酒店采購管理制度
每一家酒店的采購環(huán)節(jié)都是尤為重要的，中間需要有嚴格的管理制度來進行約束，尤其是星級酒店的采購。學習啦小編為你整理了酒店采購管理制度，希望你喜歡。
酒店采購管理制度篇一
酒店采購應控制成本、接受財務監(jiān)督及其他部門的監(jiān)督、稽查，全面負責酒店的采購工作。
第一條采購工作基本要求
1、所有采購項目均需酒店總經(jīng)理簽批授權、財務部批準同意。
2、所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質，月結類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單。
3、采購人員須對自己采購物品的價格、品質負責。
4、采購人員須每月通過電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價格信息并整理成價格信息庫，以書面形式匯報給酒店財務部及公司。
5、所有供應商名片、報價單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管，有人員變動時須全部列入移交。
6、采購時間要求：一般物品采購時間為3-5天，急用物品第二天必須采購回來，印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單采購。
7、采購部禁止采購任何未下申購單的物品，否則財務部將不予以報銷。
8、禁止使用部門自行采購物品或私自與供應商洽談采購事宜。
9、采購部負責跟進各協(xié)作廠商的貨款及時簽批支付事宜，對到期的應付帳款，酒店應及時支付，以建立酒店良好形象，維護酒店財務信譽，同時也為日后的采購工作提供便利。
第二條采購崗位職責
1、了解各部門物品需求及各類物品市場的供應情況，掌握財務部對各種物品的采購成本及采購資金的控制要求，熟悉了解各種物品的采購計劃。降低物資食品采購成本，為酒店提供價格合理質量好的各類物資及食品。
2、了解部門和倉庫各類物品的消耗情況和庫存物資動態(tài)，會同有關部門根據(jù)實際經(jīng)營情況，合理、科學地根據(jù)采購計劃，對各種物品進行價格調(diào)查。
3、搜集市場上各類物質的價格信息，作好資料的存檔工作;積極配合搞好物資食品保管工作，做好物資平衡工作，及時處理呆滯物資，加速物資周轉。
4、大宗用品或長期需用的物資，根據(jù)核準的計劃可向有關的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議，以保證物品的質量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要求。
5、主動協(xié)調(diào)與酒店內(nèi)其他各部門的關系，經(jīng)常傾聽使用部門對物資采購工作的意見，及進改進采購工作。
6、協(xié)助客房倉庫作好物質的驗收工作，對質量不合格和價格不符的產(chǎn)品給予退換貨工作。對食品原料進庫前，要嚴格驗收，注意食品的生產(chǎn)期，不進保質期已過一半的食品，確保食品原料的新鮮度。
7、與有關供應商作好積極的溝通，保持良好的合作關系。
8、嚴格執(zhí)行酒店財務制度，遵紀守法，不索賄、不受賄，在平等互利在原則下開展作業(yè)。
第三條臨時物品采購工作程序
1、臨時物品的采購申請：臨時采購物品必須是在營業(yè)部門運行過程中的某些突發(fā)需求(包括客人的某些需求和酒店本身產(chǎn)生的突發(fā)需求，例：工程維修配件等)部門申請人詳細填寫申購單，注明所需采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等
2、臨時物品的采購審批部門負責人簽字審核，檢查所需采購物品的名稱、數(shù)量、規(guī)格等必要時進行刪減和增補，并注明急需采購的原因。
3、臨時物品的采購實施：采購員根據(jù)部門所下的申購單直接采購，部門急用的物品采購必須當天完成;采購員將部門所采購物品購回后，需將申購單交給相關部門補簽手續(xù)。
2、臨時物品的采購驗證：采購購回物品后，倉庫及部門負責人驗貨給予優(yōu)先及時驗收，驗收合格入庫后交與申請部門領用。
第四條采購物資驗貨流程
1、無論是供應商或是采購購回的物品必須先驗收再入庫，由庫房根據(jù)申購單驗收貨物，不允許直接將貨物交與使用部門。
2、對于不符合采購申購單的貨物，庫房人員有權拒收，供應商或采購人員辦理入庫驗收手續(xù)后，倉管應開入庫單，并將入庫單客戶聯(lián)交采購員或供應商辦理結算手續(xù)。
3、倉管在驗貨過程中對項目質量、規(guī)格等難以確認的情況下應主動請使用部門一起驗收。
4、在驗收過程中，倉管或使用部門有權對不符合要求的物品提出退貨要求，經(jīng)確認實屬不符的由采購人員或供應商辦理退貨手續(xù)，
5、購買、收貨和使用三個環(huán)節(jié)上的相關人員要相互監(jiān)督、相互合作、共同做好工作，對于有爭議的問題應各自向上級報告協(xié)調(diào)解決。
酒店采購管理制度篇二
為使酒店的采購工作走上制度化、規(guī)范化,合理控制成本,加強內(nèi)部工作協(xié)調(diào)和提高工作效率,特制定本采購管理制度:
一、采購管理部門
酒店設立專職采購部,隸屬酒店財務部管理,接受財務總監(jiān)、成本控制、集團稽查部及其它部門的監(jiān)督,全面負責酒店的采購工作.
