系統(tǒng)化知識(shí)管理(2)
3、知識(shí)也是有類(lèi)型的：顯性知識(shí)和隱性知識(shí)
做好筆記最重要的一點(diǎn)是，有一個(gè)清晰而有邏輯的框架，在做筆記時(shí)遵循一個(gè)好的框架標(biāo)準(zhǔn)，就會(huì)讓人一目了然。把事情整理成三點(diǎn)，更容易讓人重視、記住和接受，會(huì)鍛煉下面的幾個(gè)能力：
1. 論點(diǎn)分解或總結(jié)--邏輯推理能力
2. 區(qū)分優(yōu)先性--時(shí)間管理能力
3. 加強(qiáng)說(shuō)服力--交流能力
東大錄取生的筆記本、麥肯錫公司的“麥肯錫筆記本”、埃森哲管理咨詢(xún)公司使用的“PointSheet”(重點(diǎn)表單)、全美知名大學(xué)及科研機(jī)構(gòu)使用的“康奈爾筆記本”，這些筆記本都有一個(gè)通用的“框架”，那就是“黃金三分法”。
1. 東京大學(xué)學(xué)生筆記本
東大錄取生筆記本的特征為“右側(cè)留有空白區(qū)域”，大多數(shù)東大錄取生都會(huì)將左右兩頁(yè)作為一頁(yè)使用。“右側(cè)的一頁(yè)”會(huì)先空下，用左側(cè)頁(yè)記錄老師的板書(shū)，用右側(cè)頁(yè)的左半部分記錄老師的點(diǎn)評(píng)、自己的疑點(diǎn)和注意要點(diǎn)。
用來(lái)記錄為解決這些疑點(diǎn)而采取的行動(dòng)及相關(guān)總結(jié)。“寫(xiě)下來(lái)會(huì)覺(jué)得很滿(mǎn)足”，他們筆記本的特征就是“留有空白區(qū)域”，這里的“空白區(qū)域”指的是思考區(qū)域。在學(xué)校學(xué)習(xí)時(shí)，筆記本的重要性不在話(huà)下。但在商務(wù)領(lǐng)域，筆記本的重要性也是不可小覷的，而這一塊空白區(qū)域更是在日后起著舉足輕重的作用。
右側(cè)的空白區(qū)域與咨詢(xún)顧問(wèn)愛(ài)用的方格筆記本的特點(diǎn)是相通的。商用筆記本的框架通常是這樣的，先從左側(cè)開(kāi)始梳理實(shí)情，然后在右側(cè)匯總要點(diǎn)，最后導(dǎo)出得到理想結(jié)果應(yīng)采取的行動(dòng)。
2. 康奈爾大學(xué)筆記本
由美國(guó)常春藤聯(lián)盟大學(xué)之一、世界排名前十的美國(guó)著名學(xué)府康奈爾大學(xué)心理學(xué)系研發(fā)的筆記本為“康奈爾筆記本”?？的螤柟P記本已經(jīng)預(yù)先分好了“板書(shū)”區(qū)域、左側(cè)的“發(fā)現(xiàn)點(diǎn)”區(qū)域以及最下面的“總結(jié)”區(qū)域三部分。這種筆記本可以自然而然地幫你養(yǎng)成按照“板書(shū)→發(fā)現(xiàn)點(diǎn)→總結(jié)”的順序記筆記的習(xí)慣。
3. 埃森哲公司的PointSheet
左側(cè)的部分用來(lái)記錄重點(diǎn)，右側(cè)的部分則用來(lái)書(shū)寫(xiě)基于重點(diǎn)應(yīng)采取的行動(dòng)，即“誰(shuí)、在什么時(shí)間之前、需要做完什么事”。因?yàn)?ldquo;重點(diǎn)→行動(dòng)”的順序可以按照由左到右的順序自然得到書(shū)寫(xiě)整理，所以，“為何要采取這樣的行動(dòng)”，任何人看了都能一目了然，馬上就能采取相應(yīng)的行動(dòng)。
4. 麥肯錫公司的“空·雨·傘”
麥肯錫公司的咨詢(xún)顧問(wèn)們都會(huì)使用一個(gè)框架，這個(gè)框架就是“空•雨•傘”。正如《從麥肯錫到企業(yè)家》一書(shū)的作者、Locondo公司總經(jīng)理田中裕輔所說(shuō)的那樣，“在麥肯錫，所有思考都需嚴(yán)格按照‘空•雨•傘’三步執(zhí)行”。
