試論教學秘書工作特點

　　一、教學秘書工作的特點

　　1.服務性與協(xié)調(diào)性

　　教學秘書不但肩負著把系、學院及教務處所制定的各項規(guī)章制度向系部教師宣傳的職責，同時，也負責把教學相關的任務落實到每位學生，確保全校的教學活動正常開展。既下達任務，也廣泛征求和聽取各教師和學生對教學管理工作的意見和建議，及時把信息和意見反饋給相關領導部門。由此看來，教學秘書是上情下達，下情上報的服務者，即為教師教學和學生學習提供支持幫助，也為院(系)領導決策提供參考信息。身為教學秘書，不可能獨自處理所有繁瑣的教學事務，還涉及與多部門進行協(xié)調(diào)溝通。如何在最短時間內(nèi)利用手上的資源把問題理解清楚，再采用“取精去糟”的方式，積極地與別的部門聯(lián)系，有效地解決問題，這需要教學秘書具有良好的溝通與協(xié)調(diào)能力。

　　此外，一旦管理部門所作出的決定和計劃等相關事務和院(系)的教學管理事務上存在差異和矛盾時，這就需要高校秘書及時的掌握相關事務，并起到協(xié)調(diào)或者依據(jù)當時情況結(jié)合實際的問題，做出應對的措施，并及時上報于上級。達到協(xié)調(diào)各部門事務上一體化，從而促使所有教學事務有序進行。

　　2.繁雜性與嚴謹性

　　教學秘書協(xié)助系主任管理日常的教學活動，內(nèi)容包括：排課、征訂教材、收集教學資料、教師工作量統(tǒng)計、檢查落實教學計劃執(zhí)行情況、調(diào)課情況、停課情況、學生成績管理、畢業(yè)生資格審核、各階段教學檢查、學生評教、教師互評、學生英語四六級、計算機等級考試報名、學籍檔案管理、成績管理、安排考試及監(jiān)考、各學期考試試卷整理歸檔等。其他方面包括科研資料管理與存檔、教學評估、教學文件的通知與下達及歸檔、教學情況通報、教務系統(tǒng)相關工作等。如此冗雜的工作，卻不允許有一絲錯誤。做得好，理所當然，默默無聞;一旦稍有疏忽，便會造成教學事故，受到各方譴責。這要求教學秘書有高度的責任心，每一件小事都必須考慮全面，親自操作，牽一發(fā)而動全身。

　　3.專業(yè)性

　　教學秘書，顧名思義是指從事與教學工作相關的具有輔助性質(zhì)的管理人員，它是教學管理隊伍中的基層工作者。但由于種種原因，部分高校對教學秘書的作用認識不足，認為教學秘書是打零工人員。實際上，教學秘書工作涉及面廣而繁雜，需要復合型人才才能勝任。教學秘書從事業(yè)務工作需要掌握口頭表達能力，文書寫作能力，溝通能力、公共管理等基礎知識。此外，由于經(jīng)常與學生接觸，還應掌握心理學、教育理論知識、本院系專業(yè)學術背景、教學規(guī)律及教學特點等，并在工作中加以運用，不斷總結(jié)提高工作水平。同時，需具有一定程度的計算機操作水平，熟練運用教務管理系統(tǒng)，常用辦公軟件，能精確快速處理教學管理工作，為廣大師生提供快捷服務。

　　4.應變性

　　在日常工作中，經(jīng)常遇到來自學生和院(系)領導、教師的突發(fā)性事情，如臨時調(diào)課、停課等。這要求教學秘書要時刻保持清醒的頭腦，有較強的分析問題的能力，迅速果斷地處理這些突發(fā)性事故，盡可能在最短時間內(nèi)把問題解決。同時，應變性也同樣運用在處理同事之間和師生之間的關系上，做好溝通的樞紐，使大家能互相理解，成為和諧的整體。

　　二、教學秘書工作中存在的問題

　　1.工作繁忙，任務重

　　教學秘書是教學管理的實施者和組織者，工作內(nèi)容幾乎涉及院系日常教學管理的各個方面，如課表管理、學生選課管理、教師調(diào)停課管理、教學任務安排、考務管理、畢業(yè)論文(畢業(yè)設計)和學位資格審查、教師工作量核算和教學評估管理、檔案管理等。除此之外，還包括隨時處理突發(fā)事件，解答老師和學生的咨詢。據(jù)不完全統(tǒng)計，教學秘書的日常事務大概百余項，可謂千頭萬緒。

　　2.待遇偏低，隊伍人員流動大

　　一直以來，教學秘書的崗位沒有得到高校領導的重視，普遍認為其工作就是排課、調(diào)課、學籍管理、專門負責通知等簡單重復性的工作。一言蔽之，就是什么人都可以做，不同于教師崗位，還有專業(yè)學歷的要求。同時，由于工作太繁瑣，以致于都沒有計算教學秘書工作量的體系，甚至是無法計算，無法量化。因此，工作的難度和業(yè)績都不易體現(xiàn)出來，導致教學秘書與機關人員一起參加職稱評定時，處于相對劣勢。另外，教學秘書由于工作任務重，很少甚至不可能有機會參與科研項目，缺少科研成果，也是導致職稱評定難得原因之一。教學秘書晉升之路艱難，且工資待遇較低，導致在崗人員想方設法轉(zhuǎn)崗，也是較普遍現(xiàn)象，還使得該隊伍人員結(jié)構(gòu)參差不齊，整體素質(zhì)偏低，嚴重影響工作質(zhì)量和效率。

