商務(wù)英語口語之如何書寫英語商務(wù)書信(2)
商務(wù)英語口語之如何書寫英語商務(wù)書信
Business Correspondence(2) 商務(wù)信函(2)
通過前面的學(xué)習(xí),相信你已經(jīng)掌握了商務(wù)信函的格式,接下來我們要學(xué)習(xí)商務(wù)信函的內(nèi)容和語言。在開始前,先送給你5條書寫商務(wù)信函的"Golden Rules"(秘訣)。
寫信時,一定要考慮到收信人的感受,所以你的信件必須做到:
1. CLEAR 清楚易懂
2. COMPLETE 內(nèi)容完整
3. CONCISE 簡潔、扼要
4. COURTEOUS 用詞禮貌
5. CORRECT 語言正確
本課的重點詞匯和句型。
1. quotation n. 報價
2. above-mentioned adj. 上述的,信中已提到的
3. attach vt.附上、加上(條件等)
4. enclose vt.把……(隨函)附寄
5. inconvenience n. 不便
6. forgive vt. 原諒
7. With reference to______ 關(guān)于
8. I would be grateful if you could… 如果您能……,我將不勝感激。
商務(wù)信函的格式非常規(guī)律化,而其內(nèi)容和語言上也是有律可循的。下面就讓我們根據(jù)一個實例來學(xué)習(xí)如何書寫商務(wù)信函。 下列是一封財務(wù)公司的詢價信:
HERITAGE FINANCE LIMITED
--------------------------------------------------------------------------------
22 The Close Hanworth Middlesex TW13 5TB
Tel:081 899 3642 Fax:081 3644
29 January 199-
Mr. R James
T F Consultancy
29 Lower Village Rd.
London SE17 2ST
Reference: Financial Consultancy Contract
Dear Mr. James ,
We would be grateful if you could send us a quotation for the above-mentioned contract. Details of the contract are attached.
Since the work is due to start in December, we would appreciate a reply at your earliest convenience.
Yours sincerely Signature J Fish
Corporate Finance Manager
仔細(xì)閱讀這封詢價信之后,你會發(fā)現(xiàn)寫信人-公司財務(wù)經(jīng)理(Corporate Finance Manager) J Fish 在收信人稱呼之前,寫下了信件的主題:
關(guān)于財政合同(Reference: Financial Consultancy Contract)。
因為商務(wù)信函強調(diào)"效率第一",所以在正文(body)前面加上信件的主題,會使收信人對信件的主要內(nèi)容一目了然,達到事半功倍的效果。
商務(wù)信函的主題有好幾種表達方式,
你可以把主題放在收信人稱呼之前,比如:
Subject: ____; Re:___ 或者Reference:____
也可以在放在收信人稱呼之后,正文的開頭,如: With reference to______ (關(guān)于) 例如,我們可以用下面這句話來引出正文:
With reference to our previous letters and cables, we wish to call your attention to the fact … (關(guān)于我們以前的信件,我們希望你們注意到這樣一個事實……)
現(xiàn)在你對主題的寫法一定胸有成竹了吧,接著讓我們繼續(xù)看Fish 先生是怎樣開始信件的正文的。 從文中可以看出,F(xiàn)ish 先生寫信的目的是要求對方提供報價單,因為他寫道:
We would be grateful if you could send us a quotation for the above-mentioned contract.
(如果您能寄來上述合同有關(guān)報價,我們將非常感激。)
值得一提的是,F(xiàn)ish 先生提出要求語氣非婉,他用了句型:
I would be grateful if you could… (如果您能……,我將不勝感激。)
這樣禮貌地提出要求,會使對方感覺很舒服,從而更愿意和你做生意。
Fish 先生在這句話中用到了above-mentioned一詞,來表達"上述的,信中已提到的"。知道了它的用法,我們就來試著用它造個句子吧。
"上述產(chǎn)品在本市各大百貨商場中都能買到。"
正確的英文翻譯是:
The above-mentioned product is available in the major department stores throughout this city.
在提出要求后,F(xiàn)ish 先生又加上了一句具體的說明:
Details of the contract are attached. (合同詳細(xì)內(nèi)容已隨函附上。)
其中attach是"附上、加上(條件等)"的意思。 這里還可以用enclose 一詞來替代attach,表示附件的意思。例如:
Please find enclosed samples.(請查收附上的樣品。)
現(xiàn)在我們再來學(xué)習(xí)幾種不同的商務(wù)信函開頭方式。 現(xiàn)代商務(wù)信函越來越講究效率,所以開門見山,直接陳述自己寫信的原因不失為一個好方法,比如:
I am writing to inform you that/apply for / request…etc.
(我寫信是要告訴/申請/請求……等等。)
而當(dāng)你回復(fù)別人信件時,首先要對對方的來函表示感謝:
Thank you for your letter of 1 July.
感謝貴方7月1日的來信。
當(dāng)然,你還可以點明具體的事由:
Thank you for your application for credit at Barrow's.
(感謝您申請Barrow's的商業(yè)信用帳戶。)
如果你想寫的是一封道歉信,用道歉來開頭會讓對方體會到你的誠意。比如對于客戶的投訴,你可以說:
We are sorry for any inconvenience we caused you.
(我們對給您帶來的任何不便深表歉意。)
道歉的方式很多,你也可以選擇比較委婉的方式,比如為延誤回復(fù)來信道歉:
I hope you will forgive the long delay in answering your letter of June 9.
(希望您能原諒我延誤回復(fù)您6月9日的來信。)