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淺析以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理高效化
檔案管理是機(jī)關(guān)管理工作中的重要組成內(nèi)容，只有與時俱進(jìn)，直面挑戰(zhàn)，提高檔案管理科學(xué)化水平，促進(jìn)其信息化的不斷完善，才能適應(yīng)社會和時代發(fā)展對檔案管理工作的客觀要求，促進(jìn)機(jī)關(guān)管理的高效化，從而使得機(jī)關(guān)部門能夠更好地服務(wù)于小康社會宏偉事業(yè)的全面建設(shè)中去。
一、檔案管理科學(xué)化概念
檔案管理科學(xué)化包括信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化三方面內(nèi)容，是一種理念、一種意識、一種態(tài)度，還是一種精益求精的文化。當(dāng)前，檔案管理人員的責(zé)任就是將這種理念、意識、態(tài)度融入貫穿于檔案管理實踐工作當(dāng)中，使其成為工作和生活的一部分，成為一種自然的習(xí)慣。檔案管理信息化指的是文件的起草、催辦、簽發(fā)、歸檔等過程是在通訊線路和計算機(jī)中完成的，具有修改、查詢、復(fù)制、儲存方便的特點(diǎn)，沒有印稿與草稿、副本與正本的差異，實現(xiàn)檔案與文件的統(tǒng)一;檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化指的是檔案管理工作當(dāng)中，檔案事業(yè)主管機(jī)關(guān)與標(biāo)準(zhǔn)化部門共同對檔案工作的方法、管理、原則、概念、設(shè)施、質(zhì)量等制定出統(tǒng)一科學(xué)的技術(shù)規(guī)范和具體規(guī)劃，并貫徹修訂與執(zhí)行的全過程，使檔案管理工作逐步統(tǒng)一化、規(guī)范化，從而獲得最佳的社會效益與工作秩序;檔案管理規(guī)范化指的是強(qiáng)化依法治檔，健全檔案法制意識，深入宣傳貫徹《檔案法》及檔案工作相關(guān)法律、法規(guī)，以促進(jìn)檔案工作逐漸步入依法治理的軌道上來。
1、檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)
檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)在機(jī)關(guān)中開展的比較早，在很多的城市機(jī)關(guān)都已經(jīng)有了先例，而且應(yīng)用也較為廣泛，通過數(shù)據(jù)庫開發(fā)建設(shè)可以實現(xiàn)目錄在線查詢和下載等功能，但是這種功能系統(tǒng)的利用率并非很高，與需求較為脫節(jié)。這一工作目前許多機(jī)關(guān)不再進(jìn)一步開發(fā)，屬于檔案信息化的基礎(chǔ)工作內(nèi)容。
2、共享型目錄中心建設(shè)
在建設(shè)數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上可以進(jìn)行新開發(fā)，研發(fā)過程通過技術(shù)即可實現(xiàn)，其中可以實現(xiàn)的功能是目錄信息跨區(qū)域聯(lián)網(wǎng)共享，機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)化傳播，通過共享型目錄中心，初步實現(xiàn)有效的檔案數(shù)據(jù)查詢功能，由于此技術(shù)在原有的檔案目錄數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上進(jìn)行開發(fā)，既疊加式開發(fā)。
3、電子文件歸檔
電子文件的管理和歸檔都是機(jī)關(guān)檔案信息化目前建設(shè)中的重要核心，這種工作主要就是通過電子文件中心建立文件歸檔分類系統(tǒng)，并且將系統(tǒng)中獲取的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行存儲與鏈接，從而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件的歸檔管理，達(dá)到迅速快捷的進(jìn)行檔案管理查詢工作的目的。
二、檔案管理科學(xué)化的重要意義
(一)檔案管理是機(jī)關(guān)管理的基礎(chǔ)