二、采購部工作基本要求
1.所有采購項目均需董事會簽批授權及酒店財務部批準同意
2.所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質,月結類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單
3.所有采購物品的品質須保持一慣穩(wěn)定
4.采購部工作人員須對自己采購物品的價格和品質負責
5.采購部須每半個月一次通過電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價格信息并整理成價格信息庫,以書面形式匯報給酒店財務部及董事會
6.所有供應商名片、報價單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管,有人員變動時須全部列入移交.上述資料及采購人員自購物品價格信息采購部每天須錄入至采購部價格信息庫.
7.采購時間要求:一般物品采購時間為3天;急用物品當天必須采購回來;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單采購
8.采購部禁止采購任何未下申購單的物品,否則財務部將不予以報銷
9.禁止使用部門自行采購物品或私自與供應商洽談采購事宜
10.采購部負責跟進各協(xié)作廠商的貨款及時簽批支付事宜.對到期的應付帳款,酒店應及時支付,以建立酒店良好形象,維護酒店財務信譽,同時也為日后的采購工作提供便利.
三、采購審批程序
1.申購單審批程序:
使用部門經(jīng)理(倉庫主管)資產(chǎn)會計復查董事同意采購部詢價財務總監(jiān)稽查部行政辦
董事會申購單返回采購部
2.單位價值1000元以下或批量價值在20XX元以下的由采購部現(xiàn)金自購的物品,采購部須事先貨比三家,并在申購單上注明詢價結果和選定的供應商,經(jīng)董事會最后批準后方可采購.酒店財務部和集團稽查部將對價格及品質進行不定期抽查.
2.單位價值1000元以上或批量價值在20XX元以上的物品采購審批程序:
采購部尋找至少三家廠商比較價格品質評定小組確定供貨商采購部與供貨商共同草擬合同或采購協(xié)議
財務審批行政辦審批董事會審批蓋章或簽字
執(zhí)行合同或協(xié)議
(評定小組由采購部、使用部門、財務部、主管副總、集團稽查組成)
3.賒購(月結)物品采購審批程序
蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果由各廚主廚直接下單至采購部叫貨.其它物品按上述第1、2、3款程序執(zhí)行.
各月結供應商選定辦法:采購部每月每類物品均應邀請至少三家供應商報價,采購部、使用部門、主管副總、財務部和集團稽查部組成供貨商評定小組,通力合作，進行價格及質量的比較和討論，選定供應商。采購部及上述相關部門可分頭或聯(lián)合組織市場調(diào)查，根椐市場調(diào)查的價格，與供應商確定固定的一個月的供應價，在此確認期間內(nèi)，供應商將按此固定價格提供酒店所需的物料.
四、采購監(jiān)督
采購成本的控制由財務部、采購部、使用部門及集團稽查部共同完成,平時各部門應及時到市場上了解價格行情,以促進酒店采購成本的控制與監(jiān)督.
五、供應商管理
1.財務部應定期(每月或每季度)牽頭,組織財務部、采購部、使用部門及集團稽查部對供應商進行評估(酒店每類物品須有至少三家供貨商),淘汰部分不合格供貨商.
