采購合同簽訂流程
采購合同簽訂流程
采購合同是企業(yè)(供方)與分供方，經(jīng)過雙方談判協(xié)商一致同意而簽訂的“供需關(guān)系”的法律性文件，合同雙方都應(yīng)遵守和履行，并且是雙方聯(lián)系的共同語言基礎(chǔ)。。以下是小編為您整理的采購合同簽訂流程，希望對您有幫助。
采購合同簽訂流程如下
一、發(fā)布采購信息
發(fā)布采購信息是公共采購合同訂立的首要步驟。采購活動的法律制度、政策、招標(biāo)公告或采購公告、中標(biāo)公告或成交結(jié)果、供應(yīng)商資格條件、評價方法和標(biāo)準(zhǔn)、投訴處理決定、司法裁決、信息統(tǒng)計等采購信息能否平等、高效、及時地傳遞到所有符合相應(yīng)資質(zhì)的供應(yīng)商手中，直接關(guān)系到公共采購合同授予的公正性和公平性，關(guān)系到公共采購合同競爭水平和采購效益的問題。采購人應(yīng)及時采集公共采購的各類信息，交付信息發(fā)布機(jī)構(gòu)進(jìn)行發(fā)布，以有效、便利地進(jìn)行信息遞送。
實(shí)踐中，采購信息發(fā)布應(yīng)把握以下原則：第一，堅持平等、公平的原則。采購人可以根據(jù)項目的特點(diǎn)設(shè)定合理的資格條件，但應(yīng)對所有供應(yīng)商一視同仁，不可人為設(shè)置“歧視性壁壘”，不可提出品牌需求。第二，加強(qiáng)信息發(fā)布工作的監(jiān)督管理，對違反相關(guān)規(guī)定的相關(guān)人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理。第三，對于涉密的采購信息，應(yīng)積極進(jìn)行“降密”和“去密”處理，最大限度地公開項目的采購信息，從而確保所有具備相應(yīng)資質(zhì)能力的供應(yīng)商參與到項目采購之中，避免尋租和壟斷的滋生，杜絕“電子行業(yè)”和“行業(yè)電子”等問題。
二、遴選供應(yīng)商
遴選供應(yīng)商是直接關(guān)系到采購合同授予是否公正的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)[2]。評標(biāo)委員會或談判小組須依據(jù)評價方法和評價標(biāo)準(zhǔn)等客觀因素，對參與采購的供應(yīng)商資格、報價、能力進(jìn)行評審，并向采購人提出評審報告，提出候選單位建議，列明候選單位的優(yōu)先順序;采購人根據(jù)評審報告和候選單位建議擇優(yōu)確定供應(yīng)商，并將成交結(jié)果通知所有參與單位。
供應(yīng)商遴選過程中應(yīng)注意以下問題：
一方面，供應(yīng)商參與采購的基本資格和條件必須完全具備?！墩少彿ā贰ⅰ墩袠?biāo)投標(biāo)法》和《裝備采購條例》等明確規(guī)定了供應(yīng)商參與采購的基本條件，要求供應(yīng)商必須具備具有獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的能力;具有良好的商業(yè)信譽(yù)和健全的財務(wù)會計制度;具有履行合同所必需的設(shè)備和專業(yè)技術(shù)能力;有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄;要求參加政府采購活動前三年內(nèi)，在經(jīng)營活動中沒有重大違法記錄等條件。同時規(guī)定，采購人可以根據(jù)采購項目對供應(yīng)商規(guī)定“特定要求，對供應(yīng)商的資格進(jìn)行審查。”
