如何管理一家快遞公司最好(2)
一個(gè)小企業(yè)的戰(zhàn)略也可能是把力量集中于為一個(gè)小而重要的領(lǐng)域提供出色的服務(wù)。當(dāng)美國(guó)的大型超級(jí)市場(chǎng)連鎖的服務(wù)質(zhì)量一般較差時(shí)，美國(guó)東海岸和西海岸的一些地區(qū)連鎖商店卻獲得了出色的成果。它們之所以能獲得出色的成果，都是由于它們的經(jīng)理決定在某一領(lǐng)域中集中力量并提供出色的服務(wù)。典型的情況是，其中的一位經(jīng)理肯定自己在提供各類加工食品方面不能超過(guò)大型超級(jí)市場(chǎng)連鎖，但是他可以提供真正第一流的肉類和真正有禮貌的服務(wù);而這是大型超級(jí)市場(chǎng)由于規(guī)模太大而很難提供的，卻是超級(jí)市場(chǎng)的顧客所最重視的。
即使更小的企業(yè)也需要而且能夠制定一個(gè)戰(zhàn)略。
美國(guó)大城市周圍的郊區(qū)一般都有著過(guò)多的房地產(chǎn)代理商，其中絕大多數(shù)都只能勉強(qiáng)維持。有一個(gè)地區(qū)的一個(gè)房地產(chǎn)代理商由于仔細(xì)考慮出了一種獲得領(lǐng)先地位的戰(zhàn)略而發(fā)展了一項(xiàng)雖小但非常獲利的業(yè)務(wù)。當(dāng)在 1950 年左右開始從事這項(xiàng)職業(yè)時(shí)，他仔細(xì)地考察了他所在的地區(qū)并發(fā)現(xiàn)該地區(qū)的主要“行業(yè)”是高等教育。雖然當(dāng)?shù)氐脑S多居民早出晚歸地到附近的大城市去上班，但也有相當(dāng)數(shù)量的人是住在當(dāng)?shù)氐谋容^富裕的教師。這些教師在二十多所大專院校中教書。這些院校大部是小型的，但也有幾所是相當(dāng)大的。
在美國(guó)的所有職業(yè)中，年青的大學(xué)教師的離職率可能是最高的。這些年青教師一般在一個(gè)地方教幾年書以后就轉(zhuǎn)到其它地方的學(xué)校中去教書。這個(gè)地區(qū)的二十多所院校每年要雇用五百多個(gè)新教師，離職的人數(shù)也與此相當(dāng)。這位年青的房地產(chǎn)代理商決定把力量集中在這個(gè)市場(chǎng)上并為它提供所需要的服務(wù)。他還發(fā)現(xiàn)，他可以用最低的成本同這個(gè)市場(chǎng)直接接觸。因?yàn)?，各個(gè)院校準(zhǔn)備雇用的新教師和在學(xué)年結(jié)束時(shí)準(zhǔn)備離開的教師的名單，當(dāng)然在幾個(gè)月以前就已經(jīng)知道了。而每個(gè)院校當(dāng)然很高興有一位可靠的人來(lái)承擔(dān)為新教師尋找住房這樣一項(xiàng)困難而麻煩的任務(wù)。其結(jié)果是，這位房地產(chǎn)代理商所做的生意為其同等規(guī)模的事務(wù)所的3倍，而所花的費(fèi)用卻最小。他每年的成交量約為五百到一千所房屋，仍然不算大，但他所獲得的利潤(rùn)卻幾乎為一般郊區(qū)房地產(chǎn)代理商的4倍。
這些例子顯然非同尋常。因?yàn)?，一般的小企業(yè)并沒(méi)有什么戰(zhàn)略。一般的小企業(yè)并不是“機(jī)會(huì)型的”，而是“問(wèn)題型的”——解決了一個(gè)問(wèn)題，又是一個(gè)問(wèn)題。因而一般的小企業(yè)都不是成功的企業(yè)。
因此，管理一個(gè)小企業(yè)的第一個(gè)要求就是提出和回答這一問(wèn)題：“我們的企業(yè)是什么以及它應(yīng)該是什么?2.小企業(yè)需要對(duì)高層管理的任務(wù)進(jìn)行組織
2.小企業(yè)需要對(duì)高層管理的任務(wù)進(jìn)行組織
