政府采購檔案管理規(guī)章制度范本
政府要加強對采購單干的有效管理，避免丟失或泄露相關(guān)信息，就需要制定一些相應(yīng)的檔案管理制度。以下是小編整理的政府采購檔案管理內(nèi)容，希望對大家有幫助!
政府采購檔案管理制度范本篇一
一、目的
為規(guī)范政府采購代理資料的分類組卷及歸檔內(nèi)容，嚴(yán)格政府采購代理資料的管理，制定本規(guī)定。
二、適用范圍
本規(guī)定適用于公司所有政府采購代理資料的歸檔管理。
三、組卷及歸檔要求
1、以項目工程組卷歸檔
2、卷內(nèi)文件按相應(yīng)的時間或序號依次歸檔
3、文件紙張大小為A4。字跡使用不易褪色的筆書寫。
4、首卷應(yīng)列入總目錄、各分卷分冊的目錄，各分卷分冊另加本卷、冊的目錄。
5、封面、封底紙張由辦公室統(tǒng)一提供。
6、按國家檔案管理規(guī)定要求分冊裝冊。
四、政府采購檔案具體包括：
(一)政府采購預(yù)算執(zhí)行文件
1、政府采購預(yù)算表;
2、政府采購計劃申報表和審核表;
3、有關(guān)政府采購預(yù)算和計劃的其他資料。
(二)政府采購前期準(zhǔn)備文件
1、委托代理采購協(xié)議書;
2、核準(zhǔn)采購進(jìn)口產(chǎn)品的相關(guān)審批資料;
3、自行組織采購的申請及批復(fù)資料;
4、采購方式變更申請及批復(fù);
5、采購文件及采購人確認(rèn)記錄，包括評標(biāo)辦法、評標(biāo)細(xì)則、評標(biāo)紀(jì)律等有關(guān)文件、資料;
6、采購公告、資格預(yù)審公告及其變更事項;
7、獲取采購文件或資格預(yù)審文件的供應(yīng)商名單登記表;
8、專家咨詢論證會記錄;
9、已發(fā)出采購文件或資格預(yù)審文件的澄清、修改說明和答疑記錄;
10、供應(yīng)商資格審查情況報告;
11、評審專家名單及抽取記錄;
12、庫外專家使用備案審核表。
(三)政府采購開標(biāo)(含談判、詢價)文件
1、采購響應(yīng)文件及有關(guān)資料等;
2、在遞交采購響應(yīng)文件截止時間前供應(yīng)商對遞交的采購響應(yīng)文件進(jìn)行補充、修改或撤回的記錄;
3、采購項目樣品送達(dá)記錄;
4、接受供應(yīng)商投標(biāo)或談判的記錄;
5、開標(biāo)一覽表;
6、開標(biāo)(談判、詢價)過程有關(guān)記錄;
7、開標(biāo)(談判、詢價)過程中其他需要記載的事項。
(四)政府采購評審文件
1、評審專家簽到表及現(xiàn)場監(jiān)督人員簽到表;
2、評審專家評審工作底稿等評審過程記錄;
3、供應(yīng)商的書面澄清記錄;
4、評標(biāo)或談判報告，包括無效供應(yīng)商名單及說明、中標(biāo)(成交)候選供應(yīng)商名單等;
5、經(jīng)監(jiān)督人員簽字的現(xiàn)場監(jiān)督審查記錄;
6、評審過程中其他需要記載的事項。
(五)政府采購中標(biāo)(成交)文件
1、采購人對采購結(jié)果的確認(rèn)意見;
2、中標(biāo)或成交通知書;
3、采購結(jié)果公告(公示)記錄(含報刊及電子網(wǎng)站等媒體原件或下載記錄等);
4、公證書;
5、與中標(biāo)(成交)相關(guān)的其他文件資料。
(六)政府采購合同文件
1、政府采購合同;
2、政府采購合同依法補充、修改、中止或終止等相關(guān)記錄。
(七)政府采購驗收及結(jié)算文件
1、項目驗收記錄;
2、政府采購項目質(zhì)量驗收單或抽查報告等有關(guān)資料;
3、發(fā)票復(fù)印件及附件;
4、其他驗收文件資料。
(八)其他文件
1、供應(yīng)商質(zhì)疑材料、處理過程記錄及答復(fù);
2、供應(yīng)商投訴書、投訴處理有關(guān)記錄及投訴處理決定等;
3、采購過程中的音像資料;
4、其他需要存檔的資料。
政府采購檔案管理制度范本篇二
