有關(guān)檔案管理系統(tǒng)論文
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檔案管理系統(tǒng)是檔案管理利用計算機技術(shù)的創(chuàng)新，在計算機還未普及之前檔案文件管理都是由工作人員人工存檔，調(diào)閱的方式來操作的。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的有關(guān)檔案管理系統(tǒng)論文，供大家參考。
有關(guān)檔案管理系統(tǒng)論文篇一
初探電子檔案管理系統(tǒng)
有關(guān)檔案管理系統(tǒng)論文摘要
摘要:人們在日常生活和工作中形成的有保存價值的照片,一經(jīng)歸檔,就形成了電子照片檔案。如何科學(xué)、高效地管理這些照片檔案?顯然必須借助于優(yōu)秀的工具――電子照片檔案管理系統(tǒng)。本文從系統(tǒng)的功能設(shè)計與管理實踐的角度進行探討。
有關(guān)檔案管理系統(tǒng)論文內(nèi)容
關(guān)鍵詞:電子檔案 管理 系統(tǒng)
一、系統(tǒng)功能模塊設(shè)計的自動化、智能化與人性化原則
電子照片檔案管理系統(tǒng)一般包括數(shù)據(jù)采集、統(tǒng)計、檢索、發(fā)布和目錄打印等五大功能模塊。一套優(yōu)秀的系統(tǒng)應(yīng)將自動化、智能化與人性化充分體現(xiàn)于上述功能模塊中。自動化原則。屬性信息和歸檔信息由軟件自動采集,照片號和底片號可根據(jù)構(gòu)成規(guī)則自動生成。需要人工操作的主要是內(nèi)容信息和部分管理信息,約十余項內(nèi)容。系統(tǒng)為方便用戶著錄,應(yīng)提供用戶最方便錄入、最能提高效率的錄入工具,如Txt數(shù)據(jù)著錄模板、Excel數(shù)據(jù)著錄模板。大量內(nèi)容相同的信息可通過下拉式復(fù)制拷貝完成,并可無縫導(dǎo)入電子照片檔案數(shù)據(jù)庫。自動化更體現(xiàn)在:只要著錄的信息準確、規(guī)范,就會自動生成各種統(tǒng)計圖表;自動生成各種適合紙質(zhì)相冊的照片說明標(biāo)簽、冊內(nèi)目錄;根據(jù)利用和編研需要提供各種專題目錄,如歸檔照片分組目錄、全引目錄、專題目錄、攝影者目錄、年度目錄、內(nèi)設(shè)機構(gòu)照片目錄等。智能化原則。利用數(shù)據(jù)透視功能,數(shù)據(jù)質(zhì)檢人員可從多個角度觀察數(shù)據(jù)的準確性和規(guī)范化程度,對數(shù)據(jù)進行清洗、轉(zhuǎn)換和規(guī)范。如照片號、底片號的查重與構(gòu)成規(guī)則,題名、文字說明、年度、攝影者、拍攝日期等內(nèi)容信息是否為非空字段。檔案員可自主地從多個角度進行統(tǒng)計分析,如可選擇專題、機構(gòu)、年度、期限、冊號、組號、照片類型等作為維度,照片號作為計數(shù)的度量值,進行單項統(tǒng)計分析或組合統(tǒng)計分析。人性化原則。呈現(xiàn)給用戶的前端工具是“數(shù)碼書架”,既形象又美觀,非常貼近生活中的書架和相冊。用戶可建多個書架,每個書架可建多本相冊,每本相冊根據(jù)需要可放置幾十張至一百多張照片。相冊的封面、背景、芯頁均“可換膚”,還設(shè)計了背景音樂、書立和密碼。最好用的是它的移植性,管理者只需復(fù)制和備份Data文件,就可輕松將我們所做的電子照片包括照片說明等信息移植到另一臺裝有“數(shù)碼書架”的電腦中。電子照片管理的后臺采用Access或SQLServer數(shù)據(jù)庫,只需點擊一個按鈕,就能將前臺的電子照片和數(shù)據(jù)著錄信息傳遞并顯示在后臺數(shù)據(jù)庫中。這些數(shù)據(jù)庫中的信息可非常方便地上傳到數(shù)字檔案館(室)平臺,或轉(zhuǎn)成精美的照片陳列網(wǎng)頁,發(fā)布到數(shù)字檔案網(wǎng)站,供多人共享。照片檢索提供類似google的模糊檢索和高級檢索功能。
二、電子檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化功能