一個(gè)小企業(yè)就是一個(gè)至多只要求一個(gè)人以全部時(shí)間從事高層管理工作而不作其它事情的企業(yè)。事實(shí)上，絕大多數(shù)小企業(yè)中的第一把手往往也承擔(dān)某些職能性工作，而這常常是應(yīng)該的。但這使得小企業(yè)更有必要確定實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)所必需的關(guān)鍵活動(dòng)，并肯定這些關(guān)鍵活動(dòng)已分配給能負(fù)責(zé)的人去承擔(dān)。否則，這些關(guān)鍵活動(dòng)根本就不能完成。
絕大多數(shù)小企業(yè)認(rèn)為它們知道什么是關(guān)鍵活動(dòng)，并且認(rèn)為它們已注意到這些關(guān)鍵活動(dòng)。但是，只要簡(jiǎn)單地分析一下就會(huì)發(fā)現(xiàn)，他們是在欺騙自己?？赡苊恳粋€(gè)人都在談?wù)撽P(guān)鍵活動(dòng)，但并沒(méi)有人對(duì)它們多加注意。人們對(duì)這些關(guān)鍵活動(dòng)視而不見——結(jié)果常常是把它們忽略了。所需要的通常并不是更多的人員，而是多思考一下，多作些組織工作，有一種簡(jiǎn)單的報(bào)告和控制制度——也許只不過(guò)是一種核查清單——以便肯定這些關(guān)鍵活動(dòng)的確有人在進(jìn)行。
這事實(shí)上還意味著，即使是小企業(yè)也需要有一個(gè)高層管理班子。這個(gè)班子中的絕大多數(shù)成員只是以部分時(shí)間從事高層管理工作，其主要任務(wù)可能是職能工作。但是，小企業(yè)正像其它任何企業(yè)一樣有必要——而且也許比其它絕大多數(shù)企業(yè)更有必要——保證其整個(gè)管理集團(tuán)知道有哪些關(guān)鍵活動(dòng)，每項(xiàng)關(guān)鍵活動(dòng)的目標(biāo)是什么，以及誰(shuí)負(fù)責(zé)進(jìn)行每項(xiàng)活動(dòng)。
有一家小型的、高度專業(yè)化的企業(yè)，向郊區(qū)住戶供應(yīng)各種維護(hù)草坪的用品，如草籽、肥料、殺蟲劑等。這個(gè)企業(yè)中的每一個(gè)人似乎都“知道”企業(yè)的關(guān)鍵活動(dòng)顯然是制造和銷售。但是，當(dāng)有人第一次問(wèn)他們什么是關(guān)鍵活動(dòng)時(shí)，各人的回答卻是各不相同的：研究美國(guó)郊區(qū)的消費(fèi)者如何看待草坪及維護(hù)草坪;研究消費(fèi)者的期望和認(rèn)為有價(jià)值的是什么;同時(shí)對(duì)代銷商和消費(fèi)者作推銷活動(dòng);把產(chǎn)品配套，以便代銷商遠(yuǎn)銷而不必再去“推銷”;等等。
沒(méi)有人對(duì)這些感到奇怪——事實(shí)上這些全都是“明顯的” 關(guān)鍵活動(dòng)。但是，直到那個(gè)時(shí)候，實(shí)際上沒(méi)有人不辭辛勞地記下這些明顯的關(guān)鍵活動(dòng)，其結(jié)果是沒(méi)有人對(duì)任一關(guān)鍵活動(dòng)負(fù)責(zé)。其實(shí)，確定關(guān)鍵活動(dòng)只需要很少的時(shí)間，而確定每項(xiàng)關(guān)鍵活動(dòng)已列入企業(yè)的現(xiàn)有結(jié)構(gòu)之中而且由現(xiàn)有的某個(gè)人負(fù)責(zé)，也并不需要很多時(shí)間。從那以后的年代中，該公司取得了迅速的成長(zhǎng)和成功。他們把這歸功于確定了企業(yè)的關(guān)鍵活動(dòng)并把它們納入于管理結(jié)構(gòu)之中。
小企業(yè)的資源，尤其是優(yōu)秀的人才，是有限的。因此，集中使用其資源有極為重要的意義。如果不明確規(guī)定關(guān)鍵活動(dòng)并委派以職責(zé)，那就會(huì)使資源分散而不是集中。