2.選用供應商角度采用1+2+N原則，所謂1+2+N是指一類商品一個主供應商、2個輔助供應商、N個考察供應商。這類商品只有一個主要供應商，大約70%的物資從他手中購買。2個輔助供應商提供大約20%的物資，一旦主供應商出現(xiàn)問題能有其他供應商立即頂替。數(shù)量不限的考察供應商既是輔助供應商的后備力量，也使酒店在采購極其特殊物資時無購買死角。
3.采購部要做好同供貨商的聯(lián)系和接待等工作,維護酒店形象.
酒店采購管理制度篇三
1、制定采購計劃
(1)由酒店各部門根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的預測，在每年年底編制采購計劃和預算報財務部審核;
(2)計劃外采購或臨時增加的項目，并制定計劃或報告財務部審核;
(3)采購計劃一式四份，自存一份，其它三份交財務部。
2、審批采購計劃:
(1)財務部將各部門的采購計劃和報告匯總，并進行審核;
(2)財務部根據(jù)酒店本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標及營業(yè)預測做采購物資的預算;
(3)將匯總的采購計劃和預算報總經(jīng)理審批;
(4)經(jīng)批準的采購計劃交財務總監(jiān)監(jiān)督實施，對計劃外未經(jīng)批準的采購要求，財務部有權拒絕付款。
3、物資采購:
(1)采購員根據(jù)核準的采購計劃，按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單位適時進行采購，以保證及時供應。
(2)大宗用品或長期需用的物資，根據(jù)核準的計劃可向有關的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議，以保證物品的質量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要求。
(3)餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等，由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部，采購人員要按計劃或下單進行采購，以保證供應。
(4)計劃外和臨時少量急需品，經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權有關部門經(jīng)理批準后可進行采購，以保證需用。
4、物資驗收入庫:
(1)無論是直撥還是入庫的采購物資都必須經(jīng)倉管員驗收;
(2)倉管員驗收是根據(jù)訂貨的樣板，按質按量對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單，然后需直撥的按手續(xù)直撥，需入庫的按規(guī)定入庫。
5、報銷及付款
(1)付款:
①采購員采購的大宗物資的付款要經(jīng)財務總監(jiān)審核，經(jīng)確認批準后方可付款;
?、谥苯Y帳一般由出納根據(jù)采購員提供的準確數(shù)字或單據(jù)填制支票，若由采購員領空白支票與對方結帳，金額必須限制在一定的范圍內(nèi);
?、郯淳频曦攧罩贫?，付款30元以上者要使用支票或委托銀行付款結款，30元以下者可支付現(xiàn)款。
?、艹^30元要求付現(xiàn)金者，必須經(jīng)財務部經(jīng)理或財務總監(jiān)審查批準后方可付款，但現(xiàn)金必須在一定的范圍內(nèi)。
(2)報銷:
?、俨少弳T報銷必須憑驗收員簽字的發(fā)票連同驗收單，經(jīng)出納審核是否經(jīng)批準或在計劃預算內(nèi)，核準后方可給予報銷。
②采購員若向個體戶購買商品，可通過稅務部門開票，因急需而賣方又無發(fā)票者，應由賣方寫出售貨證明并簽名蓋章，有采購員兩人以上的證明，及驗收員的驗收證明，經(jīng)部門經(jīng)理或財務總監(jiān)批準后方可給予報銷。