1、數(shù)據(jù)錄入功能檔案部門一項重要的工作便對對各種類型的檔案(如科技、文書、基建等)進行歸檔,包括錄入完整的工程項目信息、案卷信息及文件信息。一旦檔案信息錄入了歸檔庫,其他用戶即可通過(檢索子系統(tǒng))在網(wǎng)上瀏覽、查詢,以及通過(借閱子系統(tǒng))借閱所錄入的檔案。此外,(數(shù)據(jù)錄入子系統(tǒng))還將完成所錄入的電子圖紙的批量掛接,以及修改后圖紙的重新歸檔等。檔案管理人員可以通過該子系統(tǒng),在自定義的界面下錄入、編輯各種檔案數(shù)據(jù)原件的掛接,可完成項目錄入、案卷錄入、文件錄入等工作,并能對文件進行修改和重新歸檔。
2、數(shù)據(jù)檢索功能檢索子系統(tǒng)安裝在終端機上,提供檢索數(shù)據(jù)和瀏覽圖紙等功能。用戶登錄本系統(tǒng)后,首先選擇需要檢索的檔案類型,再用“數(shù)據(jù)檢索”或“分類檢索”檢索此類案卷或文件信息,若想用本地機上的系統(tǒng)瀏覽文件,可用“文件瀏覽器進行設(shè)置,在不同的終端上可以有不同的設(shè)置互不干擾。在用戶權(quán)限允許的條件下,可以直接瀏覽到所需信息的全文,可以下載到本地機上供檢索者利用。檢索完畢后,應(yīng)用“退出系統(tǒng)”關(guān)閉檢索子系統(tǒng),防止他人盜用用戶的身份和權(quán)力。
3、統(tǒng)計報表功能統(tǒng)計報表子系統(tǒng)的功能主要是根據(jù)用戶的要求選擇打印數(shù)據(jù)和制定報表樣式。如:案卷目錄、文件目錄、案卷封皮、備考表等。
4、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能受網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和存儲容量的限制,幾年前的檔案管理軟件主要是管理檔案的條目信息,為了進行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換,首先需要進行轉(zhuǎn)換關(guān)系的定義,即指定原來數(shù)據(jù)庫的字段與本系統(tǒng)中某檔案類型數(shù)據(jù)庫字段的對應(yīng)關(guān)系。
三、保障電子檔案的安全
為保證電子檔案的質(zhì)量,系統(tǒng)應(yīng)該提供一系列措施保障電子檔案在內(nèi)容、結(jié)構(gòu)上的安全,如它應(yīng)該能記錄下那些因為隱含安全問題而被拒的請求等,以確保電子檔案的真實性。為保障電子檔案的真實性、完整性,筆者認為應(yīng)從電子檔案密級設(shè)定、保密技術(shù)使用、系統(tǒng)備份與恢復(fù)三個方面著手。
1、保密技術(shù)。保密技術(shù)主要用于保證電子檔案在系統(tǒng)流轉(zhuǎn)過程中的真實性與有效性。電子簽名技術(shù)、電子水印技術(shù)、電子印章技術(shù)都是現(xiàn)在流行的電子檔案防偽技術(shù)。除此之外,一些適合電子檔案長久保存的文件格式也可以防止電子檔案被修改,如PDF文件格式。
2、系統(tǒng)備份與恢復(fù)。系統(tǒng)備份與恢復(fù)用于電子檔案管理系統(tǒng)在出現(xiàn)突發(fā)性事件時的恢復(fù)與備份,這項功能是否運行良好直接影響到整個系統(tǒng)的所有實體與功能。僅對利用實體與電子檔案使用者而言,如果用戶在交了費用但是還未得到電子檔案時發(fā)生突發(fā)性中斷事件,系統(tǒng)備份與恢復(fù)將記錄下用戶的交費行為,并在系統(tǒng)的隨后運行中將電子檔案發(fā)送給用戶。
3、電子檔案密級設(shè)定。電子檔案密級設(shè)定的主要目的在于將用戶的權(quán)限與相應(yīng)級別的電子檔案相連。根據(jù)我國國家標(biāo)準DA/T18-1999《檔案著錄規(guī)則》,檔案的密級可以分為:絕密級、機密級、秘密級、內(nèi)部級、國內(nèi)級、公開級等六個級別。筆者認為,鑒于電子檔案管理系統(tǒng)是面向廣大群眾服務(wù)的,服務(wù)種類多而且廣,系統(tǒng)可以根據(jù)服務(wù)的種類劃分更多電子檔案的密級,用戶訂購了哪種類別的服務(wù),則相應(yīng)具有哪種電子檔案的訪問權(quán)。
有關(guān)檔案管理系統(tǒng)論文文獻
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有關(guān)檔案管理系統(tǒng)論文篇二
職工檔案管理系統(tǒng)設(shè)計
有關(guān)檔案管理系統(tǒng)論文摘要
