辦公室行政管理工作流程_辦公室行政工作內(nèi)容
辦公室作為一個(gè)綜合、全面的辦事部門，是單位的重要職能部門，那么你對(duì)辦公室行政管理工作流程了解多少呢?以下是由學(xué)習(xí)啦小編整理關(guān)于辦公室行政管理工作流程的內(nèi)容，希望大家喜歡!
辦公室行政管理工作流程
一、文件的發(fā)放與管理
1、外來文件由辦公室歸口接收，經(jīng)行政經(jīng)理或管理者代表(管理者代表負(fù)責(zé)體系文件)確認(rèn)審批后，發(fā)放至有關(guān)職能部門后歸檔管理。
2、電子郵件文件在原稿上，審批其適用性，由辦公室填寫《郵件接收記錄登記表》并發(fā)放至有關(guān)職能部門后歸檔管理。
3、審批文件的符合性、充分性、適宜性及文件間的協(xié)調(diào)性負(fù)責(zé)，審批時(shí)填寫《文件審批表》，以作為審批的依據(jù)。文件審批時(shí)，同時(shí)確定文件的發(fā)放范圍。
4、除上海大眾規(guī)定的記錄表格外，記錄表格由使用部門編制，管理者代表審批后，辦公室備案。
5、經(jīng)批準(zhǔn)后的文件，由辦公室填寫《受控文件清單》，以對(duì)文件進(jìn)行管理。辦公室按確定的文件發(fā)放范圍，統(tǒng)一印制，原審批件歸檔保存，存入計(jì)算機(jī)的文件均留備份。
6、文件發(fā)放時(shí)，辦公室填寫《文件發(fā)放(回收)記錄表》，履行發(fā)放手續(xù)，領(lǐng)用人簽字。文件發(fā)放應(yīng)確保使用處能獲得適用文件的有效版本。
7、文件持有者須妥善保管文件，不得隨意涂改，防止丟失或損壞。如發(fā)生丟失或損壞等情況時(shí)，須報(bào)辦公室重新辦理補(bǔ)發(fā)手續(xù)。
8、電子文件須標(biāo)識(shí)清晰，以免新舊版本混用。
9、電子文件只能使用，不能更改，確需修改的，經(jīng)辦公室統(tǒng)一修改后，經(jīng)管理者代表審批后，繼續(xù)使用。
10、各部門收到的各類外來文件須到辦公室備案登記，其適用性由管理者代表確認(rèn)，辦公室再發(fā)放到相關(guān)部門，建立《外來文件清單》，并及時(shí)更新。
11、辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公司質(zhì)量手冊(cè)的附錄《主要法律法規(guī)及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)清單》隨時(shí)進(jìn)行更新。
二、員工任職崗位管理
辦公室是本公司人力資源管理部門，負(fù)責(zé)對(duì)各崗位任職條件的確定及薪酬福利、員工培訓(xùn)的實(shí)施工作，負(fù)責(zé)員工業(yè)績(jī)?cè)u(píng)定工作。
人事培訓(xùn)主管負(fù)責(zé)培訓(xùn)的日常管理工作，并參與有關(guān)培訓(xùn)及其他措施的策劃、實(shí)施和評(píng)價(jià)工作。
重要崗位、關(guān)鍵崗位人員變更執(zhí)行品牌相關(guān)申請(qǐng)流程。
辦公室明確各崗位人員有關(guān)的學(xué)歷教育、工作經(jīng)驗(yàn)的適用要求，編制《崗位描述》報(bào)部門經(jīng)理審批，并作為招聘、安排人員、培訓(xùn)的主要依據(jù)。
重要/關(guān)鍵崗位的變更，必須按規(guī)定的流程申請(qǐng)，并經(jīng)培訓(xùn)合格后方可上崗。
對(duì)崗位人員從教育、培訓(xùn)、技能及工作經(jīng)驗(yàn)四個(gè)方面進(jìn)行崗位能力評(píng)定，評(píng)定合格上崗，由辦公室編制本公司的員工花名冊(cè)。
三、員工的招聘
各部門根據(jù)公司現(xiàn)有人力資源情況，填制《年經(jīng)銷商人數(shù)配置表》，報(bào)人事培訓(xùn)主管，人事培訓(xùn)主管根據(jù)崗位需求情況和各部門的用人需求情況，擬出招聘計(jì)劃，由總經(jīng)理審批后，按招聘計(jì)劃實(shí)施招聘。
辦公室受理應(yīng)聘者申請(qǐng)，填寫《公司應(yīng)聘人員求職申請(qǐng)表》，由人事培訓(xùn)主管和用人部門的部門經(jīng)理共同進(jìn)行面試。