采購部業(yè)務操作制度
1、按使用部門的要求和采購申請表，多方詢價、選擇，填寫價格、質量及供方的調(diào)查表;
2、向主管呈報調(diào)查表，匯報詢價情況，經(jīng)審核后確定最佳采購方案;
3、在主管的安排下，按采購部主任確定的采購方案著手采購;
4、按酒店及本部門制定的工作程序，完成現(xiàn)貨采購和期貨采購;
5、貨物驗收時出現(xiàn)的各種問題，應即時查清原因，并向主管匯報;
6、貨物驗收后，將貨物送倉庫驗收、入庫，辦理相關的入庫手續(xù)。
7、將到貨的品種、數(shù)量和付款情況報告給有關部門，同時附上采購申請單或經(jīng)銷合同;
8、將貨物采購申請單、發(fā)票、入庫單或采購合同一并交財務部校對審核，并辦理報銷或結算手續(xù)。
倉庫管理制度
1、倉庫的分類：
酒店的倉庫總的來說有：餐飲部的鮮貨倉、干貨倉、蔬菜倉、肉食倉、冰果倉、煙酒、飲品倉，商場部的百貨倉、工藝品倉、煙酒倉、食品倉、山貨倉，動力部的油庫、石油氣庫，建筑，裝修材料倉，管家部的清潔劑、液、粉、潔具倉，綠化部的花盆、花泥、種子、肥料、殺蟲藥劑倉，機械、汽車零配倉，陶瓷小貨倉，家具設備倉等等。
2、物品驗收：
(1)倉管員對采購員購回的物品無論多少、大小等都要進行驗收，并做到：
?、侔l(fā)票與實物的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等不相符時不驗收;
②發(fā)票上的數(shù)量與實物數(shù)量不相符，但名稱、規(guī)格、型號相符可按實際驗收;
?、蹖忂M的食品原材料、油味料不鮮不收，味道不正不收。
?、軐忂M品已損壞的不驗收。
(2)驗收后，要根據(jù)發(fā)票上列明的物品名稱、規(guī)格、型號、單價、單位、數(shù)量和金額填寫驗收單，一式四份，其中一份自存，一份留倉庫記賬，一份交采購員報銷，一份交材料會計。
3、入庫存放：
(1)驗收后的物資，除直撥的外，一律要進倉保管;
(2)進倉的物品一律按固定的位置堆放;
(3)堆放要有條理、注意整齊美觀，不能擠壓的物品要平放在層架上。
(4)凡庫存物品，要逐項建立登記卡片，物品進倉時在卡片上按數(shù)加上，發(fā)出時按數(shù)減出，結出余數(shù);卡片固定在物品正前方。
4、保管與抽查：
(1)對庫存物品要勤于檢查，防蟲蛀、鼠咬，防霉爛變質，將物資的損耗率降到最低限度。
(2)抽查：
①倉管員要經(jīng)常對所管物資進行抽查，檢查實物與卡片或記賬是否相符，若不相符要及時查對;
②材料會計或有關管理人員也要經(jīng)常對倉庫物資進行抽查，檢查是否賬卡相符、賬物相符、賬賬相符。
5、領發(fā)物資
(1)領用物品計劃或報告：
?、俜差I用物品，根據(jù)規(guī)定須提前做計劃，報庫存部門準備;
②倉管員將報來的計劃按每天發(fā)貨的順序編排好，做好目錄，準備好物品，以便取貨人領取;
(2)發(fā)貨與領貨
?、俑鞑块T各單位的領貨一般要求專人負責;
?、陬I料員要填好領料單(含日期、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單價、用途等)并簽名，倉管員憑單發(fā)貨;
?、垲I料單一式三份，領料單位自留一份，單位負責人憑單驗收;倉管員一份，憑單入賬;材料會計一份，憑單記明細賬;
?、馨l(fā)貨時倉管員要注意物品先進的先發(fā)、后進的后發(fā)。
(3)貨物計價：
?、儇浳镆话惆催M價發(fā)出，若同一種商品有不同的進價，一般按平均價發(fā)出。
②需調(diào)出酒店以外的單位的物資，一般按原進價或平均價加手續(xù)費和管理費調(diào)出。
6、盤點：
(1)倉庫物資要求每月月中小盤點，月底大盤點，半年和年終徹底盤點;
(2)將盤結果列明細表報財務部審核;
(3)盤點期間停止發(fā)貨。
7、記賬：
(1)設立賬簿和登記賬，賬簿要整齊、全面、一目了然;
