秘書工作的特點與性質(zhì)

　　大家都知道秘書這個崗位，那么秘書崗位的特點和性質(zhì)有哪些呢?下面是學習啦小編為你整理的秘書工作的特點與性質(zhì)，希望對你有用!

　　秘書工作的特點與性質(zhì)1

　　一、需要當機立斷處理的事情多

　　這天上午十點左右，李總正在主持一個小型會議，聽取有關(guān)部門關(guān)于工廠污水處理設備運行情況的匯報。這時秘書小王接到李總的一個老朋友打來的電話，對方要求找李總接電話。按有關(guān)規(guī)定，公司領(lǐng)導人在開會時原則上不得接電話，但是，如果小王機械地拒絕對方，則有可能鑄成大錯，因為說不定李總因為想了解某種信息而早就在等對方的電話。因此，在這種情況下，秘書應該悄悄告訴李總，聽聽他有什么吩咐。所以，秘書在平時就應注意熟悉上司的工作內(nèi)容、社交范圍等各種情況。俗話說留心留學問。如果你對上司的工作非法了解，即使遇到這種突然的情況，你也能馬上判斷出來應如何應付，不至于措手不及。

　　二、工作的內(nèi)容變化快

　　秘書工作的內(nèi)容不僅繁雜而且變化快。比如按原定的日程安排，秘書小鋼今天下午2點應陪上司馬總?cè)ヌ斐晒景菰L王總，落實明年銷售代理問題，可就在1點半，天成公司王總的秘書小程來電話，說王總今天下午有急事要出門，希望將原定的時間改到明天上午9點半。如果推到明天上午9點半，那么，原定馬總明天去省城跟大地廣告公司談廣告的時間就得改期，那么，什么時候再約大地廣告公司……面對這種多米諾骨牌效應，小鋼又要重新與各方聯(lián)系協(xié)商，及時調(diào)整馬總的工作日程;調(diào)整之后，又要盡快通知有關(guān)部門，如馬總的司機。

　　三、一心幾用的時候多

　　秘書工作不僅繁雜多變，而且常常必須同時處理好幾項工作。這天，秘書于雪正在座位上準備給剛剛出差回來的趙總報銷差旅費，趙總來電話讓她趕緊給他去送一份資料;剛剛把資料找出來，前臺又來電話說有一位客人找……哪些工作應該優(yōu)先處理，哪些事情可以暫緩，如果秘書分不清它們之間的輕重緩急，則有可能撿了芝麻丟了西瓜。

　　四、忙閑不一的情況多

　　秘書經(jīng)常是忙碌的，但并不總是忙碌的，如遇到上司長期出差或?qū)W習等情況，秘書就顯得比較清閑了。忙的時候相當忙，閑的時候也相當閑，這是秘書工作的另一個特征。

　　秘書工作的特點與性質(zhì)2

　　1.輔助性：輔助性是相對于主導性而言的。在任何機關(guān)單位中，領(lǐng)導總是處于主導地位，秘書部門或秘書總是處于從屬地位。領(lǐng)導的職能是決策和宏觀管理，而秘書部門的職能則是在決策和管理中給領(lǐng)導當助手和參謀，提供輔助。秘書工作的內(nèi)容很龐雜，但其中任何一項工作，都是為領(lǐng)導活動提供直接或間接服務。沒有領(lǐng)導就沒有秘書，沒有領(lǐng)導的決策和管理活動，也就不需要秘書工作。

　　秘書部門沒有獨立于領(lǐng)導工作需要以外的工作任務。秘書工作對于領(lǐng)導工作的服從性是任何其他工作不可比的，因此可以說輔助性是秘書工作特有的也是最主要的性質(zhì)。秘書工作的輔助性要求秘書人員擺正秘書和領(lǐng)導的關(guān)系，任何情況下都不能越權(quán)行事。只有領(lǐng)導才有決策權(quán)和指揮權(quán)，秘書只能給領(lǐng)導當參謀和助手，提供輔助性服務，不能代替領(lǐng)導決斷和指揮。

