檔案類職稱論文
由于社會檔案意識的普遍淡薄,檔案工作的實際社會地位沒有得到應有的重視,使得檔案人才的培養(yǎng)和引進較為困難,同時又引發(fā)檔案人才的流失。下面是由學習啦小編整理的檔案類職稱論文，謝謝你的閱讀。
檔案類職稱論文篇一
淺談如何保證企業(yè)技改檔案的完整規(guī)范
摘 要：企業(yè)技改工程檔案是企業(yè)技改工程建設過程和建設成果的真實反映，它對于加強技改工程質量控制，以及工程日后維修、改建、擴建等具有重要作用。本文主要闡述了技改中檔案不夠完整規(guī)范的原因，以及確保技改檔案歸檔完整規(guī)范所采取的具體措施。
關鍵詞：檔案 管理 企業(yè)檔案管理 技改檔案
隨著我國 社會主義市場體制的逐步建立，國家重點工程項目在投資、管理、建設等方面發(fā)生了一系列的變化，面對市場競爭愈加激烈的嚴峻形勢，很多企業(yè)的老廠區(qū)及老生產(chǎn)線已完全適應不了企業(yè) 發(fā)展的需要。鑒于企業(yè)的客觀狀況和城市規(guī)劃的要求，很多企業(yè)實施了易地技術改造工程。龍巖煙草工業(yè)有限責任公司(前稱龍巖卷煙廠)的易地技術改造于2000年7月7日正式開工，2002年10月4日全面投入試生產(chǎn)，2003年6月30日全面竣工。工程總投資達8.5億元，占地209畝，總 建筑面積124567平方米;主要設備集自動化、信息化、智能化和環(huán)保型為一體，匯集了美、英、德、法、意、芬、日等國卷煙工業(yè)的最新科技。2007年，為了適應行業(yè)推進以市場為取向改革的新形勢，加強創(chuàng)新研究，突出“七匹狼”品牌風格特征，企業(yè)又著手進行了精品“七匹狼”車間技術改造項目，進一步提升“七匹狼”品位，增強企業(yè)核心競爭力。易地技術改造工程是我廠建廠史上的跨世紀工程，它投資大、科技含量高、建設工期長、工種多，形成的檔案資料多種多樣。如何保證技改中檔案的完整規(guī)范，是一個值得我們探討的問題。
一、技改中檔案不夠完整規(guī)范的原因
1、前期檔案的缺失
前期檔案主要包括項目建議書及其報批文件，可行性研究 報告及其評估、報批文件，項目評估、論證文件，項目選址意見書及其報批文件，設計任務書、 計劃任務書及其報批文件等，它涉及的單位、部門多，各單位、部門之間相互交叉，管理層次多，按有關程序辦理的文件材料也多，一份文件從編寫到傳簽再到行文簽發(fā)需要的時間較長，工程管理人員若沒有做到隨時隨地搜集、積累已形成的文件材料，沒有做到及時催還被借閱的文件，就必然使得前期依據(jù)性文件產(chǎn)生丟失、遺漏或損壞。
2、施工檔案的缺失
建設工程施工檔案主要包括了開工報告、工程技術交流、工程圖紙會審紀要、設計變更材料、施工 組織設計、施工操作規(guī)程和標準，原材料及構件的出產(chǎn)證明及檢測報告、各種施工測量、試驗、驗收、檢查、評定報告、記錄、施工技術 總結、交工驗收記錄、竣工驗收報告等。這一階段所涉及的施工單位多且資質參差不齊，總承包單位又把各子單位項目層層分包。有的施工單位對檔案 工作不夠重視，往往只重視工程進度和效益，忽視平時檔案的形成積累，如在施工過程中一些小規(guī)模的變更，沒有及時修改到施工圖中，導致設計變更單的缺失，所有這些都是引起施工檔案缺失的原因。
3、設備技術檔案的缺失
工程技改中設備技術檔案是技改檔案中不可缺少的一個大項，技改項目中引進大量國內外新技術、新設備。設備檔案包括有關工程設備采購項目中所有的購置文件材料、產(chǎn)品合格證、說明書、維修書、隨機圖紙以及在安裝、調試、使用、維護、改造過程中形成的設備檔案。許多大型設備和它的技術資料不是同步到貨，使得設備資料驗收滯后造成丟失。另外，設備技術資料在用于安裝調試過程中也容易丟失、損壞，而在安裝調試時形成的資料因沒有及時搜集也易丟失。
4、竣工檔案的不完整規(guī)范