應(yīng)聘者體檢合格后，擇優(yōu)錄用。根據(jù)各部門的崗位申請(qǐng)，安排應(yīng)聘者試用，簽訂勞動(dòng)合同并約定試用期，試用期后符合要求，正式錄用。人事培訓(xùn)主管負(fù)責(zé)填寫《公司人力資源基礎(chǔ)信息表》。
人事培訓(xùn)主管將本次招聘的總體效果反饋給總經(jīng)理。
四、員工的培訓(xùn)
人事培訓(xùn)主管組織培訓(xùn)參加外部培訓(xùn)人員在培訓(xùn)完成后一周內(nèi)，向其他相關(guān)員工轉(zhuǎn)達(dá)培訓(xùn)內(nèi)容。
新員工由人事培訓(xùn)主管統(tǒng)一組織培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括：上海大眾的背景介紹和企業(yè)文化;公司的企業(yè)背景、企業(yè)文化、組織機(jī)構(gòu)和規(guī)章制度;產(chǎn)品的基礎(chǔ)知識(shí);安全環(huán)保知識(shí)及《員工手冊(cè)》等。
在職員工的深化培訓(xùn)要制定培訓(xùn)計(jì)劃，人事培訓(xùn)主管根據(jù)《公司人力資源基礎(chǔ)信息表》和《年經(jīng)銷商人數(shù)配置表》了解公司現(xiàn)有人力資源情況，并根據(jù)不同崗位的需求及員工填寫的《培訓(xùn)申請(qǐng)表》制定《公司年內(nèi)部培訓(xùn)計(jì)劃表》，培訓(xùn)計(jì)劃可以按實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。 內(nèi)部培訓(xùn)的主要包括：服務(wù)技術(shù)類的內(nèi)部培訓(xùn)：在接到培訓(xùn)資料五日內(nèi)，由人事培訓(xùn)主管組織，技術(shù)總監(jiān)、服務(wù)經(jīng)理等相關(guān)責(zé)任人主持培訓(xùn)。
附件類內(nèi)部培訓(xùn)：在接到培訓(xùn)資料五日內(nèi)，由人事培訓(xùn)主管組織，附件經(jīng)理主持培訓(xùn)。
其他內(nèi)容的培訓(xùn)：由人事培訓(xùn)主管組織實(shí)施，相關(guān)崗位負(fù)責(zé)人主持培訓(xùn)。其他培訓(xùn)：如參加學(xué)歷、專業(yè)等專題培訓(xùn)，由個(gè)人提出申請(qǐng)，部門經(jīng)理同意后，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后參加培訓(xùn)。
對(duì)特殊工種人員培訓(xùn)，如油漆工、焊接工、檢驗(yàn)員等，須經(jīng)有資質(zhì)部門組織培訓(xùn)，考試合格后，由有關(guān)部門發(fā)證認(rèn)可，持證上崗。
每次內(nèi)部培訓(xùn)，各相關(guān)部門應(yīng)填寫《內(nèi)部培訓(xùn)參加者名單》，培訓(xùn)結(jié)束后將有關(guān)記錄、試卷等交辦公室存檔。外出培訓(xùn)應(yīng)在培訓(xùn)結(jié)束后將成績(jī)單或結(jié)業(yè)、培訓(xùn)證書等送辦公室核實(shí)登記、保存。人事培訓(xùn)主管負(fù)責(zé)建立員工培訓(xùn)檔案并保存各類培訓(xùn)記錄。
五、勞動(dòng)統(tǒng)計(jì)報(bào)表工資管理
1、員工考勤管理，員工人數(shù)增減變動(dòng)情況統(tǒng)計(jì)、
2、勞動(dòng)報(bào)酬統(tǒng)計(jì)，編制、匯總和報(bào)送勞動(dòng)工資月報(bào)、季報(bào);建立勞動(dòng)工資統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，嚴(yán)格規(guī)定勞動(dòng)工資統(tǒng)計(jì)制度，及時(shí)為公司的各項(xiàng)決策提供了準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)資料。建立公司工資臺(tái)帳。
3、勞動(dòng)合同管理。員工試用期、勞動(dòng)合同、變動(dòng)、離職管理等，整理及更新員工人事檔案和通訊錄;各類人力資源報(bào)表的統(tǒng)計(jì)，建立人力資源數(shù)據(jù)庫;
