辦公禮儀原則
辦公室是我們上班辦公的場(chǎng)所，所以我們要特別注意我們的個(gè)人表現(xiàn)因?yàn)樗梢泽w現(xiàn)一個(gè)人的素養(yǎng)，才能獲得雙贏。下面學(xué)習(xí)啦小編就為大家整理了關(guān)于辦公的禮儀原則，希望能夠幫到你哦!
辦公禮儀原則
辦公接聽電話禮儀原則
1、接聽電話前
?、?、準(zhǔn)備筆和紙：如果大家沒有準(zhǔn)備好筆和紙，那么當(dāng)對(duì)方需要留言時(shí)，就不得不要求對(duì)方稍等一下，讓賓客在等待，這是很不禮貌的。所以，在接聽電話前。要準(zhǔn)備好筆和紙。
?、?、停止一切不必要的動(dòng)作：不要讓對(duì)方感覺到你在處理一些與電話無(wú)關(guān)的事情，對(duì)方會(huì)感到你在分心，這也是不禮貌的表現(xiàn)。
?、?、帶著微笑迅速接起電話：讓對(duì)方也能在電話中感受到你的熱情。
2、接聽電話
?、判枰⒁庖韵聨c(diǎn)：
①、注意接聽電話的語(yǔ)調(diào)，讓對(duì)方感覺到你是非常樂意幫助他的，在你的聲音當(dāng)中能聽出你是在微笑;
②、注意語(yǔ)調(diào)的速度;
③、注意接聽電話的措辭，不禮貌的語(yǔ)言方式會(huì)讓對(duì)方感到不受歡迎;
?、堋⒆⒁怆p方接聽電話的環(huán)境;
?、?、注意當(dāng)電話線路發(fā)生故障時(shí)，必須向?qū)Ψ酱_認(rèn)原因;
⑥、注意打電話雙方的態(tài)度。
?、摺?dāng)聽到對(duì)方的談話很長(zhǎng)時(shí)，也必須有所反映，如使用“是的、好的”等來(lái)表示你在聽。
?、?、主動(dòng)問候，報(bào)部門介紹自己;
?、恰⑷绻胫缹?duì)方是誰(shuí)，不要唐突的問“你是誰(shuí)”，可以說(shuō)“請(qǐng)問您哪位”或者可以禮貌的問，“對(duì)不起，可以知道應(yīng)如何稱呼您嗎?”;
3、感謝對(duì)方來(lái)電，并禮貌地結(jié)束電話：在電話結(jié)束時(shí)，應(yīng)用積極的態(tài)度，同時(shí)要使用對(duì)方的名字來(lái)感謝對(duì)方。
基本禮儀
(一)重要的第一聲
當(dāng)打電話給某單位，若一接通，就能聽到對(duì)方親切、優(yōu)美的招呼聲，心里一定會(huì)很愉快，使雙方對(duì)話能順利展開，對(duì)該單位有了較好的印象。在電話中只要稍微注意一下自己的行為就會(huì)給對(duì)方留下完全不同的印象。同樣說(shuō)：“你好，這里是XX公司”。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對(duì)方留下好的印象，對(duì)方對(duì)其所在單位也會(huì)有好印象。因此要記住，接電話時(shí)，應(yīng)有“代表單位形象”的意識(shí)。
(二)要有喜悅的心情
打電話時(shí)要保持良好的心情，這樣即使對(duì)方看不見你，但是從歡快的語(yǔ)調(diào)中也會(huì)被你感染，給對(duì)方留下極佳的印象，由于面部表情會(huì)影響聲音的變化，所以即使在電話中，也要抱著“對(duì)方看著”的心態(tài)去應(yīng)對(duì)。
(三)清晰明朗的聲音
打電話過(guò)程中絕對(duì)不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢(shì)對(duì)方也能夠“聽”得出來(lái)。如果你打電話的時(shí)候，彎著腰躺在椅子上，對(duì)方聽你的聲音就是懶散的，無(wú)精打采的，若坐姿端正，所發(fā)出的聲音也會(huì)親切悅耳，充滿活力。因此打電話時(shí)，即使看不見對(duì)方，也要當(dāng)作對(duì)方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢(shì)。
(四)迅速準(zhǔn)確的接聽