小企業(yè)特別要注意使第一把手有效地工作。即使他能擺脫職能工作而以全部時(shí)間投入高層管理工作，他的負(fù)擔(dān)也會(huì)是很重的。它肯定會(huì)受到來(lái)自各個(gè)方面的嚴(yán)酷壓力——來(lái)自主要顧客和職工的，來(lái)自供貨者和銀行的。如果他對(duì)自己從事的工作不負(fù)責(zé)，他就不能正確地使用他的力量。
首先要問(wèn)的問(wèn)題是：“第一把手的長(zhǎng)處究競(jìng)在哪里 ? ”他在哪一方面比企業(yè)中其他人干得更好?“在他真正擅長(zhǎng)的各種事情中，什么是對(duì)企業(yè)的成功和存在最關(guān)鍵和最重要的 ? ”在高層管理班子中，對(duì)每一成員的分工，應(yīng)能反映各人的個(gè)性。小企業(yè)應(yīng)該問(wèn)一下：“關(guān)鍵活動(dòng)中有哪一些是第一把手應(yīng)該承擔(dān)的 ? ”對(duì)關(guān)鍵活動(dòng)的分析應(yīng)該是非人稱的和客觀的，但工作的分配，特別是對(duì)策一把手所承擔(dān)工作的分配，應(yīng)該以個(gè)人的專長(zhǎng)為依據(jù)。
在許多小企業(yè)中，特別是成長(zhǎng)中的小企業(yè)中，第一把手的同事們常常批評(píng)他把時(shí)間用得不恰當(dāng)。如果他們指的是他沒(méi)有注意企業(yè)的關(guān)鍵活動(dòng)，那么他們的批評(píng)是對(duì)的。但他們指的常常是，他把力量用于處理他特別擅長(zhǎng)的一些活動(dòng)，而不去從事那些同樣重要的關(guān)鍵活動(dòng)。如果那位第一把手并不特別擅長(zhǎng)處理人的問(wèn)題，但卻是一位理財(cái)能手，那么，解決的辦法并不是叫那位第一把手自己去處理人的問(wèn)題而要主計(jì)長(zhǎng)去處理財(cái)務(wù)問(wèn)題。應(yīng)該承認(rèn)第一把手擅長(zhǎng)理財(cái)是一大優(yōu)點(diǎn)，應(yīng)該讓其他更擅長(zhǎng)于處理人的問(wèn)題的人來(lái)處理這一必須處理的關(guān)鍵工作。
一個(gè)小企業(yè)的第一把手必須這樣地來(lái)組織其職務(wù)，以便他有時(shí)間承擔(dān)起兩項(xiàng)其他人無(wú)法承擔(dān)的任務(wù)：他必須有時(shí)間為公司挑選關(guān)鍵的人員，還必須有時(shí)間來(lái)處理“對(duì)外”事務(wù)，即市場(chǎng)、顧客、技術(shù)等方面的事務(wù)，必須警惕自己不要陷在辦公桌的文件堆里。
小企業(yè)的一個(gè)主要優(yōu)點(diǎn)是第一把手能夠了解企業(yè)中的每一個(gè)關(guān)鍵人員、他們的志向、抱負(fù)、思想和行動(dòng)的方式、長(zhǎng)處和短處、成績(jī)記錄以及潛在能力。這就要求他有時(shí)間，尤其是機(jī)動(dòng)時(shí)間，即未作特殊安排的時(shí)間，不是用來(lái)處理“問(wèn)題”的時(shí)間。
他用于處理對(duì)外事務(wù)的時(shí)間也是這樣。小企業(yè)必須有一個(gè)在小而確定的領(lǐng)域內(nèi)起領(lǐng)先地位的戰(zhàn)略。這就要求同外界有親密的聯(lián)系。假如企業(yè)像契克出租汽車公司那樣準(zhǔn)備在出租汽車銷售方面占領(lǐng)先地位，就要有時(shí)間同大城市批準(zhǔn)特許權(quán)的機(jī)構(gòu)多聯(lián)系，因?yàn)楣镜氖袌?chǎng)取決于它們的規(guī)定;還要有時(shí)間同出租汽車車隊(duì)的所有主多聯(lián)系;也許還要有時(shí)間同出租汽車公司的司機(jī)和旅客多聯(lián)系。