工程竣工檔案主要包括項目竣工驗收報告、工程設計、施工、監(jiān)理總結、項目環(huán)保、消防、檔案等單項驗收、審批材料，工程 審計報告、結算書及各種竣工圖等。技改工程規(guī)模大、項目多、施工單位雜，總承包單位沒有及時催交，各專業(yè)之間的相互銜接不夠而導致一些項目的檔案無人編制，如設計變更執(zhí)行程序不規(guī)范，造成圖物不符，竣工圖失實，項目環(huán)保、消防、檔案等單項驗收、審批材料在報批、審批、借閱中丟失等。
5、聲像及電子文件檔案的殘缺
工程技改中的聲像及電子文件檔案主要指反映工程建設全過程的照片、錄音帶、錄像帶、電子光盤等。它與紙質檔案一樣，是整個技改工程中直接形成的有保存價值的歷史記錄，具有較強的憑證作用和法律效力。所以在整個技改過程中，需要收集、積累從開工前的原貌、開工時的開工典、基礎施工、主體施工、裝修到竣工各個階段的照片資料和底片，特別是要害部位如隱蔽工程、工程質量事故等方面，更應該隨時拍攝、隨時收集。可一些施工單位往往不重視這方面檔案的要求，以至于造成這這方面檔案的缺失。
二、保證技改檔案完整規(guī)范的措施
1、制定完善的管理制度
制定完善的管理制度是指導監(jiān)督的執(zhí)法依據(jù)。企業(yè)應根據(jù)《國家重大工程建設項目文件歸檔要求與整理規(guī)范》及相關法規(guī)標準規(guī)定，結合工程項目施工進程所涉及的內容和單位，制定相關單位人員的職責范圍、工作標準及考核措施，嚴格實行“三個納入”，從加強工程管理入手，實施嚴密科學的管理制度。其中,“三個納入”的具體內容為：
(1)將檔案管理納入 合同管理。把檔案歸檔納入施工合同中，嚴把合同關，運用法律手段超前控制。例如我廠在同承包單位簽訂施工合同時明確規(guī)定了承包單位必須保證工程檔案的完整、準確，工程尾款必須要有檔案部門負責人確認其檔案完整簽字后才能支付。
(2)將檔案管理納入工程計劃管理。在下達工程計劃的同時，下達文件材料收集、積累計劃，將全過程中的每個階段應該形成和積累的文件材料規(guī)定下來。分部、分項工程完成之后，應當收集、積累完整、齊全、準確的文件材料，否則，完成計劃不達標。
(3)將檔案管理納入工程技術人員的崗位責任制。使其責任制度化，以加強有關人員的責任感，也便于監(jiān)督、檢查和管理。
2、組織相關人員參加檔案培訓
企業(yè)大型技改工程投資大、工期長、工程量多，所涉及的部門和人員多，許多技術人員的檔案意識不夠強，自覺性、主動性較差，對國家及行業(yè)關于工程檔案的相關要求了解不深。召集相關人員參加適當?shù)臋n案培訓，提高全員的檔案意識，學習工程檔案的有關標準規(guī)范，為項目檔案工作的全面展開打下堅實的基礎。
(1)首先要提高全員的檔案意識，克服對檔案工作“說起來重要，干起來次要，忙起來不要”的錯誤思想。提高全員的檔案意識，重點在于提高領導干部的檔案意識。只有領導干部的檔案意識高了，才能把檔案工作真正落到實處，才能為檔案人員打氣、鼓勁，才能讓檔案人員有更強的自覺性和主動性。
(2)其次要專門匯編檔案管理培訓手冊。檔案管理培訓手冊內容包括易地技改工程檔案管理規(guī)定、編制規(guī)范、部分國家、行業(yè)標準及規(guī)范性文件等。
(3)組織相關人員參加培訓或聘請專家講授，使參訓部門和人員進一步理順技改項目檔案管理的工作思路和方式方法。龍巖煙草工業(yè)責任有限公司曾多次委派檔案專職人員參加國家檔案局、中國檔案學會、福建省檔案干部培訓中心舉辦的各種檔案培訓，提升專職檔案員的業(yè)務水平。2008年12月，企業(yè)檔案部門還專門組織本公司技改基建辦、設備科的兼職檔案員以及施工單位、監(jiān)理單位的相關人員參加了福建省檔案干部培訓中心舉辦的關于全省重點建設項目檔案管理培訓，使相關人員對于重點建設項目的檔案管理標準有了進一步的理解和滲透。
3、注意文件材料搜集、積累的方法