現(xiàn)代工作人員業(yè)務(wù)繁忙，桌上往往會(huì)有兩三部電話，聽到電話鈴聲，應(yīng)準(zhǔn)確迅速地拿起聽筒，最好在三聲之內(nèi)接聽。電話鈴聲響一聲大約3秒種，若長(zhǎng)時(shí)間無(wú)人接電話，或讓對(duì)方久等是很不禮貌的，對(duì)方在等待時(shí)心里會(huì)十分急躁，你的單位會(huì)給他留下不好的印象。即便電話離自己很遠(yuǎn)，聽到電話鈴聲后，附近沒有其他人，應(yīng)該用最快的速度拿起聽筒，這樣的態(tài)度是每個(gè)人都應(yīng)該擁有的，這樣的習(xí)慣是每個(gè)辦公室工作人員都應(yīng)該養(yǎng)成的。如果電話鈴響了五聲才拿起話筒，應(yīng)該先向?qū)Ψ降狼?，若電話響了許久，接起電話只是“喂”了一聲，對(duì)方會(huì)十分不滿，會(huì)給對(duì)方留下惡劣的印象。
(五)認(rèn)真清楚的記錄
隨時(shí)牢記5WIH技巧，所謂5W1H是指①When何時(shí)②Who何人③Where何地④What何事⑤Why為什么⑥HOW如何進(jìn)行。在工作中這些資料都是十分重要的。對(duì)打電話，接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡(jiǎn)潔又要完備，有賴于5WIH技巧。
(六)了解來(lái)電話的目的
上班時(shí)間打來(lái)的電話幾乎都與工作有關(guān)，公司的每個(gè)電話都十分重要，不可敷衍，即使對(duì)方要找的人不在，切忌只說(shuō)“不在”就把電話掛了。接電話時(shí)也要盡可能問清事由，避免誤事。首先應(yīng)了解對(duì)方來(lái)電的目的，如自己無(wú)法處理，也應(yīng)認(rèn)真記錄下來(lái)，委婉地探求對(duì)方來(lái)電目的，就可不誤事而且贏得對(duì)方的好感。
(七)掛電話前的禮貌
要結(jié)束電話交談時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別，說(shuō)一聲“再見”，再掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話。
打電話禮儀
打電話時(shí)，需注意以下幾點(diǎn)：
1、要選好時(shí)間。打電話時(shí)，如非重要事情，盡量避開受話人休息、用餐的時(shí)間，而且最好別在節(jié)假日打擾對(duì)方。
2、要掌握通話時(shí)間。打電話前，最好先想好要講的內(nèi)容，以便節(jié)約通話時(shí)間，不要現(xiàn)想現(xiàn)說(shuō)，“煲電話粥”，通常一次通話不應(yīng)長(zhǎng)于3分鐘，即所謂的“3分鐘原則”。
3、要態(tài)度友好。通話時(shí)不要大喊大叫，震耳欲聾。
4、要用語(yǔ)規(guī)范。通話之初，應(yīng)先做自我介紹，不要讓對(duì)方“猜一猜”。請(qǐng)受話人找人或代轉(zhuǎn)時(shí)，應(yīng)說(shuō)“勞駕”或“麻煩您”，不要認(rèn)為這是理所應(yīng)當(dāng)?shù)摹?/p>
打電話的一些技巧
1、注意自己的聲音與心態(tài)。
電話只靠聲音傳達(dá)消息，因此開口的第一句話，以及語(yǔ)調(diào)、語(yǔ)氣都相當(dāng)重要。如果心無(wú)誠(chéng)意，對(duì)方多少也能聽出來(lái)。接到電話應(yīng)該專心聆聽，且把要點(diǎn)記下，切莫一邊聽一邊做其他工作。
2、通話以簡(jiǎn)潔為主。
每一句話都要有適當(dāng)?shù)膯柛簦⑶抑髦济鞔_，不要拖泥帶水，說(shuō)了半天也沒有直入核心。養(yǎng)成在打電話之前，先寫下要點(diǎn)的習(xí)慣，就不會(huì)有這種現(xiàn)象。
3、避開電話的高峰時(shí)段。
若在對(duì)方的公司最忙碌的時(shí)段打電話給對(duì)方，會(huì)經(jīng)常由于“通話中”而無(wú)法通話。因此，必須有一套避開電話高峰時(shí)段的方法。
一般公司的高峰時(shí)段是這樣的。上班后的一二小時(shí)內(nèi)。午間休息后的一二小時(shí)內(nèi)。即將下班的時(shí)間。無(wú)論如何，在打通的時(shí)候別忘了說(shuō)一句;“對(duì)不起，在您工作忙碌的時(shí)候打擾了您……”。
電話禁忌用語(yǔ)
在接電話時(shí)切忌使用“說(shuō)!”“講!”。
說(shuō)講是一種命令式的方式，即難讓人接受，又不禮貌。有的人在接聽電話時(shí)，一接起電話?cǎi)R上說(shuō)：“說(shuō)”或“講”，或者多加一兩個(gè)字“聽到，說(shuō)!”
