備品備件采購管理制度范文
備品備件采購管理制度范文
備品備件的采購工作是采購供應部的主要工作之一，同時也是公司運作的關鍵一部分。學習啦小編今天為你整理了備品備件采購管理制度范文，希望對大家有幫助!
備品備件采購管理制度范文篇一
1、范圍
1.1本標準規(guī)定了設備備品備件采購內(nèi)容與要求、檢查與考核。
1.2本標準適用于設備部備品備件采購。
2、引用標準(略)
3、設備及備品備件的分類方法設備及備品備件分為A、B、C三類。
a.A類為重要設備。
b.B類為一般設備及備件。
c.C類為各種標準產(chǎn)品、各種材料及雜品。
4、供貨商的選用與管理
4.1采購員負責收集供貨商的技術力量、加工制造能力、供貨質量及周期等信息。
4.2盡量選擇已獲得ISO9000證書以及質量業(yè)績出色的供貨商進行供貨。
4.3若候選的供貨商已獲得ISO9000證書、可免去審核。對未獲得ISO9000證書的供貨商必要時進行書面審查及實地調(diào)查。
a.書面審查：審閱供貨商提供的資料,如產(chǎn)品樣本、資質證明、單位概況及用戶反饋意見等。
b.實地調(diào)查：到供貨商現(xiàn)場考察其技術力量、加工制造能力、供貨質量及周期等。
4.4對于A類物資的供貨商，采購員要填寫《供應商評定記錄》，經(jīng)設備部長批準后，建立合格供貨商檔案,檔案中要有產(chǎn)品質量業(yè)績證明等內(nèi)容。必要時設備部會同使用部門、到供貨商現(xiàn)場進行實地考察,并寫出考察報告,報主管領導批準后，再采購其產(chǎn)品。
4.5對于B類物資的供貨商，由采購員進行評定，擇優(yōu)選用，必要時填寫《供應商評定記錄》報設備部部長批準。
4.6對于C類物資的供貨商，在保證產(chǎn)品質量的前提下，采購員可以直接看樣品決定是否采購。以后根據(jù)檢驗結果、實際使用效果及使用人反饋意見，確定其是否為合格供貨商。
4.7對于出現(xiàn)產(chǎn)品質量的供貨商，視情節(jié)輕重，采購員可隨時取消其供貨資格。
5、制定采購計劃
5.1采購員根據(jù)設備及備品備件數(shù)據(jù)庫、各部門申請、大中小修計劃、設備事故(故障)報告單、生產(chǎn)實際消耗情況、技術改造文件及公司發(fā)展需要等。向合格供貨商詢價后編制采購計劃。采購計劃報設備部部長、主管領導批準。
5.2C類物資中的工器具、低值易耗品;B類物資中的鏟車備件及各種非常規(guī)物資的采購，事先由申請部門填寫《備品備件及一般物品申請表》，經(jīng)主管領導批準后，采購員再編制采購計劃。
5.3緊急需要的各類物資，經(jīng)主管領導口頭批準后，可先采購，事后3日內(nèi)，由申請者補辦有關手續(xù)。
5.4根據(jù)公司要求，按時上報年度采購計劃(預算)。
5.5采購A類物資或合同金額在壹萬元以上(含壹萬元)時，如果條件允許，采購員需向選擇的三家以上合格供貨商辦理比價或經(jīng)分析后議價、詢價后，整理好報價材料,調(diào)查市場行情,選擇議價對QG/TRSB.02—20044象,研擬采購條件,全面公開比價,研擬底價,核對資金預算,經(jīng)過價格及質量各方面比較后,選定供貨商。
5.6采購員應按設備及備品備件采購技術文件要求合理填寫采購計劃中各項物品的規(guī)格型號供貨,保證準確無誤。
5.7編制采購計劃,考慮要周全,要力求合理。不得有影響檢修的漏洞。根據(jù)工藝規(guī)定要求,正確選型,防止品種、規(guī)格錯誤,并減少庫存積壓。
6、采購合同采購員根據(jù)業(yè)務需要起草采購合同，采購合同條款要符合國家法律規(guī)定。
6.1.采購A類物資需簽定采購合同。
6.2.需要支付預付款、產(chǎn)品質量有較高要求的采購業(yè)務需簽定采購合同。
6.3.采購合同由設備部部長審核，主管領導審批。
6.4.采購合同批準后由具體經(jīng)辦人實施。
7、采購實施
7.1原則上采購計劃或采購合同批準后，方可采購。急用物品可憑主管領導審批的《備品備件及一般物品申請表》或主管領導口頭批準，事后補簽采購計劃、采購合同。
7.2有采購合同的，要嚴格履行采購合同中的條款。
7.3無采購合同的，采購時，采購員要向選擇的供貨商詳細說明品名、規(guī)格、質量要求、數(shù)量、付款規(guī)定、交貨期、交貨地點、運輸方式、付款辦法等,必要時應有傳真、電子郵件等書面依據(jù)。
7.4在采購過程中，采購員要隨時掌握供貨進度，必要時到供貨商現(xiàn)場了解供貨工期并檢查產(chǎn)品質量，促其按期保質保量交貨。