技改工程項目檔案包含了項目立項報批、可行性研究及設計、施工、竣工各個環(huán)節(jié)的所有檔案，為了保證檔案的準確性和完整性，這就要求檔案人員要加強各部門的溝通和協(xié)調，注意文件材料搜集、積累的方法。
(1)隨時隨地搜集、積累
為把文件材料搜集、積累齊全、完整、準確，這就要求工程管理人員做到隨時隨地搜集、積累已形成的文件材料，按形成的先后順序或相關聯(lián)系隨時做好登記，以便施工管理人員隨時查看、調用，并做好借閱登記，及時催還，以免丟失、遺漏或損壞。
(2)及時催要
由于工程管理牽扯的單位、部門較多，因此，按有關程序辦理的文件材料也多，這就要求管理人員要及時催要，督促搜集。
(3)抓住文件材料搜集、積累的重點和關鍵環(huán)節(jié)
a、工程建設設計變更頻繁，是文件材料積累最不容易做好的環(huán)節(jié)，也是搜集的重點和難點。特別注意設計代表在施工現(xiàn)場所做的變更，由于這些變更規(guī)模小，又多為口頭答復，容易被忽視，因此，要求技術人員及時催要書面變更，并準確地將變更的內容修改到施工圖中，這也是檔案人員深入工地檢查的重點。
b、地下管網(wǎng)工程的文件材料，也是積累的難點之一。工程的水、電、曖等地下管網(wǎng)工程，猶如工程的神經(jīng)和血管，縱橫交錯，上下交叉，與整個項目發(fā)揮整體功能密切相連、休戚相關，文件材料的準確、系統(tǒng)，對以后的維修、改擴建有著深遠意義，因此，文件材料必須做到圖物相符、坐標準確、標識清楚，各專業(yè)之間要相互銜接，認真負責。
c、工程竣工驗收文件材料的搜集和積累是單項工程以及整個工程檔案搜集的重中之重。單項工程竣工之后，文件材料基本已全部形成，須按照《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》的歸檔范圍逐一對照，缺一不可，缺失文件要注明原因，特別是總承包單位下有分包單位的文件材料，要及時進行匯總。
(4)抓住文件材料搜集、積累中的薄弱環(huán)節(jié)
所謂薄弱環(huán)節(jié)往往是沒有引起足夠重視的或因工作中間環(huán)節(jié)多、相互銜接不及時，或因變化了的情況沒有采取相應措施而出現(xiàn)的脫節(jié)或斷檔。
a、前期工作階段和工程的開工階段，因人員配備不到位、工作忙亂、生疏，甚至出現(xiàn)前期工作人員的調走或交接不及時而出現(xiàn)空檔、斷檔，因此，這個階段更應著重控制文件材料的搜集、積累。
b、設備等技術材料的搜集。有關工程設備采購等項目中所有的產(chǎn)品合格證、說明書、化驗單等，在采購或運輸中容易忽略、流失或破損，因此，更應在現(xiàn)場到貨驗收時搜集齊全相關的文件材料。
c、聲像材料的搜集、積累。聲像材料往往容易被忽視，在這方面要求施工單位落實到人、責任到位、隨時搜集，及時配有文字說明，統(tǒng)一妥善保管。
(5)電子文件的收集、積累。因電子文件的特殊性，如電子文件對系統(tǒng)的依賴性、電子文件的可更改、可復制性、共享性、易失性等，以及電子文件收集歸檔中存在的管理意識缺失、管理權限不足、管理方法不明、管理制度不嚴、管理措施不力、管理責任不強等原因，造成技改工程電子文件歸檔不夠完整。這就要建設單位、設計單位、施工單位等參建方共同遵守既定規(guī)則，嚴格規(guī)定電子文件的歸檔時間，按規(guī)定的時間歸檔。電子文件的歸檔時間要求如下：
a)按工程階段或項目結束移交電子文件;
b)建設單位在開工前，事先設定電子文件來，項目結束后移交建設單位，再由建設單位導入項目管理系統(tǒng);
c)周期不長的工程電子文件，可在項目結束后歸檔;
d)周期長的工程電子文件，可在各個工作階段結束后歸檔，或按單項、子項結束后歸檔;
e)外購設備的電子文件應在開箱驗收時歸檔。
