī)則了解信息的來源、閱讀和使用信息時(shí)不應(yīng)超出管理規(guī)范。嚴(yán)格遵守電子檔案信息資源使用規(guī)范的相關(guān)規(guī)則目的在于提升整個(gè)電子檔案信息管理系統(tǒng)的便利性，方便對(duì)檔案信息進(jìn)行采集、整合、存儲(chǔ)、傳送以及利用并進(jìn)行統(tǒng)一系統(tǒng)化管理便于反饋和查找。在整個(gè)管理系統(tǒng)中精準(zhǔn)性、真實(shí)性和實(shí)時(shí)性是需要把握的關(guān)鍵，精準(zhǔn)性和真實(shí)性保證了檔案信息的真實(shí)、可靠，實(shí)時(shí)性保證了檔案信息的價(jià)值，在管理這些信息時(shí)，按照檔案價(jià)值進(jìn)行合理利用，充分遵循科學(xué)發(fā)展規(guī)律，符合規(guī)范性是管理電子信息檔案的首要標(biāo)準(zhǔn)。
符合一致性和完整性指的是檔案在經(jīng)過數(shù)字化處理之后要與實(shí)際的檔案信息內(nèi)容完全相同并能完整呈現(xiàn)。一致性就是要保證用戶在使用電子檔案時(shí)與真實(shí)使用檔案有同樣的感受，照片和圖鑒都要清晰、真實(shí)呈現(xiàn)。完整性是要保證電子檔案在數(shù)字化之后具有完善的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容，保障可以查詢到互聯(lián)網(wǎng)上記載的相關(guān)文件，能夠清晰明朗檔案包含的信息并便于日后查閱。
符合共享性和安全性指的是在提升檔案利用率實(shí)現(xiàn)共享的同時(shí)保障數(shù)字檔案信息的安全。共享性旨在為檔案信息提供一個(gè)可以被充分利用的平臺(tái)，方便信息間的傳遞和高效運(yùn)用，而安全性則保障了這一便利的正常使用，安全性的保障不僅要從已經(jīng)錄入的檔案信息著手，保證信息不外漏，也要注意在儲(chǔ)存和掃描檔案文件時(shí)做好檢測(cè)和約束工作。
二、 電子信息檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理
(一) 電子信息檔案管理__
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展與信息化的全面推進(jìn)，給電子信息__也帶來了一定的難度。首先，我國(guó)的《保密法》在對(duì)于保護(hù)電子信息檔案方面還不夠健全，規(guī)章制度不夠明確;其次，檔案管理工作人員保密觀念淡薄，保密意識(shí)有待進(jìn)一步提高;再次，我國(guó)網(wǎng)絡(luò)信息保密技術(shù)相對(duì)落后，不能給信息檔案帶來全方位的保障。
針對(duì)以上種種問題，制定一個(gè)較為完備的措施來做好信息檔案的__是當(dāng)前急需解決的問題。首先，從制度上說，要完善電子信息檔案保密管理制度，有了良好的制度，才能按照制度執(zhí)行操作和監(jiān)督。在制度上要注重對(duì)信息檔案資料的登記、查閱紀(jì)錄、復(fù)制和銷毀制度的管理，不同權(quán)限的管理員只能按照制度在自己的職權(quán)范圍內(nèi)對(duì)信息檔案進(jìn)行修改，不能越權(quán)執(zhí)行。為了確保機(jī)要信息不被泄漏，做好各層級(jí)的__是對(duì)信息保密的重要保障，而嚴(yán)格遵循信息檔案保密制度才能將這項(xiàng)管理工作落實(shí)到位。其次，從管理信息本身來說，加強(qiáng)對(duì)電子信息的保管和整理是必要措施。管理檔案信息不僅需要對(duì)紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行管理整合，對(duì)于電子信息還要對(duì)磁盤和光盤類文件加密防改寫，儲(chǔ)存的時(shí)候要注意避開有損關(guān)盤、磁盤的環(huán)境。另外，在涉密檔案管理如有必要?jiǎng)t需要單獨(dú)設(shè)立一個(gè)檔案庫(kù)與辦公室和閱覽室分開，并對(duì)檔案庫(kù)設(shè)立門禁系統(tǒng)隔離有損檔案文件安全的外界環(huán)境。最后，做好__還需要工作人員認(rèn)真履行電子信息檔案查詢使用系統(tǒng)相關(guān)使用制度，并對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)知識(shí)做到及時(shí)的更新。遵循電子信息檔案使用制度，如借閱檔案信息必須授權(quán)批準(zhǔn)，秘密登記較高的電子檔案信息要避免對(duì)其進(jìn)行拷貝，因此要做好防復(fù)寫加密處理，如工作需要借閱電子檔案信息必須加強(qiáng)__，對(duì)涉密人員的權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，不得將秘密信息非法外傳，借閱時(shí)要將整個(gè)借閱過程紀(jì)錄下來。及時(shí)更新電子信息化知識(shí)，主要針對(duì)日益發(fā)展的電子信息系統(tǒng)，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)?？梢詫?duì)__管理人員進(jìn)行定期知識(shí)上的更新培訓(xùn)，還可以從多渠道、多方式上對(duì)保密人員進(jìn)行教育和知識(shí)的傳導(dǎo)。例如，加強(qiáng)密碼加密技術(shù)、數(shù)據(jù)保護(hù)技術(shù)、鑒別技術(shù)等等。只有擁有了高素質(zhì)的__人員，才能從根本上保障電子檔案信息的安全性。