另一方面，為了保障評標(biāo)委員會、談判小組對供應(yīng)商評審工作的順利進(jìn)行，保證評審工作的統(tǒng)一性、公正性和透明性，在發(fā)布招標(biāo)文件或采購公告的同時，應(yīng)明確并公開遴選供應(yīng)商的評審標(biāo)準(zhǔn)。評審標(biāo)準(zhǔn)由一系列評審要素和評審指標(biāo)組成，通常包括以下方面：一是技術(shù)因素，專業(yè)技術(shù)人員數(shù)量、專業(yè)人員技術(shù)掌握和運(yùn)用程度、制造能力、專業(yè)設(shè)備數(shù)量和制造能力等;二是管理因素，包括供應(yīng)商的管理制度運(yùn)行情況、質(zhì)量管理控制系統(tǒng)運(yùn)行情況、質(zhì)量管理控制能力等;三是價格因素;四是履約保障因素，關(guān)鍵衡量其能否及時有效地履行合同，能否及時進(jìn)行維修保障;最后，對供應(yīng)商信譽(yù)、保密等方面也要設(shè)定嚴(yán)格的評定標(biāo)準(zhǔn)。
三、談判起草合同文本草案
無論采取招標(biāo)，還是采取競爭性談判、單一來源采購和詢價采購等哪種采購方式，都要通過后續(xù)談判明確合同條款。一般來講，公共采購合同文本一般由采購人組織起草完成，并與供應(yīng)商共同協(xié)商和閱簽。
談判起草合同文本草案過程中，應(yīng)當(dāng)注意以下幾個問題：
第一，事無巨細(xì)，詳細(xì)寫明所有協(xié)議內(nèi)容。為了最大限度地避免糾紛的產(chǎn)生，為合同履行、檢驗驗收、交接交付、糾紛處理等日后工作提供便利和依據(jù)，合同雙方需將所有談判達(dá)成的意見明確寫入公共采購合同文本草案之中。第二，掌握并熟練運(yùn)用談判技巧。第三，組織合同專家參與談判和合同文本的起草工作。公共采購合同涉及技術(shù)、價格、法律、社會實(shí)踐等領(lǐng)域的知識，因此，為了提高談判和文本起草的效率，應(yīng)組織技術(shù)、價格、法律和談判等專業(yè)人員組成談判小組和起草小組，而且應(yīng)保證專業(yè)人員人數(shù)不少于小組的三分之二。第四，保證合同文本內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。
四、審定合同文本草案
由于公共采購關(guān)系到公眾和社會利益，所以公共采購合同文本必須按照特定程序，進(jìn)行嚴(yán)格審查。實(shí)行公共采購合同文本審定制度，是采購主管機(jī)關(guān)(部門)行使管理職責(zé)的具體體現(xiàn)，對促進(jìn)競爭采購，提高合同訂立質(zhì)量具有重要的監(jiān)督和把關(guān)作用，采購合同文本的審定內(nèi)容主要包括合同草案文本的法律依據(jù)、供應(yīng)商的資格條件、技術(shù)狀態(tài)、經(jīng)費(fèi)和價格以及其他合同條款[3]。
審定公共采購合同文本草案過程中，最重要的是嚴(yán)格落實(shí)全面性審查和真實(shí)性審查要求。一方面，嚴(yán)格把握審查內(nèi)容的全面性。如裝備采購合同法規(guī)要求：“裝備采購主管機(jī)關(guān)(部門)應(yīng)當(dāng)按照國家和軍隊的有關(guān)規(guī)定，對裝備采購合同草案文本的法律依據(jù)、供應(yīng)商的資格條件、裝備技術(shù)狀態(tài)、經(jīng)費(fèi)、價格以及其他合同條款進(jìn)行全面審查。”另一方面，嚴(yán)格審查文字內(nèi)容的真實(shí)性、供應(yīng)商資格的真實(shí)性以及供應(yīng)商遴選過程的真實(shí)性。文字內(nèi)容不真實(shí)，違背采購人真實(shí)意圖和公共利益的，應(yīng)立即進(jìn)行改正;供應(yīng)商資格不真實(shí)的，以及選定供應(yīng)商過程不真實(shí)的，應(yīng)當(dāng)取消相應(yīng)的成交通告，并依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。
五、簽訂合同
采購主管機(jī)關(guān)(部門)審定并批準(zhǔn)合同草案文本后，公共采購合同訂立業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與供應(yīng)商簽訂合同。
公共采購合同簽訂過程中，應(yīng)注意以下兩個問題：
一方面，合同簽訂說明采購人和供應(yīng)商之間的要約和承諾已經(jīng)達(dá)成一致，公共采購合同至此宣告成立。但是，由于公共采購合同關(guān)系到公眾、社會和國家的利益，因此要求經(jīng)過雙方、尤其是采購主管機(jī)關(guān)(部門)的簽章后才能獲得法定效力。