7.5特殊情況下,若有無法按需用日期采購到的物品或遇到無法完成的采購工作或合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題,采購員應及時通知使用部門并向主管領導匯報,以便做出合理安排。
8、到貨驗收
8.1必要時采購員可報請領導批準，會同檢驗人員或使用人員或技術人員到供貨商現(xiàn)場驗收。一般情況下，貨到我公司后再進行驗收。
8.2到貨的設備及備品備件由采購人員或采購代理人送到其存放倉庫交給保管員，必要時保管員按實際數(shù)量向采購員開出收貨憑證，證明貨物已由庫房接收。做為以后入庫的憑證。
8.3有圖紙的各類物資由采購員填寫《設備及備品備件驗收單》報設備部技術人員驗收;無圖紙的各類物資由采購員口頭通知設備部主管，倉庫保管員點貨驗收。驗收合格后，采購員再填寫《材料入庫驗收單》報保管員辦理入庫手續(xù)。
8.4采購員在備品備件驗收合格后三日內(nèi)，按如下要求填好入庫單：編碼、名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、供貨廠商等，憑入庫單、出廠合格證、收貨憑證或其它證明到庫房辦理入庫手續(xù)，保管員在入庫單上簽字，并收回收貨憑證，如無特殊情況，采購員應在到貨三個工作日內(nèi)辦理入庫手續(xù)，最長期限為本地不超過一個工作周，外地不超過三個工作周。
8.5對于新購入的無編碼的備品備件，采購人員應及時和保管員聯(lián)系，共同為其增加合適的編碼。
8.6入庫手續(xù)辦完后，將數(shù)據(jù)錄入《備品備件、材料登記簿》。
8.7到貨后不經(jīng)入庫直接投入使用的固定資產(chǎn)，采購員填寫《固定資產(chǎn)購置驗收單》，報使用部門負責人、設備部部長審批。
9、采購付款及報銷
9.1堅持原則,以公司利益為重,貨物檢驗合格,才具備了付清全款的條件。
9.2檢查發(fā)票及內(nèi)容是否正確。
9.3檢查發(fā)票金額是否與定價相符。
9.4結帳時必須搞清楚是否需要扣款,是否有預付款,做好帳務處理。
9.5采購員填寫付款單據(jù)，報主管領導審批后，到財務部辦理付款手續(xù)。
10采購員基本要求
10.1遵守公司和設備部的各項規(guī)章制度，一切行動聽指揮。
10.2保證產(chǎn)品質量,杜絕三無產(chǎn)品進廠。
10.3嚴格履行設備及備品備件驗收程序，驗收合格后，方可辦理入庫手續(xù);若采購的產(chǎn)品經(jīng)檢驗不合格,應及時聯(lián)系供貨商進行修理或更換,必要時進行索賠。
10.4及時做好帳務處理,避免帳目不清。
11、檢查與考核
11.1本標準執(zhí)行情況由設備部長進行檢查。
11.2按照公司《績效考核標準》進行考核。
備品備件采購管理制度范文篇二
1、目的
1.1目的
規(guī)范采購流程，科學合理地采購備件，優(yōu)化庫存?zhèn)浼Υ娼Y構，提高備件的有效利用率，降低資金占用率，特制定本制度。
1.2管理原則：若各部門有違反管理原則事項需提請公司高層領導審批，總經(jīng)理批準，否則將追究重大授權違規(guī)責任。
2、適應范圍
本制度適用于公司所有備品備件的采購。
3、采購申報流程
3.1備品備件采購申報流程
3.1.1使用部門每月20日前根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要及設備情況，編制“備品備件采購計劃”注明備件名稱、規(guī)格、數(shù)量、編碼等信息，并注明用途(技術改造、大修理、日常維修)，先由各部門二級庫庫管員核對是否庫存已有(庫管員簽字確認)，再由部門設備主任審核是否超庫存限額(簽字確認)，經(jīng)部門第一責任人簽字審批后報工程部審核。
3.1.2工程部接到各車間所報采購計劃后和庫管員對計劃進行審核，確認備件型號，檢查ERP編碼的規(guī)范與否。對于不必要采購和重復申報的及時和報計劃車間溝通，從全局出發(fā)，確保不影響生產(chǎn)且不造成積壓。
3.1.3上報的備件計劃中必須明確備件名稱、型號(必要時提供廠家信息)，并查出ERP系統(tǒng)中相應的ERP編碼。表述不明確的，在備注欄里注明使用出處。因車間上報計劃型號不詳盡或不明確導致采購回來的備件不能使用，后果由報計劃車間承擔。
3.1.4工程部在每月25日前對各部門“備品備件采購計劃表”進行審核無誤后，匯總編制“公司月度備品備件采購計劃”，報生產(chǎn)部綜合庫庫管員確認是否已有庫存，主管倉儲部長審批。最后由主管領導、財務部、總會計師、總經(jīng)理簽字后將備件計劃紙質版及電子版一并交與生產(chǎn)部。