(2)賬簿要分類設置，物資要分品種、型號、規(guī)格等設立賬戶;
(3)記賬時要先審核發(fā)票和驗收單，無誤后再入賬，發(fā)現(xiàn)有差錯時及時解決，在未弄清和更正前不得入賬;
(4)審核驗收單、領料單要手續(xù)完善后才能入賬，否則要退回倉管員補齊手續(xù)后才能入賬;
(5)發(fā)出的物資用加權平均法計價，月終出現(xiàn)的發(fā)貨計價差額分品種列表一式三份，記賬員、部門、財務部各一份;
(6)直撥物資的收發(fā)，同其他入庫物資一樣入賬;
(7)調(diào)出本酒店的物資所用的管理費、手續(xù)費，不得用來沖減材料成本，應由財務部沖減費用;
(8)進口物資要按發(fā)票的數(shù)量、金額、稅金、檢疫費等如實折為單價人民幣入賬，發(fā)出時按加權平均法計價;
(9)對于發(fā)票、稅單、檢疫費等尚未到的進口物資，于月底估價發(fā)放，待發(fā)票、稅單、檢疫費等收到、沖減估價后，再按實入賬，并調(diào)整暫估價，報財務部材料會計調(diào)整三級賬;
(10)月底按時將材料會計報表連同驗收單、領料單等報送財務部材料會計;
(11)與倉管員校對實物賬，每月與財務部材料會計對賬，保證賬物相符、賬賬相符。
8、建立檔案制度：
(1)倉庫檔案應有驗收單、領料單和實物賬簿;
(2)材料會計的檔案有驗收單、領料單、材料明細賬和材料會計報表。
酒店采購管理制度篇四
第一條：為加強酒店采購管理、節(jié)約采購成本、滿足經(jīng)營需求、同時
提高資金使用效益，現(xiàn)結合酒店實際情況，特制定采購制度。
第二條：采購方式及供貨商的確定
(一) 采購方式的確定
1.對于日常經(jīng)營中使用量較大、消耗較快、周轉較頻繁的物品(如廚
房原材料、客房客用品、工程維修材料、辦公用品等)，可選擇與本
地供貨商簽定固定送貨合同，由供應商定期送貨。
2.對于單項采購金額較大或需要定制的貨物，由采購人員初選供貨
商，經(jīng)使用部門、財務部、總經(jīng)理比選后，簽定臨時采購合同方式進
行采購。
3.對于本地市場沒有或外地市場更價廉物美的貨物,可根據(jù)實際情況
到外地進行采購或由外地商家發(fā)貨等方式進行采購。
4.對于使用量較小、金額較小、頻率較低，不容易集中等零星貨物由
采購人員直接進行采購。
(二) 供貨商的確定原則
在采購方面，選擇供應商是一項十分重要的環(huán)節(jié)，故我們選擇
供應商時要考慮以下條件：
a. 穩(wěn)固財政：最好選擇有穩(wěn)固財政能力的供應商，因這樣對保持酒店
品水準，數(shù)量及交貨期有一定的保障。
b. 品質的統(tǒng)一：所選擇的供應商必須符合酒店要求的物品，令酒店
保持一貫穩(wěn)定水準，
c. 地區(qū)：若品質或數(shù)量可以接受的話，最好選擇本地的供應商，從
而節(jié)省運輸?shù)绕渌M用，且聯(lián)系方便，易于隨時檢查合同的執(zhí)行情況，
d. 價格：如所有供應商之貨品，品質，數(shù)量都能符合酒店要求，選
擇供應商便選擇價格最低的一家，若品質條件不同則應與需貨部門共
同考慮，協(xié)商核定最符合酒店要求的供應商，
e. 維修保養(yǎng)：如所購買之貨品是需要日后有維修保養(yǎng)的，選擇供應
商便需要注意這一項，因好的維修服務能間接影響貨品的性能和成
本，采購人員應向工程部門咨詢有關的自行維修的可能性及日后的保
養(yǎng)維修方法，屬于機電，器材等項目的購買，事先一定要向工程部門
了解所購買物品能可否與酒店的現(xiàn)有配套系統(tǒng)兼容，以免造成不能配
套或無法安裝的情況。
1. 初選供貨商：由采購人員進行市場考察，選出3家以上有代表性的
供貨商，進行綜合考察，在考察中要重點了解供貨商的實力、專業(yè)化
程度、貨物來源、價格、質量及其目前的供貨狀況。
2. 試用供貨商：對于同類商品確定2家同時供貨，重點從商品質量、價格、后續(xù)服務等方面來進行比較試用。