檔案的原始記錄有其獨(dú)特性，記錄著未申請專利、未公開的機(jī)密和技術(shù)。占有這些檔案資料就是占有機(jī)關(guān)的機(jī)密和技術(shù)，因此，機(jī)關(guān)單位檔案管理的科學(xué)化，可以有效避免因知識產(chǎn)權(quán)、技術(shù)的流失而對機(jī)關(guān)單位的生存與發(fā)展所造成的影響。
(二)檔案管理是機(jī)關(guān)信用管理的必要保證
檔案是構(gòu)成信用信息的公認(rèn)核心資源。第一，完善的檔案管理能夠?qū)挝蛔陨碚\信進(jìn)行展示，反映其管理水平、科技成果及財務(wù)狀況等重要內(nèi)容。第二，如今的社會信用體系當(dāng)中，信用檔案管理已經(jīng)逐漸引起國家的重視，成為社會各界普遍關(guān)注的焦點(diǎn)內(nèi)容。
(三)檔案管理是機(jī)關(guān)文化建設(shè)的源泉
機(jī)關(guān)文化是歷史的幾點(diǎn)，其直接反映于機(jī)關(guān)系統(tǒng)完整的檔案之中。檔案具有文化事業(yè)特征，是文化的主要儲存方式，是文化發(fā)展的真實記錄。通過機(jī)關(guān)檔案，可以對單位特點(diǎn)及其發(fā)展規(guī)律有一個深刻的理解。
三、提高檔案管理科學(xué)化水平，促進(jìn)機(jī)關(guān)管理高效化
(一)開展積極的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)
檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)切實采取以下方面措施：第一，設(shè)置培訓(xùn)班。對檔案工作基本業(yè)務(wù)知識進(jìn)行講授，提高人員工作素質(zhì)，使其能夠更好地融入到檔案工作當(dāng)中;第二，深入機(jī)關(guān)，現(xiàn)場培訓(xùn)和指導(dǎo)。對執(zhí)法檢查等時機(jī)有效地利用起來，深入機(jī)關(guān)進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)。政府部門應(yīng)幫助制定檔案分類方案、檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)和檔案工作制度，對兼職人員實施培訓(xùn)，以促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化軌道發(fā)展。
對于檔案基礎(chǔ)工作，檔案服務(wù)創(chuàng)新也起著廣泛而深刻地影響，檔案服務(wù)創(chuàng)新很好的帶動了檔案基礎(chǔ)工作，對于檔案學(xué)的理論研究發(fā)揮著重要的促進(jìn)作用。檔案信息的整合主要是對于檔案有價值的整合工作，在整合工作的基礎(chǔ)上對于檔案的價值進(jìn)行有效的管理，并且檔案信息化的發(fā)展也有很多的經(jīng)驗可以學(xué)習(xí)，目前來看，還沒有成熟，但是根據(jù)不同的功能可以自行進(jìn)行設(shè)計和研究，在各自不同的方法上進(jìn)行取長補(bǔ)短。所以檔案信息化工作比較重要，能夠很好的提高機(jī)關(guān)管理效率，在某些業(yè)務(wù)的實踐中，檔案管理信息化始終在發(fā)揮很大的作用，比如我們要保證檔案整理工作的創(chuàng)新思想和創(chuàng)新舉措，就是要能過在計劃的基礎(chǔ)上對于其信息化發(fā)展進(jìn)行規(guī)劃和控制，在規(guī)劃和控制的情況下嚴(yán)密執(zhí)行，首先是要對于定期開放的檔案進(jìn)行分析，而且信息化系統(tǒng)上要嚴(yán)密對此進(jìn)行分析，另外就是對于有些應(yīng)該及時、全面公布的檔案和現(xiàn)行文件在信息網(wǎng)站上也要有一定的公示。
(二)做好文書處理和公文制發(fā)工作
檔案由公文轉(zhuǎn)化而來，而公文的制發(fā)恰恰決定了檔案的質(zhì)量。檔案的來源是文書，文書的歸宿是檔案。因此，公文制定應(yīng)規(guī)范、統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)，同國家相關(guān)規(guī)定相符，排版形式依據(jù)要求，履行審批、簽發(fā)手續(xù)。各種報表、記錄、批注、簽字等文書及公文字跡應(yīng)清晰牢固，以便于長久保管。使用格式規(guī)范、文種合理、行文規(guī)范，以促進(jìn)檔案管理科學(xué)化的實現(xiàn).