這種行為在公司、企業(yè)內(nèi)部也許還可以理解，由于某種原因工作繁忙，時(shí)間緊張，沒有太多的時(shí)間應(yīng)對(duì)電話，希望對(duì)方直截了當(dāng)，別浪費(fèi)時(shí)間。但這種硬邦邦的電話接聽方式顯得過(guò)于粗魯無(wú)禮，有一種盛氣凌人的氣勢(shì)，好像是擺架子。給人的感覺是“有什么話快說(shuō)，老子沒空和你在電話里啰嗦!
辦公著裝禮儀原則
一要整潔
整潔是著裝的基本要求。這并不是要求衣著華麗鮮亮，一味地追求品牌，而是要做到干凈平整，樸素大方。保持著裝整潔，主要是靠“四勤”：
一是勤換。衣服常換常新，適時(shí)更換，不僅自己感覺更有精神、更加自信，而且能讓別人產(chǎn)生一種視覺上的變化，給人一種向上的感覺。
二是勤洗。干凈是對(duì)著裝最起碼的要求。有的秘書人員認(rèn)為自己做的都是臺(tái)下幕后的工作，衣服臟那么一點(diǎn)無(wú)傷大雅，其實(shí)這是不對(duì)的。臟兮兮的衣服不僅暴露了自己的懶惰，也會(huì)“污染”別人的視覺，讓人覺得不舒服，是對(duì)身邊人的不尊重。
三是勤熨。“人老怕皺，衣服怕褶。”衣物不怕舊，就怕不保養(yǎng)，要堅(jiān)持做到襯衣熨燙平整，褲子熨出褲縫，始終保持筆挺有型。
四是勤檢查。每天出門前要對(duì)自己的著裝進(jìn)行認(rèn)真的檢查，衣扣、褲扣是否扣好，褲帶、鞋帶是否系好，衣服上是否有污點(diǎn)、臟物等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。
二要合體
合體就是追求著裝與人體特點(diǎn)的統(tǒng)一。服裝只有與人體相適合，衣服的色彩、式樣、比例等均相宜于人體的“高、矮、胖、瘦”，才能顯得自然而協(xié)調(diào)。因此，過(guò)肥或過(guò)緊的襯衫，過(guò)大或過(guò)小的褲腿，過(guò)高的“高跟鞋”以及不得當(dāng)?shù)念伾钆涞?，都?huì)影響人的形象。特別是一些長(zhǎng)期加班加點(diǎn)從事文字工作的秘書，為圖省事，有時(shí)穿著休閑衫、運(yùn)動(dòng)短褲和拖鞋，往返于機(jī)關(guān)之間，看似方便了自己，實(shí)則給領(lǐng)導(dǎo)留下了邋遢的印象。
還要注重服裝和人體的互補(bǔ)，巧妙利用服裝的特點(diǎn)，彌補(bǔ)自己形體上的缺點(diǎn)。在這方面若不注意，則有可能使自己的缺點(diǎn)更為明顯，讓人感覺很不協(xié)調(diào)。如身材較瘦，就不宜選用直條紋的服裝，這樣會(huì)使人顯得單薄;身材較胖，就不宜選用橫條紋的服裝，這樣會(huì)使人顯得笨重。
三要規(guī)范
不以規(guī)矩，不成方圓。禮儀最重要的一個(gè)特點(diǎn)就是講究規(guī)范。具體到著裝，遵循那些約定俗成的規(guī)矩和慣例也非常重要。