3. 確定供貨商：在試用兩個月的基礎上，由總經(jīng)理、使用部門負責人、財務部經(jīng)理、采購人員組成審查小組，以民主表決的方式集中投票表決來確定正式供貨商。
4. 簽定供貨合同：確定正式供貨商后，由總經(jīng)理與供貨商簽定供貨合同，合同的期限原則上一年一簽。
5. 供貨商的更換與續(xù)用：在合作的過程中，如發(fā)現(xiàn)供貨商有不履行合同的行為，由審查小組集中討論對供應商進行處罰或更換供應商。合同到期時,由審查小組集中對供應商進行評估,對評估為不合格的供應商按程序進行更換。更換與續(xù)用供應商由審查小組集體決定，除此之外，任何部門、任何人員不得擅自更換供應商。新增供應商必須按上述程序先進行試用再簽定供貨合同。
第三條 市場調(diào)查原則
(一)廚房蔬菜、水果、鮮貨、干雜調(diào)料、糧油、海鮮凍品等市場調(diào)查
1. 調(diào)查人員組成：市場調(diào)查由采購人員負責牽頭，成本控制人員、廚師長等共同參與市場調(diào)查。
2. 調(diào)查時間、地點的選擇：市場調(diào)查每月三次，原則上每旬逢“4”進行調(diào)查，特殊情況報總經(jīng)理同意后，可適當調(diào)整調(diào)查時間。調(diào)查地點以市內(nèi)各綜合市場早市開市期間為調(diào)查區(qū)間。
3. 確定被調(diào)查商品的品種：根據(jù)實際情況，市場調(diào)查必須將使用量較大、價格變動較頻繁的品種納入調(diào)查范圍內(nèi)。市場調(diào)查前，由采購人員與廚師長共同確定需調(diào)查商品的品種。
4. 調(diào)查的方法和程序：調(diào)查時要堅持集中調(diào)查的原則，采用看、聞、摸等手段，詳細了解被調(diào)查商品的品種、產(chǎn)地、規(guī)格、生產(chǎn)日期、保質期等信息。在詢價后要進行討價還價，不得只記錄賣方一口價，必要時可進行采樣。單項商品的調(diào)查不應低于三家，以便對價格信息進行對比。
5. 除市場調(diào)查外，報刊、雜志、電視、網(wǎng)站等所刊出商品價格信息以及本地酒店業(yè)同行同期執(zhí)行價也是價格調(diào)查的手段和依據(jù)。
(二)酒水飲料、客房客用品、工程維修材料、辦公用品等市場調(diào)查
1. 調(diào)查人員組成：市場調(diào)查由采購人員負責牽頭，組織成本控制人員、使用部門人員進行實地調(diào)查。
2. 調(diào)查時間、地點的選擇：市場調(diào)查每季一次，原則上安排在每季度
第二個月中旬組織。如因市場價格變化或供應商申請調(diào)價時，采購人員應及時安排進行市場調(diào)查。調(diào)查地點根據(jù)商品情況選擇在市內(nèi)或外地各專業(yè)市場進行。
3. 確定被調(diào)查商品的品種：根據(jù)實際情況，市場調(diào)查必須將使用較頻繁、耗用量較大、價格變動較頻繁的品種納入調(diào)查范圍內(nèi)。市場調(diào)查前，由采購人員與使用部門共同確定需調(diào)查商品的品種。
4. 調(diào)查的方法和程序。調(diào)查組應堅持集中調(diào)查的原則，調(diào)查時要詳細了解商品的產(chǎn)地、規(guī)格、品種、生產(chǎn)日期、保質期等。在詢價后要進行討價還價，不能只記錄賣方一口價。單項商品的調(diào)查不應低于三家，以便對價格信息進行對比。
5. 除市場調(diào)查外，當?shù)氐膱罂㈦s志、電視、網(wǎng)站等所刊出的價格，酒店同行同期執(zhí)行價也是調(diào)查的手段和依據(jù)。
第四條 采購的定價原則
(一)廚房蔬菜、水果、鮮貨、干雜調(diào)料、糧油、海鮮凍品等定價原則
蔬菜、水果、鮮貨、干雜調(diào)料、糧油、海鮮凍品等價格管理原則：堅持公平、公正、實事求是的原則，綜合考慮供應商的送貨成本、資金利息和稅金等因素，對于供貨價格實行最高限價制，根據(jù)不同的貨品，其最高限價范圍如下：