(二) 電子信息檔案管理風(fēng)險(xiǎn)控制
風(fēng)險(xiǎn)控制與__是相輔相成的，除了上述對(duì)__的闡述外，風(fēng)險(xiǎn)控制也有相應(yīng)的避免措施。如果說__是事先的、全面的__，那么風(fēng)險(xiǎn)控制則顯得更加緊急、更加具有針對(duì)性。積極引進(jìn)最新的信息技術(shù)以及制定一系列的規(guī)章制度是及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)、預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)、保護(hù)電子信息基礎(chǔ)。對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的控制可以從緩解風(fēng)險(xiǎn)、分散風(fēng)險(xiǎn)以及評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)三個(gè)方面著手。
緩解風(fēng)險(xiǎn)簡(jiǎn)單來說就是將風(fēng)險(xiǎn)降到最小，將外界問信息的干擾最小化。目前最常見的緩解風(fēng)險(xiǎn)的措施是轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)，即制定應(yīng)變計(jì)劃或者重新布置等手段來恢復(fù)受干擾的電子信息減少損失。一定要記住的是，不論什么時(shí)候、什么情況下在第一時(shí)間對(duì)風(fēng)險(xiǎn)情況進(jìn)行及時(shí)處理才是最重要的。分散風(fēng)險(xiǎn)則是利用更改配置設(shè)置、外包給分支機(jī)構(gòu)處理、購(gòu)買保險(xiǎn)等等方式分散風(fēng)險(xiǎn)，還可以與供應(yīng)商協(xié)調(diào)優(yōu)化原有的電子檔案信息管理系統(tǒng)簡(jiǎn)化風(fēng)險(xiǎn)問題。當(dāng)然，外包的同時(shí)也會(huì)存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)這部分的風(fēng)險(xiǎn)需要嚴(yán)格審核外包人員的資質(zhì)，因此分散風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵是要遵守相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)有助于防范可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估其目的是為了更加科學(xué)合理地探究引起風(fēng)險(xiǎn)的因素，并了解風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率和可能帶來的危險(xiǎn)性，從而制定出合理的防范方案。電子信息風(fēng)險(xiǎn)是客觀存在的難以預(yù)測(cè)的，其危害性大，只有制定一套完善的風(fēng)險(xiǎn)防范系統(tǒng)才能有效達(dá)到控制風(fēng)險(xiǎn)的目的。
三、結(jié)語
綜上所述，建立一個(gè)完善的電子信息檔案管理系統(tǒng)不僅要從系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)上著手進(jìn)行基礎(chǔ)性建構(gòu)，更重要的是注意電子信息檔案管理系統(tǒng)在運(yùn)用過程中的__和風(fēng)險(xiǎn)防范工作。__需要不僅需要對(duì)文件進(jìn)行加密保護(hù)，更重要的是對(duì)涉密人員的專業(yè)素養(yǎng)及時(shí)更新和教育，而在風(fēng)險(xiǎn)控制中，除了及時(shí)處理風(fēng)險(xiǎn)問題分散風(fēng)險(xiǎn)和緩解風(fēng)險(xiǎn)外，還應(yīng)當(dāng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，防范于未然。
參考文獻(xiàn)
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電子檔案管理系統(tǒng)論文范文二：初探電子檔案管理系統(tǒng)