如男性秘書人員在穿西服時(shí)，必須把握“三個(gè)三”的要求。一是“三色原則”，即身上服裝的顏色搭配不能超過(guò)三色，包括外套、襯衣、領(lǐng)帶、皮鞋和襪子;二是“三一定律”，即腰帶、皮鞋、襪子要保持一色(通常以黑色為佳)，如帶有公文包，顏色也應(yīng)一致;三是“三大禁忌”，即西裝袖口的商標(biāo)不能不拆，在非常正式的場(chǎng)合沒穿西裝不能打領(lǐng)帶，尼龍絲襪不能穿(容易產(chǎn)生異味)、白色襪子不能穿。
同時(shí)，還要注意著裝的嚴(yán)肅性。如穿西裝就應(yīng)該打領(lǐng)帶，領(lǐng)帶長(zhǎng)度以到皮帶處為宜，若穿有馬夾或毛衣，領(lǐng)帶須放在里面，領(lǐng)帶夾一般夾在襯衣的第四、五粒紐扣之間。如果是三?？鄣奈餮b，可以只系第一粒紐扣，也可以系上面兩粒紐扣，但切忌只系下面一粒紐扣，而將上面兩粒紐扣敞開。
四要從上
秘書人員的主要任務(wù)是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，因此也要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的著裝來(lái)選擇自己的著裝。
一是切忌與領(lǐng)導(dǎo)穿一模一樣的服裝。這樣容易引起別人誤會(huì)，甚至?xí)鸷檬抡咦h論誰(shuí)穿得好誰(shuí)穿得壞，誰(shuí)好看誰(shuí)難看，使領(lǐng)導(dǎo)和自己都感到尷尬。
二是不能與領(lǐng)導(dǎo)的著裝風(fēng)格反差太大。如領(lǐng)導(dǎo)衣著樸素，你卻穿得過(guò)于講究;領(lǐng)導(dǎo)穿著非常正規(guī)，你卻穿著特別隨意，都會(huì)讓別人瞧著不舒服。
三是著裝不能過(guò)于突出自己。在服裝款式、色調(diào)、質(zhì)地上盡量與領(lǐng)導(dǎo)保持協(xié)調(diào)，服裝過(guò)于搶眼，就顛倒了“主從關(guān)系”，與自己的身份不相符。
五要適事
適事就是著裝要注意不同的活動(dòng)場(chǎng)合。秘書人員著裝不僅是為了好看，而且是為了更好地開展工作。必須針對(duì)不同的場(chǎng)合選擇不同的著裝，如果不懂得變通，就有可能會(huì)顯得不倫不類，甚至鬧出笑話來(lái)。
如參加會(huì)議、陪同領(lǐng)導(dǎo)接待客人等就應(yīng)該身著正裝，如西服、制服等。如果陪同領(lǐng)導(dǎo)下鄉(xiāng)，則以著便裝為宜，比如上穿夾克，下穿休閑褲，腳穿運(yùn)動(dòng)鞋。這樣不僅有利于行走，還能拉近與群眾之間的關(guān)系，讓老百姓產(chǎn)生親切感。反之，如果西服筆挺、皮鞋锃亮，就會(huì)給人以“領(lǐng)導(dǎo)來(lái)了”的感覺，讓群眾感到疏遠(yuǎn)，不利于了解真實(shí)情況，掌握第一手材料。
六要適時(shí)
適時(shí)就是追求著裝與自然界的和諧。與自然界的種種變化相適應(yīng)，有春夏秋冬、風(fēng)雨陰晴的著裝。根據(jù)四季的變化著裝，不僅合乎時(shí)宜，而且有利于人體健康。
總之，作為秘書人員，在著裝上應(yīng)做到大方優(yōu)雅、整潔得體，既體現(xiàn)自身氣質(zhì)，也有助于維護(hù)單位的形象。