(1)干雜調(diào)料、糧油等執(zhí)行價格不得高于市場價格的3%。
(2)鮮貨、凍品等執(zhí)行價格不得高于市場價格的2%。
(3)蔬菜、水果價格在1.00元/斤以下的，其執(zhí)行價格不得高于市場價格的3%;價格在1.00-2.00元/斤的，其執(zhí)行定價不得高于市場價格的2%;2.00元/斤以上的，其執(zhí)行價不得高于市場價格的1%。
4. 春節(jié)、國慶等節(jié)假日期間以及災害性天氣持續(xù)時間較長的月份，由于供貨價格波動太大，其定價原則可適當放寬。
(二) 酒水飲料、客房客用品、工程維修材料、辦公用品等定價原則
1. 定價程序：每次市場調(diào)查后，采購人員組織參與市場調(diào)查的人員根據(jù)市場調(diào)查的結果，制定酒水飲料、客房客用品、工程維修材料、辦公用品等酒店常用物品的指導價。該指導價經(jīng)相關部門負責人、財務部、總經(jīng)理簽字確認后以書面形式通知財務部備案。
2. 價格管理原則：堅持公平、公正、實事求是的原則，指導價每季度制定一次，因市場原因中途需調(diào)價，必須按上述規(guī)定組織相關人員專項進行調(diào)查。指導價是酒水飲料、客房客用品、工程維修材料、辦公用品等商品的最高限價制，實際采購價格不得高于指導價。
第五條：采購程序
(一) 廚房蔬菜、水果、鮮貨、干雜調(diào)料、糧油、海鮮凍品等原材料采購程序
1. 廚房原料采購，每日由廚師長填寫申購單，注明需要送貨的品種及數(shù)量，由采購部通知供應商直接送達廚房。
2. 廚房必須根據(jù)根據(jù)客房上客量情況，結合實際庫存情況，合理填寫送貨品種和數(shù)量，避免二次補貨。確需二次補貨時，廚房必須先通知采購人員，由采購人員通知供應商進行二次補貨。所送貨物到貨時，廚房必須通知庫房人員和采購部共同進行驗收，未通知庫房驗收的，財務部不予認可。
(二) 酒水飲料、客房客用品、工程維修材料、辦公用品等庫房常備物資采購程序
1. 庫管員應隨時檢查庫房常備物資存貨情況，當存貨降到最低存貨量時，庫管員應及時填寫物品申購清單，按程序報采購部、總經(jīng)理審批后，由采購員通知供應商送貨或直接由采購員購進。
2. 常備物資中“印刷品”等需要提供樣品的，樣品由領用(使用)部門負責提供，樣品必須由領用(使用)部門負責人簽字確認。
(三) 除廚房原材料、常備物資外的零星物品采購程序
1. 專項采購、定制物品以及零星采購由需貨部門填寫物品申購單，部門負責人簽字后按程序由財務部、總經(jīng)理審批后，由采購員辦理采購。
2. 專項采購、定制物品根據(jù)實際情況實施采購，一般零星物品采購在審批后兩日內(nèi)完成。需加急采購的物品由報總經(jīng)理同意后，限時采購。
3. 物品采購只有采購人員可以電話或書面形式按申購單上的要求通知供貨商送貨或實施采購，其他人員非總經(jīng)理批準不得擅自通知送貨或自行采購。
(四) 臨時、緊急物品采購程序
1.臨時緊急物品的采購申請：
臨時采購物品必須是在營業(yè)部門運行過程中的某些突發(fā)需求(包括客人的某些需求和酒店本身產(chǎn)生的突發(fā)需求，例：工程維修配件等)部門申請人詳細填寫申購單，注明所需采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等
2.臨時物品的采購審批
部門負責人簽字審核，檢查所需采購物品的名稱、數(shù)量、規(guī)格等必要時進行刪減和增補，并注明急需采購的原因。
3.臨時物品的采購實施： 采購員根據(jù)部門所下的申購單或電話通知直接采購，部門急用的物品采購必須當天完成;采購員將部門所采購物品購回后，需將申購單交給相關部門補簽手續(xù)。
4.臨時物品的采購驗證： 采購購回物品后，倉庫及部門負責人驗貨給予優(yōu)先及時驗收，驗收合格入庫后交與申請部門領用。
第六條：采購數(shù)量的確定原則
為提高經(jīng)濟效益，降低成本，減少資金占有，應根據(jù)勤進快銷的原則，按單采購的原則來確定日常的采購數(shù)量。