(三)強(qiáng)化檔案法律法規(guī)的宣傳與完善
檔案行政管理部門應(yīng)強(qiáng)化執(zhí)法隊伍建設(shè)，依法對檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。各地方政府應(yīng)通過媒體、張貼標(biāo)語、召開座談會等形式，對檔案法律法規(guī)加以大力宣傳，堅持“多宣傳、多接觸、多聯(lián)絡(luò)、多服務(wù)”的工作標(biāo)準(zhǔn)，以推進(jìn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)。此外，應(yīng)強(qiáng)化同相關(guān)部門的協(xié)調(diào)與溝通，共同監(jiān)督，營造積極的建檔氛圍，使更多的單位認(rèn)識到檔案管理工作的重要意義，以強(qiáng)化機(jī)關(guān)做好檔案管理工作的自覺性。
(四)建立健全檔案管理制度
檔案形式各異、種類繁多，要實現(xiàn)管理的科學(xué)化，就必須建立健全其管理制度。以《中華人民共和國檔案法》為指導(dǎo)，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，強(qiáng)化硬件建設(shè)，對文件材料能夠及時地立卷和定期歸檔。專門設(shè)立專柜、庫房存放檔案，對其保存價值加以區(qū)分，案卷、立案標(biāo)題確切簡明，排列整齊，做到科學(xué)化的管理，以確保安全性。此外，還應(yīng)輔以嚴(yán)格的檔案借閱措施，從而有效防止檔案的分散流失。
總論
檔案是重要的信息資源和寶貴的經(jīng)驗財富，它體現(xiàn)各機(jī)關(guān)的成長與發(fā)展歷程。積極踐行檔案管理科學(xué)化水平提升策略，以為機(jī)關(guān)績效提高、效益增加、管理科學(xué)提供重要保證，促進(jìn)機(jī)關(guān)管理的高效化，更好地服務(wù)于社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中去。
試析供水工程基建檔案收集工作存在的問題及對策
供水工程是市政建設(shè)的重要基礎(chǔ)設(shè)施項目，是建設(shè)發(fā)展的“命脈工程”。供水工程基建檔案管理是供水工程建設(shè)和管理的重要組成部分，是衡量水利工程程質(zhì)量的重要依據(jù)，對供水工程的維護(hù)和運(yùn)行有著重要的查考和指導(dǎo)作用。供水工程檔案的收集工作貫穿于檔案管理工作始終，是檔案管理的基礎(chǔ)工作之一。但是在供水基建過程中，檔案收集工作還存在一定的問題。
一、供水工程基建檔案收集工作存在的問題
(一)檔案管理意識淡薄
檔案的形成對工程竣工后的長期效益有著重要的作用，但是有些供水工程建設(shè)單位對檔案的價值認(rèn)識不夠，一些單位領(lǐng)導(dǎo)無法正確認(rèn)識到檔案管理的重要現(xiàn)實意義，尤其是對已經(jīng)交付使用的已竣工的工程檔案，更是缺乏管理的認(rèn)識。認(rèn)為工程竣工資料移交與否、歸檔與否并不重要，對基建工程原始資料的歸檔、保存有所忽略?；üこ虣n案反映了工程建筑物、構(gòu)筑物以及地下管線等建筑活動，是評定工程質(zhì)量的重要依據(jù)。只有檔案資料齊全才能為工程做出合理的質(zhì)量評價。特別是有些工程已交付使用，如果出現(xiàn)質(zhì)量事故，施工過程中所形成的原始資料是解決問題的有效途徑之一。但是由于檔案管理意識淡薄，投入不夠、檔案保管存在隱患，造成工程圖紙以及其它資料無法及時的歸檔，或者歸檔不完整。
(二)缺乏有效的約束機(jī)制