第一條為加強政府集中采購檔案管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國政府采購法》及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合工作實際，制定本制度。
第二條本制度所稱的檔案，是指采購中心開展政府集中采購業(yè)務(wù)時，根據(jù)法律規(guī)定，必須保存的有關(guān)文件、圖表、聲像等不同形式的各種記錄。檔案資料除特殊情況外均要求為原件。
第三條政府集中采購應(yīng)歸檔的基本資料有：
(一)采購辦下達(dá)的采購任務(wù)通知書;
(二)采購中心政府采購詢價記錄;
(三)政府采購紀(jì)要;
(四)已監(jiān)章的政府采購合同;
(五)其它應(yīng)保存的有關(guān)資料。
第四條招標(biāo)采購檔案除包括第三條所列基本資料外，還應(yīng)包括：
(一)招標(biāo)公告(主要指公開招標(biāo)采購);
(二)招標(biāo)文件;
(三)投標(biāo)文件;
(四)開標(biāo)會議記錄。記錄內(nèi)容包括開標(biāo)參與人員、開標(biāo)時間、開標(biāo)地點、唱標(biāo)記錄等;
(五)中標(biāo)情況公示。
第五條邀請了相關(guān)專家評標(biāo)的招標(biāo)項目除包括第三條、第四條所有資料外，還應(yīng)包括：
(一)參與評標(biāo)的專家記錄;
(二)評標(biāo)辦法;
(三)評標(biāo)記錄。記錄內(nèi)容包括評標(biāo)參與人員、評標(biāo)時間、評標(biāo)地點、評標(biāo)程序、評標(biāo)結(jié)果等。
第六條采購中心工作人員在采購活動中，應(yīng)注意采購活動資料的收集與整理，避免出現(xiàn)資料遺失現(xiàn)象。采購活動各環(huán)節(jié)工作移交時，要核對上一工作環(huán)節(jié)有關(guān)資料是否齊全。每一個項目完成后，負(fù)責(zé)最后采購環(huán)節(jié)的人員應(yīng)主動將收集完畢的業(yè)務(wù)資料移交檔案管理人員。
第七條檔案管理人員和借閱人員要樹立保密觀念，自覺遵守保密制度，妥善保管、保存經(jīng)手的檔案資料，嚴(yán)禁失密、泄密和檔案遺失現(xiàn)象的出現(xiàn)。
第八條對于達(dá)到保存期限應(yīng)于銷毀的檔案，檔案管理人員要進(jìn)行認(rèn)真的鑒定，無誤后提出銷毀意見，經(jīng)中心主任批準(zhǔn)后方可銷毀;銷毀的檔案必須登記造冊，采用粉碎或焚燒的方式進(jìn)行。
政府采購檔案管理制度范本篇三
第一條為加強政府采購檔案管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國政府采購法》及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合工作實際，制定本制度。
第二條本制度所稱的檔案，是指開展政府采購業(yè)務(wù)時(包括集中和分散)，根據(jù)法律規(guī)定，必須保存的有關(guān)文件、圖表、聲像等不同形式的各種記錄。檔案資料除特殊情況外均要求為原件。
第三條政府集中采購應(yīng)歸檔的基本資料有：
(一)領(lǐng)導(dǎo)批示、政府投資計劃;
(二)采購申請;
(三)采購方式批復(fù)書;
(四)招標(biāo)文件和投標(biāo)文件;
(五)在財政部門指定的新聞媒體或網(wǎng)站發(fā)布的招標(biāo)公告;
(六)評委抽取登記表
(七)供應(yīng)商投標(biāo)情況登記表;
(八)評標(biāo)委員會及監(jiān)督人員(競爭性談判小組，詢價小組)簽到表;
(九)評標(biāo)專家及監(jiān)督人員簽字確認(rèn)的評標(biāo)報告(內(nèi)容包括：評標(biāo)時間、評標(biāo)地點、評標(biāo)程序、評標(biāo)結(jié)果、評委打分表、商務(wù)、符合性、技術(shù)審查表、評審專家質(zhì)疑表;
(十)在財政部門指定的新聞媒體或網(wǎng)站發(fā)布的中標(biāo)公示;