4、薪資的核算與發(fā)放、社會(huì)保險(xiǎn)等基本業(yè)務(wù)的具體實(shí)施;包括職工工資統(tǒng)計(jì)、職工工資總額構(gòu)成統(tǒng)計(jì)、工資總額同經(jīng)濟(jì)效益掛鉤情況及效益工資統(tǒng)計(jì)、公司崗位變動(dòng)人員工資調(diào)整工作;職工工資晉升和工資標(biāo)準(zhǔn)的調(diào)整工作。
六、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及應(yīng)用系統(tǒng)的管理
1、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理員發(fā)現(xiàn)或接到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)故障報(bào)告后，應(yīng)迅速查明故障點(diǎn)或故障范圍，進(jìn)行維修。
2、確保公司局域網(wǎng)絡(luò)的信息暢通，接到地方區(qū)域停電通知，系統(tǒng)管理員立即到服務(wù)器備份數(shù)據(jù)，同時(shí)啟動(dòng)儲(chǔ)備電源。
3、系統(tǒng)管理員，電工正確迅速的對(duì)故障設(shè)備進(jìn)行檢測(cè)，并保證檢測(cè)質(zhì)量;待故障消除后，打開服務(wù)器試運(yùn)行，在正常運(yùn)行情況下，向預(yù)案組長請(qǐng)示后，恢復(fù)局域網(wǎng)的使用;通知各個(gè)部門，恢復(fù)使用。
4、定期對(duì)計(jì)算機(jī)及系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)控制、維護(hù)與保養(yǎng)，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行跟蹤、查殺病毒工作。
5、嚴(yán)禁利用計(jì)算機(jī)私自和外系統(tǒng)進(jìn)行通訊聯(lián)網(wǎng)。
七、行政后勤保障管理
1、辦公室每季度記錄水表、電表的用量，對(duì)用水、用電增加量進(jìn)行原因分析，尋找節(jié)能機(jī)會(huì)。
2、檢查衛(wèi)生間水箱和所有閥門水龍頭的完好情況，防止漏水。
3、消防設(shè)施要按消防部門的相關(guān)文件要求配置齊全，環(huán)保協(xié)調(diào)員負(fù)責(zé)定期檢查，對(duì)失去應(yīng)急能力的消防設(shè)施，要及時(shí)進(jìn)行檢修、更換或增加。
4、收集有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范文件的收集、整理，并實(shí)施文件的更新，保證所屬文件處于有效期內(nèi)。
5、組織公司內(nèi)職業(yè)健康和安全知識(shí)、新法律法規(guī)的有關(guān)培訓(xùn)，作好記錄;并負(fù)責(zé)建立職業(yè)健康安全方面的資料庫，以備查詢。
6、對(duì)新上崗的員工進(jìn)行健康安全的培訓(xùn),包括如何正確佩戴和使用勞動(dòng)防護(hù)用品。
7、每年至少組織一次消防知識(shí)培訓(xùn)(包括對(duì)消防設(shè)施的正確使用)，并進(jìn)行應(yīng)急預(yù)演，達(dá)到人人會(huì)使用消防工具和正確施救。
8、每月對(duì)涉及健康安全的各工作場(chǎng)所及安全措施執(zhí)行情況進(jìn)行一次監(jiān)督檢查，根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄進(jìn)行分析找出存在的問題，提出改進(jìn)或糾正要求，必要時(shí)采取糾正或預(yù)防措施。
9、組織食堂炊事員應(yīng)定期進(jìn)行體檢，在取得身體健康證明后方可上崗工作。
10、辦公室每月對(duì)各工作場(chǎng)所的環(huán)境衛(wèi)生和現(xiàn)場(chǎng)管理情況進(jìn)行一次監(jiān)督檢查，根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄，并進(jìn)行分析，通過分析找出存在的問題，提出改進(jìn)或糾正要求，必要時(shí)采取糾正或預(yù)防措施。
11、公司公務(wù)車輛要定期進(jìn)行檢查、維修、保養(yǎng)和年檢。