摘要：職工檔案管理系統(tǒng)旨在為企業(yè)提供一種更加方便的方式對職工進行管理，而且可以為人力資源管理提供所需的相關(guān)信息。因此，運用軟件工程思想，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)編寫一套完善的職工檔案管理系統(tǒng)尤為必要。對職工檔案管理系統(tǒng)進行了設(shè)計，介紹了各模塊之間的關(guān)系及系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和系統(tǒng)處理流程，并對系統(tǒng)主要功能進行了闡述。
有關(guān)檔案管理系統(tǒng)論文內(nèi)容
關(guān)鍵詞：職工檔案管理系統(tǒng);軟件工程;數(shù)據(jù)庫
中圖分類號：TP319文獻標(biāo)識碼：A文章編號文章編號：1672-7800(2013)012-0087-02
作者簡介：董引娣(1984-)，女，碩士，重慶城市管理職業(yè)學(xué)院講師，研究方向為計算機教育。
0引言
隨著社會的發(fā)展，企業(yè)的職工人數(shù)也在不斷擴大，如何對其進行有效管理成為當(dāng)前管理者較為關(guān)注的問題。如果能實現(xiàn)檔案管理自動化，無疑將給公司管理部門帶來極大方便。職工檔案管理一直以來被視為一項瑣碎、繁雜而又十分細致的工作，而傳統(tǒng)的手工管理和文件管理方式，表現(xiàn)出了效率低、保密性差，且時間一長，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)、查找不方便、維護更新不及時等弊端。該系統(tǒng)旨在為企業(yè)提供一種更方便的方式對職工進行管理，而且可為職工工資管理、人力資源管理提供所需相關(guān)信息。正是計算機技術(shù)的迅速發(fā)展使得人們從過去繁雜的手工勞動中得以解脫，從而使這種高效的管理方式得以迅速普及，進而為企業(yè)及職工提供方便。
1系統(tǒng)功能描述
通過對系統(tǒng)的實際用戶及使用部門的負責(zé)人進行訪問調(diào)查，同時綜合互聯(lián)網(wǎng)上的相關(guān)資料表述，從而對系統(tǒng)所要實現(xiàn)的目標(biāo)有一個明確的認識。該系統(tǒng)的用戶主要是普通用戶(職工)和系統(tǒng)管理員，職工主要通過該系統(tǒng)對自己的基本信息及考勤信息進行瀏覽、編輯、查詢等，如果需要則對其進行打印操作，以期通過對系統(tǒng)的操作及時更新自己的檔案信息，以便公司人事部門統(tǒng)計。而系統(tǒng)管理員則負責(zé)數(shù)據(jù)的存儲及系統(tǒng)的維護，擁有比普通用戶較多的功能，可對其檔案、簡歷等進行及時更新，可添加、修改、刪除職工的信息。不同權(quán)限的用戶可通過自己擁有的權(quán)限進入相同的系統(tǒng)界面，但操作不同的功能。
2各模塊之間的關(guān)系及系統(tǒng)結(jié)構(gòu)
職工檔案管理系統(tǒng)主要包含部門管理、檔案管理、檔案查詢、數(shù)據(jù)庫管理、系統(tǒng)管理，內(nèi)容涉及較多。主要是對職工的各項信息進行管理，具體包括職工基本信息以及職工考勤信息的添加、刪除、修改、查詢等功能，同時可對查詢結(jié)果進行打印;數(shù)據(jù)庫管理主要對數(shù)據(jù)庫進行備份，以免出現(xiàn)異常情況時使數(shù)據(jù)庫丟失;系統(tǒng)管理主要是對用戶的登錄信息進行添加、修改等操作。
3系統(tǒng)處理流程
系統(tǒng)的整個處理流程如圖2所示，系統(tǒng)管理員可以對系統(tǒng)進行職工信息的添加、修改、刪除、查詢等操作，而職工可利用系統(tǒng)進行檔案信息及考勤信息的查詢、登錄密碼的修改等操作。這些檔案信息和考勤信息等數(shù)據(jù)信息都存儲在系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中，當(dāng)執(zhí)行這些相關(guān)操作時，存儲在數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)數(shù)據(jù)信息會從數(shù)據(jù)庫中調(diào)出，在屏幕上顯示出相關(guān)的操作結(jié)果，并且系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫會對數(shù)據(jù)信息進行及時的更新和維護等，以保證顯示的信息結(jié)果正確無誤。
4系統(tǒng)主要功能劃分
4.1部門管理