所謂“空•雨•傘”，其實(shí)就是判斷何為“空=現(xiàn)在的情況”，何為“雨=對(duì)此情況的解釋”，何為“傘=根據(jù)此解釋而采取的行動(dòng)”。抬頭看天，發(fā)現(xiàn)天空中的云朵有些異樣，解釋為“好像要下雨了”。根據(jù)這一解釋?zhuān)袛鄳?yīng)該采取“帶傘出門(mén)”的行動(dòng)。這就是“空•雨•傘”。
在有道云筆記里做一個(gè)黃金三分法的模板，給大家演示一個(gè)信息處理的流程：
前幾天看到一篇袁岳寫(xiě)的文章：《如何經(jīng)營(yíng)自己的獨(dú)立人脈》，用“黃金三分法”把文章處理一下
把文章中無(wú)用的部分丟棄，重新歸納，然后根據(jù)文章中的建議，總結(jié)文章對(duì)自己有哪些幫助，有什么可以去行動(dòng)和嘗試的方法。
寫(xiě)完之后可以在具體的建議后面插入一個(gè)提醒項(xiàng)，提醒自己要去完成的事情。
通過(guò)這樣的方式去定期處理已經(jīng)收集的信息，信息才會(huì)真正變得有用，對(duì)自己有幫助。
收集信息只是第一步，如果你只停留在收集階段，收集的信息不會(huì)對(duì)你有任何的作用。大家可以嘗試使用“黃金三分法” 來(lái)處理以前收集過(guò)的文章，讓知識(shí)為你所用。
4、復(fù)盤(pán)：怎么把經(jīng)驗(yàn)轉(zhuǎn)化成能力
“復(fù)盤(pán)”是圍棋術(shù)語(yǔ)，本來(lái)是下完一盤(pán)棋之后，重新在棋盤(pán)上把對(duì)弈過(guò)程擺一遍，看看哪些地方下得好，哪些地方可以有不同甚至是更好的方法。成人學(xué)習(xí)最重要的來(lái)源是在崗工作實(shí)踐，約占70%，與他人的交流20%，正式的培訓(xùn)和教育只占10%左右，而復(fù)盤(pán)作為一種從工作經(jīng)驗(yàn)中學(xué)習(xí)的方法，能把每一段工作經(jīng)歷、每一項(xiàng)任務(wù)和每一項(xiàng)挑戰(zhàn)都變成學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，并且可以隨時(shí)隨地進(jìn)行。
工作總結(jié)與復(fù)盤(pán)的區(qū)別
我們常說(shuō)的工作總結(jié)，跟復(fù)盤(pán)并不一樣，主要區(qū)別在三個(gè)方面：
1、復(fù)盤(pán)是結(jié)構(gòu)化的學(xué)習(xí)方法
2、復(fù)盤(pán)是以學(xué)習(xí)為導(dǎo)向
3、復(fù)盤(pán)通常是以團(tuán)隊(duì)的形式進(jìn)行
做復(fù)盤(pán)的理由
1、做事情無(wú)論成敗，要通過(guò)復(fù)盤(pán)、搞清楚成敗的原因，從中學(xué)到經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)
2、通過(guò)復(fù)盤(pán)來(lái)傳承經(jīng)驗(yàn)，提高能力
3、不再犯同樣的錯(cuò)誤
4、總結(jié)規(guī)律、固定流程
如何操作
(1)回顧目標(biāo)：
行動(dòng)前需要撰寫(xiě)清晰的目標(biāo)(SMART)，并達(dá)成共識(shí)，就如何實(shí)現(xiàn)目標(biāo)進(jìn)行群策群力，制訂計(jì)劃，做出預(yù)案。
(2)評(píng)估結(jié)果：
進(jìn)行回顧實(shí)際上發(fā)生了什么事情。針對(duì)個(gè)人的話(huà)，對(duì)事情過(guò)程的各種記錄進(jìn)行統(tǒng)一匯總，包括每天的日記、總結(jié)，或者通過(guò)手環(huán)、APP的相關(guān)記錄。
我試著把這種方法應(yīng)用到100天行動(dòng)上，每天記錄當(dāng)天堅(jiān)持的習(xí)慣，包括今天做的比昨天好的地方，不足的地方，需要改進(jìn)的地方，遇到的問(wèn)題，盡量記錄所有相關(guān)的信息。
(3)分析原因——回答幾個(gè)問(wèn)題：
實(shí)際狀況跟預(yù)期有什么差異?