3.1.5生產(chǎn)部采購員進行詢價、比價完畢后打印由生產(chǎn)部部長、工程部、財務部、主管領導、總會計師、副總經(jīng)理、總經(jīng)理簽字審批后及時下訂單進行采購，所有程序在每月15日前審批完畢。
3.1.6原則上不產(chǎn)生緊急計劃，確因設備意外故障，需緊急采購的，可報緊急計劃(按備件計劃標準模板)。同時寫一份緊急計劃申請交分管領導及副總、總經(jīng)理簽字后交工程部備案生產(chǎn)部執(zhí)行緊急采購。
3.2采購申報流程圖如下：(附圖)
4、采購
4.1各部門任何備件不得自行采購，如發(fā)生自行采購的，自行處理。月度計劃不得補報。
4.2每年年初與各備件供貨商簽訂備品備件采購合同，對雙方行為進行規(guī)范，以防范風險。
4.3采購計劃確定之后，根據(jù)計劃選擇相應的供應商進行詢價、比價。
4.3.1為確保供應渠道的暢通，防止意外情況的發(fā)生，對于生產(chǎn)運營所必需的商品，應有兩家或兩家以上供應商作為后備供應商或在其間進行交互采購。同類型產(chǎn)品供應商的家數(shù)愈多，選擇最適當供應商的機會就愈大。
4.3.2從經(jīng)營情況、供應能力、技術能力、品質能力等方面評定，每年進行從質量、運貨、價格、逾期率、是否配合等方面綜合打分、對供應商進行考核、確定最合適的供應商。
4.3.3凡未通過招標確定供應商價格的物品的采購，每次采購金額在20XX元以上的，必須有三家以上供應商提供報價，在權衡質量、價格、交貨時間、售后服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估，并與供應商進一步議定最終價格，臨時性應急購買的物品除外。對于單價大于10000元的備件，必須簽訂備件采購合同。
5、交貨驗收及財務
5.1采購的備品備到廠后，生產(chǎn)部負責通知件并要求各部門設備工程師、綜合庫庫管員、財務部參與監(jiān)督，20分鐘內(nèi)到達現(xiàn)場驗收、核對備件型號、檢查質量與本部門申報計劃是否相符，驗收合格后簽字確認，(20分鐘內(nèi)不到場的部門處罰負責人50元/次，若備件管理人員不在可委派部門其他相關人員進行驗收確認)方可入庫，入庫并建立備品備件質量跟蹤表(5000元以上備件)，領用部門負責跟蹤反饋使用情況，在年終供應商評價表中體現(xiàn)。驗收合格的辦理入庫手續(xù)。不合格的做退返廠家處理。
5.2貨到后及時溝通供貨商開具發(fā)票，票到后及時到財務部報賬。
5.3按月根據(jù)財務掛賬額及可付額度做付款計劃，計劃獲批后及時填寫付款申請單進行報批付款。
6、庫房
6.1貨到后及時辦理入庫手續(xù)，嚴格執(zhí)行先入庫后出庫的流程進行辦理，對于系統(tǒng)有訂單，且貨到庫房的，不得以任何非質量原因的理由拒絕辦理入庫手續(xù)，當天內(nèi)未及時入庫的備件每次考核備件庫管員50元。
6.2督促采購員對于臨時采購未下訂單的及時下訂單，以備完成入庫手續(xù)。
6.3嚴格按照出庫類別(月度維修、大修和技改)分發(fā)至各帳戶別名中。
6.4貨到入庫后如需出庫，應及時辦理出庫手續(xù)，沒有出庫單綜合庫有權拒絕將實物出庫。對于暫時未下訂單需緊急出庫的可先行出庫(給庫房開具證明后)，待下了訂單后及時補辦出庫，以平衡賬物。
6.5如需領用其他部門所報計劃庫存有的備件，需與相應部門溝通，征得對方同意后方可出庫。并及時在本部門下月計劃中報相應備件。
6.6綜合庫負責備件領用的監(jiān)督管理，對于質保期較短的備件，嚴格控制采購量，避免庫存時間過長而使備件喪失價值。相同備件采用先進先出的原則，先采購的備件出庫完畢方可允許各車間出庫后采購的備件。
7、備件庫存額度規(guī)定
7.1鑒于榆林市地域相對偏遠，交通網(wǎng)還欠發(fā)達。根據(jù)各車間固定資產(chǎn)額度以及設備運行狀況，為保證生產(chǎn)的連續(xù)運行，規(guī)定綜合庫備件庫存總額不得超于45萬元。
7.2各部門須有經(jīng)營意識，根據(jù)各自備件庫存額報月度計劃，備件計劃需考慮周全，做到前瞻性。避免造成公司流動資金在備件庫沉積。
7.3工程部作為公司設備管理部門，每季度對備品備件庫存量進行審核，分析費用并進行考核。若庫存?zhèn)浼M用超標，將按超標額度的10%對車間進行考核。