部門信息包括部門編號、部門名稱、部門負責(zé)人、部門電話等信息，用戶可以瀏覽各信息。通過TreeView控件和ListView控件，實現(xiàn)將數(shù)據(jù)庫的字段信息添加到TreeView中，數(shù)據(jù)庫里的字段將以目錄的形式呈現(xiàn)給用戶，單擊一個字段可以顯示該字段的數(shù)據(jù)信息，界面類似于資源管理器，利用ListView顯示數(shù)據(jù)庫的記錄信息。
4.2檔案管理
檔案管理包括職工基本信息管理、職工考勤管理、個人簡歷管理。這些功能因用戶使用系統(tǒng)權(quán)限不同所表示出的功能使用也不同，普通用戶沒有數(shù)據(jù)修改及刪除的權(quán)限，只能對職工的信息進行瀏覽。
4.3職工信息管理
職工信息管理包括對職工的基本信息進行瀏覽、添加職工記錄，以及對職工的詳細資料進行修改、刪除職工記錄。其主要子模塊如下：
(1)基本信息的添加。管理員首先進入職工信息瀏覽窗體，在該窗體的下方有一個添加信息的按鈕，點擊該按鈕進入添加信息的界面。職工信息的添加窗體使用了兩個Frame控件及多個TextBox、Lable、ComboBox控件，對職工的各項信息進行添加。有些信息需要手工添加，有些信息可在選擇框中選擇，如果添加的信息不符合要求，將會出現(xiàn)提示框，告訴用戶哪些信息的輸入不正確，如生日、參加工作的時間及進入公司的時間都必須為日期型。必須把所有要添加的信息完全添加，才可將各項信息添加成功。如果用戶為普通用戶則不能進入該界面，即在職工信息瀏覽界面中增加按鈕并設(shè)為灰色，把Command控件的Enable屬性選擇為False即可。
(2)基本信息的查詢。為了方便管理員及普通用戶查詢，使用了TextBox控件和ComboBox控件， 在查詢時用戶將查詢內(nèi)容輸入到Text中，或在ComboBox中選擇自己所要查詢的條件，點擊開始搜索按鈕，便可以查詢出自己想要的信息。該查詢的優(yōu)點在于方便用戶做任何查詢，管理員可以輸入任何可提供的數(shù)據(jù)來進行查詢，顯示信息為所有數(shù)據(jù)庫中提供的數(shù)據(jù)。
(3)職工信息的查詢。輸入一定的查詢條件(某一或某些條件)，單擊開始搜索按鈕將會對該條件進行查詢并顯示查詢結(jié)果。
4.4職工考勤管理
職工考勤管理包括對職工的考勤信息進行瀏覽、添加職工記錄，以及對職工的詳細資料進行修改、刪除職工記錄。其主要子模塊為
考勤信息添加：管理員首先進入職工考勤信息瀏覽窗體，在該窗體的下方有一個添加信息的按鈕，點擊該按鈕進入添加考勤信息的界面。職工考勤信息的添加窗體使用了兩個Frame控件及多個TextBox、Lable、ComboBox控件，對職工考勤的各項信息進行添加，有些信息需要手工添加，有些信息可在選擇框中選擇。必須把所有要添加的信息完全添加，才可以將各項信息添加成功。如果用戶為普通用戶則不能進入該界面，即在職工考勤信息瀏覽界面中增加按鈕并設(shè)置為灰色，把Command控件的Enable屬性選擇為False即可。
4.5檔案查詢
當(dāng)輸入一定的查詢條件時可對職工基本信息及考勤信息進行查詢。其主要子模塊為
職工考勤查詢：管理員及普通用戶均可以對考勤信息進行查詢，為了方便管理員及普通用戶查詢，使用了TextBox控件和ComboBox控件，在查詢時用戶將查詢內(nèi)容輸入到Text中，或在ComboBox中選擇自己所要查詢的條件，如果數(shù)據(jù)庫中有相應(yīng)的數(shù)據(jù)，點擊開始搜索按鈕后，則將在MSFlexGrid控件中顯示查詢結(jié)果，在該控件的底部會顯示出查詢的記錄條數(shù)，職工考勤信息的查詢主要是確定所要查詢的考勤年月。打印功能是通過VB的第三方控件tubPrinter報表控件來實現(xiàn)的，該控件可以打印常見數(shù)據(jù)控件中的數(shù)據(jù)，如打印MSFlexGrid控件、MSHFlexGrid控件、ListView控件、DataGrid控件里的數(shù)據(jù)等。
5結(jié)語
對于職工檔案管理系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)盡可能做到全面、方便、快捷、友好。對于普通用戶，本軟件提供了全面的查詢統(tǒng)計功能，用戶可以根據(jù)不同的需要選擇不同的條件進行單一或組合查詢，確保提高查詢、統(tǒng)計速度，使查詢、統(tǒng)計工作變得更加便捷。
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