總之，只有高度重視技改工程中檔案管理工作，制定切實可行的措施，對技改檔案進行實時監(jiān)控，做到檔案管理與工程項目設計、施工、竣工驗收同步進行，才能確保技改檔案歸檔的完整和規(guī)范，為今后技改工程的使用、管理和改(擴)建提供重要依據(jù)。
檔案類職稱論文篇二
淺析企業(yè)檔案管理存在的問題和對策
企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料。檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作質量和工作效率的必要條件。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營管理的有機結合決定了該企業(yè)資源配置的取向和模式，決定著企業(yè)的商業(yè)版圖和未來發(fā)展，對于實現(xiàn)該企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。
1、檔案管理人員管理意識不強，專業(yè)素質有待提升
一些企業(yè)員工檔案意識相當薄弱，甚至有一些部門領導對加強檔案工作的存在偏見，認為加強企業(yè)檔案管理沒有實質性作用，在管理檔案上舍不得投入財力與物力。個別項目部和下屬單位的檔案工作沒有實行崗位責任制，在管理方式上仍然停留在傳統(tǒng)的手工收集與檢索階段，一定程度上影響了檔案管理質量的水平。檔案管理人員專業(yè)素質不高。目前，大部分企業(yè)雖然有了一支穩(wěn)定的檔案干部隊伍，但管理人員的文化程度和專業(yè)素質還不能適應新時期開展檔案工作的需要，熟悉檔案內容，進行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。
2、檔案管理不夠規(guī)范
目前，在一些企業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在：檔號不規(guī)范;案卷標題不規(guī)范;大部分案卷缺少卷內目錄;組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重。
3、管理與服務存在脫節(jié)現(xiàn)象
一是檔案門類不夠豐富。有的企業(yè)只注重文書、戶籍檔案的收集，而忽視聲像、實物檔案以及與企業(yè)業(yè)務有關的資料的收集，影響了企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和完整性。二是檔案資源個別流失。由于歷史的或保管不善等原因，個別檔案存在斷代現(xiàn)象;部分檔案管理人員認為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導致一些重要的檔案資料損毀、丟失。三是重保管輕利用。一些基層企業(yè)在工作中，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習慣通過檔案資料為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展、為企業(yè)管理提供服務，以此來提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源閑置。
4、深化認識，強化培訓，提高業(yè)務素質
首先要提高認識。要充分認識企業(yè)檔案工作的重要性，把檔案管理工作作為一項經(jīng)常性、基礎性的工作常抓不懈，真正列入議事日程，做到定期研究、定期分析、定期檢查。其次增強責任感。檔案主管部門要積極主動地向領導匯報檔案管理工作情況及工作中遇到的困難，增加必要的投入，創(chuàng)造良好的環(huán)境，切實擔負起承上啟下、內外聯(lián)系、協(xié)調各方的重任;要經(jīng)常組織檔案管理人員學習檔案法律法規(guī)，樹立檔案工作的責任感，提高做好檔案工作的自覺性。同時要強化檔案業(yè)務培訓。積極選送檔案干部參加檔案部門組織的業(yè)務培訓，鼓勵他們自學檔案管理知識，并從時間和經(jīng)費上給予保障，提高檔案干部的實際操作技能和業(yè)務指導能力。要根據(jù)企業(yè)檔案工作發(fā)展的需要，適時舉辦企業(yè)檔案基礎知識和業(yè)務技能培訓，培養(yǎng)適應新時期檔案工作發(fā)展要求的人才。