7.4經(jīng)查實存在庫存?zhèn)浼^10個月沒有使用的，說明該備件計劃失誤，按備件價值的30%對車間進行考核。
備品備件采購管理制度范文篇三
第一章總則
備品備件的采購工作是采購供應部的主要工作之一。承擔著公司所屬生產(chǎn)企業(yè)所需國內(nèi)外備品備件的采購、供應工作包括申購計劃的整理、歸類、采購任務的安排、供求信息的收集、整理及時向申購單位、部門經(jīng)理及分管副總裁反饋、匯報相關信息與供應商談判、簽訂合同跟蹤收貨和質量跟蹤監(jiān)督、反饋檔案的建立等。
第二章崗位設定
采購崗位負責集團公司生產(chǎn)所需的備品備件的采購工作采購內(nèi)業(yè)崗位負責備品備件申購單的匯總、分類及整理備品備件申購的臺帳登記相發(fā)票的審核按時編制采購月、季及年度報表。
第三章工作任務
1、負責備品備件的采購供應工作。及時了解市場行情多方收集、整理相關供應商信息不斷拓寬供應渠道。有選擇地收集、建立供應商檔案以備后用。
2、加強學習熟悉公司各種型號的生產(chǎn)設備掌握各種型號的備品備件在相關的生產(chǎn)設備中的功能、物性指標、性能、質量等。采購適價、適質及符合設備技術要求的備品備件。
3、認真審核、匯總、分類各公司遞交的申購單核對各種備品備件的貨存情況嚴格按備品備件采購程序對所采申購的備品備件的型號、貨期、價格等進行查詢及時向各申購公司、部門經(jīng)理及分管總裁反饋查詢結果。合理選擇合格的分承包方。
4、嚴格執(zhí)行備品備件的采購審批及備案程序即備品備件的型號及貨期限必須由各申購單位確認備品備件的價格必須部門經(jīng)理及分管總裁審批簽訂的合同所經(jīng)辦人員必須自行建檔外還需要送財務部備案。
5、根據(jù)備品備件的使用功能、設備要求等參考價格因素確定國內(nèi)采購或國外采購需從國外采購的將簽訂的合同移交進出口科按國外采購工作程序進行采購需在國內(nèi)采購的按備品備件采購程序進行采購。
6、全程跟蹤已簽合同或已開證的備品備件的生產(chǎn)、發(fā)貨情況。對已到貨的備品備件配合倉庫清點數(shù)量、配合質檢進行驗貨。對不合格的備品備件負責按合同規(guī)定和客戶協(xié)客戶拜訪紀要銷售分銷指標會議紀要新產(chǎn)品指標崗位職責及工作要求生產(chǎn)技術指標市場營銷指標供應鏈指標衡量指標完成計計劃編制說明供應商資質和管理辦法管理制度采購管理制度終端運作模式工作指引工藝流程生產(chǎn)計劃安排營銷管理制度商退貨、索賠等處理辦法對合格的備品備件負責向財務部申請對外付款。
7、及時整理、歸類業(yè)務檔案以備部門經(jīng)理、分管總裁及相關領導的檢查按時按質地編制采購報表。
8、協(xié)調(diào)處理與相關部門的工作聯(lián)系主動向部門經(jīng)理及分管副總裁匯報工作遞交資料誠懇接受檢查重大問題應請示部門經(jīng)理及分管副總裁核決。
第四章權限
1、有權選擇合格的分承包方并送部門經(jīng)理及分管總裁核定。
2、有權根據(jù)備品備件庫存情況對配件進行合理調(diào)配對有疑意的申購單可提出異意送部門經(jīng)理及分管副總裁審批后可以予以絕拒采購。
3、對外簽訂合同金額在50萬人民幣以下的由部門經(jīng)理審批審批金額在50萬人民幣以上含50萬人民幣送分管副總裁審批簽名。
4、對外付款、承兌貨款時貨物發(fā)票需附倉庫的驗收單和質檢部門的檢驗報告單經(jīng)財務部審核數(shù)量無誤經(jīng)辦人確認價格后報部門經(jīng)理及分管副總裁簽名批準方可對外付款。
第五章職責
1、對備品備件的采購供應不及時而造成生產(chǎn)設備故障不能及時得到維修負責。
2、對備品備件的品種、規(guī)格、質量不符合公司的質量要求影響生產(chǎn)和工作負責。
3、對采購過程中因工作失誤或價格問題及不按備品備件的采購程序進行采購使公司蒙受經(jīng)濟損失負責。
4、對不遵守公司的規(guī)章制度或徇私舞弊而給公司造成不良影響或經(jīng)濟損失負責。
第五章工作程序
詳見附圖備品備件采購工作程序圖
備品備件采購管理制度篇四
1、總則
1.1規(guī)范采購流程，科學合理地采購備件，優(yōu)化庫存?zhèn)浼Υ娼Y構，提高備件的有效利用率，保證備品備件供貨及時，不影響設備維護工作。
1.2 備品、備件庫房由項目部集中管理，以備件的屬性、特點和用途統(tǒng)籌規(guī)劃、合理布局。管理的主要任務是做好其接運、檢查和驗收;對庫存進行保管保養(yǎng);搞好庫區(qū)規(guī)劃，充分發(fā)揮庫房和設備的利用率;實行儲備資金下庫，搞好庫存結構分析;建立與健全倉庫管理基礎工作，達到數(shù)據(jù)化、檔案化及計算機管理;搞好安全衛(wèi)生工作，確保備品、備件和人身安全。