12、因工作需要，公司配備個(gè)人使用的機(jī)動(dòng)車輛，嚴(yán)禁私自非法運(yùn)，因工作需要將車輛外借或作為用戶代用車的，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意批準(zhǔn)后。
13、除因工作需要配備個(gè)人使用或外借(代用)車輛外，公司所屬機(jī)動(dòng)車輛，原則上不準(zhǔn)在外過夜;確因工作需要在外過夜停放時(shí)，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
辦公室行政工作內(nèi)容
1、對(duì)工作進(jìn)行定位和崗位職責(zé)的劃分，明確崗位職責(zé)。在管理工作中對(duì)每一個(gè)事情都要明確到具體的責(zé)任人，避免出現(xiàn)管理上的空白，但是也要注意可以一個(gè)人負(fù)責(zé)多件事，絕不能幾個(gè)人同時(shí)分管一件事情。
2、強(qiáng)化公司相關(guān)制度，以及相關(guān)使用表格。文件正式的格式，文件發(fā)放與回收管理流程，物品采購審批流程，車輛管理容易出現(xiàn)弊端。制度的強(qiáng)化，使工作中的矛盾與弊端就會(huì)越少。
(1)公司文件管理制度。統(tǒng)一公司的正式文件編號(hào)與格式，認(rèn)真做好文件、合同、資料、報(bào)刊、雜志的收發(fā)與存檔。
(2)公章使用管理規(guī)定。認(rèn)真監(jiān)督、管理公司印章的使用。
(3)規(guī)范公司的會(huì)議管理，實(shí)行會(huì)議實(shí)名簽到制，做好各項(xiàng)會(huì)議記錄，檢查督促公司領(lǐng)導(dǎo)布置的各項(xiàng)工作的落實(shí)情況 。
(4)采購物品審批流程。落實(shí)專人負(fù)責(zé)辦公用品的登記、采購、發(fā)放。
(5)財(cái)務(wù)報(bào)銷制度。強(qiáng)化財(cái)務(wù)各項(xiàng)費(fèi)用的報(bào)銷制度，完善財(cái)務(wù)報(bào)銷流程。
(6)完善車輛使用管理制度。根據(jù)公司的實(shí)際情況，強(qiáng)化車輛管理，確保公司業(yè)務(wù)正常用車，做好駕駛員的日常管理工作，文明駕駛，確保行車安全。
3、積極配合好財(cái)務(wù)部做好固定資產(chǎn)管理工作，嚴(yán)格按資產(chǎn)的管理流程辦理審批手續(xù)，杜絕因管理不善造成的固定資產(chǎn)損壞或者丟失等不良現(xiàn)象發(fā)生。
4、根據(jù)各部門的實(shí)際人員需求與公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)整體編制的規(guī)劃，組織實(shí)施人員招聘。
5、認(rèn)真學(xué)習(xí)公司的業(yè)務(wù)知識(shí)，配合業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)等部門工作。根據(jù)實(shí)際情況制定方案，落實(shí)好制定的工作計(jì)劃，并認(rèn)真組織實(shí)施。
6、做好監(jiān)督辦公場(chǎng)所，樓道衛(wèi)生間的清潔衛(wèi)生。
7、安保問題重點(diǎn)就是辦公室的鑰匙保管問題，以及同物業(yè)公司配合做好三防工作。
8、完成福利項(xiàng)目與激勵(lì)政策;滿勤獎(jiǎng)，交補(bǔ)，話補(bǔ)、福利，并報(bào)公司總經(jīng)理審批，通過后進(jìn)行有組織地宣傳貫徹。
9、完成公司領(lǐng)導(dǎo)交代的其他日常工作，認(rèn)真做好領(lǐng)導(dǎo)的助手。我個(gè)人認(rèn)為對(duì)政策的制定要軟，對(duì)政策的落實(shí)要硬。因此在制定政策時(shí)要根據(jù)需要征求相關(guān)人員的建議，深思熟慮而定有利于政策的完善，更切合實(shí)際，更有利于執(zhí)行。每一個(gè)政策的出臺(tái)很難讓所有的人全部接受，畢竟人的素質(zhì)、能力、理解力不同，因此我們?cè)诠芾頃r(shí)要有強(qiáng)勢(shì)執(zhí)行力。
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4.行政工作人員禮儀