另一方面，公共采購合同簽訂主體要適格。公共采購合同簽訂主體適格就是要求代表采購人和供應(yīng)商的簽訂主體要具有法人資格或委托授權(quán)。
六、合同簽章
合同簽章是公共采購合同訂立工作的重要步驟，是合同生效的法定程序?！逗贤ā返?4條第2款規(guī)定：“法律、行政法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)生效的，依照其規(guī)定。”同時《裝備采購條例》規(guī)定，“裝備采購合同經(jīng)裝備采購主管機(jī)關(guān)(部門)確認(rèn)后生效”，即“簽訂的裝備采購合同報總部分管有關(guān)裝備的部門、軍兵種裝備部裝備采購業(yè)務(wù)部門審定，并由裝備采購計劃部門在合同文本上加蓋合同管理專用章后生效。”借鑒裝備合同經(jīng)驗，為了充分維護(hù)社會和國家利益，維護(hù)合同的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，除裝備合同以外的其他公共采購合同也應(yīng)經(jīng)過采購主管機(jī)關(guān)(部門)的簽章確認(rèn)
七、合同生效
合同生效是公共采購合同訂立階段的一個重要標(biāo)志，是最具實(shí)質(zhì)意義的環(huán)節(jié)。公共采購合同具備了法定的生效要件，即具有了法律效力，便對采購人和供應(yīng)商產(chǎn)生預(yù)期的法律約束力。
公共采購合同效力管理工作需要注意以下三個問題：
第一，生效日期。合同生效日期應(yīng)以蓋章日期為準(zhǔn)。第二，公共采購合同文本地位。公共采購合同生效前形成的協(xié)議、紀(jì)要、文件，凡與合同條款有沖突的均無效，相關(guān)內(nèi)容應(yīng)以合同文本的約定為準(zhǔn)。第三，公共采購合同的無效情形。有下列情形之一的，合同無效：一方以欺詐、脅迫手段訂立合同，損害公眾、社會和國家利益的;惡意串通，損害公眾、社會和國家利益的;以合法形式掩蓋非法目的的;違反法律、法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定的;合同當(dāng)事人沒有代理權(quán)、超越代理權(quán)或者代理權(quán)終止后簽訂合同的。合同確認(rèn)無效后，合同雙方應(yīng)當(dāng)相互返還非法取得的財產(chǎn);給對方造成損失的，過錯一方應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。
八、合同備案
《政府采購法》第47條規(guī)定：“政府采購項目的采購合同自簽訂之日起七個工作日內(nèi)，采購人應(yīng)當(dāng)將合同副本報同級政府采購監(jiān)督管理部門和有關(guān)部門備案。”《裝備采購條例》第41條也規(guī)定：“總部分管有關(guān)裝備的部門、軍兵種裝備部應(yīng)當(dāng)在裝備采購合同生效之日起15日內(nèi)，將裝備采購合同報總裝備部備案?？偛糠止苡嘘P(guān)裝備的部門、軍兵種裝備部應(yīng)當(dāng)對裝備采購合同訂立情況實(shí)施監(jiān)督、檢查。”
設(shè)立合同備案法律制度的目的，一是通過備案制度便于采購主管機(jī)關(guān)(部門)對公共采購合同訂立情況實(shí)施監(jiān)督檢查，強(qiáng)化合同訂立過程的管理，防止違規(guī)行為的發(fā)生[5]。二是通過合同備案，可以及時了解公共采購合同的訂立情況，采購經(jīng)費(fèi)的控制情況，以及便于采購經(jīng)費(fèi)的及時撥付。三是便于其他供應(yīng)商了解、查閱和掌握采購合同的有關(guān)情況，為社會監(jiān)督提供便利?？傊?，實(shí)行公共采購合同的備案制度對促進(jìn)合同訂立的規(guī)范化管理，提高公共采購合同訂立質(zhì)量具有重要作用。
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