1.3加強備品、備件管理，準確提供庫存物資信息，及時保證運行、維護、檢修所需，加速物資周轉，提高運行維護質量有著重要作用。
1.4備品備件的質量和性能要求與原設備一致，一般情況下，必須選擇與原設備同品牌同型號的備品備件，由于設備停產(chǎn)，升級等原因導致無法獲得原型號的備品備件，項目部需及時向業(yè)主部門提出代用或升級方案，按業(yè)主部門審批后的代用方案實施。
1.5接受業(yè)主部門對備品備件儲備情況的和倉儲情況進行檢查，并按業(yè)主部門的要求改進和完善備品備件的儲備和倉儲管理工作。每月向業(yè)主部門報送備品備件庫存明細和備品備件出庫流水單。
1.6業(yè)主部門有權對項目部庫存的備品備件進行全局范圍的統(tǒng)籌調(diào)撥。
2、目的
為加強備品、備件集中統(tǒng)一管理，做好儲備工作，以保證設備的正常維修和檢修計劃順利進行，特制訂本備品、備件管理制度。本制度明確了備品備件從申報、采購、入庫、保管到發(fā)放領用的制度及管理職責，對備品備件的申報、采購、收、發(fā)、存進行控制。
3、適用范圍
本規(guī)定適用于項目部維護、檢測、試驗設備備品備件及工裝易損件的管理活動。
4、術語及定義
4.1設備備件：為了設備維護保養(yǎng)工作的順利進行，在設備出現(xiàn)故障時縮短故障的修復時間而備用的配件。
4.2待修件：不能正常工作但能通過修復再使用的配件。
4.3報廢件：不能工作且無法修復或維修費用接近甚至高于購買該件的成本的配件。
4.4工裝易損件：在工裝使用周期內(nèi)，需要多次更換的零件或部件。
5、備品備件的采購
5.1選擇供應商
5.1.1在做采購計劃后，選擇合格的供應商進行詢價，議價，由項目負責人審核;
5.1.2凡經(jīng)常性使用，且使用量較大宗的材料，項目部應事先選定廠商，議定長期供應價格，呈準后通知采購部門依需要提出請購。
5.2價格調(diào)查
5.2.1已核定之物料，項目部必須經(jīng)常分析或收集資料，作為降低成本之依據(jù);
5.2.2項目部各有關部門，均有義務協(xié)助提供價格信息，以利比價參考;
5.2.3已核定之物料采購單價如需上漲或降低，應附上書面之原因說明;
5.2.4采購數(shù)量或頻率有明顯增加時，應要求供應商適當降低單價;
5.2.5項目部應隨時掌握市場價的浮動數(shù)據(jù)，以利于更好的把握市場。
5.3詢價、比價和議價
5.3.1根據(jù)采購物料的品種、規(guī)格、標準、數(shù)量、和交付期的不同，采購人員應選擇至少三家符合采購條件的供貨商作為詢價對象;
5.3.2采購人員根據(jù)過去采購的情況，市場變化情況，以及項目成本預算等情況，確定采購目標價格;
5.3.3在得到供應商的報價信息后，采購人員對供應商的報價條件進行品種、規(guī)格、數(shù)量、質量要求等方面進行核對，以保證供應商可以提供的物料符合項目實際的采購要求，并對供應商所報的價格、交付期、售后服務等方面進行分析比較，以便選擇條件最優(yōu)的供應商;
5.3.4供應商提供報價之物料規(guī)格與請購規(guī)格不同或屬代用品時，采購人員應,送申報部門確認;
5.3.5專用材料或用品，項目部應會同使用部門共同詢價與議價;
5.3.6對于廠商的報價資料經(jīng)整理后，經(jīng)辦人員應深入分析后，以電話等聯(lián)絡方式向廠商議價。在規(guī)定的權限范圍內(nèi)，采購人員應與供應商進行磋商，以使雙方最終在全部條款上達成一致;
5.3.7對重大的物資采購，無論是技術、商務談判，要保證參加人數(shù)不少于兩人。有關價格、選型及其他技術、商務談判，要求有兩人以上參加。
5.4簽訂采購單
在采購作業(yè)所需的全部條款與供應商達成一致后，采購人員需填寫正式的采購單，合同需要列明至少下列條款：
?、殴藤Y料：包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式;采購物料的詳細描述，包括品名、型號、規(guī)格等，如有超出標的的特殊要求需特別注明;
?、朴唵嗡少彽臄?shù)量/重量;單位包裝數(shù)量/重量;包裝件數(shù);
?、莾r格：單價，合計價、合同總額，定金或預付款;
?、冉桓镀冢悍峙桓稌r應明確每批的交付時間和交付數(shù)量;
?、筛犊罘绞?