絕大多數(shù)小企業(yè)中的第一把手會(huì)抗議說(shuō)，他們?cè)谵k公室以外花費(fèi)的時(shí)間已經(jīng)太多了。他們一直在旅途中。例如，他們常常不得不親自處理大筆生意，同銀行談判所需的貸款。但是，他們必須把時(shí)間用在處理另外一些對(duì)外事務(wù)上。他們必須花些時(shí)間使自己掌握有關(guān)市場(chǎng)、新的機(jī)會(huì)、影響其業(yè)務(wù)的變化的情報(bào)。他必須有時(shí)間使自己能夠回答這一問(wèn)題，“我們的企業(yè)應(yīng)該是什么?”這也并不要求花費(fèi)多少小時(shí)的時(shí)間，但要求做一些與日常作業(yè)工作性質(zhì)上不同的有系統(tǒng)的、有目的的工作。3.小企業(yè)必須有自己的控制和信息系統(tǒng)
3.小企業(yè)必須有自己的控制和信息系統(tǒng)
小企業(yè)在人力、財(cái)力方面的資源是有限的，所以必須保證把資源用于能產(chǎn)生成果的地方;它增加資源的能力是有限的，所以必須肯定不會(huì)超越自己的財(cái)務(wù)能力的限度，必須能很好地事先知道在什么時(shí)間和什么地方，會(huì)有追加資金的需要。小企業(yè)經(jīng)不起限期償還大筆資金和突然需要大筆金錢的壓力。即使企業(yè)處于繁榮狀況，一般也要花費(fèi)相當(dāng)時(shí)間才能籌到追加的資金。
小企業(yè)還必須了解環(huán)境中的重大變化，其成功依賴于它在一個(gè)小的生態(tài)領(lǐng)域中的優(yōu)先地位。因此，它必須了解這一生態(tài)領(lǐng)域中任何變化的可能性。
通常的會(huì)計(jì)資料雖然是必需的，但還不夠。小企業(yè)必須了解它的每一個(gè)關(guān)鍵人員在什么職位上，以及他是在為“成果”而工作，還是為“解決問(wèn)題”而工作。它必須了解它的稀缺資源的生產(chǎn)率——它的人員、資本、原料和供應(yīng)品的生產(chǎn)率。它必須了解它的生產(chǎn)如何在顧客中分布：例如，它的生意是不是依賴于兩、三個(gè)大主顧，其它的分散在幾百個(gè)主顧那里 ? 因此，它易受打擊的程度有多大?
應(yīng)該特別注意小企業(yè)所需要而通常又難于得到的財(cái)務(wù)和經(jīng)濟(jì)情報(bào)。當(dāng)然，目前的小企業(yè)一般都已掌握傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。但是，小企業(yè)中知道自己的現(xiàn)金流量的卻很少，而能預(yù)測(cè)未來(lái)的現(xiàn)金流量的就更少了。它們?nèi)贾阑驊?yīng)該知道自己的應(yīng)收賬款，但一般并不知道它們的顧客、它們的經(jīng)銷商和代理商是不是把自己的產(chǎn)品積壓在倉(cāng)庫(kù)里。因此，它們需要有關(guān)于自己產(chǎn)品的最終市場(chǎng)即從代銷商那里購(gòu)買物品的消費(fèi)者的情報(bào)。
一個(gè)小企業(yè)只需要很少一些數(shù)據(jù)。絕大多數(shù)它們所得要的數(shù)據(jù)是很容易得到的，特別是它們很少要求精確度很高的數(shù)據(jù)。但是，小企業(yè)所最需要的數(shù)據(jù)卻一般并不是通常的會(huì)計(jì)模式所能提供的，而是一些把公司的目前狀況及其關(guān)鍵資源的目前利用同預(yù)計(jì)的未來(lái)發(fā)展聯(lián)系起來(lái)的數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)一方面要能確定未來(lái)的機(jī)會(huì)，另一方面又能防止可能的危險(xiǎn)。
小企業(yè)負(fù)擔(dān)不起“大管理”，即大量管理人員、管理程序和各種數(shù)據(jù)，卻需要有第一流的管理。它必須精確地組織其高層管理工作，因?yàn)樗?fù)擔(dān)不起復(fù)雜的高層管理結(jié)構(gòu)。
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