電子檔案論文
隨著辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深化,電子檔案的地位越來越得到人們的重視。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的電子檔案論文，供大家參考。
電子檔案論文范文一：風(fēng)險管理視角下的電子檔案安全管理
1從風(fēng)險管理的視角探討電子文件安全管理問題
1.1缺乏科學(xué)的安全管理理論與方法指導(dǎo)
信息安全風(fēng)險管理是解決如何確切掌握信息及其依賴信息系統(tǒng)的安全程度、分析安全威脅來自何方、安全風(fēng)險有多大,加強信息安全保障工作應(yīng)采取哪些措施,要投入多少人力、財力和物力,確定已采取的信息安全措施是否有效以及提出按照相應(yīng)信息安全等級進(jìn)行安全建設(shè)和管理的依據(jù)等一系列具體問題的重要指導(dǎo)理論和方法。從這個視角來看文檔工作我們會發(fā)現(xiàn),一直以來,文件、檔案安全管理工作都是沿襲傳統(tǒng)檔案載體保護(hù)工作來開展,以此形成的相關(guān)理論也是以傳統(tǒng)檔案載體研究為基礎(chǔ)的,隨著電子文件的出現(xiàn),傳統(tǒng)以檔案載體保護(hù)為核心的檔案安全管理理論就很難適用于電子文件的安全管理。雖然檔案部門也對電子文件安全管理做過很多理論探討,提出“前端控制思想”、“全程管理思想”、“文件連續(xù)體理論”、“后保管時代”、“文件運動理論模型”等理論來強化電子文件的安全管理,但不可否認(rèn)的是,這些理論并不是專門的安全管理理論,很難在電子文件安全管理上取得實質(zhì)性效果。
1.2對安全管理的認(rèn)識存在偏差
1.2.1追求絕對的安全
長期以來，我國檔案事業(yè)對安全風(fēng)險的重視度不足，只是一味的采取各種絕對安全的防護(hù)措施來保證電子檔案的安全性?？墒牵驹陲L(fēng)險管理視角來看，風(fēng)險是絕對存在的，而安全卻是無法保障的，安全風(fēng)險是隨時都可能發(fā)生的，而安全只是暫時的。其實，電子檔案管理工作就是風(fēng)險管理工作，每一個電子檔案都有著專屬于自身的保護(hù)級別，想要在實際應(yīng)用過程中起到絕對安全的作用，是根本無法實現(xiàn)的。此外，安全風(fēng)險是一種隨機發(fā)生的風(fēng)險，很難做到絕對安全的控制，在這一過程中，不僅浪費了大量不必要的人力、物力和資金，還使得電子檔案的安全性受到了極大的威脅，嚴(yán)重影響了電子檔案安全管理工作的順利開展。
1.2.2風(fēng)險意識薄弱
一些安全管理人員風(fēng)險意識淡薄,信息安全知識不足,卻津津樂道“太平盛世”,雙耳不聞“盛世危言”,甚至認(rèn)為,談風(fēng)險是“杞人憂天”,說安全是“天下本無事,庸人自擾之”,根本沒有從風(fēng)險管理的角度來度量電子文件的安全性。這些都嚴(yán)重影響了正確認(rèn)識安全形勢和樹立科學(xué)的電子文件安全風(fēng)險觀。
1.2.3忽視了對“資產(chǎn)”評估鑒定
從目前情況看,文件、檔案管理部門雖都認(rèn)識到電子文件的重要性,但絕大多數(shù)部門只是將電子文件作為日常辦公的一種輔助幫助,并沒有將電子文件提升到“資產(chǎn)”高度來管理,就更談不上對“資產(chǎn)”進(jìn)行評估鑒定。然而,從安全管理角度講,一個組織系統(tǒng)內(nèi)的資產(chǎn)在沒有被評估鑒定前,是不可能成功實施安全管理并進(jìn)行維護(hù)的。
1.3管理環(huán)節(jié)不完善
首先,安全管理計劃缺乏依據(jù)?，F(xiàn)有的電子文件安全管理計劃的制訂,絕大多數(shù)是憑借個人經(jīng)驗或者參照其他管理部門計劃來制定的,而不是依據(jù)風(fēng)險應(yīng)對、風(fēng)險監(jiān)控實際情況來制訂的,具有很大的盲目性。其次,缺乏關(guān)鍵的風(fēng)險評估環(huán)節(jié)。風(fēng)險評估是電子文件安全管理的基礎(chǔ)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。沒有風(fēng)險評估,電子文件的安全管理就會成為無源之水、無本之木,缺乏決策行動的依據(jù)與方向,由此而引發(fā)的安全管理措施就具有很大的盲目性。