?、仕璧馁|量證明資料(檢驗單、質保單、出廠證明單、化驗報告等); ⑺質量保證條款：發(fā)生質量問題時進行退換或其他處理方法。
5.5訂貨合同
長期定貨和大額進貨，原則上均應通過簽訂買賣合同的辦法進行。應與承售商定買賣合同書一式四份，第一份正本存采購部門，第二份正本存承售商，第三份副本存請購單位，第四份副本及暫付款申請書的第二聯(lián)送會計部門供整理定金或付款用。?
5.6緊急訂貨
項目部接到運維班組以電話聯(lián)絡的緊急采購部件，應立即進行詢價、議價，接到請購單后，按采購程序明確專人迅速辦理。
5.7進度控制及事務聯(lián)系
5.7.1項目部將采購過程分為請購、詢價、訂貨、交貨四個階段來控制采購作業(yè)進度;
5.7.2采購人員為能按照進度完成作業(yè)，應填制“進度異常反應單”， 并注明“異常原因”及“預定完成日期”，經(jīng)呈主管核示后轉送項目部，依請項目部
意見擬定對策處理。
5.8采購作業(yè)方式
5.8.1除一般采購作業(yè)方式外，項目部可依材料使用及采購特性，選擇下列一種最有利的方式進行采購：
?、偶杏媱澆少彛悍簿哂泄餐缘牟牧希氁约杏媱澽k理采購較為有利者，可核定材料項目，通知各申報部門依計劃提出申報，采購部門定期集中辦理采購;
?、崎L期報價采購:凡經(jīng)常使用且使用較大宗的材料，項目部應事先選定廠商，議定長期供應價格，呈準后通知各申報部門依需要提出申報。
6、驗收入庫
6.1入庫前應依據(jù)設備《采購計劃審批表》和《發(fā)貨單》認真清點所要入庫的備品備件的數(shù)量，并檢查好備品備件的規(guī)格、型號、質量(合格證)，做到數(shù)量、規(guī)格、品種準確無誤，質量完好，配套齊全，并在送貨單上簽字，如發(fā)現(xiàn)不符時，應做好紀錄，等待相關技術人員驗收相符后再入庫。
6.2保管員在備品備件進庫時，根據(jù)采購計劃審批表的審核憑證，現(xiàn)場交接接收，必須按所購物品條款內(nèi)容、物品質量標準，對備品備件庫的備件進行檢查驗收，并做好入庫登記，即《備品備件入庫單》。
6.3保管員要嚴格檢查備品備件的合格證，質量的定性，是否符合運維所需的備品備件的技術要求。
6.4物品驗收合格后，應及時入庫擺放于指定位置。
6.5做到帳、卡、物相符合。
6.6易燃、易爆，易生銹、易腐蝕的備品備件要單獨存放，并定期檢查。
6.7精密、易碎及貴重物資要輕拿輕放.嚴禁擠壓、碰撞，倒置，要做到妥善保存。
6.8做好防火、防盜、防銹、防凍、防塵工作。
6.9倉庫經(jīng)常開窗通風，保持庫房內(nèi)整潔。
7、出庫程序
7.1備件出庫應填寫出庫審批單，并由項目負責人簽字審批。保管人員要做好記錄，領用人簽字。
7.2物件出庫實行“先進先出、推陳出新”的原則，做到保管條件差的先出，包裝簡易的先出，易變質的先出。
7.3本著“厲行節(jié)約，杜絕浪費”的原則發(fā)放物品，做到專物專用。
7.4對于相關部位專用備品備件的領用必須要有項目負責人、技術負責人簽字后方可領取。
7.5領用人不得進入庫房，防止出現(xiàn)差錯，根據(jù)領料單，由庫管員進入庫房查詢領用的相關備品備件。
7.6庫管員要做好出庫登記，并定期向部門主管做出入庫報告。
8、退庫
8.1領出備品備件后出現(xiàn)用料變更或剩余時，允許退庫。
8.2退庫時要辦理退庫手續(xù)，退庫需說明原因，并注明規(guī)格型號、數(shù)量和工號。退料需經(jīng)領用部門領導簽字。
8.3退庫物料須進行必要的質檢或經(jīng)測試合格后，性能、外觀均不影響使用、表面不得有油污、所有資料齊全方可退庫。
8.4庫管員憑退庫單及質檢合格證將退庫物料重新登記上帳
9、存放
9.1備品備件儲存要統(tǒng)一規(guī)劃、合理布局、分類保管、編號定位，備品備件儲存要做到“四號定位”(庫號、架號、層或排號、位號四者統(tǒng)一編號)、“五五擺放”(各種備品備件按品種、規(guī)格、形狀和貯存要求，一五一十地擺放)、“三清”(數(shù)量清、材質清、規(guī)格清)、“二齊”(庫容整齊，物資擺放整齊)，按備品備件保管技術要求進行通風、清洗、干燥、定期涂油或重新包裝。