由于檔案管理意識淡薄，在檔案收集過程中，缺少相應(yīng)的保證檔案收集完整性的約束機(jī)制。在供水工程基建檔案的收集難、歸檔難、管理難的問題長期以來一直存在，沒有有效的檔案管理制度及管理措施。而施工單位的檔案管理部門也無法做到及時的跟蹤管理與監(jiān)督指導(dǎo)。
(三)基建檔案管理工作缺乏主動性
在檔案收集、管理的過程中，相關(guān)工作人員由于缺少相應(yīng)的激勵機(jī)制，對檔案管理缺乏工作熱情，則工作的主動性也就無從談起。很多部門的基建檔案移交不及時、不完整、不成套，或者根本不移交，而也沒有任何部門會由于檔案移交問題而不進(jìn)行工程驗收，因此造成部門內(nèi)部各自為政，檔案副本不足、缺少正本的現(xiàn)象屢見不鮮。
二、提升供水工程檔案收集管理工作有效性的策略
(一)將檔案管理納入基建工程管理程序
要將檔案管理工作納入工程建設(shè)管理程序，與工程建設(shè)實行同步管理，將檔案資料的收集歸檔要求貫穿于立項、設(shè)計、施工、監(jiān)理、驗收等各環(huán)節(jié)，從源頭確保檔案收集管理工作的落實。實行檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，配置具有專業(yè)知識的專兼職人員進(jìn)行檔案管理工作，落實檔案工作的“三納入”、“四同步”、“四參加”制度，真正實現(xiàn)檔案與工程建設(shè)同步管理。這樣能夠?qū)崟r掌握基建文件資料的形成、收集和積累情況，對檢查發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改要求，提高檔案質(zhì)量和齊全完整率。
(二)規(guī)范基建檔案的收集要求
首先基建檔案要遵循分類歸檔的原則，通常可以采用問題分類法與年度分類法。所謂的年度分類法是根據(jù)文件內(nèi)容所針對的年度進(jìn)行分類;而問題分類法則是按照文件的記錄主題進(jìn)行分類，供水工程基建檔案即可分為三個大類，即水廠的建設(shè)檔案以及管網(wǎng)建設(shè)檔案、其它的建設(shè)檔案等。此外還要對文件的歸檔加以規(guī)范，規(guī)范歸檔要做到以下幾點(diǎn)：第一，文件格式的規(guī)范性，即基建檔案的編號、標(biāo)題、項目的名稱、子項分部、圖紙名稱、文件題目、案卷的裝訂排列及檔號的編制等等，均要按照統(tǒng)一的要求規(guī)范來進(jìn)行;第二，書寫的規(guī)范性，供水工程基建檔案多是從項目設(shè)計開始到竣工階段所形成的文字、圖表以及聲像等記錄，因此在進(jìn)行記錄的過程中，要采用規(guī)范的書寫方式;第三，文件質(zhì)量的規(guī)范性，要做到基建檔案資料不規(guī)范則不予工程驗收，而且檔案的整理過程中，專業(yè)人員要與檔案管理人員共同整理，以保證文件質(zhì)量。
(三)建立有效的約束機(jī)制與激勵機(jī)制
通過行政手段、法律手段等約束機(jī)制以保證檔案收集的有效性，其中行政手段是按照上級相關(guān)文件的相關(guān)規(guī)定，對施工單位提出基建檔案收集歸檔的要求;而法律手段則是將檔案移交等相關(guān)事項納入到合同約束條款中，如果施工單位未及時提交完整的基建檔案，則有權(quán)不結(jié)算工程款等。此外，還要建立相應(yīng)的激勵機(jī)制激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，將檔案管理工作的質(zhì)量與個人工資福利相掛鉤。加強(qiáng)對檔案管理人員的教育、培訓(xùn)，提升其整體素質(zhì)。
三、結(jié)束語
完善供水工程基建檔案收集工作涉及眾多利益主體，其任務(wù)繁瑣，且需要多個部門的共同配合，本文所提出的若干建議必定不能覆蓋全部，但它仍可作為建立健全相關(guān)單位檔案收集的重要參考。
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