2結(jié)束語
綜上所述，可以得知，以往傳統(tǒng)的電子檔案安全管理模式上存在了很多的不足，從而導(dǎo)致各種安全風(fēng)險的發(fā)生，造成了十分不利的影響。而風(fēng)險管理作為電子檔案安全管理體系中的核心組成部分，只有加強做好風(fēng)險評估工作，選擇科學(xué)合理的安全控制方式，才能及時對安全風(fēng)險進(jìn)行有效的控制，避免電子檔案受到損壞，從而促進(jìn)我國檔案事業(yè)長期穩(wěn)定的發(fā)展。
電子檔案論文范文二：信息化電子檔案管理論文
一、電子檔案在現(xiàn)代信息化建設(shè)中發(fā)揮的作用
何謂電子檔案?電子檔案是由電子計算機處理的檔案。虛擬檔案是用來區(qū)別于一些客觀存在的檔案實體，是將實體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上流動，只有引入正確的軟件、硬件與足夠的背景細(xì)節(jié)，這些字節(jié)與比特方式可隨機定位到用戶所在的網(wǎng)絡(luò)終端，以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號等形式顯示出用戶所需求的檔案實體的真實信息。電子檔案具有以下特點：信息的非人工識讀性;信息存儲的高密度性;信息與載體之間的可分離性;多種信息媒體的繼承性;系統(tǒng)依賴性。使用電子檔案是適應(yīng)當(dāng)前社會形式發(fā)展的需求。要進(jìn)行信息化建設(shè)就需要使用高科技的信息設(shè)備，例如電子計算機、網(wǎng)絡(luò)等。要使用這些先進(jìn)的設(shè)備就必須將現(xiàn)有的各種實體信息實現(xiàn)向數(shù)字化的轉(zhuǎn)變。檔案也必須由紙質(zhì)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息，如果不能夠成功的將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，那么必然會嚴(yán)重影響到信息化建設(shè)的進(jìn)程，對信息化的推進(jìn)造成嚴(yán)重的阻礙。使用電子檔案可以打破傳統(tǒng)檔案利用的種種限制。共享信息是實現(xiàn)信息化建設(shè)的重要目的，然而傳統(tǒng)的檔案信息很難實現(xiàn)共享，如果想要異地查看幾乎是不可能直接實現(xiàn)的。而利用電子檔案可以打破這種空間上的局限，讓檔案管理部門從封閉走向開放。更加利于實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，從而為社會提供更好、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
二、電子檔案歸檔工作中存在的問題
雖然檔案信息化建設(shè)已經(jīng)有很長的一段時間，這期間電子檔案對推動信息化建設(shè)起到了不可磨滅的作用，但是在電子檔案的歸檔工作中仍然存在著許多的問題。
(一)電子檔案無法獨立存在
在很多企業(yè)與單位里的電子文件都只是紙質(zhì)文件生成、運轉(zhuǎn)過程中所出現(xiàn)的一種附帶的產(chǎn)品，缺少獨立存在的價值，因此也不具備取代紙質(zhì)文件的能力。也正因為這樣很多單位都不是很重視電子文件的保護(hù)，更有甚者可以隨意的對這些電子文件進(jìn)行增、刪、改等操作，一點也沒將電子文件作為檔案來對待，為此使得原始的電子稿件面貌全非，失去了成為檔案進(jìn)行歸檔保存的意義。
(二)電子檔案歸檔程序缺失，載體存在不安全因素
電子文件歸檔是根據(jù)歸檔的范圍，利用計算機對已經(jīng)處理完畢的具有一定價值的文件進(jìn)行收集、篩選、分類并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項工作。但是有很多單位都對電子文件的歸檔程序缺乏明確的認(rèn)識，使得電子文件的歸檔工作變得十分的混亂，同時也使得電子文件的存儲介質(zhì)存在著安全隱患。例如許多單位的辦公自動化系統(tǒng)在設(shè)計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把應(yīng)歸檔文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。