9.2備品備件要考慮先進先出，收發(fā)貨快速及時方便，并留有最低庫存，達到最低庫存時，應及時采購。
9.3對于庫房內(nèi)的備品備件，未經(jīng)上級主管領導審核批準，一律不準擅自借出。
9.4實行庫存?zhèn)淦穫浼_帳制度，庫管員每日憑出入庫打印單編報房庫日報表，并將所有庫存物資信息錄入電腦系統(tǒng)，形成電子倉庫庫存?zhèn)淦穫浼_帳。庫存?zhèn)淦穫浼_帳必須在備品備件出入庫后24小時內(nèi)按規(guī)定項目填寫，做到日清月結，憑單入帳不跨日，不準無據(jù)調(diào)帳。
9.5庫存?zhèn)淦穫浼诿堪肽旰兔磕昴杲K時盤點，發(fā)現(xiàn)損壞、貶值、報廢、盤多、盤少應分析原因，明確責任，并形成報表遞交主管領導，經(jīng)主管領導審批后進行帳面調(diào)整。
9.6庫房要嚴格執(zhí)行保衛(wèi)制度，禁止非本庫人員擅自出入庫，建立和健全出入庫登記制度。
9.7庫房嚴禁煙火和攜入易燃易爆物品，明火作業(yè)須經(jīng)主管領導審核批準，需開具動火證方可進行明火作業(yè)。
9.8經(jīng)常檢查電燈、電線、電閘、消防等設施器具，發(fā)現(xiàn)故障及時維修排除，不得擅自挪動或挪用消防器具。做好各種防患工作，確保備品備件的安全保管。預防內(nèi)容包括：防火、防盜、防銹、防腐、防霉、防鼠、防塵、防爆、防漏電。
9.9庫管員應對庫存?zhèn)淦穫浼M行定期(每月)檢查，并作好檢查記錄。對變質、霉爛、損壞的物資，應及時隔離等待處理。
9.10在庫房倒運備品備件時，要根據(jù)備品備件特性及大小、輕重不同使用搬運工具，以避免碰撞損壞。
10、庫區(qū)的安全及紀律
10.1庫房工作人員要加強安全意識，增強工作責任感，庫房要有必要的安全設施、滅火設備，安全通道必須保持暢通，水電線路必須無漏電漏水或裸露，以利防火、防盜等。
10.2每天一次檢查庫房內(nèi)外的防火設施，發(fā)現(xiàn)問題立即整改并向主管報告。合理安排庫內(nèi)堆位，預留足夠的出入通道及安全距離，安全高度。督促裝卸工按指定堆位整齊疊位。發(fā)現(xiàn)傾斜要立即糾正。嚴禁在貨堆上行走、坐臥，嚴禁在貨堆旁的通道坐、臥。
10.3庫房工作人員不得擅自離崗。庫房無人時必須上鎖，無關人員不得進入庫區(qū)。
10.4任何人不得私自挪用、試用、調(diào)換和外借庫存物料。
11、庫管員職責與權限
11.1庫房主管人員要熟悉、掌握物料管理的有關政策及規(guī)定。
11.2組織制定庫房物料收、發(fā)、保管等方面的規(guī)章制度和工作細則，并認真檢查落實。
11.3掌握庫存物料情況，組織倉庫人員做好物料的收、發(fā)、保管工作。
11.4負責庫房的規(guī)劃，提高庫房利用率。
11.5負責抓好庫房的安全及管理工作，落實防潮、防火、防盜等措施。發(fā)現(xiàn)問題及時匯報，并積極采取有效措施。
11.6組織庫房的庫存盤點、帳物核對。
11.7上崗后第一時間應對倉庫的門，窗及各庫區(qū)存放的物資進行巡查，發(fā)現(xiàn)異常立即報告。
11.8每天下班前對各庫區(qū)的門，窗等進行檢查，確認防火、防盜等方面確無隱患
備品備件采購和管理制度后才可離崗下班。
11.9每天打開一次各庫區(qū)的門，窗一小時，讓空氣對流，更換庫內(nèi)空氣。 11.10每天打掃庫內(nèi)地面衛(wèi)生。地臺板要擺放整齊。周末應打掃庫內(nèi)全面衛(wèi)生工作。
11.11每天一次檢查倉庫區(qū)內(nèi)、外的防火設施，發(fā)現(xiàn)問題要立即整改并向主管報。
11.12熟悉所管物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、保管要求和特殊或高精密備件的保管方法。