摘要:人們?cè)谌粘Ｉ詈凸ぷ髦行纬傻挠斜４鎯r(jià)值的照片,一經(jīng)歸檔,就形成了電子照片檔案。如何科學(xué)、高效地管理這些照片檔案?顯然必須借助于優(yōu)秀的工具――電子照片檔案管理系統(tǒng)。本文從系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)與管理實(shí)踐的角度進(jìn)行探討。
關(guān)鍵詞:電子檔案 管理 系統(tǒng)
一、系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)的自動(dòng)化、智能化與人性化原則
電子照片檔案管理系統(tǒng)一般包括數(shù)據(jù)采集、統(tǒng)計(jì)、檢索、發(fā)布和目錄打印等五大功能模塊。一套優(yōu)秀的系統(tǒng)應(yīng)將自動(dòng)化、智能化與人性化充分體現(xiàn)于上述功能模塊中。自動(dòng)化原則。屬性信息和歸檔信息由軟件自動(dòng)采集,照片號(hào)和底片號(hào)可根據(jù)構(gòu)成規(guī)則自動(dòng)生成。需要人工操作的主要是內(nèi)容信息和部分管理信息,約十余項(xiàng)內(nèi)容。系統(tǒng)為方便用戶著錄,應(yīng)提供用戶最方便錄入、最能提高效率的錄入工具,如Txt數(shù)據(jù)著錄模板、Excel數(shù)據(jù)著錄模板。大量?jī)?nèi)容相同的信息可通過下拉式復(fù)制拷貝完成,并可無縫導(dǎo)入電子照片檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。自動(dòng)化更體現(xiàn)在:只要著錄的信息準(zhǔn)確、規(guī)范,就會(huì)自動(dòng)生成各種統(tǒng)計(jì)圖表;自動(dòng)生成各種適合紙質(zhì)相冊(cè)的照片說明標(biāo)簽、冊(cè)內(nèi)目錄;根據(jù)利用和編研需要提供各種專題目錄,如歸檔照片分組目錄、全引目錄、專題目錄、攝影者目錄、年度目錄、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)照片目錄等。智能化原則。利用數(shù)據(jù)透視功能,數(shù)據(jù)質(zhì)檢人員可從多個(gè)角度觀察數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和規(guī)范化程度,對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行清洗、轉(zhuǎn)換和規(guī)范。如照片號(hào)、底片號(hào)的查重與構(gòu)成規(guī)則,題名、文字說明、年度、攝影者、拍攝日期等內(nèi)容信息是否為非空字段。檔案員可自主地從多個(gè)角度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,如可選擇專題、機(jī)構(gòu)、年度、期限、冊(cè)號(hào)、組號(hào)、照片類型等作為維度,照片號(hào)作為計(jì)數(shù)的度量值,進(jìn)行單項(xiàng)統(tǒng)計(jì)分析或組合統(tǒng)計(jì)分析。人性化原則。呈現(xiàn)給用戶的前端工具是“數(shù)碼書架”,既形象又美觀,非常貼近生活中的書架和相冊(cè)。用戶可建多個(gè)書架,每個(gè)書架可建多本相冊(cè),每本相冊(cè)根據(jù)需要可放置幾十張至一百多張照片。相冊(cè)的封面、背景、芯頁均“可換膚”,還設(shè)計(jì)了背景音樂、書立和密碼。最好用的是它的移植性,管理者只需復(fù)制和備份Data文件,就可輕松將我們所做的電子照片包括照片說明等信息移植到另一臺(tái)裝有“數(shù)碼書架”的電腦中。電子照片管理的后臺(tái)采用Access或SQLServer數(shù)據(jù)庫(kù),只需點(diǎn)擊一個(gè)按鈕,就能將前臺(tái)的電子照片和數(shù)據(jù)著錄信息傳遞并顯示在后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)中。這些數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息可非常方便地上傳到數(shù)字檔案館(室)平臺(tái),或轉(zhuǎn)成精美的照片陳列網(wǎng)頁,發(fā)布到數(shù)字檔案網(wǎng)站,供多人共享。照片檢索提供類似google的模糊檢索和高級(jí)檢索功能。
二、電子檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化功能