(十一)中標(biāo)(成交)通知書和未中標(biāo)(成交)通知書;
(十二)政府采購合同;
(十三)驗收單或驗收報告、文件;
(十四)書面詢問或質(zhì)疑和詢問答復(fù)、質(zhì)疑處理決定;
(十五)歷次資金支付申請書;
(十六)其它應(yīng)保存的有關(guān)資料。
第四條政府采購檔案管理人員，應(yīng)注意采購活動資料的收集與整理，要認(rèn)真核對資料是否齊全，避免出現(xiàn)資料遺失漏報現(xiàn)象。每一個采購項目結(jié)束后，要及時催促采購中心和采購單位將評標(biāo)資料和合同報我辦歸檔。
第五條檔案管理人員要認(rèn)真執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國政府采購法》及本制度的有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行政府采購業(yè)務(wù)檔案的歸集和管理。
第六條檔案管理人員應(yīng)建立檔案檢索工具，方便查找;歸檔資料必須按照采購項目歸檔目錄要求，排列順序，填寫清楚;歸檔的項目資料必須齊全完整，案卷質(zhì)量要符合有關(guān)部門制定的案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對資料不全項目，檔案管理人員有權(quán)拒絕接受。
第七條檔案管理人員要完善檔案交接手續(xù)，建立檔案借閱登記簿，保證檔案的完整，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，政府集中采購檔案一律不準(zhǔn)向外借出。
第八條檔案管理人員和借閱人員要樹立保密觀念，自覺遵守保密制度，妥善保管、保存經(jīng)手的檔案資料，嚴(yán)禁失密、泄密和檔案遺失現(xiàn)象的出現(xiàn)。
第九條對于達(dá)到保存期限應(yīng)于銷毀的檔案，檔案管理人員要進(jìn)行認(rèn)真的鑒定，無誤后提出銷毀意見，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀;銷毀的檔案必須登記造冊，采用粉碎或焚燒的方式進(jìn)行。
政府采購檔案管理制度范本篇四
為全面貫徹落實《深圳市政府采購中心政府采購項目檔案管理辦法》，規(guī)范和強化政府采購項目檔案管理工作，2016年下半年，中心開始試行采購項目檔案管理電子化系統(tǒng)，經(jīng)過近一年的梳理和改進(jìn)，電子化系統(tǒng)日臻完善。
一、細(xì)化流程管理，加強檔案管理系統(tǒng)源頭審核
設(shè)立檔案資料電子文件檔案數(shù)據(jù)庫，實行項目文件資料、操作流程標(biāo)準(zhǔn)化，加強檔案管理與履約評價、合同公示以及供應(yīng)商庫管理等工作的銜接和交叉，充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)庫在信息管理和利用中的作用，切實做到采購項目檔案利用價值最大化，增加政務(wù)工作透明度;配備專職崗位人員進(jìn)行管理，提高檔案資料時效性，同時確保檔案數(shù)據(jù)信息的安全。
二、統(tǒng)一集中管理，加大檔案管理系統(tǒng)風(fēng)險管控
建立在線審批權(quán)限審批模式，包括檔案借閱、歸還、保存等環(huán)節(jié)的監(jiān)控，實現(xiàn)從檔案接收到檔案借閱的全范圍覆蓋的分級控制;設(shè)立權(quán)限認(rèn)證、內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)隔離等功能項，規(guī)范檔案開放程序，確保所有采購項目檔案文件按照既定流程和審批制度實現(xiàn)對外查詢和調(diào)檔服務(wù)功能。
檔案管理電子化系統(tǒng)的啟用，標(biāo)志著政府采購項目檔案管理朝無紙化辦公邁出扎實一步，更是中心踐行革弊鼎新 砥礪前行的新舉措。
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