　　當秘書與領(lǐng)導在某些問題上有不同看法時，秘書在工作上不能按自己的意愿自行其事，只能按照領(lǐng)導的授權(quán)和旨意去辦文、辦會、辦事。秘書無論是辦理常規(guī)業(yè)務，還是完成領(lǐng)導直接交辦的事項，都必須準確領(lǐng)會領(lǐng)導的意圖，遇事多請示，多匯報，這樣才能當好領(lǐng)導的參謀和助手。

　　2.綜合性：秘書工作的綜合性首先是由領(lǐng)導工作的綜合性決定的，任何機關(guān)單位的領(lǐng)導，總是對一個地區(qū)一個單位一個部門的全面工作負責，因而領(lǐng)導工作都是綜合性的。秘書工作是直接為領(lǐng)導工作服務的，秘書工作必須與領(lǐng)導工作高度配合，凡是領(lǐng)導工作所涉及的范圍，秘書工作也必然要涉及，這就決定了秘書工作也是一項綜合性的工作。其次，秘書工作的綜合性是由秘書部門在機關(guān)中的分工決定的。領(lǐng)導機關(guān)中的秘書部門和各職能部門的作用是不同的，職能部門的業(yè)務比較單一，所謂各司其職，各負其責，而秘書部門則是一個綜合性的辦事機構(gòu)，它雖然并不分管某一方面的具體業(yè)務，卻要和各職能部門發(fā)生經(jīng)常的聯(lián)系，因為作為綜合性的辦事機構(gòu)，它要綜合處理來自各部門各方面的信息，要了解各部門、各個方面的工作情況，要綜合協(xié)調(diào)各部門各方面的關(guān)系，還要處理機關(guān)的許多行政雜務，包括一些臨時性、突發(fā)性而又不屬于哪個職能部門管的事務。

　　秘書工作的綜合性對秘書提出兩方面的要求：

　　第一，秘書工作人員應該具備 較廣的知識面和多方面的技能，因為在綜合處理各種事務時，必然要運用多方面的知識和技能，秘書不僅在文字處理上應該是專家，還應該是一個具備多種知識和技能的“通才”。

　　第二，秘書要善于從領(lǐng)導的角度觀察問題、考慮問題，心中要有全局，要對整個機關(guān)的總體情況做到心中有數(shù)，因此，秘書雖然不必精通各職能部門的業(yè)務，但應該熟悉各職能部門的工作內(nèi)容和特點，這樣才能更好地為領(lǐng)導和機關(guān)工作提供綜合服務。

　　3.政策性，秘書部門的大多數(shù)工作都關(guān)系到黨和國家的方針政策。例如，秘書經(jīng)常為領(lǐng)導起草文件，這些文件的內(nèi)容必須符合黨和國家的方針政策;作為秘書經(jīng)常性的工作之一的調(diào)查研究，其目的主要是為制定政策作準備，或者為貫徹執(zhí)行政策收集反饋信息;許多文件本身就是發(fā)布政策或解釋政策的，因此文書處理往往是為貫徹政策精神服務;信訪工作必須嚴格按政策辦事，而信訪工作中收集到的許多重要信息又是領(lǐng)導制定政策和調(diào)整政策的重要依據(jù);

　　信息、督查、協(xié)調(diào)、會務等項工也都是為了輔助領(lǐng)導制定政策和貫徹執(zhí)行政策。不僅黨政機關(guān)的秘書工作具有政策性，企事業(yè)單位包括三資企業(yè)、民營企業(yè)的秘書工作也都具有政策性，因為企業(yè)行為必須符合政府制定的政策，企業(yè)秘書為領(lǐng)導出謀獻策就必須熟悉國家的相關(guān)政策，如金融政策、拆遷征地政策等等。國家法律制度和企業(yè)內(nèi)部制度(如獎懲制度)可以說是廣義的政策，因此秘書工作具有政策性是沒有任何例外的。秘書工作的政策性要求秘書具有較高的理論水平和政策水平，熟悉國家法律、法規(guī)，正確理解執(zhí)政黨和政府的各項方針政策。