　　3.職業(yè)聲望較低

　　教學秘書普遍得不到應有的尊重，部分領導和老師都認為教學秘書就是后勤雜工，可有可無。再加上教學秘書工作屬性多為輔助性，工作成果不明顯，工作價值模糊，得不到相應的認可和尊重。

　　4.崗位職責不明

　　教學秘書既從屬于教務處，接受教務處的任務安排，同時又服從院系領導的安排，是在雙重領導下進行具體的管理工作。這就容易造成同一時間內(nèi)要接受來自不同上級安排的任務。再加上學校的各個部門、院(系)領導和師生們對教學秘書崗位的不了解，甚至把行政秘書、輔導員、科研秘書等的部分工作或全部工作安排給教學秘書來承擔，導致教學秘書的工作更加繁雜。

　　5.工作創(chuàng)新能力不夠

　　隨著高校辦學規(guī)模和學生人數(shù)的不斷擴大，教學秘書的工作量也隨之猛增，個別院校為精簡人手，一個系部只安排一位教學秘書。繁重的工作任務使得教學秘書處于高壓狀態(tài)，時刻準備著處理各種事務，根本沒有時間去接受培訓，知識也根本談不上更新，更別說創(chuàng)新。在現(xiàn)今社會，現(xiàn)代信息技術是提高管理水平的有效手段，例如各種教務系統(tǒng)，這就需要教學秘書需要有嫻熟的計算機理論和網(wǎng)絡技術知識。但由于教學秘書都忙于應對繁雜的事務，因此對科技方面的知識更不上社會的進步，新知識的缺乏，造成工作效率的下降。

　　三、解決措施

　　1.改變觀念，重視教學秘書的工作

　　高校領導與教師應該充分認識和肯定教學秘書的工作，尊重其在教學管理中的地位，提高其職業(yè)認同感和成就感。由于教學秘書的工作需要各部門，包括師生和輔導員的配合，學校有必要為教學秘書建立和諧的人際關系環(huán)境，保障教學秘書在整個教學體系中的地位。

　　2.建立明確的崗位制度

　　首先，健全的體制機制是根本保證，學校應對教學秘書的崗位制定明確的工作職責范圍，并納入學校的規(guī)章制度，切實執(zhí)行。而不得隨意將任何后勤的雜事、瑣事交由教學秘書處理，模糊教學秘書的身份定位。

　　其次，建立合理的教學秘書晉升制度。目前，很多高校的教學秘書的職稱評定仍是與教師的要求一致，導致出現(xiàn)職稱評定難，薪酬增加難得現(xiàn)象。學校應與實際結(jié)合，建立符合教學秘書工作性質(zhì)的績效評價體系，并且提高其服務對象—學生，在此過程中的參與度。當然，與教學秘書有業(yè)務聯(lián)系的專職教師、行政同事、直接上級領導也應參與對教學秘書的績效測評，形成360度評估體系，使教學秘書通過綜合評估結(jié)果真正地認識到自身存在的不足，加強自身建設，提高其工作積極性。

　　3.提升教學秘書專業(yè)素質(zhì)

　　一般高校都會有定期的教師培養(yǎng)計劃，而針對教學秘書的培養(yǎng)支出可謂少之又少，這也是教學秘書缺乏工作熱情的重要原因之一。作為教育管理的前線人員，不斷提升素質(zhì)和技能是極有必要。一方面，在招聘教學秘書過程中，要注重對高素質(zhì)人才的選拔，注重對綜合素質(zhì)的考核，這是教學隊伍質(zhì)量的有力保障。另一方面，對教學秘書的培訓，學校應加大投入，定期有組織有計劃地進行關于業(yè)務技能、服務意識、科研能力、教育心理學等方面的培訓。尤其隨著當今高校國際化的程度逐漸加深，與國內(nèi)各大高校甚至國外學府的合作交流頻繁，不斷吸取先進的教學管理經(jīng)驗，提高教秘的整體水平十分必要，且為迎接愈加專業(yè)化的教育環(huán)境提供有效的保障。

　　4.個人的提高與鍛煉

　　客觀條件的改善是保障，而主觀的努力是進步的前提。首先，教學秘書需清楚認識自己的職責，作為教學活動的基層人員，應具備強烈的責任心，服務師生。其次，但又不能滿足于應付一般的教學日常工作，而是應該主動學習，學會思考。對于日常性的工作，能總結(jié)方法，創(chuàng)新工作思路。善于發(fā)現(xiàn)問題，采用新途徑、新方法解決問題，由于教學秘書的工作涉及面廣，因此還應多學習管理范疇的知識，才能理解相關政策，把理論與實踐相結(jié)合，更好地適應時代的發(fā)展。最后，教學秘書需熱愛自己的崗位，學會總結(jié)工作經(jīng)驗和不斷自省進步，而不是一直埋怨外部環(huán)境的惡劣、領導的不重視。通過自身的努力，獲得師生、學校領導的尊重與認可。

　　5.鼓勵科研

　　教學秘書由于工作的屬性，很難有機會參與教學改革和教學管理方面的科研項目，同時也造成評職稱的道路艱難。學校應采取鼓勵措施，使教學秘書參與科研。作為教學管理的一線人員，共同探討學校教學管理的方法，為領導提供相關的意見與建議，互促互贏。

　　教學秘書作為教學管理服務人員，他們的作用不可替代。高校應重視對教學秘書的培養(yǎng)，為其發(fā)展提供必要的條件，使其全心全意為之奮斗。同時，教學秘書也應不斷學習，力爭成為服務、溝通、協(xié)調(diào)、育人、科研都精通的高素質(zhì)人才。