(一)廚房蔬菜、水果、鮮貨、干雜調(diào)料、糧油、海鮮凍品等采購數(shù)量。
1. 此類廚房原材料實行每日采購，一般要求供貨商送貨。
2. 廚房在每日營業(yè)結束前，根據(jù)存貨、生意情況、儲存條件及送貨時間，提出次日的采購數(shù)量。
(二)酒水飲料、客房客用品、工程維修材料、辦公用品等采購數(shù)量。 庫房常備物資采購數(shù)量,應綜合考慮經(jīng)濟批量、采購周期、資金周轉、儲存條件等因數(shù)，根據(jù)最低庫存量和最高庫存量而定。
第七條：貨物的驗收原則
(一)驗收的質量標準： 物品質量主要由領用(使用)部門和庫管員，根據(jù)本酒店實際使用的質量標準或樣品進行驗收。
(二)驗收的數(shù)量標準： 物品數(shù)量由領用(使用)部門與庫管員，根據(jù)審批后的采購申請單上寫明的數(shù)量進行驗收，數(shù)量差異應控制在申購數(shù)量的上下10%以內(nèi)。
(三)驗收人員： 采購人員、庫房人員、領用部門負責人、供應商四人共同驗收。
(四)驗收程序：
1. 由庫管人員填寫“入庫單”注明所收物品的數(shù)量、單價、金額。
2. 入庫單、驗收單填寫完后，由采購人員、貨物領用部門負責人、庫管員簽字生效。簽字完畢后的入庫單或驗收單一式三聯(lián)，第一聯(lián)庫管自己留存;第二聯(lián)交財務做為記帳憑證;第三聯(lián)交供貨商作為結帳憑證。
3. 除了廚房蔬菜、水果、鮮貨、干雜調(diào)料、糧油、海鮮凍品等外，無論是供應商或是采購購回的物品必須先驗收再入庫，由庫房根據(jù)申購單驗收貨物，不允許直接將貨物交與使用部門。
4. 對于不符合采購申購單的貨物，庫房人員有權拒收，在驗收過程中，倉管或使用部門有權對不符合要求的物品提出退貨要求，經(jīng)確認實屬不符的由采購人員或供應商辦理退貨手續(xù)。
第八條 采購工作要求
1、 所有供應商名片、報價單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管，有人員變動時須全部列入移交。
2、 一般物品采購時間為2天，急用物品第二天須采購回來，印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前20天下單采購。
3、 采購部禁止采購任何未下申購單的物品，否則財務部將不予以報銷。
4、 禁止使用部門自行采購物品或私自與供應商洽談采購事宜。
5、 采購部負責跟進各供應商的貨款及時簽批支付事宜，對到期的應付帳款，酒店應及時支付，以建立酒店良好形象，維護酒店財務信譽，
酒店采購管理制度
同時也為日后的采購工作提供便利。
6、 協(xié)助倉庫作好物質的驗收工作，對質量不合格和價格不符的產(chǎn)品給予退換貨工作。對食品原料進庫前，要嚴格驗收，注意食品的生產(chǎn)期，不采購保質期已過半的食品，確保食品原料的新鮮度。
7、采購工作中嚴禁弄虛作假，以次充好。嚴禁以權謀私，越權采購，損害酒店利益。
8、購買、收貨和使用三個環(huán)節(jié)上的相關人員要相互監(jiān)督、相互合作、共同做好工作，對于有爭議的問題應各自向上級報告協(xié)調(diào)解決。
9、各崗位人員不得接受供應商宴請、收受禮品、返現(xiàn)或提成。
10、 能步行的決不用車采購，降低采購成本，能電話聯(lián)系的不外出采購，盡量降低外出采購的成本;盡量集中采購，合理安排采購時間，縮減外出采購的趟數(shù);能短途采購的不長途采購，長途采購盡量規(guī)避過境費和高速公路通行費;
11、采購工作中未認真履行職責或違規(guī)操作，將視具體情節(jié)予以罰款、降職降薪、調(diào)離崗位、開除等處罰。
第九條 本制度從公布之日起施行。過去有關規(guī)定與本制度有抵觸的，一律以本制度為準。
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