5、實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化與信息化管理
網(wǎng)絡技術與檔案管理的結合是時代發(fā)展的必然選擇，以數(shù)字化、網(wǎng)絡化為主旋律的檔案信息化戰(zhàn)略，已在我國企業(yè)界推展;在企業(yè)發(fā)展過程中，以企業(yè)的檔案工作為依托，成立市場信息服務中心，建立網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)，不僅能夠為企業(yè)提供咨詢服務，克服企業(yè)管理的盲目性，而且能夠為企業(yè)的發(fā)展起著不可忽略的作用當前，在企業(yè)信息化建設過程中，回接觸到一些新的管理軟件，如信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、OA辦公軟件等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設，使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個重要組成部分。檔案人員要邊干邊學，在管理的過程中學習和掌握信息化的有關知識，使檔案現(xiàn)代化與企業(yè)信息化有機結合，同步發(fā)展。
6、企業(yè)在制定信息建設規(guī)劃時將檔案工作納入其中，檔案部門要參與到企業(yè)信息化進程中去
首先要解決紙質檔案與電子文件信息的對稱問題;其次要解決紙質和電子文件一致性的問題，電子文件看不見，就一張光盤，對于它的完整性、版本等從外觀上看不出來，所以檔案部門人員要熟悉專用設備、負責檢驗電子文件，如果保存的電子檔案有誤，將來在工作中可能要造成更大的失誤。檔案的現(xiàn)代化管理一方面要適應檔案自身的發(fā)展，另外也要適應企業(yè)信息化建設的流程，兩方面都要兼顧。檔案畢竟是傳統(tǒng)的記錄和保存方式，企業(yè)信息化應用起來可以很瀟灑，實現(xiàn)無紙化辦公，財務、生產(chǎn)、營銷等許多部門都進行網(wǎng)上辦公，最后什么都沒留下。檔案部門搞信息化要解決的一個觀念問題，就是我們檔案的現(xiàn)代化建設不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡管理上去，而是要借助現(xiàn)代化信息技術，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應的一些做法進行改革。這是一種高層次的認識，要求我們不斷學習，吸納新知識，努力使檔案管理工作邁上一個新臺階。
總之，企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的一項重要基礎工作，是企業(yè)知識共享的主要媒介，搞好檔案工作對企業(yè)的發(fā)展具有重要的作用，在今后的工作中，要不斷提高企業(yè)檔案管理質量，提高其利用率。促進企業(yè)檔案管理朝著規(guī)范化、科學化的方向發(fā)展，從而為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供更多更好的信息資源。
參考文獻
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看了檔案類職稱論文的人還看
1.檔案初級職稱論文
檔案類職稱論文