(三)電子檔案歸檔的過程中缺失價值鑒定環(huán)節(jié)
電子文件的鑒定，是對電子文件的價值進(jìn)行判斷并對電子檔案真假進(jìn)行鑒定的一項工作。對于電子文件而言，進(jìn)行價值鑒定就是直接決定電子文件的去留。但是現(xiàn)在電子文件在進(jìn)行歸檔時都是直接將計算機上的文件拷貝到存儲光盤上，就算是完成歸檔。這個過程中沒有對電子文件的價值與真?zhèn)芜M(jìn)行判斷。這樣的歸檔根本就無法達(dá)到去偽存真、清除糟粕的目的，最后使得大量具有珍貴價值的文件湮沒到浩瀚如海的無用信息中去了。
(四)缺少專業(yè)的人才，現(xiàn)有人員缺少足夠的專業(yè)素質(zhì)
電子文件進(jìn)行歸檔時，要求工作人員不僅僅具有過硬的檔案管理知識，還必須能夠熟練的對計算機進(jìn)行操作。但就目前而言，從事檔案管理的工作人員要么是具有十分過硬的檔案管理知識而不熟悉計算機的操作，要么就是很熟悉計算機卻不熟悉檔案管理。缺乏同時具有檔案管理知識與計算機信息處理能力的復(fù)合型人才，幾乎是所有的檔案管理部門所共同存在的問題。
三、改善電子檔案歸檔現(xiàn)狀的對策
針對上面所提出的問題，要做好電子檔案的歸檔工作就必須要做好以下幾點。
(一)樹立新的觀念，讓電子文件具有獨立存在的能力
電子檔案對信息化建設(shè)有著十分重要的作用，如果電子檔案失去了獨立存在的價值與能力，那么只會對信息化建設(shè)產(chǎn)生阻礙作用。所以作為信息時代的檔案管理工作者，要把檔案信息化建設(shè)提高到為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)和促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的高度來認(rèn)識。對各種電子文件歸檔高度重視，阻止任何人對有可能成為電子檔案的電子文件進(jìn)行修改、增加、刪除，保證其原始性。
(二)積極開發(fā)新的電子檔案管理系統(tǒng)，讓電子檔案歸檔程序化
原有的各種系統(tǒng)雖然具有保存電子文件的功能，但是卻不夠?qū)I(yè)，所以應(yīng)該以電子檔案歸檔的整個程序為基礎(chǔ)開發(fā)新型的電子檔案管理系統(tǒng)，使得電子檔案歸檔程序化，防止各種意外的出現(xiàn)。利用專業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)可以建立起一套完善的電子檔案保存措施，從而為電子檔案的保存介質(zhì)減少各種風(fēng)險。
(三)對電子檔案做好價值鑒定工作
檔案價值鑒定對檔案管理有著十分重要的作用，所以一定要做好電子檔案的價值鑒定。要建立專業(yè)的檔案價值鑒定工作小組，對要進(jìn)行歸檔的電子文件進(jìn)行價值鑒定，同時對電子文件的真實性、完整性、有效性進(jìn)行鑒定。通過價值鑒定來確定哪些電子文件具有保存下來的必要。
(四)建立好專業(yè)的電子檔案管理隊伍
首先是對現(xiàn)有的人員要進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)。例如對于那些有著過硬的檔案管理知識但缺乏計算機知識的人員，要著重的培養(yǎng)他們的計算機知識，特別是與計算機相關(guān)的操作，以及信息安全技術(shù)的培訓(xùn)，增強他們的信息安全意識。對于那些檔案管理知識缺乏的人就必須提高他們的檔案管理知識。通過培訓(xùn)讓每一個檔案管理人員都成為具有多種能力的復(fù)合型人才。其次是加大引進(jìn)復(fù)合型人才的力度。引進(jìn)人才是必須經(jīng)歷的過程，是更新檔案管理隊伍血液的必要措施。通過新引進(jìn)的人才可以帶動現(xiàn)有人員的工作。
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