　　4.機要性：機要就是“機密而重要”，其意義偏于機密。因為機密的事項都是重要的，而重要的事項不一定是機密，因此“機要性”與“機密性”、“保密性”是同義詞。秘書的工作內(nèi)容決定了秘書能夠比其他工作人員了解到更多重要的秘密事項，因此秘書工作的機要性程度遠遠高于其他部門。

　　秘書工作的機要性要求秘書人員具有高度的責任感、嚴格的紀律性和牢固的保密觀念，秘書對自己所知曉的秘密事項必須做到守口如瓶。有人認為，只有黨政機關(guān)的秘書工作才有保密的要求，一般企事業(yè)單位無密可保，這是一種糊涂觀念，因為任何企事業(yè)單位(哪怕是一個小企業(yè)、一所小學校)，領(lǐng)導在決策和管理活動中都會有一些暫時不宜公布的事項，如果提前泄露出去，就會使工作陷于被動，給領(lǐng)導工作造成損失。因此，保守機密是對各類機關(guān)單位秘書工作的一項普遍要求，沒有任何例外。

　　5.事務性：秘書部門大多數(shù)工作是一些很具體的工作，秘書部門每天都要處理大量繁重而又瑣碎的事務。除了隨從、接待、通信、值班、機關(guān)事務管理等項明顯屬于事務性工作外，其他具有政務性和業(yè)務性的工作實際上也包含有大量具體事務。例如，準確的信息是領(lǐng)導科學決策和有效管理的依據(jù)，因而信息工作是一項政務性工作，但是，信息的收集、篩選、輸出、貯存等等基本環(huán)節(jié)，又無疑是非常具體的事務。

　　再如，文書處理是一項需要專門技能的常規(guī)業(yè)務性工作，而文書工作中許多程序也是非常具體的事務，諸如公文的繕印、校對、用印、分發(fā)、簽收、登記、保管等，完全是一些瑣碎的事務。

　　秘書工作的事務性是由秘書工作的輔助性和秘書部門的從屬地位決定的。秘書的助手作用主要是通過辦理大量的具體事務來實現(xiàn)的，因為領(lǐng)導的決策管理活動中必然有大量的事務性工作，這些事務必須由秘書來處理，領(lǐng)導才能集中精力考慮決策和指揮大事。秘書工作人員應該充分認識事務性工作的意義，樂于承擔繁重瑣碎的事務，為領(lǐng)導的決策和管理提供良好的條件。

　　試論秘書工作的性質(zhì)和特點

　　"秘書工作的性質(zhì)、特點和作用"是個舊題。自秘書學誕生以來，接連問世的論著幾乎都要論及，相關(guān)的單篇論文亦屢見不鮮。但時至今日，舊題緣何新做呢?

　　首先，是"性質(zhì)"同"特點"兩個概念重疊混淆，它們的關(guān)系沒有作出科學的闡釋。 再者，"性質(zhì)、特點"與"作用"相關(guān)的提法，也有重疊之感。

　　出現(xiàn)上述現(xiàn)象的原因何在呢?

　　1.用日常概念或直觀感性經(jīng)驗來代替科學的理論概念。

　　2.從秘書部門的單項任務去相應地提出單個的"性"。這是一種就事論事的思想方法，缺乏必要的概括和抽象，其結(jié)果，秘書工作的"性"自然很多了。

　　3.對性質(zhì)、特點的聯(lián)系和區(qū)別及其相互關(guān)系缺乏科學的理解，甚至出現(xiàn)了本末倒置的現(xiàn)象。這里有兩個問題，其一，是性質(zhì)決定特點，還是特點決定性質(zhì)?其二，"承辦事務"是秘書工作的基本性質(zhì)嗎?

　　4.作者的主觀隨意性，移植管理科學的有關(guān)概念，缺乏必要的正確的闡釋。

　　二、舊題新做的基本依據(jù)

　　1.考察秘書工作的性質(zhì)、特點和作用要以行政組織法為指導。

　　2.從國家行政機關(guān)的系統(tǒng)性宏觀地考察秘書工作的性質(zhì)、特點和作用。

　　3.要把日常觀念或直觀經(jīng)驗概念提煉上升為科學的理論概念。