如果有，為什么會(huì)發(fā)生?是哪些因素導(dǎo)致的?失敗的根本原因是什么?
如果沒(méi)有，成功的關(guān)鍵因素是什么?
只有真正理解了問(wèn)題是什么、根本原因在哪里，才能想到行之有效的解決文案?？梢允褂妙^腦風(fēng)暴、五個(gè)為什么、魚(yú)骨圖、因果回路圖、世界咖啡等方法進(jìn)行系統(tǒng)和全面思考。
(4)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)
復(fù)盤(pán)的核心目的在于從行動(dòng)中學(xué)到經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并將其付諸后續(xù)的改進(jìn)，問(wèn)自己：
從過(guò)程中學(xué)到了什么新東西?
如果有人進(jìn)行同樣的行動(dòng)，你會(huì)給出什么建議?
接下來(lái)做什么?哪些是可以直接行動(dòng)的?哪些是需要相關(guān)的條件或資源才行進(jìn)行?
行動(dòng)
必須落實(shí)到具體的行動(dòng)計(jì)劃，考慮三個(gè)建議：
有哪些事情可以現(xiàn)在開(kāi)始做?
有哪些事情需要繼續(xù)重復(fù)做?
應(yīng)該停止或以后不做哪些事情?
自我反思
根據(jù)事情本身的大小、重要性和復(fù)雜程度，復(fù)盤(pán)操作起來(lái)也可能差異很大：對(duì)于一些重要而復(fù)雜的大事、難題可以花較長(zhǎng)時(shí)間來(lái)梳理，甚至按復(fù)盤(pán)的結(jié)構(gòu)一步一步地進(jìn)行，并總結(jié)成書(shū)面材料;而對(duì)一些相對(duì)簡(jiǎn)單的事情，可能只是像曾文正公一樣，做完一件之后，點(diǎn)一柱香，默默地心里把整個(gè)過(guò)程回想一遍。
在進(jìn)行自我反思時(shí)，把握四個(gè)點(diǎn)：
1、把握重點(diǎn)
只針對(duì)重要問(wèn)題、例外情況或者按規(guī)范、慣例處置不大奏效的事情，要特別留意，有選擇地進(jìn)行取舍。
2、先僵化、后優(yōu)化
在沒(méi)有形成習(xí)慣之前，最好先按復(fù)盤(pán)的四個(gè)步驟，按步就班地進(jìn)行。當(dāng)你已經(jīng)對(duì)復(fù)盤(pán)非常熟悉，在根據(jù)自己的情況進(jìn)行調(diào)整和取舍。
3、記錄要點(diǎn)并定期回顧、提醒自己
對(duì)復(fù)盤(pán)一定要做記錄、回顧、梳理，把相同或相關(guān)聯(lián)的事件聯(lián)系起來(lái)看，發(fā)現(xiàn)共性的問(wèn)題以及深層次的問(wèn)題，從而讓自己獲得更大的成長(zhǎng)。
4、習(xí)慣成自然
盡量每天或每周的工作進(jìn)行快速?gòu)?fù)盤(pán)，形成習(xí)慣，才能對(duì)自己有幫助。小事及時(shí)復(fù)盤(pán)、大事階段性復(fù)盤(pán)、事后全面復(fù)盤(pán)。
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