1、數(shù)據(jù)錄入功能檔案部門一項(xiàng)重要的工作便對(duì)對(duì)各種類型的檔案(如科技、文書、基建等)進(jìn)行歸檔,包括錄入完整的工程項(xiàng)目信息、案卷信息及文件信息。一旦檔案信息錄入了歸檔庫(kù),其他用戶即可通過(檢索子系統(tǒng))在網(wǎng)上瀏覽、查詢,以及通過(借閱子系統(tǒng))借閱所錄入的檔案。此外,(數(shù)據(jù)錄入子系統(tǒng))還將完成所錄入的電子圖紙的批量掛接,以及修改后圖紙的重新歸檔等。檔案管理人員可以通過該子系統(tǒng),在自定義的界面下錄入、編輯各種檔案數(shù)據(jù)原件的掛接,可完成項(xiàng)目錄入、案卷錄入、文件錄入等工作,并能對(duì)文件進(jìn)行修改和重新歸檔。
2、數(shù)據(jù)檢索功能檢索子系統(tǒng)安裝在終端機(jī)上,提供檢索數(shù)據(jù)和瀏覽圖紙等功能。用戶登錄本系統(tǒng)后,首先選擇需要檢索的檔案類型,再用“數(shù)據(jù)檢索”或“分類檢索”檢索此類案卷或文件信息,若想用本地機(jī)上的系統(tǒng)瀏覽文件,可用“文件瀏覽器進(jìn)行設(shè)置,在不同的終端上可以有不同的設(shè)置互不干擾。在用戶權(quán)限允許的條件下,可以直接瀏覽到所需信息的全文,可以下載到本地機(jī)上供檢索者利用。檢索完畢后,應(yīng)用“退出系統(tǒng)”關(guān)閉檢索子系統(tǒng),防止他人盜用用戶的身份和權(quán)力。
3、統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能統(tǒng)計(jì)報(bào)表子系統(tǒng)的功能主要是根據(jù)用戶的要求選擇打印數(shù)據(jù)和制定報(bào)表樣式。如:案卷目錄、文件目錄、案卷封皮、備考表等。
4、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能受網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和存儲(chǔ)容量的限制,幾年前的檔案管理軟件主要是管理檔案的條目信息,為了進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換,首先需要進(jìn)行轉(zhuǎn)換關(guān)系的定義,即指定原來數(shù)據(jù)庫(kù)的字段與本系統(tǒng)中某檔案類型數(shù)據(jù)庫(kù)字段的對(duì)應(yīng)關(guān)系。
三、保障電子檔案的安全
為保證電子檔案的質(zhì)量,系統(tǒng)應(yīng)該提供一系列措施保障電子檔案在內(nèi)容、結(jié)構(gòu)上的安全,如它應(yīng)該能記錄下那些因?yàn)殡[含安全問題而被拒的請(qǐng)求等,以確保電子檔案的真實(shí)性。為保障電子檔案的真實(shí)性、完整性,筆者認(rèn)為應(yīng)從電子檔案密級(jí)設(shè)定、保密技術(shù)使用、系統(tǒng)備份與恢復(fù)三個(gè)方面著手。
1、保密技術(shù)。保密技術(shù)主要用于保證電子檔案在系統(tǒng)流轉(zhuǎn)過程中的真實(shí)性與有效性。電子簽名技術(shù)、電子水印技術(shù)、電子印章技術(shù)都是現(xiàn)在流行的電子檔案防偽技術(shù)。除此之外,一些適合電子檔案長(zhǎng)久保存的文件格式也可以防止電子檔案被修改,如PDF文件格式。
2、系統(tǒng)備份與恢復(fù)。系統(tǒng)備份與恢復(fù)用于電子檔案管理系統(tǒng)在出現(xiàn)突發(fā)性事件時(shí)的恢復(fù)與備份,這項(xiàng)功能是否運(yùn)行良好直接影響到整個(gè)系統(tǒng)的所有實(shí)體與功能。僅對(duì)利用實(shí)體與電子檔案使用者而言,如果用戶在交了費(fèi)用但是還未得到電子檔案時(shí)發(fā)生突發(fā)性中斷事件,系統(tǒng)備份與恢復(fù)將記錄下用戶的交費(fèi)行為,并在系統(tǒng)的隨后運(yùn)行中將電子檔案發(fā)送給用戶。
3、電子檔案密級(jí)設(shè)定。電子檔案密級(jí)設(shè)定的主要目的在于將用戶的權(quán)限與相應(yīng)級(jí)別的電子檔案相連。根據(jù)我國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)DA/T18-1999《檔案著錄規(guī)則》,檔案的密級(jí)可以分為:絕密級(jí)、機(jī)密級(jí)、秘密級(jí)、內(nèi)部級(jí)、國(guó)內(nèi)級(jí)、公開級(jí)等六個(gè)級(jí)別。筆者認(rèn)為,鑒于電子檔案管理系統(tǒng)是面向廣大群眾服務(wù)的,服務(wù)種類多而且廣,系統(tǒng)可以根據(jù)服務(wù)的種類劃分更多電子檔案的密級(jí),用戶訂購(gòu)了哪種類別的服務(wù),則相應(yīng)具有哪種電子檔案的訪問權(quán)。
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