11.13負責入庫備件的驗收，對驗收合格的簽收《發(fā)貨單》并開具入庫單，對入庫備件建立明細帳卡。入庫備件以入庫憑證為依據(jù)，做到數(shù)量準確、入庫及時、帳物相符。
11.14備品備件出入庫時，庫管員應依據(jù)，進庫單、出庫單核準出入物品的名稱、批號、數(shù)量，準確地收發(fā)貨，收發(fā)完畢后，應立即填寫掛在貨架上的貨卡并立即入帳。
11.15對入庫備件分類堆放，做到分類清楚、堆放整齊。
11.16負責按《領料單》發(fā)放備件，并作好出庫物料的帳卡登記。出庫備件帳卡要清楚、無差錯。
11.17負責庫內(nèi)備件的保管，不得出現(xiàn)丟失、損壞現(xiàn)象。
11.18負責庫房的安全，堅持檢查制度，發(fā)現(xiàn)問題及時報告，并積極采取有效措施。掌握滅火器材的正確使用方法。
11.19堅決拒絕手續(xù)不齊的物品進出。對于貨物的正常出入，庫管員要按要求填寫各類單據(jù)，特別是出庫單，無出庫單的堅決不準帶備品備件出倉庫。 11.20按要求做好庫存盤點、帳物核對及庫存量的統(tǒng)計。
11.21極提出有利于庫房管理的建議及改進意見。
11.22運行維護班組是備品備件的歸口管理部門，負責備品備件清單的制作及優(yōu)化更新。
11.23運行維護班組負責對申報備件及報廢件的確認;負責優(yōu)化備件品牌及替代件;對庫房的備件使用情況監(jiān)督檢查;負責到庫房現(xiàn)場查詢設備備件儲備情況。
11.24庫房管理員負責組織保全員修復待修件。
11.25項目部根據(jù)庫房、現(xiàn)場的《半月備品備件請購項目清單》采購備件。
12、工作程序
12.1 制定備品備件安全庫存關鍵設備備件清單
12.1.1項目部根據(jù)設備說明書《設備檢修保養(yǎng)指導書》、《設備臺帳》制定《備品備件清單》，發(fā)放給庫房備品備件保管員。
12.1.2《備品備件清單》應包括類別、名稱、規(guī)格型號、更換周期、最大和最小庫存、適用設備、獲得途經(jīng)、代用件、采購周期等內(nèi)容，《備品備件清單》
應根據(jù)實際使用情況進行優(yōu)化補充，不斷持續(xù)改進。
12.1.3新增設備的設備維修班更新《備品備件清單》
12.1.4新設備隨機附帶備件入庫，記手工帳。
12.1.5在保修期內(nèi)的設備原則上也應建立備品備件，以保證設備可動率，設備廠家賠付的備件可用于補足庫存。
12.2設備備件的采購申報
12.2.1在備品備件庫建有庫存的，每月末庫房根據(jù)期末庫存《設備備品備件清單》，執(zhí)行零采程序;未到期末即達到最小庫存的填寫《急件請購單》迅速補足。
12.2.2更換周期較長不留備件的，保管員負責在充分考慮提前期的情況下按月填報采購。
12.2.3突發(fā)故障損壞的備件由保管員填《急件請購單》交項目部快速采購。 12.3 待修件、報廢件管理
12.3.1 替換下來的零部件，由保管員及項目負責人在一周內(nèi)作出處置意見。
12.3.2 對于待修件，保管員負責進行修復，維修后的零件經(jīng)技術負責人檢驗合格后記入手工帳，庫房應以修復件優(yōu)先出庫為原則。
12.3.3凡符合下列條件之一者做報廢處理：
(1)備件嚴重損毀無法修復的;
(2)使用時間較長，外形嚴重損壞，修理后達不到技術指標的;
(3)更新?lián)Q代，技術落后，效率低，經(jīng)濟效益差的;
12.3.4由于設備改造、清理、報廢等原因造成不再使用的備件，每月25號前項目部填寫《廢棄物處置單》，報項目部負責人審核處理。
12.3.5 庫房對待修件、報廢件必須定置管理，做好標識，建立清單。 12.4 統(tǒng)計分析與持續(xù)改進
12.4.1每月末運行維護班組對備件存貯更換情況進行統(tǒng)計，尋求改進機會。改進機會包括庫存減少增加，備件質量，采購成本，采購周期等。
12.4.2運行維護班組將改進措施更新到《備品備件清單》。
12.4.3運行維護班組將備件管理情況納入設備月報。
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